物業檔案室管理制度（通用10篇）

　　現如今，很多場合都離不了制度，制度是指一定的規格或法令禮俗。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的物業檔案室管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　物業檔案室管理制度 1

　　一、歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

　　2、歸檔要求

　　歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。

　　3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。

　　4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。

　　5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

　　二、保管制度

　　1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯系,進行科學分類、立卷和編目、編號。

　　2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。

　　4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。

　　5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。

　　6、檔案的移出、外借必須履行登記手續,借出的`檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。

　　7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

　　三、檔案借閱、復印程序

　　提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室

　　具體要求:

　　1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;

　　2、要愛護檔案,::不得丟失;

　　3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;

　　4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

　　5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;

　　6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。

　　物業檔案室管理制度 2

　　一、總則

　　1.1本制度是為了規范物業檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業主、員工和相關部門的需求。

　　1.2本制度適用于物業管理公司及其下屬的所有物業項目。

　　二、檔案室的設立和管理

　　2.1物業檔案室應設在安全、干燥、通風、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。

　　2.2物業檔案室的設立應由物業管理公司提出申請，報公司領導審批后實施。

　　2.3物業檔案室的日常管理工作由物業管理公司負責，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。

　　2.4物業檔案室的人員應具備一定的檔案管理和計算機操作知識，定期進行培訓和考核。

　　三、檔案的收集和整理

　　3.1物業檔案室應及時收集各類檔案，包括業主信息、物業服務記錄、維修記錄、安全記錄等。

　　3.2物業檔案室應對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄。

　　3.3物業檔案室應定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。

　　四、檔案的保存和利用

　　4.1物業檔案室應采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證檔案的安全保存。

　　4.2物業檔案室應建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應按照規定的程序辦理借閱手續。

　　4.3物業檔案室應積極為業主提供查詢服務，滿足其了解和使用物業信息的'需求。

　　五、檔案的銷毀

　　5.1物業檔案室應根據國家有關法律法規和公司的規定，定期對過期或無用的檔案進行銷毀。

　　5.2物業檔案室在銷毀檔案時，應進行登記，并采取相應措施，確保銷毀的安全和徹底。

　　六、附則

　　6.1本制度自發布之日起執行。

　　6.2對本制度的修改和解釋權歸物業管理公司所有。

　　物業檔案室管理制度 3

　　為了加強物業檔案科學化、規范化、標準化的管理，充分發揮物業檔案在物業管理活動中的作用，更好地為物業管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規、規章特指定檔案管理制度。

　　1、公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。

　　2、設立相應的.檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理。

　　3、按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，并做好提供利用。

　　4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯系，并做到完整、準確、系統。

　　5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

　　6、形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

　　7、物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

　　8、物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統計。

　　9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業檔案所有權人，物業檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。

　　10、物業管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業檔案的完整與安全。

　　11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業檔案。

　　12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

　　物業檔案室管理制度 4

　　1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的.保管責任人將作適當處分。

　　9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　物業檔案室管理制度 5

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的`復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。

　　7、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。

　　物業檔案室管理制度 6

　　第一條總則

　　1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務，特制定本制度。

　　2.本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

　　3.公司對檔案實行集中統一管理。

　　第二條檔案管理架構

　　1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。

　　2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。

　　3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

　　第三條檔案分類:

　　1.文書類檔案

　　1)政府部門各類文件

　　2)公司對外、對內各類正式發文

　　3)法律公文

　　4)廣告策劃文案

　　2.工程技術類

　　1)設備設施檔案

　　2)招投標檔案

　　3.財務類檔案

　　4.合同類檔案

　　5.公司各類證照

　　6.影音類文件

　　第四條歸檔工作流程

　　1.檔案工作分為八個環節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。

　　2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

　　3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經管理處負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

　　第五條歸檔要求

　　1.歸檔文件必須完整齊全。

　　2.歸檔文件必須按規定分類、整理、編目。

　　3.檔案編目

　　1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

　　如:2004/市場/001

　　2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

　　如:2004/百事可樂/項目/001

　　3)財務類檔案:會計年度設置

　　4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

　　4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

　　5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

　　2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數、序號等。

　　第六條檔案借閱、移交

　　1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經公司主管副總批準。

　　2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

　　3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經檔案主管部門負責人批準。

　　4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。

　　第七條保管和保密制度

　　1.存放檔案的'檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。

　　2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

　　3.檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監銷，防止泄密。

　　4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。

　　第八條附則

　　工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

　　物業檔案室管理制度 7

　　為使公司顧問管理工作有效進行，加強公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現制定以下管理制度：

　　一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括：專業書籍、法規、技術規范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的.資料樣本、項目咨詢規劃、物業管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數據庫，以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存，由專人進行管理。

　　三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理，目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分，每個項目內文件按性質進行分類存檔。

　　四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續。重要、保密資料需經過公司領導批準后方可借閱。

　　五、對顧問咨詢資料電子文檔或數據庫由咨詢部主管設置相應權限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。

　　六、同一項目的資料，由發件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。

　　七、顧問項目結束，該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統一進行管理。

　　八、對發展商發給公司的各種傳真件，接收人員需將其復印后按項目存檔，特別是對于發展商對公司所給文件的簽收回執，更應注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。

　　物業檔案室管理制度 8

　　依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則

　　檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的`文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。

　　物業檔案室管理制度 9

　　一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。

　　二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。

　　三、經領導批示傳閱的.文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。

　　四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。

　　五、業主檔案資料設專柜存放、保管，未經業主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業主檔案資料。

　　六、定時檢查、核對檔案件數，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發現異常或丟失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。

　　七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監銷，防止泄密。

　　物業檔案室管理制度 10

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

　　2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　　（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。

　　（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　　（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

　　（4）文件的電腦存檔。

　　（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　　（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業技術資料的管理

　　1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發給有關部門的.技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7.3條的規定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。

　　3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

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