檔案管理各項制度

　　在現(xiàn)在社會，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是國家機關、社會團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執(zhí)行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導性與約束力的應用文。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的檔案管理各項制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

檔案管理各項制度1

　　為了做好檔案鑒定銷毀工作，更好地保護珍貴檔案和重要檔案，剔除失去價值的檔案材料，制定本制度。

　　一、檔案鑒定工作，檔案的鑒定工作是對保管期限已滿，無繼續(xù)保存價值的案卷和對保存期限需升級或降級的案卷進行價值鑒定，重新確定保管期限或銷毀。檔案的鑒定工作和銷毀工作同步進行。

　　二、機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定銷毀。檔案鑒定銷毀工作在本單位檔案鑒定領導小組的領導下進行，小組成員由主管檔案工作領導和有關職能部門負責人及檔案機構或專職檔案人員三方面組成。具體工作由檔案部門或專職檔案人員和與形成檔案內容有關的職能部門共同進行。

　　三、檔案鑒定銷毀工作，在每年10月進行，當年已滿保管期限的檔案要在本月內鑒定，銷毀完畢。

　　四、鑒定時，要采取直接鑒定法，逐卷、逐件地審查文件，準確地進行分析，判定其價值。對保管期限需要調整的案卷或文件應及時調整，對保管期限已滿或無繼續(xù)保存價值的案卷或文件予以剔除，剔除后應在案卷目錄或卷內備考表中加以說明。

　　五、編制檔案銷毀清冊一式二份，編制銷毀檔案內容的分析報告一式二份。報主管領導審查、批準，對已批準銷毀的檔案，要繼續(xù)保存一段時間，經驗證確無利用價值，方可銷毀。

　　六、銷毀檔案應指定專人負責，銷毀檔案與銷毀清冊登記內容核對無誤后，由銷毀人和監(jiān)銷人共同到指定地點進行銷毀。銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀報告上簽字，隨同銷毀清冊一起歸檔永久保存。

　　七、檔案銷毀后，應及時調整現(xiàn)存各類檔案排架順序，進行數(shù)量統(tǒng)計并在相應的檢索工具中注明，以保證利用工作的正常進行。

　　一、凡是本村黨務、村務及各項經濟活動中形成的具有保存價值的各種載體的文件材料均應歸檔。

二、歸檔時間

　　各類文件材料應于形成的次年三月底前按要求交給檔案室，會計檔案可在檔案人員指導下立卷。立卷后在財務主管部門存放一年后再移交檔案室保存，對于科研工程項目材料應在項目完成或告一段落以后及時歸檔。

　　三、歸檔要求

　　1、歸檔文件應“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”的原則進行整理。

　　2、歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件，或者以與一個事由緊密聯(lián)系的相關文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，簡報、周報等參閱材料一期為一件。

　　3、歸檔文件應齊全完整。從整體上，各部門要將本部門應歸檔文件收集齊全；從個體上，一份文件，一個事由其內容完整無缺；已破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的.文件應予復制，復制件附于原件后一并歸檔。

　　4、整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等要符合檔案保護要求。

　　5、分類。采用保管期限——年度——機構分類方法。

　　6、排列。

　　（1）一份文件中，正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)件在前，原件在后。

　　（2）在一個保管期限一個年度中的若干份文件結合時間、重要程度排列。

　　7、裝訂。歸檔文件按件裝訂，永久和長期保管的要去掉金屬物，用符合要求的裝訂材料裝訂，不得壓字。

　　8、編號。

　　歸檔文件要逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，如果上端無位置，也可在文件首頁前另附白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章，歸檔章盡量不要壓住字跡。

　　9、編目。

　　歸檔文件依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目，歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

　　10、裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。備考表置于盒內文件之后，說明盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。檔案盒封面應標明全宗名稱，如“天津市檔案局”。盒脊設置全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號。用號碼章在相應欄內從左至右打號，室編件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。其中“館編件號”與“館編盒號”不填。永久用紅色章，30年、10年用藍色章。

四、歸檔手續(xù)

　　歸檔的案卷，必須編制案卷目錄，清點核對，做好檔案的流水登記和分類登記，各部門移交檔案時雙方要履行簽字移交手續(xù)。

　　一、本村全部檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。

　　二、檔案庫房(柜、架)要專用，做到庫房和閱覽分開。

　　三、檔案箱柜排放整齊，編號規(guī)范，指引卡標識清楚。

　　四、檔案庫房要符合“入防”要求，保證檔案的安全。

　　五、檔案庫房內要保持整潔，不得存放與檔案無關的物品。

　　六、庫房內嚴禁煙火，檔案人員能熟練操作滅火器。

　　七、庫房照明應選用白熾燈，有防光設施，盡量減少紫外線對檔案的侵害。

　　八、庫房相對濕度應保持在45-60%，溫度保持在攝氏14-24度，保持庫房通風。

　　九、檔案人員應經常對室藏檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　一、本村檔案主要提供本村領導村民及上級機關、領導使用，對外提供利用時，借閱人需持單位介紹信或本人身份證，經村主管領導批準后，方能借閱。

　　二、凡是借用、借閱檔案的人員，都要發(fā)行登記手續(xù)，查閱會議記錄及重要檔案需經主管領導批準。

　　三、查閱檔案均在檔案閱覽室或辦公室內進行，一般不準帶出。確因工作借出時，要經主管領導批準，辦理借閱手續(xù)方能借出，時間不超過兩天，借用完畢按時歸還，不得轉借他人。

　　四、借閱人員要愛護檔案，不準在檔案上涂抹勾畫，更不能拆散更改檔案，查閱檔案時不得翻閱卷內其他文件，不得擅自摘抄復制，確因工作需要摘抄復制時，需經管理人員批準。

　　五、檔案人員要做好接待服務工作，并做好利用效果反饋記錄。

　　一、檔案人員要認真學習、宣傳貫徹，落實《檔案法》、《保密法》，嚴格遵守保密守則。

　　二、非檔案人員嚴禁進入檔案庫房。

　　三、檔案管理人員要嚴格履行借閱、復印檔案的審批手續(xù)，檔案借閱送還后要進行檢查，及時注銷并做好查閱檔案情況記錄。

　　四、檔案人員未經許可不得擅自摘錄保密檔案內容，嚴禁將保密檔案借給他人。

　　五、定期清查檔案，發(fā)現(xiàn)檔案失泄密量，應立即向領導報告，并及時采取補救措施。

　　六、堅持鑒定制度，對保密期限屆滿的檔案應及時解密；保密期限需要延長的，由原確定密級和保密期限的部門或上級機關決定延長期限。

　　七、檔案人員離開檔案室時要關好門窗，切斷電源，發(fā)現(xiàn)隱患及時采取措施。

　八、檔案室內嚴禁吸煙

　　一、積極貫徹執(zhí)行各級檔案行政管理部門和上級機關關于檔案工作的方針、政策和法規(guī)性文件，努力學習專業(yè)知識，不斷提高政治與業(yè)務素質，結合本村實際做好檔案工作。

　　二、集中統(tǒng)一管理本村各項活動中形成的全部檔案，負責本村各種門類、各種載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用工作。

　　三、積極做好本村檔案信息開發(fā)利用工作，編制案卷目錄，全引目錄，編寫本村《組織沿革》、《大事記》或村史，建有檔案查閱和利用效果記錄。

　　四、積極提供檔案，為本村各項工作服務，檔案人員要熟悉室藏及時準確地提供檔案，并做好本村及下屬單位檔案工作的指導。

　　五、堅持保密制度，杜絕遺失、泄密現(xiàn)象發(fā)生，確保檔案的完整與安全。

　　六、積極參加檔案業(yè)務知識培訓，不斷提高業(yè)務水平和工作能力。

　　七、隨時完成上級檔案行政管理部門和本村領導交辦的其他事宜。

　　一、案統(tǒng)計工作，要依照上級檔案部門統(tǒng)計制度要求，對檔案的立卷、收進、移出、整理、保管、鑒定、銷毀、利用、庫房、設備以及檔案專兼職人員等情況進行統(tǒng)計，并按規(guī)定時間及時、準確的向上級主管部門和檔案業(yè)務指導部門報送統(tǒng)計情況。

　　二、檔案統(tǒng)計工作，是檔案工作的重要內容，是檔案工作成果的體現(xiàn)。必須認真負責，實事求是，不準虛報、偽造。

三、檔案統(tǒng)計工作的內容

　　1、檔案的立卷、收進、移出、銷毀、實存數(shù)量等的統(tǒng)計；

　　2、檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用的數(shù)量及效果的統(tǒng)計；

　　3、檔案室的機構、人員、庫房設備等情況的統(tǒng)計；

　　4、檔案建設與管理所需經費及使用情況的統(tǒng)計。

　四、檔案統(tǒng)計工作的要求

　　1、綜合檔案室要把檔案統(tǒng)計工作納入檔案工作的日程，認真做好，做到“家底”清楚，“帳目”與實物相符，準確，真實可靠的反映檔案工作情況。

　　2、嚴格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內所規(guī)定的統(tǒng)計計量單位和報表格式，不得有任何隨意性。庫房面積為平方米；案卷數(shù)為他(冊)數(shù)；長度為案卷豎放后的延長米；金額按元計算；組合柜架按套；利用人次和利用卷(件)次要分別統(tǒng)計；查全率和查準率是利用者所查閱檔案數(shù)與提供檔案數(shù)的百分比。

　　3、平時要注意搞好統(tǒng)計資料的積累、整理和歸檔，統(tǒng)計數(shù)據未經允許不得擅自對外提供。

檔案管理各項制度2

　　一、分管檔案工作的領導職責

　　1.組織本單位檔案工作的宣傳、貫徹，執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。

　　2.加強對本單位檔案工作的領導，將檔案工作納入本單位的整體發(fā)展計劃，列入本單位議事日程，督促分管部門按上級和本單位檔案部門要求做好應做的工作。

　　3.關心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的.重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。

　　二、檔案人員職責

　　1.貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

　　2.對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。

　　3.負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

　　4.負責管理本單位各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。

　　5.按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

　　6.按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案。

　　三、兼職檔案人員職責

　　1.堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

　　2.負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

　　3.歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

　　4.保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

　　5.主動接收本單位檔案員的業(yè)務指導和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。

　　6.積極參加業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。

　　7.按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

　　8.按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。

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