公司文件管理制度（通用12篇）

　　隨著社會一步步向前發展，接觸到制度的地方越來越多，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編整理的公司文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　公司文件管理制度 1

　　1 目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2 適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3 職責

　　3.1 公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2 總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3 各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4 文件編制、審批、發布的權責

　　3.4.1 總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3 客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5 質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

　　3.4.6 設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品bom、檢驗標準、規范測試）等文件。

　　3.4.7 工廠負責制定產品bom、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8 公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

　　3.4.9 公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5 質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

　　4.定義

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理過程中形成的.具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　4.2 受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4 外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分類

　　5.1.1 文件屬性分類

　　（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

　　（4） 技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

　　（5） 外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2 文件階層分類

　　（1) 一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

　　（2) 二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　　（3) 三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

　　（4) 四階文件：各記錄表單、報表等。

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　　一、總則

　　第一條、為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

　　第二條、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條、公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。

　　第四條、公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書根據文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的'文件，應同主辦部門聯系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

　　第五條、文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。

　　5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條、各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。

　　第七條、借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第八條、各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條、文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書歸檔：

　　1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等。

　　2、各種專業例會記錄。

　　3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等。

　　4、有保存價值的客戶資料及處理結果。

　　5、企業日志和大事記。

　　第十條、立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　五、文件的銷毀

　　第十一條、對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　六、附則

　　第十二條、本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條、本制度自公布之日起執行。

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　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦、盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的.收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關人員：

　　1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

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　　（一）總則

　　第一條爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1、凡來廠公啓文件（除廠領導訂啓的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啓文件，廠領導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系後再分轉處理。

　　3、爲加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發文的管理

　　第八條發文的規定

　　1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群衆團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2、各群衆團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨委、廠部提出發文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。群衆團體文件由黨委批轉。

　　3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發。其馀文件均由分管廠領導批準簽發。

　　第九條發文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2、黨委、廠部下發文件主要用於：

　　（1）公布全廠規章制度；

　　（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

　　（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；

　　（4）公布全廠性的重大生産、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　（5）發布有關獎懲決定和通報；

　　（6）其他有關全廠的重大事項；

　　3、黨委、廠部上行文、外發文主要用於：

　　（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　　（2）同兄弟單位聯系有關工廠重大生産、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠日常生産、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。

　　5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯系，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用廠部名義發文。

　　（四）發文程式與要求

　　第十條發文程式規定：

　　1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；

　　2、黨委、廠部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

　　8、需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；

　　9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發；

　　10、經領導批準簽發後的'文稿交兩辦機要秘書統一編號送打字室列印；

　　11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要秘書分發并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發。

　　（五）文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　第十四條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）文件的。立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　　（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；

　　（2）黨委、廠部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生産經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄；

　　（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；

　　（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；

　　（8）反映本廠生産、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；

　　（9）工廠日志和大事記；

　　（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2、業務科室，各群衆團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群衆團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）文件的銷毀

　　第十七條對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。

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　　一、收文

　　1、建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。

　　2、實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統一交辦公室負責人，辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責，傳達部門負責人辦理。

　　3、辦理文件的有關人員均應簽字，有關工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件，經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。

　　4、各部門收到的函件，應交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。

　　5、各有關人員注意保密，不得泄露本公司機密。

　　二、發文

　　1、公司發文由有關部門起草，建立《發文登記表》，由辦公室統一編號、發出。

　　2、每次發文須經總經理簽字同意，并留底存欄。

　　3、各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。

　　4、向上級單位呈報的.文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。

　　5、監理項目中的一般業務文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準。

　　三、文件查詢

　　1、凡查詢、復印、借閱文件，均需申請、登記。

　　2、凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復印的文件，不得帶出公司，只能在公司復印。

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　　第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關于文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條 公文的編號保管

　　1. 收發員(文書) 拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條 文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交收發員(文書)，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發文的管理

　　第八條 發文的規定

　　1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

　　第九條 發文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2.黨支部、、行政辦公室下發文件主要用于：

　　(1)公布單位規章制度；

　　(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件；

　　(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項；

　　(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　　(5)發布有關獎懲決定和通報；

　　(6)其他有關重大事項；

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

　　(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；

　　(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

　　5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　(四)發文程序與要求

　　第十條 發文程序規定：

　　1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

　　2.黨支部、行政辦公室同意發文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責)；

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

　　8.需經會簽的'文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發；

　　10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印；

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　(六)文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：

　　(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

　　(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

　　(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

　　(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

　　(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等；

　　(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；

　　(9)單位日志和大事記；

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷毀

　　第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條 經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

　　公司文件管理制度 7

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　　（1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。

　　（2）管理類文件

　　由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　　（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。

　　（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的.業務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　　（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　　（b）更改理由；

　　（c）會審意見、會審簽名；

　　（d）設計、工藝負責人簽名；

　　（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

　　（3）技術文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　　（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

　　公司文件管理制度 8

　　一、總則：

　　為規范本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

　　二、技術文件的編制、審核、批準：

　　1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。

　　2、工程部部長負責技術文件的審核。

　　3、總經理負責技術文件的批準。

　　4、技術文件包括：

　　a、圖紙；

　　b、工藝操作規程；

　　c、設備操作規程；

　　d、產品內控標準；

　　e、產品檢驗規范；

　　f、采購技術要求等。

　　三、技術文件的更改：

　　1、技術文件更改的前提：

　　a、顧客要求更改；

　　b、由于開發試制的疏忽而必須更改；

　　c、技術要求過高，生產設備無法達到而必須進行更改等。

　　2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經理批準；

　　3、技術文件更改申請單應包括以下內容：

　　a、更改原因；

　　b、更改前參數；

　　c、更改后參數。

　　4、技術文件更改申請單的審批：

　　a、廠務經理負責對技術文件更改進行審批；

　　b、必要時廠務經理可組織有關人員對技術文件的`更改進行評審或會簽；

　　c、廠務經理下達技術文件更改指令（書面文件）；

　　5、生產部根據指令實施更改。

　　a、更改不得降低規定的產品質量水平和顧客適用性要求；

　　b、更改不得違反有關標準和法律、法規；

　　c、工程部負責更改，其他人員未經受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；

　　d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。

　　四、技術文件的管理：

　　1、技術文件發放：技術文件由工程部發放到相關責任部門，并在[文件發放記錄表]上登記，由領用人簽名。

　　2、文件使用和保管：

　　a、工程部根據工作需要合理發放給使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經技術部許可，不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發手續；

　　c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；

　　d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類并妥善保管；

　　e、借閱技術文件須由技術部或廠務經理批準，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名；

　　f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表]；

　　g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，并用專柜保存，以防誤用。

　　公司文件管理制度 9

　　行政辦公用品管理制度

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規范化管理，控制辦公費用，本著節約高效的原則，特制訂本制度。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章辦公用品的分類

　　第三條行政辦公物品的分類

　　行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。

　　1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設備。

　　2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。

　　3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。

　　第三章行政辦公物品的管理職責

　　第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：

　　1、供應商選擇及管理；

　　2、組織各部門行政物品管理程序監控；

　　3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行；

　　4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；

　　5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責日常維護和修理。

　　第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；各部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的'辦公設備等資產；

　　第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。

　　第四章行政辦公物品采購

　　第七條辦公用品采購

　　1、行政部每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。

　　2、行政部持相關票據根據公司相關財務規定報銷，費用計入各部門的年度預算執行臺賬。

　　3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，并由行政部主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。

　　第八條辦公類服務采購

　　辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。

　　1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。

　　2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在公司行政部公布的服務供應商范圍內選擇。

　　第九條辦公資產采購

　　1、辦公資產采購計劃

　　各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。

　　2、實施采購

　　行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。

　　3、驗收

　　行政部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《辦公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統一保管。

　　第五章辦公物品的管理

　　第十條辦公用品的配發

　　1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。

　　2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。

　　3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理

　　1、資產調撥

　　部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。

　　2、資產報廢

　　由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規定處罰。

　　3、資產的租用、出租和外借

　　（1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續由行政部統一辦理。

　　（2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行政部定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。

　　4、辦公資產的日常維護、維修

　　（1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。

　　（2）行政部編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。

　　（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。

　　（4）行政部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。

　　（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。

　　公司文件管理制度 10

　　1目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作，并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。

　　3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。

　　3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。

　　4實施程序

　　4.1歸檔保存的'文件

　　4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。

　　4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案，如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管部門的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充情況，并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料，必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時，應做到以下幾點:

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續，定期歸還;

　　4.4.3.2要愛護檔案資料，不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫;

　　4.4.4借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員，必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行，鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成，日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務:

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等)，并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進行一次，由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整，應及時責成有關人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批，銷毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷毀時，由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷毀檔案資料時，要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的，將根據有關規定進行處理。

　　5相關文件和質量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

　　公司文件管理制度 11

　　1.目的:

　　為完善公司文件收發管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

　　2.適用范圍:

　　適用本公司所有文件。

　　3.職責:

　　文件收發管理由行政辦公室統一負責。

　　工作內容

　　公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經理確定。

　　公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經理簽發。

　　業務文件由有關部門擬稿,分管副總經理或總工程師審核、簽發。

　　屬于秘密以上的文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規定,由專人印制、報送。

　　已簽發的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規定處理。

　　文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。

　　公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。

　　經簽發的文件原稿送辦公室存檔。

　　外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的.,應在接件后即時報送。

　　文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。

　　公司文件管理制度 12

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。

　　3定義

　　3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

　　3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。

　　4職責

　　4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。

　　4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　4.3文件編制、審批、發布的權責

　　4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。

　　4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

　　4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。

　　5文件分級分類

　　5.1文件分級

　　5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。

　　5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。

　　5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

　　5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

　　6文件編號、標識與控制

　　6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

　　注：各部門代號

　　部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

　　6.2文件的標識與控制

　　文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標識;

　　長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

　　一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作為標識，不必跟蹤回收其過期版本。

　　7文件編制、審核、批準和發布

　　7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

　　(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

　　(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

　　(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發布的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

　　(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內部業務便簽》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審核，常務副總批準、審閱和簽發。

　　7.2文件歸檔、發放、保管

　　7.2.1文件歸檔

　　(1)經審批后的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

　　(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

　　7.2.2文件發放

　　公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發放：

　　(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

　　(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

　　(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定范圍發放文件,并注明發放數量，填寫發放編號，并由領用者簽名。

　　(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中簽名。

　　7.2.3文件保管與借閱

　　(1)文件保管：所有經批準發布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。

　　a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

　　b、技術文件正本按文件歸口存放于文件產生的`技術部門。

　　c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應的文件接收部門。

　　(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

　　(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。

　　(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

　　7.3文件的更改與回收作廢

　　7.3.1文件更改

　　(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，并實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

　　(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》并實施更改。

　　(3)文件修改內容較少時，可以采用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

　　(4)公司文件更改狀態按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關系為：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

　　(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，并確認更改效果。

　　(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

　　7.4文件的作廢與銷毀

　　(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發布時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，并登記標明回收日期。

　　(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標注“作廢”字樣。

　　(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

　　7.5外來文件管理

　　7.5.1外來文件接收與歸口

　　(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，并建立《外來文件清單》。

　　(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

　　(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批后，交由相關部門傳閱執行，履行完畢后，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

　　7.6保密文件的管理

　　7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則進行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負責管理。

　　7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

　　文件密級發放、傳閱范圍

　　絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認為需要讓其知悉的對象

　　秘密公司部門主管級以上人員，秘密形成部門的相關人員及該部門認為需要讓其知悉的對象

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