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業主檔案管理制度（通用15篇）
在當下社會，制度使用的情況越來越多，制度是指在特定社會范圍內統一的、調節人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規）、戒律、規章(包括政府制定的條例）等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的業主檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
業主檔案管理制度 1
一、目的
規范業主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業主檔案內容
(1）經業主簽署后的《業主公約》。
(2）經業主簽署后的《消防安全責任書》。
(3）《業主家庭情況登記表》。
(4）《鑰匙領用登記表》。
(5）《業主證領用登記表》。
(6）《業主入住驗房表》。
(7）《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
(8）《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9）業主的有關證件復印件。
(10）其他應保存的資料。
2、檔案盒(夾）的制作
(1）根據檔案盒(夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。
(2）在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如:xxx-xx-sw-業主檔案:表示物業管理有限公司xx管理處公共事務部管理的業主檔案。
(3）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。
3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的`先后順序排列在檔案盒(夾）內。
4、按檔案盒(夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
5、業主檔案的跟蹤:
(1）當發生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中:
a、通訊電話聯絡方式發生變化時;
b、業主發生更替時。
(2）業主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
6、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經服務中心副主管辦理登記手續后方可查閱。
7、業主檔案應永久保存。
8、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。
9、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。
五、記錄
《業主檔案目錄》
六、相關支持文件
《檔案管理標準作業規程》
業主檔案管理制度 2
一、目的
規范客戶檔案的管理工作。
二、適用范圍
適用于管理處業主檔案的動態管理。
三、職責
1.物業部主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
2.行政接待人員負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1.業主檔案內容。
1）經業主簽署的《業主公約》。
2）經業主簽署后的《消防安全責任書》。
3）《業主家庭情況登記表》。
4）《鑰匙領用登記表》。
5）《業主證領用登記表》。
6）《業主入住驗房表》。
7）《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
8）《違章處理通知單》及處理結果資料。
9）業主的有關證件復印件。
10）業主產權確認登記(產權證書）。
11）其他應保存的資料。
2.檔案盒(夾）的制作。
1）根據檔案盒(夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。
2）在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如:xxx-x.x-s.w-業主檔案:表示物業管理公司xx管理處物業部管理的業主檔案。
3）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。
3.業主檔案袋的制作。
1）準備適量的`26cmx34cm左右尺寸的檔案袋。
2）將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.將業主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
5.將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾）內。
6.按檔案盒(夾）內的各業主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內，內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
7.業主檔案的跟蹤。
1）當發生下列情況變化時，行政接待人員應將變化情況記錄在業主檔案中:
a）通訊電話聯絡方式發生變化時;
b）業主發生更替時。
2）業主檔案跟蹤管理，由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，行政接待人員應至少每隔15天對業主的聯系方式跟蹤一次。
3）對產權發生變更的業主，管理處應及時為新業主建立業主檔案，同時對原業主的檔案另置保管，保管期三年。
8.業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處經理批準，經物業部檔案行政接待人員辦理登記手續后方可查閱。
9.業主檔案應永久保存。
10.具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。
11.本規程執行情況作業物業部檔案行政接待人員績效考評的依據之一。
12.檔案收集齊全完整，組卷合理，做到類別清楚，排列存放有序，便于檢索;
13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;
14.借閱檔案要經過批準，并做好記錄。
業主檔案管理制度 3
第一條所有檔案資料，由業主委員會指定專人負責保管。
第二條各種檔案資料應分類進行登記、編號，妥善保管。
第三條檔案室設在物業樓二層。
第四條檔案資料主要包括:
(一）各類會議記錄、紀要;
(二）業主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料;
(三）各屆業主委員會產生、備案的材料;
(四）山莊內所有建筑物產權清冊及業主聯系方式;
(五）訂立的'物業管理服務合同;
(六）山莊標識，有關法律、法規和業務往來文件;
(七）業主和使用人的書面意見、建議書;
(八）維修資金收支情況清冊;
(九）會議錄音、錄像、照片等;
(十）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料;
(十一）設施設備的安裝、使用和維護保養等技術資料;
(十二）物業工程驗收和質量保修文件，物業使用說明文件;
(十三）物業管理所必需的其他資料，包括物業交費統計表、物業經營開支統計表、物業服務人員花名冊等;
(十四）其它有關材料。
第五條委員因工作需要須查閱檔案資料，并認真填寫檔案查閱單，不得將資料帶出檔案室。
第六條業主查閱檔案資料，須經兩名業委會委員簽字同意，并辦理查閱手續，不得將資料帶出檔案室。
第七條查閱檔案的委員和業主應尊重業主的隱私權，依法保守秘密，若泄密依法承擔全部責任。
第八條因管理不當，發生檔案資料遺失或殘缺，檔案管理人員的應承擔相應責任并賠償由此產生的損失。
第九條本制度經業主委員會會議通過，按照《議事規則》第二十六條公示后生效。
業主檔案管理制度 4
1.0業主檔案構成規定
1.1業主檔案
1.1.1 業主個人資料
1.1.1.1業主(法人）姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.1.2工作單位、聯系電話、辦公電話
1.1.1.3 業主(法人）聯系電話、緊急事故聯系人及聯系方式
1.1.1.4 身份證件復印件
1.1.1.5營業執照、稅務登記、企業法人代碼證復印件(企業）
1.1.1.6業主(法人）照片
1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯系方式、被委托人照片）
1.1.2家庭成員資料(住宅物業）
1.1.2.1家庭成員姓名，各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯系方式
1.1.2.3與業主關系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自聯系方式
1.1.3產籍資料
1.1.3.1購房合同復印件
1.1.3.2房地產權書復印件
1.1.3.3房屋面積測繪資料
1.1.3.4收樓通知書
1.1.3.5收樓證明書及確認書
1.1.3.6收樓驗收表
1.1.3.7業主領取物品(資料）記錄表
1.1.3.8鑰匙托管書
1.1.3.9防火責任書
1.1.3.10精神文明公約
1.1.3.11業主(臨時）公約
1.1.3.12前期物業管理服務協議(如有）
1.1.3.13物業使用及管理服務公約(細則）
1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書
1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協議
1.1.4物業使用資料
1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業執照、資質證書、裝修管理服務協議、整改通知、違規處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單）
1.1.4.2單元物業使用記錄
1.1.4.3單元物業維修保養記錄
1.1.4.4單元物業維修派工單
1.1.4.5單元物業投訴記錄
1.1.4.6各種業主委托書、授權書、申請書、保證書
1.1.4.7各種整改通知、費用單據、函件
1.1.4.8物業出租資料(物業租賃協議、承租人身份證明或營業執照(企業）、稅務登記證(企業）、法人代碼證(企業）、聯系方式、緊急聯系人及電話、承諾書、管理公約）
2.0業主檔案管理規定
2.1業主檔案由客戶服務部設專人統一負責管理，客戶主管負管理責任
2.2業主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存
2.3業主檔案應按照《業主檔案構成規定》逐步安善內容
2.4業主檔案應保持完整、準確并及明更新
2.5客理人員其管理的業主檔案文本資料應存入檔案保險柜，且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施
2.6 對業主檔案的保管要按照棟號、樓層號、房號先后順序進行編號、分類、集中存放
2.7業主檔案的順序登記在與內容有關和〈業主樓案目錄〉中，按照〈目錄〉依次排列存放管理
2.8 對保管的業主檔案進行登記造冊、編號，每月檢查一次，發現缺少應立即查找，并確介檔案的`完整性
2.9建立業主檔案移交制度，交接雙方應共同清點并簽字留據
2.10業主檔案通訊電話聯系方式發生變化及業主發生更替或物業使用發生變化時，應將變化情況及時記錄在業主檔案中。
2.11業主檔案屬絕密檔案，任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經理批準，經客戶主管辦理手續生方可查閱。
2.12業主檔案應永久保存，并注意適時更新
2.13業產檔案應包括的內容(包括但不限于）:業主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產籍資料、裝修資料、物業使用資料等
2.14違反本規定，視情節處以10-100元處罰，造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰。
業主檔案管理制度 5
第一條為規范本小區業委會公章使用管理，防止錯用、濫用、盜用，特制定本章程。
第二條業委會公章必須按本章程嚴格管理，嚴禁違章使用。
第三條業委會公章由業委會委派專人保管，主任、副主任不能直接保管公章，設立公章使用登記冊，建立完整的公章使用制度。業主委員會秘書應該對所有蓋章文件進行編號存檔，隨時供業主查核。
第四條公章投入使用前應在房管局、公安局、物業管理公司等相關單位預留印鑒，專人保管、使用時由業委會半數以上委員討論通過并實行使用登記制度。
第五條業主大會、業委會對外承擔法律責任和經濟責任時使用公章的，必須由全體業委會委員議事表決通過，超出議事規則規定權限的還須經業主大會批準，并逐項登記使用情況。例如業委會代表全體業主對外聘用物業管理公司簽署的物業合同、針對物業維修基金的申請使用和支出對外簽署的`報告、協議等。諸如經全體業委會委員討論通過的向全體業主公示的通告、對外同政府相關部門、物業管理公司進行咨詢、協商的往來函件等不涉及法律責任和經濟責任的，必須經業委會會議批準，并逐項登記使用情況。
第六條嚴格控制開具蓋有公章的空白介紹信，因業務或工作特殊需要必須開具者，必須經業委會半數以上委員討論通過，并簽領備案。領用人返回后，必須報告使用情況進行核銷。未使用的空白介紹信一律交回。隱瞞不交回者，對其產生的一切后果由當事人承擔。
第七條嚴禁將公章隨意扔放，無人看管;嚴禁任何人隨身攜帶公章外出辦事，遇特殊情況需經業委會會議批準方可帶出。
第八條公章保管人對公章必須妥善保管，防止公章丟失、被盜和被盜用。如發現上述情況必須立即報告業委會并采取補救措施。
第九條違反公章保管、使用規定，視情節和后果追究責任人的相關責任;情節嚴重者，提請業主大會取消業委會成員資格;如已經給業委會、業主大會造成損失必須全額賠償，否則將通過法律途徑追究相關人員責任。
業主檔案管理制度 6
為加強服務中心與業主的聯系，及時為業主排憂解難，并不斷改進管理服務工作和提高服務質量，特建立接待來訪投訴和回訪工作制度。
1）一般性投訴規程
(1）服務中心認真聽取業主所投訴的內容，如為一般性投訴的，客服助理須在《投訴記錄表》上做好相應的記錄，如當時能解答的，客服助理直接給予解答，如當時不能解答的，須留下業主的聯系電話，稍候再給其答復。
(2）如業主投訴的解決，需其他部門配合的，應及時通知相關部門確認情況后，及時給予業主答復。
(3）如投訴為服務中心客服助理不能解決的，須及時反饋給客服主管，由客服主管上門進行解決/答;如事務也無法得到解決的，須形成書面的報告，上報物業經理。
(4）所有的投訴，服務中心客服助理都必須做好記錄，簽名確認，并做好相應的回訪工作。
(5）一般的，需當天進行回訪，當天不能解決的，當天須將跟進情況反饋給業主，并在交接班記錄中做好記錄，下一班人員繼續跟進完成后，再做回訪。
(6）由客服主管以上級出面解決的.，由相應級別的人員進行回訪，并做好回訪記錄。
(7）重點業主需由服務中心定期進行維護。
(8）客服助理每周將投訴記錄及回訪記錄上交客服主管進行審核，并簽署意見。
(9）客服助理每周將記錄整理裝訂上交客服主管存檔。
2）投訴內容為對管理服務
(1）管理服務一般性投訴，客服助理須做好記錄，并做好業主安撫工作后，及時與相關部門負責人聯系，由相關部門的負責人上門解決投訴問題，并做好上門記錄，投訴解決后，相關處理人員回復服務中心，客服助理及時做好回訪工作，并有記錄。
(2）業主認為是管理責任，但其實為其他相關政府部門解決的，如噪音等，客服助理可以將相關部門的電話告之業主，也可以由服務中心代為向相關部門進行投訴，如由服務中心代為投訴的，須做好記錄，并及時將信息反饋給業主。
3）接待來訪投訴工作的方法
(1）接待來訪投訴工作由服務中心值班客服助理負責，服務中心將在顯眼處告知接待投訴的辦公地點、電話，方便業主來訪、投訴。
(2）任何管理人員在遇到業主來訪投訴時，都應給予熱情接待，主動詢問，耐心、細致地做好解釋工作，當業主有不理解小區的管理規章制度時，應認真解釋，曉之以理、動之以情，讓業主理解并支持服務中心的工作。
(3）對業主投訴、來訪中談到的問題，接待人員應及時進行記錄，并盡快進行走訪、核實，然后將處理結果匯報服務中心責任部門和主管;不能解決的，要將問題和意見向有關部門和經理匯報，由經理決定處理辦法。
(4）當業主主動前來提合理化建議時，要詳細、認真地做好記錄，并及時向主管領導匯報，由主管領導決定采取或制定整改計劃。
(5）責任部門在處理來訪、投訴時，要熱誠、主動、及時，要堅持原則，突出服務;不得推諉責任、為難業主或乘機索取好處，在處理完畢后應將結果回復業主和客戶服務中心，做到事事有著落、件件有回音。
(6）全體管理人員要認真負責，做好本職工作，為業主提供滿意的服務，盡量減少業主的投訴、批評，將業主的不滿消解在投訴之前。
4）回訪工作
(1）回訪要求
回訪時，虛心聽取意見，誠懇接受批評，采納合理化建議，作好回訪記錄。
回訪中，對業主的詢問、意見，如不能當即答復，應告知預約回復時間。
回訪后，對反饋的意見、要求、建議、投訴，及時逐條整理綜合、研究、妥善解決，重大問題向領導請示解決。回訪處理率達100%。
(2）回訪時間及形式
物業經理每年登門回訪1~2次。
每季度召開一次業主座談會，征求意見。
利用節日慶祝活動、社區文化活動、業主x等形式廣泛聽取業主意見。
有針對性地對業主發放業主調查問卷，作專題調查，聽取意見。
業主檔案管理制度 7
第一章總則
第一條目的：為加強對施工方、監理方、施工人員在施工期間的管理，預防安全事故的發生，特制定本制度。
第二條定義：新建項目、擴建項目、改建項目。
第三條適用范圍：適用于公司新建項目、擴建項目的施工單位、監理單位及施工人員。
第二章施工手續辦理
第四條施工單位必須具備建筑施工安全資質，辦理施工手續需提供安全資質、營業執照、施工作業時采取安全措施。
第五條施工前需簽訂施工安全合約書，施工安全合約書由施工單位法人代表簽名或法人受權人員簽名。
第六條施工單位施工前按工程合同金額的5%比例交施工安全保證金，作為施工期間發生突發事件時的應急支付金。
第七條施工單位需辦理臨時用電、高空作業、臨時動申請，取得批準證后，才能進行相對應的施工作業。
第八條施工單位人員施工前需接受廣州日美達安全管理部門安全培訓，經培訓考核合格后，取得施工作業資格證，才能進入施工現場作業，未經培訓考核合格的，一律不得進入施工現場作業。
第九條施工單位需提供有效的特種設備年檢證件及特殊操作人員操作證，設備符合國家相關的安全標準。
第三章管理職責
第十條公司項目所在部門負責審查承包方（施工單位）的合法性、技術水平、安全保障條件進行確認，并簽訂施工項目承包合同。
第十一條總務科負責審核施工單位提交辦理施工手續的相關資料，并與施工單位簽訂施工安全合約書。
第十二條總務科負責施工現場安全監督管理工作，對施工現場違章行為進行糾正和按公司安全制度對施工單位及人員進行處罰，并責令施工單位進行整改。
第十三條總務科負責施工單位設備設施進行安全確認，設備設施經總務科確認合格后才能進入施工現場，未經總務科確認的設備不得進行施工作業。
第十四條公司項目部門對本部門施工現場安全負監督管理責任，并指定專人負責現場安全管理人員，對施工現場進行安全監管，及時對違章行為進行糾正和監督整改。
第十五條施工監理單位對施工單位有安全監督管理責任，每天需對施工現場進行安全檢查確認，對施工單位及人員的違章行為及時糾正，并要求施工單位立即整改的權利，施工單位必須無條件配合施工監理單位工作。
第十六條施工單位對施工現場安全工作負主體責任，施工單位必須履行國家安全生產相關規定，依法依規開展好施工期間安全的全過程，指定現場施工安全員，安全員對施工現場進行全方位安全監督管理，每天必少于兩次對施工現場進行安全檢查，填寫檢查記錄表，對存在安全問題制定整改計劃，及時進行整改，并在班前班后召開施工作業安全會議。
第十七條施工單位負責人和安全管理人員必須取得由政府部門認可的相應安全管理資格證。
第十八條施工單位對施工人員必須配備符合國家相關標準的勞動保護用品，勞動保護用品無損壞，及在有效期內，施工單位對施工人員勞動保護用品穿戴負責。
第四章施工現場的管理
第十九條施工臨時電源管理：
1、臨時電源控制柜、配線、發電機等，應使用電氣試驗無問題、無劣化和破損的產品，產品有合格證；
2、施工現場必須配置專職的.電工，電工必須持有效的電工操作證，電工負責施工現場通電、斷電、接線等，及對配電柜（箱）實施上鎖管理；
3、電柜內必須配置單線接線圖（配電系統），電箱、電柜必須裝漏電保護裝置，每一分路應安裝與負荷相一致的熔斷器；
4、為了防范觸電，要有提示[注意高壓電]、[用電危險]等標志，明確管理責任人及聯絡方法；
5、臨時線須架空安裝或沿地面敷設應有防止線路受外力損壞的保護措施，電源線連接可靠，電源線無駁接或絕緣無破損；
6、電源線嚴禁在爆炸和火災危險的場所架設臨時線。
第二十條臨時動火管理（取得動火作業許可證證）：
1、動火作業時需帶好防護遮光眼鏡，皮手套等保護用具；
2、動火作業時必須配備好滅火器材等滅火工具；
3、動火作業區附近不可放置易燃物、可燃物、爆炸物品等；
4、高空作業時，必須采取防止向下燃燒的措施；
5、焊接、切割裝入易燃性的液體和氣體的容器和配管時要事完全清除內部雜物；
6、未取得動火作業許可證，禁止動火作業。
第二十一條高空作業（取得高空作業許可證）：
1、2米以上的作業為高空作業，高空作業要正確佩戴帶安全頭盔（在安全有效期內）和安全帶，安全帶扣必須在高處穩固位置或設有固定的安全生產命線，禁止扣在梯子或不固定的位置；
2、在高空作業時原則設置安全可靠的作業面，當不能設置作業面時，要設安全網；
3、不得在高處放置材料、工具等，及禁止向上或向下拋物品；
4、高空作業時禁止在強風下作業（10分鐘的平均風速在每秒10米以上時）；
5、作業人員必須取得高空作業許可證才能進行高空作業，未取得高空作業許可證禁止高空作業；作業時必須穿軟底鞋，禁止穿硬底鞋；
6、腳手架安全可靠，輪子必須帶有效剎車裝置及腳手架必須有1.05m高防護欄；
7、作業人員禁止站在高空作業下面，及禁止站在腳手架上移動腳手架；
8、使用金屬梯或其它梯完好無損，及梯子有防滑包腳；
9、禁止在天花板上作業時仰頭向上作業及二人同時登高作業；
10、禁止在不平坦、不堅實的地方、腳手架上和高空等有墜落危險的地方端部使用高凳；
11、施工使用的吊機和升降機要符合國家安全使用規定。
業主檔案管理制度 8
第一章總則
一、為加強項目部所屬建筑工程施工現場安全生產管理工作，落實公司建筑工程安全生產管理制度，有效控制一般性事故，杜絕重大安全事故的發生，創建標準化工地，制定本管理規定。
二、樹立“安全第一、預防為主”的安全生產管理意識。
三、本管理規定適用于項目部所屬各施工工地。
第二章職責
四、項目部經理作為項目部安全生產管理的第一責任人，對項目部安全生產管理工作全面負責。根據項目部實際情況和工作特點，編制和實施本項目部安全管理規定，組織對項目部所屬工程安全生產、文明施工管理的檢查。收集有關安全生產的事例、圖片，每月組織項目部工作人員和所屬工程全體施工人員進行安全生產教育。
第三章人員
五、項目部甲方代表負責項目部所屬建筑施工現場的日常安全監管工作，檢查各施工單位的安全生產管理狀況。
六、監理單位安排安全監管員，負責對所監理的工程進行安全監管。施工單位應根據所承建的工程規模，配備相應數量的專職安全員。大型工程、復雜工程、特殊工程可根據實際情況設多位安全員，負責所施工樓座的安全生產管理。
七、總包單位安全監管員、安全員應經過相關部門培訓，取得上崗資格證，并應定期參加相關部門組織的再教育。安全監管員需配備一部數碼相機，以便隨時記錄取證施工單位違章作業的人與事，作為處罰依據。
第四章工作制度
八、建筑施工安全生產管理的依據是國家、市有關部門頒布的相關安全生產管理的法律、法規、規范與技術規程等。
九、建筑施工現場實行安全生產管理一票否決制，即如果存在安全生產隱患，生產安全沒有保證的情況，項目部、監理部有權命令施工單位立即停工整改，直至消除安全生產隱患，確保生產安全。建筑施工現場管理嚴格按照國家、市相關規定執行。
十、項目部經理全面負責項目部在建工程安全生產管理工作，監控在建工程的安全管理。參加由監理部組織召開的工程例會及相關專題會議，總結經驗教訓;組織施工現場安全生產管理的檢查、評比工作，獎優罰劣。
十一、甲方代表負責施工現場的日常安全生產監管工作。每天巡查現場的安全生產管理狀況，監督監理單位對施工單位的安全監管。檢查施工單位的班前安全教育情況，安全教育記錄。根據當天安全生產管理要務有針對性地進行旁站監管，對施工單位違章操作的人與事進行拍照取證，作為處罰依據。總結當天的安全生產管理情況，有問題及時向項目部經理匯報。
十二、施工單位進場時，安全監管員要檢查施工單位安全報監、意外責任險投保、專職安全員持證與年檢情況;施工人員安全教育培訓情況及記錄;特殊工種操作人員人證相符情況，近一年內體檢情況;施工機械的安全狀況與年檢情況等。
十三、進行涉及安全問題的分項工程施工之前，安全監管員應審核施工單位的專項安全施工組織設計，確保安全施工切實可行，監督施工單位嚴格按照審核的施工方案執行。
涉及安全問題的分項工程:基坑支護與降水工程、土方開挖工程、模板工程、起重吊裝工程、腳手架工程、臨時用電工程、爆破工程、塔吊拆裝工程、電梯安裝工程、高空作業等。
十四、進行涉及安全問題工作時，要嚴密監管施工單位的.工作，必要時要求監理單位進行旁站式監管或親自進行旁站式監管，及時發現不規范的操作，及時制止。
第五章獎 懲
十五、為引起監理人員、施工人員對日常安全工作的重視，項目部人員在日常巡查過程中，每發現一次以下現象，對監理單位、施工單位違章責任人處以100元罰款。
1、施工人員、工作人員進入施工現場不戴安全帽、安全帽不合格或安全帽佩戴方式不正確。
2、施工人員、工作人員穿拖鞋、高跟鞋、赤腳進入施工現場。
3、高空作業人員不使用安全帶或使用安全帶不規范。
4、施工人員、工作人員酒后進入施工現場。
5、特殊工種工作人員無證上崗或人證不符。
6、私扯亂拉電線、違章用電。
7、安全監管員、安全員脫崗。
8、其他常見、易犯的違章情況。
監理單位、施工單位在一個年度內累計出現五次上述情況記為一次一般安全事故，依此類推。
十六、本年度內發生重大安全事故，在與監理單位的委托監理合同中規定，如其監理的工程發生重大安全事故，扣其監理費總額的50%，監理單位與總監理工程師三年內不得在公司參與工程投標;在與施工單位的施工合同中規定，如其承建的工程發生重大安全事故，在工程結算中總造價降低六個百分點計算，施工單位與項目經理五年內不得在公司參與工程投標。為保證該費用的扣除，應在監理、施工合同中注明以銀行保函的形式予以保證。
一般安全事故指未造成重大財產損失、沒有人員傷亡、未造成重大社會影響，對工程建設沒有大的影響的事故。重大安全事故指造成重大財產損失、嚴重人員傷亡與嚴重的社會影響的事故。
第六章附 則
十七、本制度自開工之日起實施。
業主檔案管理制度 9
第一條本規章由一棟洋房業委會全體委員(含候補委員）共同制定，作為業委會的工作守則，由全體委員共同遵守。
第二條業委會委員應遵守《業主規約》、《業主大會議事規程》的相關規定，在業委會工作中力求公正、公正、公開，盡職盡責，不以委員身份謀取私利。
第三條全部委員一律公平，業委會的全部打算均應以少數聽從多數的方式產生。
第四條執行主任制
1、一棟洋房業委會日常工作實行執行主任制度，即由執行主任負責業委會日常事務。執行主任采納輪換制，三月一輪換，委員依次擔當執行主任。
2、執行主任與后兩任執行主任組成執行委員會(簡稱執委會），共同負責處理社區日常事務，例如涉及帳號共管的財務審批事項，處理收發文件，組織業委會會議等。
3、執行主任是業委會的召集人，執行主任輪換不應影響業委會工作的連續性。
第五條業委會內部可對委員進展專項工作分工，各負其責，各有側重。
第六條業委會會議：
1、業委會會議分為定期會議和臨時會議，定期會議每月召開一次，臨時會議可由主任，或副主任，或執行主任，或三名委員聯合申請召開。會議由執行主任或其托付其他委員主持，主持人應依據近期工作和委員意見確定議題。
2、會議召開時間和議題應提前通知參會者。業委會會議應向業主公開，允許業主旁聽。業委會的全部打算均應通過表決方式產生，表決的'少數一方可以保存意見，但不能阻礙決議的執行。
3、業委會會議也可采納書面或網絡形式召開，即會議發起人將需要爭論或者表決的文件以書面(含郵件、OA系統）方式供應給委員，征求書面意見。確定委員已經收到表決文件的狀況下，征求意見截止期限到達之時未表態者，視為同意。
4、決議：業委會決議應加蓋公章，準時在社區公布并報送社區居委會。
第七條公章
1、公章由業委會秘書或者非主任委員保管，每次公章使用均應書面記錄，在決議上蓋章必需經多數委員簽字同意。
2、如公章保管人未根據本規定使用公章，所產生的一切后果由責任人個人擔當。
第八條秘書
1、業委會秘書負責業委會日常工作，包括接待工作，收發文件，會議記錄，文件起草等工作，詳細由執行主任安排。
2、秘書應仔細做好業委會會議記錄，并在會后3個工作日內將會議記錄發給委員并存檔。
3、業委會的全部表決文件均應由秘書負責落實委員的簽字并存檔。
4、秘書應向委員做每日工作通報(以郵件、短信或OA方式），將當日所接到的投訴、文件，以業委會名義所做的工作向委員通報。
第九條監視
1、業委會全體委員均應敬重、遵守本守則之各項規定，如有嚴峻違反者，業委會可通過表決予以罷免。
2、社區業主、業委會委員、業委會秘書均有權監視業委會或者委員的工作，如發覺有違反《業主規約》、《議事規章》和本《守則》則，均可向業委會提出(由秘書記錄，并通報全體委員）。業主反映的意見，業委會必需準時反應;委員或秘書反映的意見，當事委員應準時向業委會做出反應。
業主檔案管理制度 10
1、目的
規范房屋裝修管理工作，嚴格控制業主/住戶的裝修過程，確保裝修符合規定要求，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于住宅小區、別墅、商住區、寫字樓物業裝修管理工作。
3、相關職責
3.1物業中心經理負責裝修申請的審批及重大違章裝修的處理;
3.2物業中心經理負責外立面裝修申請的審批、審批跟進、一般裝修方案的審批、具體裝修手續的辦理、裝修現場的監管，并組織相關部門對裝修過程各環節進行控制;指定物業助理受理業主/住戶的裝修申報以及裝修資料的收集、整理、歸檔;
3.3物業中心負責制定《建筑裝飾裝修管理手冊》，負責業主/住戶的裝修初審及結構、室內管線等重大改動裝修方案的審批，并于裝修期間進行不定期的檢查;
3.4物業中心負責裝修消防安全的審批及安全巡查;
3.5物業財務部負責裝修相關費用的收取、扣繳、退還。
4、程序內容
4.1裝修申請
4.1.1業主/住戶提出裝修申請時，物業助理應要求業主/住戶如實填寫《房屋裝修施工申請表》各款內容，并提供裝修施工設計圖(指平面設計圖、單元立面圖、空調安裝圖、電力照明設計及用量圖、給排水設計圖等）和相關技術資料;
4.1.2如業主/住戶自請裝修施工單位，尚需附裝修施工單位營業執照、資質證書復印件(需加蓋公章）各一份;如是住戶要求裝修，尚需出具業主同意的有關證明;
4.1.3如業主/住戶自行裝修，尚需與物業公司簽定自行裝修保證書;
4.1.4確認業主/住戶的身份后，向業主/住戶提供《裝修管理規定》。
4.2裝修申請審批
4.2.1裝修申請的審批。
4.2.1.1無違反相關規定的一般裝修方案(如:無結構、管線、外觀的變更，無防水層的破壞等），物業中心可進行審批;
4.2.1.2結構、管線、外觀等有重大變動的裝修，物業管理中心需將相關資料報公司領導審批，需審查如下事項:審查裝修設計是否對房屋結構、外墻立面、公共設施設備造成改動、破壞;裝修是否存在嚴重的消防隱患;是否有其他違章情況;
4.2.1.3裝修施工方的審查。業主/住戶裝修前攜帶裝修施工單位營業執照、資質證書、施工人員身份證明等資料報物業中心審批，物業中心對相關資料進行審查;
4.2.1.4物業中心將審批后的裝修申請通知業主/住戶，對需要業主/住戶修改裝修設計的，應告之業主/住戶修改;
4.2.1.5裝修申請獲得批準后，物業管理中心應通知業主/住戶帶領裝修施工隊一同到物業中心辦理有關手續，交納相關費用。
業主/住戶應交納一定數額的'裝修押金和垃圾清運費(業主/住戶委托）;
裝修施工單位交納一定數額的裝修押金和施工人員證件工本費;
裝修施工單位將施工人員照片兩張和身份證復印件交物業中心;
物業中心將其中一張照片和身份證復印件及施工人員基本情況登記在《施工人員登記表》;
施工人員的另一張照片制作成施工人員的《施工出入證》。
4.3物業中心在業主/住戶和裝修施工單位辦理完上述手續后，與業主/住戶簽訂《房屋裝修協議書》。《房屋裝修協議書》的內容一般包括裝修工程的實施內容、裝修工程的實施期限、允許施工的時間、垃圾的清運與處置、房屋外立面設施及防盜網的安裝要求、禁止行為和注意事項、裝修押金和保證金的約定、垃圾費和水電費等費用的約定，違約責任及其他需要約定的事項等。
4.4物業中心通知有關人員開通業主/住戶水電，并向業主/住戶發放《施工許可證》及裝修施工人員出入證等相關手續，同時并告知業主/住戶可進場裝修。
4.5裝修施工過程管理
4.5.1施工期間，物業中心需派人每日至少巡查一次裝修施工情況，檢查情況記錄于《裝修施工巡查記錄表》，保安人員嚴格按人員進出小區有關管理規定對施工人員進行管理;
4.5.2如發現下列情況，物業助理按《違章裝修的處理辦法》辦理;
4.5.3未按規定張貼《施工許可證》;
4.5.4未按規定的施工時間施工;
4.5.5超出申報范圍內的裝修項目;
4.5.6違反裝修管理規定及國家相關的其他規定;
4.5.7業主/住戶就裝修事項提出請求協助或幫助時，物業中心應予積極考慮并給予協助處理。
4.6裝修施工的竣工驗收
4.6.1裝修施工結束后，由業主/住戶和施工單住共同向物業公司提出驗收申請;
4.6.2物業中心、工程管理部、業主/住戶和施工單位共同對裝修進行現場驗收;
4.6.3竣工驗收合格的，由物業中心、工程管理部負責人在《裝修完工檢查驗收表》內簽署初驗合格，并簽署姓名和日期。如發現違章裝修情況，按《違章裝修的處理辦法》處理;
4.6.4物業中心收回施工證，如有丟失，原交押金不予退還;
4.6.5施工隊當日清場離開;
4.6.6裝修驗收合格并使用三個月后，物業中心應對裝修施工組織復驗，復驗無問題，由物業中心、工程管理部負責人在《裝修完工檢查驗收表》內簽署復驗合格后報物業經理審批。
4.7違章裝修的處理辦法
4.7.1裝修施工期間發現違章裝修的，物業管理中心應立即要求業主/住戶停止違章裝修，并視情況采取以下方式進行處理:
4.7.2批評教育，立即整改;
4.7.3出具《違反裝修規定整改通知書》，限期整改;
4.7.4出具《裝修驗收整改通知書》，對裝修竣工驗收中發現的問題限期整改;
4.7.5停水停電(報物業經理批準）;
4.7.6要求賠償損失(報物業經理批準）。
4.7.7裝修施工驗收時，如發現業主/住戶違章裝修的，物業中心、工程管理部協同對違章裝修給樓宇安全、美觀造成的危害程度做出評估，并視情況征得物業經理同意后，列清扣款數額，由財務內勤按以下方法進行扣款，扣款順序為:
首先從裝修施工單位裝修押金中扣款。
裝修施工單位裝修押金不足以補償扣款的，再從業主/住戶裝修押金中予以補扣。
扣完業主/住戶裝修押金仍不能補償扣款的，要求業主/住戶給予賠償。
4.8退還押金、保證金
《裝修完工檢查驗收表》經物業公司經理審批后，由財務內勤退還業主/住戶、裝修施工單位的裝修押金、保證金。
4.9裝修檔案管理
裝修完工，通過驗收，由物業助理收集、整理各裝修單元裝修資料，統一歸檔。
對裝修檔案的管理應放入業主/住戶檔案內，保存期至業主/住戶搬遷后。
5.0相關文件
建設部110號令《住宅室內裝飾裝修管理辦法》。
1、管家負責區域內業主服務檔案的收集、匯總、信息更新;
2、管家助理負責統計每日業主領房、入住、整改、裝修備案、服務信息的整理并錄入物業管理軟件，集中交房起六個月內每周、之后每月以“信息簡報”的形式通報各部門;
3、業主的信息以紙質和電子檔案形式存放于管家助理處，專人保管。其中，電子文檔必須設密碼，不得拷備，紙質文檔不得復印。
4、管家必須將負責區域內業主的電話保存至工作手機內，信息保存時需有房號、業主姓士尊稱等信息。管家可以獲得各自分管區域內的紙質業主檔案。工作手機必須設置信息加密功能，以免手機丟失外漏業主資料。
5、監控室預留一份業主清單，供外來人員來訪時聯系之用。該業主清單只有房號及業主姓名二項信息。
6、所有紙質檔案受控發放，管家部由管家領用，監控崗由禮賓部主管領用。
7、管家崗位調、離職時，紙質檔案收回，工作手機收回，由管家部主管負責監督交接。
8、監控崗人員調、離職時，紙質檔案由禮賓部主管負責監督交接。注:業主檔案管理及歸檔要求，詳見公司質量體系文件中《業主檔案管理規程》 。
業主檔案管理制度 11
第一條財務治理的根本原則
遵守國家有關法律、法規和會計準則，本著公正、公正、公開的指導思想，確保業委會財務透亮，標準報銷行為，加強收入、支出治理，保障業主共有資金的安全。
本財務治理制度于20xx年5月8日融僑錦江C區第三屆業主委員會分會全體會議表決通過。
其次條財務治理的組成人員
業委會財務設會計一名（暫由有會計證的本小區業主兼任），出納一名（暫由業委會秘書兼任），負責財務會計報表賬務處理。
第三條財務賬目治理
財務治理人員要做好銀行存款收支明細賬以及收支單據的填制、審核、財務公開的工作，憑單收支，憑單報銷，賬戶收支必需通過銀行借貸方式表達。支出票據必需注明發生事項、時間，由經辦人、負責人簽字，做到手續齊全。全部財務收支賬目由會計或負責財務工作的業委會成員按月登記，裝訂成冊，經財務監視小組簽證后單獨保管。其他人員不得經手保管和干預財務賬目治理工作。賬目保管人、會計、出納更換的`，須經業委會主任、副主任簽名認可監視下進展交接，由三方簽字確認。
第四條財務審批流程與權限
全部支出按如下流程簽批：
先由經辦人填寫報銷事由并簽字、再交會計審核、審核通過后交主任審批，審批后由出納通過業委會銀行帳戶付款到經辦人銀行卡號，一切支出都必需有合法或合理憑證。
財務審批權限：
1、業委會日常開支（業委會日常的工具、辦公用品等開支）單筆金額1000元以內（含1000元）的由業委會主任審批；業委會日常開支單筆金額1000元以上的，或某個單項累計支出金額3000元以上（含3000元）的，須經業委會會議事前爭論、半數以上的業委會委員簽字同意后審批；單項累計支出金額估計超出5000元的需事前公示7天。
2、非日常開支，如會議費、物業招標費、維權費、財務審計費、公共設施工程設備修理費等相關支出以及為維護全體業主利益或組織本小區（文化）消遣活動而產生的必要開銷等專項支出，由業委會會議事前一事一議，按會議的打算審批，打算后應事前公示7天。
3、超過5000元日常開支規劃和專項支出打算的公示，在截止日期之前，假如有本小區超過三分之一戶數（183戶）的業主簽名反對，業委會不能審批這些支出。
4、支出報銷時，業委會會議事前爭論由半數以上的業委會委員簽字同意的事項確定書（或會議紀要），作為憑證的一局部和票據一起粘貼裝訂。
第五條財務收入與支出
業主委員會財務收入包括：
1、公共設施、場所的租賃費和出讓金；
2、墻體、樓頂、電梯等小區內公共場所廣告費，門面、地面等其他收費；
3、業主（代表）大會同意的其他合法收入。
業主委員會財務支出包括：
1、維持正常工作必需的工具、辦公用品及有關費用；
2、業主代表大會會議費用和業主委員會會議費用；
3、小區物業招標費用，包括宣傳廣告費、評估費、公告等費用；
4、小區維權費用，包括訴訟費、律師費、取證等費用；
5、小區公共設施，設備維護修理費用；
6、財務審計費用；
7、其他經業主代表大會同意的開支。
第六條資金、銀行賬戶的治理
為確保資金安全，業委會賬戶采納印鑒（網上審核）、經辦（網銀U盾）由業委會主任、會計、出納分別負責，相互協作的治理模式。主任負責保管個人印鑒（網上審核），會計負責登帳保管憑證，出納負責詳細經辦（網上付款申請）。業委會在銀行開設特地賬戶由專人負責銀行現金存取，使用網上銀行支付系統，全部支出款項原則上通過網上銀行進展。其他任何人員不得保管、私存業委會的資金，不得用于因私或挪作他用。
第七條財務監視
1、業委會出納于每月1—5日供應業委會經費收支憑證，由會計核對統計制作經費收支明細表。業委會必需每季度初在小區物業范圍內將上季度的經費收支賬目進展公示并承受業主的監視。
2、業主有權力對業主委員會帳目進展預約查詢。
3、業主委員會必需在業主（代表）大會匯報財務收支狀況。
4、業委會和財務監視人員認為必要時，可聘請專業的會計審計公司對財務收支狀況進展審計并公示。
第八條法律責任
凡違反上述規定的業委會委員，應提交業主大會終止其委員資格；
涉及個人違法行為的，業委會將追究其法律責任；
構成犯罪的交司法機關懲辦。
第九條本財務治理制度由業主委員會負責解釋。
第十條本財務治理制度自通過之日起試行。試行期半年。
業主檔案管理制度 12
第一章總則
第一條根據《南京市業主大會和業主委員會指導規則》“第四十八條業主大會、業主委員會開展工作的經費由全體由全體業主承擔”的規定，其經費的籌集、管理、使用辦法由花園業主委員會負責。
第二條財務管理主要任務：
（一）依法多渠道籌集資金，合理編制業主委員會財務預算，并對預算實施全過程控制和管理。
（二）合理配置小區資源，努力節約開支，加強核算，提高資金使用效益，加強資產管理，防止業主共有資產的流失，并使其保值增值。
（三）建立健全業委會內部管理制度，如實反映業委會財務狀況。
（四）依法對物業公司進行財務監督，維護業主正當合法權益。
（五）接受業主監督，每半年在小區范圍內公示業委會財務收支情況。
第二章經費的籌集方法
第三條業主大會和業主委員會開展工作的經費采取以下方式進行籌集：
（一）業主共用部位、共有設施（如停車費、廣告費等）的收入；
（二）業主或其他方面的自愿捐贈收入；
（三）經業主大會表決通過的其他方式。
第四條業委會經費不足或遇到特殊情況時，經業委會全體委員一致通過并經小區內公告7天無30%以上業主反對的，可以按照實際的'需要籌集使用。
第三章經費的使用范圍
第五條業委會經費應本著勤儉節約的原則按需使用，嚴禁鋪張浪費。為提高經費使用效率，業委會經費實行專款專用，嚴禁超范圍使用。業委會經費使用范圍主要包括專項維修資金和工作經費二大類。
第六條專項維修資金使用。
第七條業委會工作經費開支包括以下幾類：
（一）辦公設備類：包括桌椅、文件柜、電腦、打印機、傳真機、電話機等辦公設備開支。
（二）辦公經費類：包括日常辦公開支、交通費、通訊費、廣告宣傳費、差旅費、業務招待費等。
（三）會議經費類：主要是業主大會、業主委員會會議專用開支等。
（四）人員津貼類：包括主任、副主任、委員的工作補貼等，主要采用包干制。
（五）咨詢人員類：包括聘專職秘書、會計和中介咨詢費。
（六）組織活動類：包括為豐富廣大業主業余精神文化生活，在小區內組織的相關文體活動的經費。
（七）其他類別：經業主大會或業委會同意使用的其他費用。
第四章經費的管理
第八條業委會經費實行主任審批負責制，所有經費的使用必須經主任簽字并加蓋業委會公章后方可使用。
第九條賬戶管理：業委會設會計一名，負責管理業委會日常賬務登記和財務會計報表；賬戶開設人一名（出納），負責在業委會指定的銀行開設業委會專用賬戶。現金管理：日常庫存現金限額為5000元，現金必須存放在保險柜內，超額部分及時存入銀行；建立現金賬簿，逐筆記載現金收付，做到日清月結；嚴禁截留、私分、公款私存，不得挪作他用，不準從現金收入中直接支付款項（即坐支）。
第十條財務會計信息真實、完整、準確，確保資金安全。
第十一條所有經費使用憑單收支，會計憑證按月裝訂成冊。
第十二條財務會計每季度向業委會匯報一次經營收支情況，每半年度向業主大會書面報告，在小區內公示。
第十三條依據小區發展計劃編制年度經費預算，堅持“統籌兼顧、保證重點、量入為出，收支平衡”的原則。
第十四條業委會委托物業公司對小區物業共用部位、公共設施設備開展經營管理。物業管理公司對外簽訂經濟合同時需經業委會審核備案，雙方應依據約定分配比例分享經營收入。
第十五條業委會經費審批權限：
（一）當一次性支出在人民幣500元以下時，由業委會主任審批簽字、經辦人簽名、財務審核并在賬戶憑證上加蓋公章后支出或報銷。
（二）當一次性支出超過人民幣500元以上時，經業委會過半數以上委員討論通過并在《經費會審單》簽名，由業委會主任簽字、經辦人簽名、財務審核并在賬戶憑證上加蓋公章后支出或報銷。
第十六條專項維修資金使用規定：
（一）物業管理公司申請動用專項維修資金時，業委會應會同物業管理公司對維修項目進行現場察看，確認屬于維修資金動用范圍的，按照規定格式對申請維修資金使用情況在物管區域醒目位置及主要出入口進行公示，公示期為一周。
（二）物業管理公司選擇施工單位時應采取公開招標、邀請招標、競爭性談判等形式擇優選用，業委會應參與全過程監督。物業管理公司與施工單位簽訂的維修工程合同書時需經業委會審核備案，施工單位應按國家標準編制規范的工程預、結算書。
（三）對維修工程符合下列情況之一的，應按規定委托有資質的專業工程造價咨詢單位進行項目審價：維修項目涉及整個物管區域的；單項維修費用超過5000元的；一次性使用維修資金總額超過15000元項目。
（四）維修工程施工結束后，物業管理公司應會同業委會共同參加竣工驗收工作，必要時可以邀請物業管理行政主管部門（如街道辦事處、居委會、派出所等）和業主、使用人代表列席驗收會議，并認真聽取他們的意見。對未經業委會驗收簽證的維修工程不予撥付工程款。
第十七條業主大會以及業主委員會不得向任何單位及個人借款或為任何第三方提供擔保。
第十八條業主委員會應本著量入為出的財務原則，盡量避免發生財務超支現象的發生。如果在財務結算年度內，業主委員會的資金使用有節余時，自動累積到下一年度；如果當業委會的資金發生不足時，可以使用業主委員會財務帳上往年節余的資金，但不能透支下一年度的經費。
第十九條業主委員會應當每三年委托第三方中介審計機構對上一屆業委會財務情況進行離任審計，并將審計結果進行公布，公布應當以書面的形式在物業管理區域內指定的公告位置公告，接受業主的監督和質詢。
第二十條當業主委員會換屆選舉時，上屆業主委員會應當將財務帳戶以及公章及時移交給新當選的業主委員會。
第五章附則
第二十一條本制度在在小區內公告7天，無30%業主反對的，即生效。
第二十二條本辦法由業主委員會負責修改和解釋，自公布之日起正式實施。
業主檔案管理制度 13
1、目的
規范業主入住管理工作，確保業主順利入住。
2、適用范圍
適用于業主入住的管理工作。
3、辦理入住的前提條件
小區(大廈）已經通過接管驗收，達到入住條件。
4、接管驗收標準如下。
4.1房屋無重大質量問題。
4.2工程遺留問題基本得到解決。
4.2.1工程資料已經齊備;
4.2.2業主檔案資料已經移交完畢，產權確認工作已經結束;
4.2.3達到入住的條件，具體條件包括以下幾點。
4.2.3.1小區實現通路、通水、通電、通氣、通信、通郵、排水、排污等基本使用功能，可以滿足日常生活所需;
4.2.3.2配套設施基本齊備，建成并能夠使用;
4.2.3.3客戶服務部有固定的辦公場所并開始辦公;
4.2.3.4物業管理公司已經同委托方簽訂《物業管理委托合同》。
5、入住準備工作
5.1入住資料準備。
5.1.1根據小區的實際情況編寫和印制《業主公約》、《住戶手冊》、《服務指南》、《消防安全責任書》、《入住通知書》;
5.1.2《入住通知書》的內容要求寫明物業公司辦公地點、業主辦理入住手續時應帶的資料、證件及交納的費用明細，并附簡明扼要的入住流程等。
5.1.3印刷以下各類入住表格:
5.1.3.1《〈業主證〉領用登記表》;
5.1.3.2《住宅使用說明書》;
5.1.3.3《住宅質量保證書》;
5.1.3.4《鑰匙領用登記表》;
5.1.3.5開發商提供的《入住驗房表》;
5.1.3.6《業主家庭情況登記表》;
5.1.3.7《入住登記表》。
5.2設計辦理入住手續流程圖
5.2.1入住時的環境布置:涉及服務標識區別的按《服務標識管理標準作業規程》有關規定辦理。
5.2.2區內環境
5.2.2.1入口處掛歡迎橫幅，插彩旗，營造熱烈的氣氛;
5.2.2.2插指路牌，由入口處到客戶服務部沿途插指路牌，指路牌標明xx物業管理中心字樣;
5.2.2.3入口處標明客戶服務部辦公地址和辦公時間。
5.2.3客戶服務部辦公環境
5.2.3.1掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感覺;
5.2.3.2張貼醒目的辦理入住手續流程圖，辦理手續窗口設置要求做到一條龍服務，各窗口標識清楚，一目了然;
5.2.3.3管理人員著裝整潔，精神飽滿;
5.2.3.4辦公室內資料擺放整齊有序。
5.3發出入住通知
5.2.1物業管理中心依據議定的入住時間，向業主發出入住通知，內容包括:
5.2.2《關于辦理入住手續的通知》;
5.2.3《致廣大業主的慰問信》。
5.4收到入住通知
業主收到入住通知后，應當在規定的時間內帶齊有關證件和資料到客戶服務部辦理入住手續。如果在規定截止期限到來的前3天內，業主尚未辦理入住手續的，物業管理中心內勤應再次發函或致電通知尚未辦理入住手續的業主前來辦理入住手續;超過規定期限未辦理入住手續的，內勤應將情況向經理匯報決定是否再次催辦。
5.5《關于辦理入住手續的通知》
5.6《購房合同》原件和復印件各一份。
5.7業主及家庭成員的身份證原件及復印件各一份，小一寸彩照每人兩張。
5.8單位購房的尚須帶齊營業執照副本及復印件各一份。
5.9委托他人辦理的，須帶業主委托書。
以上為辦理入住所需
6、入住手續辦理
6.1驗證
內勤在業主前來辦理入住手續時，應首先對以下證件進行檢查:
6.1.1《購房合同》原件;
6.1.2業主的身份證原件;
6.1.3單位購房的還須檢查其單位營業執照副本;
6.1.4委托他人辦理的，還須檢查業主的委托書;
6.1.5檢查無誤后，客戶服務專員將《購房合同》原件、業主及家庭成員的身份證原件、單位營業執照副本返還業主，證件復印件及業主委托書存入業主檔案;
6.1.6將業主提供的照片一張貼在《業主家庭情況登記表》內，另一張為業主辦理《業主證》。
6.2交納入住費用
客戶服務部指引業主到財務部繳納入住費用，財務部根據收款項目開具收款收據。一般情況下，入住費用包括以下項目。
6.2.1有線電視初裝費
屬代收代繳費用，小區無此配套項目的不予收費。
6.2.2水電押金
實行抄表到戶的小區不需收取，未實行抄表到戶的可適當收取。
6.2.3裝修保證金
業主可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納。
6.2.4裝修垃圾清運費(略）。
6.2.5管理費
以入住之日起計算當月管理費。
7、驗房收樓
7.1內勤在業主交完入住費用后帶業主驗房，并請業主將房屋存在的問題填入《業主入住驗房表》中;
7.2房屋驗收合格的，客戶服務專員應請業主在《業主入住驗房表》中簽字確認;
7.3驗收中發現問題，業主要求搬入或二次裝修前維修的.，客戶服務部應通知發展商在一周內給予解決，并將整改結果通知業主。
7.3.1開發商一周內未整改完畢的，應將整改情況反饋給業主，并告之具體再驗收時間;
7.3.2整改完畢后，由客戶服務專員通知業主二次驗收，二次驗收不合格的，由客戶服務主管進行跟進，并依據物業管理公司同發展商簽訂的《物業管理委托管理合同》中的保修條款要求發展商盡快解決。
7.4發放鑰匙
7.4.1業主房屋驗收無問題或要求在搬入后再行維修的，客戶服務專員應將業主房屋鑰匙全部交給業主;
7.4.2業主房屋驗收有問題，客戶服務專員在將鑰匙交給業主的同時，應留下一把大門鑰匙以供維修時用;
7.4.3業主在領取鑰匙時，客戶服務專員應要求業主在《鑰匙領用表》內簽名確認。
7.5簽署《業主公約》和《消防安全責任書》
7.5.1客戶服務專員將《業主公約》、《消防安全責任書》(一式兩份）交給業主并請業主詳細閱讀;
7.5.2請業主簽署《業主公約》、《消防安全責任書》;
7.5.3客戶服務專員將簽署后的《業主公約》、《消防安全責任書》其中一份存入業主案，另一份隨其他資料交業主保存。
7.6資料發放
內勤將以下資料發給業主保存并要求業主在《資料領取清單》上簽名:
7.6.1《住戶手冊》;
7.6.2《住戶指南》;
7.6.3簽署后的《業主公約》;
7.6.4簽署后的《消防安全責任書》;
7.6.5《住宅使用說明書》;
7.6.6《住宅質量保證書》。
7.7開通水電
7.7.1內勤應邀請業主一起將水電表讀數抄錄在《業主入住驗房表》中;
7.7.2內勤需通知工程管理部開通該業主房屋的水電。
8、相關表格
8.1《業主家庭情況登記表》;
8.2《業主入住驗房表》;
8.3《鑰匙領用登記表》;
業主檔案管理制度 14
1、業主大會和業主委員會印章及業主大會財務專用章由業委會指定委員分別負責保管。
2、印章保管人員做好印章使用記錄并妥善保存。
3、印章保管人員的委員資格終止的，應于資格終止日的次日將其保管的印章和印章使用記錄移交給業委會。
4、業主大會作出的決定應使用業主大會印章。
5、業委會作出的.決定應使用業主委員會印章。
6、公共收益、維修資金的使用，物業管理圈。經業委會主任、副主任簽字同意后方可使用財務專用章。
7、業委會因故無法保管的，暫由居民區黨組織代為保管。
8、業委會不得違反議事規則、管理規約或未經業主大會、業委會決定，擅自使用印章。
業主檔案管理制度 15
第一章 總 則
第一條 昌邑市北苑小區業主委員會，是根據國務院《物業管理條例》和《業主大會規程》的有關規定成立的在物業管理區域內代表全體業主實施自治管理的組織。由業主大會或業主代表大會(以下統稱業主大會）從全體業主中選舉產生。是經物業管理行政主管部門核準登記，在實施物業管理工作中代表和維護全體業主合法權益的非法人組織。其合法權益受國家法律保護。
第二條 本業主委員會接受市物業管理行政主管部門的領導。執行國家及省市有關物業管理的法律法規及政策的規定。
第三條 業主委員會的宗旨是：代表本物業的合法權益，實行業主自治與專業化管理相結合的管理體制，保障物業的合理與安全使用，維護本物業的公共秩序，創造整潔、優美、舒適、文明的環境。
第二章 業主委員會的產生及職責
第四條 本業主委員會由本住宅小區業主大會選舉產生，向業主大會負責并報告工作，接受業主大會及物業管理行政主管部門的監督。
第一屆業主委員會，由物業管理行政主管部門會同開發建設單位或物業管理企業、業主代表組成籌備小組，籌備小組組織推薦業主委員會委員候選人名單，提交第一次業主大會實行差額選舉產生。
第五條 業主委員會自選舉成立15日內，持下列文件向物業管理行政主管部門辦理登記。
(一）成立業主委員會登記申請書;
(二）業主委員會委員名單;
(三）業主委員會章程。
第六條 本業主委員會設委員9名，其中主任1名，副主任3名，由一名副主任兼任執行秘書，負責處理本會日常事務。
業主委員會主任、副主任從業主委員會委員中選舉產生。
第七條 業主委員會在業主大會的監督下，履行下列職責：
(一）召集和主持業主大會，報告小區物業管理的實施情況;
(二）執行業主大會的決議、決定;
(三）修訂業主公約、業主委員會章程;
(四）采用招標或其他方式選聘、續聘或組織解聘物業管理企業，與物業管理企業簽訂變更或者解除物業管理委托合同;
(五）審議物業管理服務費收取標準及使用辦法;
(六）審議年度管理工作計劃，年度費用概預算。;
(七）檢查、監督物業管理企業的物業管理工作;
(八）監督公用建筑、公共設施的合理使用，負責物業維修基金的籌集、使用和管理;
(九）聽取業主、非業主使用人的意見和建議，監督和支持物業管理企業的管理服務活動;
(十）監督業主公約的遵守和物業管理制度的執行;
(十一）業主大會賦予的其他職責。
第三章 業主委員會會議
第八條 業主委員會會議每季度至少舉行一次。有2/3以上的委員提議或主任、副主任兩人以上認為有必要時，可召開特別會議。
第九條 業主委員會會議的召開應由召集人提前7天將會議通知及有關材料送達每位委員。委員因事不能參加，可以一次性書面委托代理人參加，包括會議日期、地點和議題，并代其行使表決權。
第十條 業主委員會會議由主任召集主持，主任因故缺席時，由副主任主持，可邀請物業管理行政主管部門及政府有關部門(街道辦事處、派出所等）、物業管理企業的人員和非業主使用人代表列席會議。
第十一條 會議決定問題，采取少數服從多數的原則，其決定必須經全體委員會半數以上通過有效。
第四章 業主委員會委員
第十二條 本業主委員會委員從業主中選舉產生，每屆任期3年，可連選連任。在任期內，委員的撤換、增減，由業主委員會會議通過后，提交業主大會確認。
第十三條 業主委員會委員由道德品質好、熱心公益事業、責任心強，有一定的組織能力和必要工作時間的成年人擔任。但有下列情形的人員不得擔任委員，已擔任的須停任，并由下次業主大會確認：
(一）個人已宣告破產或擔任企業法定代表人期間該企業破產3年內的;
(二）因身體或精神上的疾病而喪失履行職責的能力;
(三）無故缺席會議3次以上;
(四）已不是業主;
(五）有違法犯罪行為被司法部門認定或正在接受調查的;
(六）已以書面形式辭職的;
(七）業主大會已將其罷免的。
(八）其他不適宜擔任本會委員的情形。
第十四條 業主委員會委員的權利義務
(一）委員有下列權利
1、參加業主委員會組織的有關活動;
2、選舉權、被選舉權和監督權;
3、參與業主委員會有關事項的決策;
4、對業主委員會的建議和批評權。
(二）委員有下列義務
1、遵守業主委員會章程;
2、執行業主委員會的'決議，完成交辦的任務;
3、參加業主委員會組織的會議、活動和公益事業;
4、向業主委員會的工作提供有關資料和建議。
第十五條 業主委員會委員停任時，須在停任后1周內，將管理和保存的屬于業主委員會的資料、財務等移交給業主委員會。
第五章 附 則
第十六條 業主大會通過的有關本章程的決議和細則都是本章程的組成部分。
第十七條 業主委員會任期內，有下列情形之一的，可以組織召開業主大會，選舉新一屆業主委員會。
(一）有20%以上業主聯名要求改選的;
(二）業主委員會不履行職責和義務的;
(三）因決策失誤給業主或物業造成重大損失的;
(四）2個以上物業管理區域合并為1個的;
(五）法院判決必需改選的;
(六）因其它原因確需改選的。
第十八條 業主委員會任期內被解散時，選舉新一屆業主委員會，按首屆業主委員會成立辦法組織實施。
第十九條 新一屆業主委員會產生后，上屆業主委員會在30日內將有關文件和資料移交給新一屆業主委員會。
第二十條 業主委員會開展活動所需費用，由全體業主分擔。
第二十一條 本章程的解釋權屬業主委員會。
第二十二條 本章程若與有關法律法規不符時，按有關規定執行。
第二十三條 本章程經業主大會通過后生效。
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