檔案管理制度（通用34篇）
隨著社會不斷地進步，制度的使用頻率逐漸增多，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案管理制度 1
一、 各單位工作人員可直接查閱本單位一般檔案資料，查閱有密級檔案，須持簽有單位負責人明確意見的條據，方可查閱;
二、 各單位借閱本單位一般檔案，必須辦理借閱手續，必須注明預計歸還日期和聯系電話。借閱有密級檔案，須寫《檔案借出審批單》并經公司相關領導批準，方可借閱;
三、 如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。若催還未果，檔案管理員要向部門負責人反映。
四、 如情況特殊，外單位人員或集團其他單位人員查閱檔案須持檔案歸屬單位的介紹信，可查閱無密級檔案。檔案主要供本集團公司利用，一般不外借。
五、 珍貴的'實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等檔案一律不借出;
六、 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印復制、擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證、裁剪、撕毀等。若有遺失，應及時聯系檔案管理人員。
七、 凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責任。
檔案管理制度 2
1目的
規范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作，并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司文件、對外公開文件的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案，如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限。
4.3檔案資料的.保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管部門的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充情況，并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料，必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時，應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續，定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料，不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散，不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員，必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行，鑒定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成，日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等)，并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次，由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發現檔案不準確、不完整，應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經理審批，銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時，由行政部經理進行監銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時，要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的，將根據有關規定進行處理。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《文件發放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
檔案管理制度 3
為了更進一步規范公司的文件資料管理，完善公司文件資料的歸檔，實現公司全方位規范化管理的需要，特制定本制度。
一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類
本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:
1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據，財務審計檔案，會計檔案，統計資料等。
5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、資料歸檔的編制及編號
公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的文件、資料，一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的`“韶新控”漢語拼音第—個字母， SXK冠以編號之首。
2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類，代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。
3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后，以百位數進行歸編。
4、公司文件、資料的歸檔，應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級，“AA”代表重要級，“AAA”代表機密級。
“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等，人事檔案薪資性檔案、勞動合同，技術資料，財務資料等。
“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔，編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司文件、資料，由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》，并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司文件、資料，由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》，并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔，須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔，須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔，須經控股公司總經理批準后方可調閱。
4、公司文件、資料檔案跨公司調閱，須經控股公司總經理批準后方可調閱，并僅限于文檔的查閱。
5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》，《文檔移交清冊》一式三份，供移交雙方、總經辦留存。
四、公司文件、資料的歸檔保存期限
1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。
2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案，會計檔案，統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。
4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。
五、公司文件、資料檔案的銷毀
1、原則上，應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。
2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》，并經相應批準人批準后，方可進行銷毀。重要級以上文檔，須經各分公司總經理批準后方可銷毀。
機密級公司文檔，須經控股公司總經理批準后方可銷毀。
3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫《文檔銷毀登記表》。
4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善，過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
檔案管理制度 4
一、設立健康檔案資料柜，以戶為單位，為家庭和居民建立健康檔案。
二、健康檔案要集中保管，按行政村名和編號順序存放，保持整潔、美觀和規范有序，逐漸實行計算機化管理。
三、責任醫生要對健康檔案進行按照60歲以老人、困難群體、兒童、孕產婦、慢性病人進行分類專冊登記，檔案盒要目錄和分類信息登記。
四、定期開展隨訪工作，每年免費隨訪4次，結合參加合作醫療農村居民和育齡已婚婦女兩年一次的健康體檢，以及兒童預防接種和體檢、孕產婦系統管理和常見婦女病檢查、臨床診斷治療、職業體檢和健康隨訪服務等資料內容，及時記錄在健康檔案中，對體檢和隨訪發現的健康問題，進行有針對性的以健康教育為重點的健康干預。
五、各科醫師應及時登記已經獲取的.各種信息，并進行分析統計，及時反饋，以便及時納入該居民本人的健康檔案;凡居民因大病轉上級醫院住院時允許隨帶健康檔案，出院后繼續交本院保管并及時將本次住院概況記入檔案。
六、非本院衛生專業技術人員，不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。未經院長同意，任何人不得調出、轉借各種檔案資料。
檔案管理制度 5
1、嚴格執行檔案管理的各項規章制度，積極宣傳檔案工作的重要意義，讓檔案工作更好地為社區教育服務。
2、檔案管理人員必須認真學習檔案業務知識，不斷提高檔案管理水平。要遵守文檔管理和保密工作的有關規定，以嚴肅認真的`態度，及時、準確地做好學校文件、資料的收集、整理、分類、編目、立卷、歸檔等工作。
3、逐步實現科學管理。檔案要求做到內容齊全、分類清楚：不漏不重、裝訂規范、管理完善，查找方便，不斷提高檔案使用價值。
4、檔案室要經常保持清潔，通風，干燥，定期施放藥物，防止霉變。檔案室內禁止吸煙，確保庫房資料的安全。
5、嚴格檔案借閱手續。內部人員借閱檔案要填寫借閱單；外單位借閱檔案須經主要領導批準；所借檔案應如期歸還。借閱后的案卷要及時清點入庫，發現缺少當即追查，防止散失，若有損毀，及時補救。
檔案管理制度 6
第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的`檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續托管業務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。
檔案管理制度 7
一、目的
護理部有關信息的`儲存為護理臨床、教育、法律提供依據，以便有計劃地、系統地進行護理管理，達到優化管理的效果，逐步達到計算機管理。
二、要求
檔案分類
（一）按年度分類：即按文件的形成時間及處理日期所屬的年度分類。
（二）按文件內容分類：護理檔案根據工作的范圍和性質分為三部分：護理行政工作檔案，護理業務工作檔案，護理人員業務技術檔案。
（三）護理行政工作檔案
1、護理管理制度、護理人員職責。
2、各類文件：上級下達文件及護理部的有關文件。
3、各種會議記錄及查房記錄：護理部會議及護士長例會記錄，護理行政查房記錄，夜查房記錄。
4、向上級的請示、報告的存根、批復等。
5、護理部年度計劃、總結，季度工作重點、小結評價。
（四）護理業務工作檔案
1、各級護理人員培訓檔案：護士外出學習、進修時間、內容、收獲、評語等。
2、護理質量控制資料：質量管理委員會會議記錄，全院護理查房、隨機檢查資料及匯總統計表和每月檢查記錄。
3、護理缺陷報告及鑒定處理檔案：護理過失登記。
4、教學檔案：在職教育規劃，各級護理人員培養計劃。
5、護理科研情況：論文撰寫、立項課題、科研成果等。
6、護理活動記錄：包括技術競賽、知識競賽、紀念“512”國際護士節情況、全院各級護理人員理論考試、技術操作考試情況。
7、護士長工作月報情況：包括護士長手冊、每月工作量、科室查房、講座等。
8、業務學習情況：包括教學的主講人、時間、地點、內容、參加人數、效果評價。
（五）護理人員業務技術檔案即分級管理檔案
一般指個人基本情況、職稱晉升、進修、學歷、獎勵、考核成績等。
檔案管理制度 8
１、檔案統計工作是以檔案工作中超多的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，帶給科學的依據。
３、統計資料。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等狀況的基本統計和其他專門統計。
４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展狀況進行統計調查、統計分析、帶給資料，實行統計監督。
５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
６、統計方法。檔案統計工作，務必把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
７、按期統計。平時務必用心收集資料，做好單項的'統計；半年務必做好各項工作的初步統計；年終務必進行全面的系統的統計。
８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案庫房管理制度
１、檔案保管工作，是采用必須的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。
３、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
４、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
５、庫房要持續溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；持續清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
６、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每一天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
７、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。
檔案銷毀制度
１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
２、檔案銷毀，務必按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。
３、經過鑒定確需銷毀的檔案，務必寫出銷毀檔案資料分析報告，列出檔案銷毀清冊。
４、檔案銷毀，務必嚴格執行審批制度，履行批準手續。
５、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
６、檔案的銷毀，務必在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
檔案管理制度 9
1.總則
1.1為了規范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。
1.2所有相關公司工作活動中形成的，記述和反映本公司職能活動的，具有查考利用價值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。
2.范圍
2.1公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；
2.2公司股東會、董事會形成的文件材料；
2.3公司章程、公司制度體系、內部發文；
2.4公司有效證照、證件、印章；
2.5公司獲得的榮譽資料；
2.6公司年度工作計劃及資金計劃；
2.7會計憑證、報表、財務分析；
2.8各項計劃、檢查、總結；
2.9公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；
2.10各種人事材料；
2.11工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；
2.12各種合同、契約、協議、招投標系列文件；
2.13電子文檔及聲像資料；
3.要求
3.1.編制《檔案卷內目錄》，應包括以下幾個內容：部門代碼、檔案編號、文件名稱、金額（如果涉及）、經手人、入檔時間、頁碼及備注等。
四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02
3.2.檔案編號的設置方法可參考如下:行政部、財務部、技術部、市場部的名稱代碼可分別設置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項分類可按照阿拉伯數字分別命名，或者按照事項的中文名稱的首寫字母或漢字來代替，具體代碼可列表說明。
3.3.所有文件歸檔裝訂時，應統一在文件首頁正面的右上角標明檔案編號。如漏頁等有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備注欄內。在每頁目錄下注明立卷人姓名和日期。
3.4.立卷的質量標準：
a)歸檔文件完整齊全；
b)分類清楚；
c)標題確切易查找；
d)卷內排列系統、條理；
e)保管期限準確；
f)卷皮書寫工整；
g)裝訂整理結實、美觀。
3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20xx年1月1日，將市場部商務李四交管的20xx年下半年下單統計表存檔，其存檔文件名應該為：SC李四20xx年6-12月下單統計表張三20110101）。
3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時應該用移動硬盤或者光盤進行備份。
3.7.文件類以電子文檔形式存檔時，應盡量以PDF格式存放。
4.期限
4.1永久保存：公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會、董事會形成的文件材料；公司章程、公司制度體系、內部發文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽資料；四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20xx-02
4.210年保存：公司年度工作計劃及資金計劃；各項計劃、檢查、總結；
4.35年保存：公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議記錄、相關照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協議、招投標系列文件；電子文檔及聲像資料；
4.41年保存：結案后無長期保存必要者；
4.5財務類檔案按照會計相關法律規定存檔。
5.歸檔
各部門檔案管理人員應本著認真、負責、保密的態度，認真整理、保存、管理公司各項檔案資料。
5.1行政部為涉及檔案管理的第一責任人，對確保檔案的完整性、及時移交和保密負責。技術部、銷售部、行政部、財務部及市場部，各自整理保管內部檔案，除財務部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負責管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統一備案管理，財政部的檔案由自己備案保管。
5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統計、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負責。
5.3各部門檔案管理人員的職責：應及時將應歸檔文件進行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時按要求向行政部移交檔案。
5.4一項工作同時由幾個部門參與辦理時，由主辦部門負責收集形成的`文件資料。
5.5各部門需歸檔的文件
5.1.1
a)行政部門
公司文件：公司章程、董事會及股東會紀錄、政府機關核準文件、不動產所有權及其他債權憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發布的各類文件（電子文檔）；
b)人事類文件：員工勞動合同、保密協議、培養和服務協議書、員工入職表、員工離職表、員工轉正申請及考核評價表、員工入職體檢表、員工簡歷、員工身份證復印件、員工學歷證明復印件；
c)行政類文件：各種會議記錄及會議紀要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關的各類單據、公積金相關的各類單據、員工保險單。
5.1銷售部門
標書、下單統計表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發票簽收單
5.2財務部門
會計憑證、財務報表、匯帳憑證、會計報表、總分類賬、庫存商品明細賬、明細分類賬、審計報告、抵扣聯、已作廢的發票及紅字發票、發票存根聯、原始憑證、銀行存款余額調節表、入庫單、出庫單、請款單、員工銷售卡、員工銷售業務季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結算表（電子文檔）、用戶報表（電子文檔）、物料領用登記表、PKPM升級記錄表（電子文檔）、PKPM新購記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）
5.3技術部門工程設計圖
5.4市場部
客戶資料（電子文檔）、滿意度調查表及結果、廠商活動簽到表、廠商活動申請資料（電子文檔）、廠商活動資料（電子文檔）、廠商活動總結資料（電子文檔）
6.借閱
6.1.各部門建立《檔案借閱復制登記簿》，主要內容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經手人。
6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。
6.3.借閱人必須愛護檔案，不得轉借、抽取、折卸、調換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。
6.4.借閱檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查冊數、頁數，是否有遺失損壞等情況，如有問題及時通知借閱人說明原因及補救并報主管高管及審批人員。
6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動情況時，所有相關資料要做到移交清楚，保持資料的完整無缺。
6.6.人事檔案除總經理、副總經理、人事部負責人以外任何人不準借閱。
7.復印
7.1檔案原則不準復印，若各部門因工作需要可以制作復件。復制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫借閱登記，由各部門經理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復制。
7.2復件管理部門負責人及相關人員參照檔案管理辦法實施管理，并對復件的保密性負責。
8.銷毀
8.1檔案銷毀時，由保管人員提出并整理造表，報部門經理核準呈報總經理批準銷毀。
8.2檔案銷毀一般采用碎紙機，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負責人同時執行。
9.相關記錄
9.1I-01-05《公司檔案借閱登記表》
9.2I-01-06《公司檔案借閱申請表》
9.3I-01-07《公司檔案銷毀申請表》
檔案管理制度 10
一、檔案工作人員要正確處理利用和保密的關系，即要積極提供檔案為本社區各項工作服務，又要堅持保密原則。
二、本社區居委會各職能部門凡是查閱與其工作有關的檔案，須經檔案員同意后，在檔案借閱登記簿上登記，由檔案工作人員調卷，并在閱檔室內查閱。
三、外單位或個人查閱檔案，查閱人須持所在單位介紹信或個人有效證件，經分管領導同意，再辦理查閱手續。
四、借閱檔案材料應在閱覽室查閱，確因工作需要外借應經主管領導批準，但外借時間不得超過三天，必須辦理借閱手續，并不得轉借他人。
五、借閱機密檔案須經主管領導審批，并限閱檔室查閱，一律不得外借，未經許可不得摘錄。查閱者必須嚴守秘密。
六、借閱者借閱檔案材料要愛護案卷，不得擅自翻印、復制，不得涂改或在檔案材料上做任何標記，抽換、損壞、拆散、涂改、勾畫，要保證檔案材料的整潔，維護檔案的完整與安全。
七、借閱者歸還檔案時，須經檔案工作人員驗查，清點無誤后，方能辦理簽收手續。
八、借閱者查閱完畢檔案后，必須在檔案利用效果登記簿內簡要寫明查閱檔案的'利用效果，及時反饋檔案利用情況，包括利用目的、利用內容及取得的效益。
檔案管理制度 11
為進一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實現檔案管理工作的的制度化、規化、科學化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務，促進公司的可持續健康發展，根據相關法律法規及規定，并結合我公司實際情況，制定本細則。
一、總則
（一）公司檔案是在各項活動中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經營活動的真實記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。
（二）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。
（三）公司檔案具體工作由檔案部進行日常管理，其他各部門在工作和業務經營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門不得分散保存。
二、檔案部門設置及其職責
（一）公司檔案管理由總經理辦公室統一保管。基本職責為：
1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。
2、在統一領導、分級管理的原則下根據本專業的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進行監督和指導。
3、負責對本公司形成的各門類檔案實行綜合管理，積極提供利用。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
（二）各部門設立兼職檔案員，其主要職責是：
1、認真執行本公司檔案工作的'規章制度主動向總經理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開展工作并接受總經理辦公室的監督、指導和檢查。
2、根據本公司各部門歸檔圍負責做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實和安全。
三、檔案接收與整理
(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門的職責不同，主要有以下幾個面：
檔案管理制度 12
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、柜鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、柜。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案柜進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全，每個櫥柜必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
三、檔案管理員的主要任務
1、負責學校文書、教學、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。
文書檔案:是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的`文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結束后立卷歸檔。
4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
5、卷內文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫，字跡要工整清潔。
7、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
四、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案，須經領導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批準，限三天內歸還，并辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤后簽收，發現問題要查明原因，報領導處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度――機構――問題”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規范化。
檔案管理制度 13
為了使教師業務檔案管理工作做到安全、保密和便于查找的要求，特制定如下制度：
1．由教務科指定專人進行保管，做好防火、防盜、防潮、防蛀工作。
2．各科室進行編號登記，每學期核對一次，發現問題應及時糾正，對增員缺檔的教師即時建檔。
3．教師業務檔案的.封皮、目錄、規格、樣式力求統一。
4．查閱教師業務檔案應事先辦理審批手續，經業務校長同意，方可查閱。
5．根據查閱單位用途，檔案管理人員按需提供材料，就地查閱。
6．教師業務檔案一般不外借，在特殊情況下，經業務校長批準方可借用，但必須嚴格履行登記手續，并按時歸還。
7．查閱檔案時必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違者視情節輕重，嚴肅處理。
8．教師業務檔案管理工作，在學校黨委、校長的直接領導下進行，由業務校長負責并指定專人管理，同時，與人保科搞好協調工作。
檔案管理制度 14
一、根據本單位編制的《檔案分類大綱、歸檔范圍和保管期限表》和檔案管理工作制度中的歸檔范圍，積極收集齊全，及時歸檔。
二、定期做好對具有永久和長期保存價值的檔案向縣檔案館移交進館工作，進館的檔案要分類科學，組卷合理，編目準確，檔號齊全，排列系統，裝訂合乎質量要求。
三、接收檔案時，立檔單位編制的全宗介紹、案卷目錄(一式兩份)、全引目錄、文號索引、專題目錄及其他與檔案有關的資料，應隨同檔案一起接收。
四、及時收集本單位在重要活動、重大事件中形成的檔案;接收各科室有代表性具有永久、長期保存價值的檔案。
五、各科室在工作中形成的有保存價值的材料，應由科室兼職檔案管理人員負責收集，加工整理歸檔后移交給檔案室，如不符合要求的，應及時整改，不得拖延。專職檔案管理人員要做好接收前的各項準備工作，指導各科室檔案達到規范化、標準化的'要求。
六、根據國家檔案收集工作規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各科室和個人手中，以及散失在其他地方的檔案，收集到檔案室集中保管。
檔案管理制度 15
1、檔案管理在校長、副校長的領導下，由辦公室具體抓好檔案建設工作。
2、檔案管理人員要認真學習有關檔案管理的法律法規，學習并熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴守有關檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時登記和整理相關資料歸檔，確保來件及時收存、及時歸類。
5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業務檔案、行政檔案等按習水縣教育局關于檔案管理的相關要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強教師業務檔案的完善工作，確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的.工作情況。
6、學校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當。
7、每學期期末是整理和完善檔案的終結時間，各部門、各處、要認真收集開展工作的相關文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況，對外調檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負責追回外調時間較長的檔案，保證檔案不流失。
檔案管理制度 16
1、綜合檔案室是檔案史料的收集、管理、開發、利用的主要部門，編研工作是檔案室的一項緊張工作職責。檔案人員應按照檔案史料的構成過程，堅持做到經常不斷的搞好編研和開發，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、檔案室按規定搞好檔案全宗介紹、組織機構沿革、基礎數據統計、專題文件匯編等必須編寫的.檔案史料。
3、深層次的編研工作，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。
檔案管理制度 17
１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。
２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，務必堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
３、檔案鑒定，務必按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。
４、檔案鑒定工作，務必有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的.鑒定小組負責進行。
５、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，務必按照規定的程序，辦好鑒定手續。
６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員務必嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的帶給利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，務必按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時光不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行職責。
檔案管理制度 18
1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每戶一份，個人健康檔案每人一份，以家庭為單位成冊。實施電子健康檔案后，應將健康檔案信息及時錄入電子檔案。
2.健康檔案由責任醫生填寫，應內容真實、準確、齊全，字跡清晰、不得隨意涂改。健康檔案的內容包括基本人口信息，主要慢病患病現況、治療、康復情況，慢病相關生活行為因素、家庭社會經濟狀況等。對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人，應在健康檔案袋(盒)上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區分。
3.健康檔案實行動態管理，健康體檢、門診就診、參合住院病人出院隨訪、健康隨訪、慢性病隨訪等資料內容及時記錄并歸入健康檔案。婦女病檢查、宮頸癌檢查、孕產婦系統管理、兒童系統管理、預防接種、精神病康復管理、肺結核治療管理等專案(冊)管理內容，仍按專線管理要求，做好資料存檔，暫不歸入健康檔案，但有關信息特別是異常情況及治療情況應簡要記入。
4.社區責任醫生應及時登記已經獲取的各種信息，并進行分析統計，及時反饋。臨床保健醫生、責任醫生應將非本人責任轄區居民的診療情況及時反饋給轄區責任醫生，以便納入該居民本人的健康檔案。
5.中心站、村衛生室應設立健康檔案資料室(柜)，健康檔案按行政村(居委會)名和編號順序，專柜分冊存放，保持整潔、美觀和規范有序，無污損，無丟失。檔案盒要有索引目錄和分類信息登記。
6.健康檔案主要由轄區責任醫生保管、閱覽或利用，不得轉借、涂改和丟失，并確保個人隱私不向外泄露，嚴格保密。
7.凡居民因大病轉上級醫院住院時，可以把病人原始檔案里的.資料借給轉診醫生，但須辦理借閱登記手續;出院后及時歸還，并及時將本次住院概況記入檔案。
8.非社區衛生服務資料管理人員，不得隨意翻閱已經建檔的各種資料。除轄區責任醫生外的本中心(站)人員調出、轉借各種檔案資料，須經檔案管理人員同意;非本中心(站)工作人員，調出、轉借各種檔案資料，須經中心分管領導同意。
9.設立健康檔案管理人員，建立健康檔案質量控制小組，開展健康檔案質量檢查和評價，不斷提高健康檔案質量。
檔案管理制度 19
1、建筑工程安全監理檔案管理應做到及時、準確、系統、科學、完整。
2、建筑工程安全監理檔案是在施工過程全過程中形成的材料，應由安全監理工程師負責制定計劃、收集、審查、匯總、管理、保存，直至最后按規定移交。
3、公司的安全監理部門、技術部門負責建筑工程安全監理檔案的編制審核和業務指導工作。
4、公司每月、項目監理部每半月進行一次安全檔案檢查。
5、安全監理檔案建立過程中，監理人員如有更換時應及時制表登記，對更換的`時間、原因、完成工作交接手續等記錄清楚。
6、建筑安全監督機構和公司在安全檢查中，下達的整改通知單和項目部整改后的報告，應完整的保存在檔案中。
7、工程竣工后，監理單位應將建筑工程安全監理檔案按規定立卷歸檔。
檔案管理制度 20
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案管理由技術質量部指派專人負責，各部門應指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門的檔案資料和移送相關資料到技術質量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開發、經營、企業管理等技術資料、報告等，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均實行集中統一管理，任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或下屬機構須保留的，保存人必須到技術質量部登記，技術質量部保存復印件。
4、以下文件資料應統一由人事行政部歸檔管理：
（1）公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；
（2）一切以公司名義發出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
（3）經領導批示傳閱的重要文件，必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔；
（4）上報和外發文件有上級來文的，要將上級來文一并附后歸檔。
（5）業務活動中的有關請示報告及公司領導批復，涉及人力資源問題或屬付款性質的，由技術質量部和財務部予以相應處理后，由經辦人整理后，移交人事行政部；
（6）其它重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交技術質量部。
（7）由公司對外簽訂的經濟合同，均保留兩份原件，技術質量部、財務部各存一份。特殊情況只有一份原件時，技術質量部保存原件，財務部保存復印件并注明原件存放處。
（8）公司名義的收文、發文等文書、文檔資料由技術質量部歸檔。
1、以下文件資料應統一由各部門歸檔管理：
（1）各部門之間日常收文、發文由各部門自行保管。
（2）各種傳真函件，由收、發函部門保存。
三、檔案保管制度
1、技術質量部及各部門應有存放檔案的.專門文件柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類進行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
4、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限。每年年終據此進行整理、銷毀。
（1）技術資料、合同協議保管期限暫定為10年，有明確規定的，從其規定；
（2）文檔性資料，保管5年；
（3）其它資料銷毀時報批執行。
1、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
2、檔案管理人員要定時檢查檔案專柜，核對件數，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向公司領導反映，妥善處理。
3、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密檔案，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱任何資料。
2、借閱由部門保管的檔案、材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱技術質量部統一保管的檔案、材料須經技術質量部經理批準；借閱重要密件，必須經副總經理或總經理批準后，方可借閱。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周，必要時可以續借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的，須經技術質量部審核并報副總經理或總經理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。
6、借出檔案資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告技術質量部及時予以處理。
7、發生檔案損壞、丟失事件后，如系人為造成，公司將根據情況嚴重程度及所帶來的后果，追究有關人員的責任，依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
檔案管理制度 21
一、目的
規范消防檔案的管理
二、適用范圍
公司對消防檔案的管理。
三、責任部門及責任人
消防檔案的存放及整理由安保部資料員負責。
四、內容
消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應當詳實，全面反映消防工作本情況，并附有必要的圖表，根據情況變化及時更新。消防安全基本情況包括以下內溶:
1、單位基本概況和消防安全重點部險位情況。
2、工種施工、使用前的消防設計審核、消防驗收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢位保留)
3、消防管理組織機構和各級消防安全責任人姓名等。
4、消防安全制度。
5、消防設施、滅火器材情況
6、義務消防隊員及其消防裝備配備情況
7、與消防安全有關的重點工種人員情況。
8、新增消防產品、防火材料的合格證明材料。
9、滅火和應急疏散預案
10、消防設施操作規程。
消防安全管理情況包括以下內容
1、公安消防機構填發的.各種法律文書
2、消防設施定期檢查記錄、自動消防設施全面檢查測試的報郜以及維修保養的記錄
3、炫災隱患及其整改情況記錄。
4、防火檢查、巡查記錄。
5、有關電器設備檢測包括防雷、防靜電等記錄資料。
6、消防安全培訓記錄。
7、滅火和應急疏散預案的演練記錄。
8、火炫災情況記錄。
9、消防獎懲情況記錄。
五、檔案管理要求
1、清防檔案文件制定及更新需合相關法律法規并結合公司實際情況;
2、任何人員調用，需要經過安保部經理、總經理審批。在調間后及時歸還，如有損壞，按輕重給子處罰。
3、定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已灌的檔案材料，按規定進行銷踐。
檔案管理制度 22
1、為了更好的建立安全生產記錄，確保安全數據的.完整性和連續性，特制定此制度。
2、公司的安全生產制度根據液態奶事業部安全生產管理要求。制定了五個安全生產管理臺帳，五個管理臺帳主要包括:安全生產檢查臺帳、安全生產教育臺帳、安全生產獎罰臺帳、安全技術措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產檢查臺帳中記錄了三個方面的內容:日常性安全檢查記錄、季節性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產教育臺帳包括:事業部級安全生產教育臺帳、工廠二三級安全生產教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產獎勵臺帳和安全生產處罰臺帳。
安全生產技術臺帳包括:安全技術措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產事故臺帳應記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設備事故臺帳和其他的事故臺帳。
7、生產的檔案由公司安全員根據日常的檢查以及各科室安全員上報的相關數據統一管理記錄。
檔案管理制度 23
為加強職工培訓檔案管理，根據上級有關規定，制定本細則。
一、凡參加培訓的人員，均建立規范的《企業職工安全教育培訓檔案》，記錄安全技術培訓考試、考核的相關信息。新招入礦人員只建立電子檔案，工作滿一年后建立《企業職工安全教育培訓檔案》。
二、工作標準
1. 培訓結束后三天內將培訓資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時填寫《企業職工安全教育培訓檔案》，并將培訓信息錄入電子信息管理系統。
3. 做好培訓檔案的.日常管理工作。
三、安全技術培訓檔案的存檔資料
1. 培訓考勤成績簽字表
2.理論考試試卷
3. 《企業職工安全教育培訓檔案》
四、從業人員的安全技術培訓檔案分類(或分單位)整理，編號登記實行信息化管理。
五、安全技術培訓檔案未經有關負責人批準，不得外借，如需外借，必須辦理借閱手續。
六、檔案資料設專人負責，經常整理，以防丟失。檔案室內嚴禁煙火，并保持清潔、通風。發現問題及時處理。
七、檔案的調整
1. 從業人員轉崗、變動工作單位，要及時調整分類、歸口，并更新電子信息;
2. 從業人員退休、離職、辭退后，及時清理檔案。
檔案管理制度 24
為加強職工培訓檔案管理，根據上級有關規定，制定本細則。
一、凡參加培訓的人員，均建立規范的《企業職工安全教育培訓檔案》，記錄安全技術培訓考試、考核的相關信息。新招入礦人員只建立電子檔案，工作滿一年后建立《企業職工安全教育培訓檔案》。
二、工作標準
1. 培訓結束后三天內將培訓資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時填寫《企業職工安全教育培訓檔案》，并將培訓信息錄入電子信息管理系統。
3. 做好培訓檔案的日常管理工作。
三、安全技術培訓檔案的存檔資料
1. 培訓考勤成績簽字表
2.理論考試試卷
3. 《企業職工安全教育培訓檔案》
四、從業人員的.安全技術培訓檔案分類(或分單位)整理，編號登記實行信息化管理。
五、安全技術培訓檔案未經有關負責人批準，不得外借，如需外借，必須辦理借閱手續。
六、檔案資料設專人負責，經常整理，以防丟失。檔案室內嚴禁煙火，并保持清潔、通風。發現問題及時處理。
七、檔案的調整
1. 從業人員轉崗、變動工作單位，要及時調整分類、歸口，并更新電子信息;
2. 從業人員退休、離職、辭退后，及時清理檔案。
檔案管理制度 25
第一條 為了規范公司檔案管理工作
保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條 件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條 理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的`需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要
每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
檔案管理制度1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
檔案管理制度 26
1、每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業材料，均應由財務人員按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊。在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交到綜合檔案室保管。
2、檔案室接收保管的會計檔案，準繩上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財政科經辦人配合拆封整理，以分清職責。
3、嚴格執行安全保管制度，謹防損毀，不得失密和泄密。 4、調閱會計檔案，須由分管財務的'領導批準和財務主管陪同借閱。
5、對保管期已滿的會計檔案，由綜合檔案室提出銷毀看法，經檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監銷人員在銷毀清冊上具名蓋章。
檔案管理制度 27
1、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的'等項。
2、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批準。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。
3、重要的資料1律不借出，只限于查閱室查閱。
4、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。
5、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。
6、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，1律不準查閱，更不得摘抄或復制。
7、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。
8、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。
檔案管理制度 28
第一章總則
第一條為了加強和規范國家檔案館管理，促進檔案館事業發展，充分發揮檔案在經濟和社會發展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規，結合本省實際，制定本辦法。
第二條本省行政區域內國家檔案館的規劃、建設、管理，適用本辦法。
第三條本辦法所稱國家檔案館，包括綜合檔案館和專門檔案館。
綜合檔案館負責收集和管理本行政區域國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案，并向社會提供檔案利用服務。
專門檔案館負責收集和管理某一專業領域或者某種特殊載體形態的檔案，并向社會提供檔案利用服務。
第四條國家檔案館是公共服務機構，依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進政務信息公開的職能。
第五條國家檔案館應當全面收集檔案，反映歷史真實，確保檔案的完整、準確和安全，方便社會利用，依法履行保密義務。
第六條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導，將檔案事業納入國民經濟和社會發展計劃，保障檔案事業發展所需經費，并列入年度預算。
第七條省檔案行政管理部門主管本省檔案事業，對本省國家檔案館工作實行統籌規劃、組織協調、監督指導。
市、縣(市、區)檔案行政管理部門主管本行政區域檔案事業，對本行政區域內國家檔案館工作實行監督指導。
第二章檔案資源建設
第八條縣級以上人民政府應當按照統籌規劃、合理布局、分級管理的原則和國家、省有關檔案館網布局的要求設置國家檔案館。
省、設區的市、縣(市、區)設置綜合檔案館。省、設區的市根據需要可以設置專門檔案館，也可以與綜合檔案館合設。城市建設檔案館的設置按有關法規、規章的`規定執行。
設置國家檔案館必須符合國家和省規定的條件，經同級檔案行政管理部門審核同意后，報本級人民政府批準。設置國家檔案館的具體條件和申請審核程序，由省檔案行政管理部門商省級有關部門制訂，報省人民政府批準后實施。
第九條國家檔案館應當按照職責，擬訂檔案資料收集的具體范圍，報同級檔案行政管理部門核準后實施。
第十條綜合檔案館應當根據國家有關規定確定向本館移交檔案的單位范圍。有關單位應當按規定向綜合檔案館移交具有長久保存價值的各種門類和形態的檔案。法律、法規另有規定的，從其規定。
第十一條國家檔案館應當按照規定的期限接收檔案。因特殊情況，需要提前或者延期接收檔案的，按照國家和本省有關規定執行。
第十二條各綜合檔案館應當按照政府信息公開的有關規定，向社會提供現行文件查詢等服務。各級行政機關和有關單位應當按照規定，及時向本級人民政府設立的綜合檔案館移交有關文件和資料。
第十三條縣級以上人民政府應當將檔案的信息化、網絡化建設納入電子政務和信息化規劃。
國家檔案館應當加強電子文件的接收工作，加快傳統載體檔案的數字化，實現檔案的信息化、網絡化。
第十四條綜合檔案館應當建立本行政區域的電子檔案目錄中心。向綜合檔案館移交檔案的單位以及專門檔案館應當定期向綜合檔案館報送電子檔案目錄。
電子檔案目錄格式標準由省檔案行政管理部門按電子政務要求和規范制定。
第十五條非國家所有的檔案資料，對國家和社會具有重要保存價值的，鼓勵檔案資料所有人向國家檔案館捐贈或者寄存;國家檔案館接受捐贈的，應當向捐贈者頒發捐贈證書，并可以給予一定獎勵。
第十六條國家檔案館之間，國家檔案館與博物館、紀念館、圖書館之間，應當加強合作和交流，實現信息資源共享。
博物館、紀念館、圖書館及其他機構保管的文物、圖書資料同時是檔案的，應當向綜合檔案館提供相關目錄。
第三章檔案開放與利用
第十七條國家檔案館的下列館藏檔案，應當向社會開放，涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私以及按國家規定不宜開放的除外:
(一)建國以前形成的檔案;
(二)建國以后形成的檔案，時間已滿30年的;
(三)屬于政府信息公開范圍的檔案;
(四)經濟、科學、技術、文化等活動形成的檔案;
(五)重大活動檔案，進館滿6個月的。
國家檔案館開放個人捐贈的檔案，應當征得捐贈人同意。
第十八條國家檔案館開放檔案，應當組織鑒定小組對擬開放的檔案進行鑒定;經鑒定符合開放條件，并經同級檔案行政管理部門審核同意的，一律予以開放。
第十九條國家檔案館應當采取設立閱覽室、檔案網站等多種方式，向社會提供已開放檔案、文件查詢服務。
檔案管理制度 29
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的'文件必須把原件放入檔案室。
檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。
因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時，需要申請。
檔案管理制度 30
1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的`個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案管理制度 31
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規范管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經營管理服務，特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門，采取總經理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案;
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的.部門必須設置專門的檔案室或檔案柜，并設專職人員保管，其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度，確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作，加強檔案工作規范化、標準化建設;
三、監督落實同步歸檔制度，指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全，做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個人不得據為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者，將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業技術要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集，工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的，應主動向公司行政人事部備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等，一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司，在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內，必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律，當年立前一年的卷，并預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成后立即開始立卷，該工程項目完工后45天內完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔，并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時，須上報公司總經理審批。凡政府部門批復的文件及附圖，在政府有關部門需回收時，公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時，應根據移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷，更需要仔細核對，經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續辦理完畢后，移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員，在辦理調離手續前，必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字，不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數據和信息，辦理普通登記手續即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意，且必須在檔案室當場查閱后歸還，不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規定
一、借閱檔案必須按時歸還，并及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過10天以上，須上報公司總經理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密;
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閱須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報公司總經理簽字同意;
七、節假日前和工作發生變動時，必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案，一旦發生損壞、丟失或失密，應立即向公司行政人事部報備，按公司規定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經公司總經理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案，應持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內容，經公司總經理批準，由相關部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途，根據情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批準，不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負責執行，采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發現失密、竊密情況，應及時報告公司總經理，查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用:
(一)涉及公司商業機密;
(二)涉及公司專利或技術秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數據準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案室由專人管理，無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗，確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風;
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發現問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經立卷、歸檔，未經鑒定，未報公司領導批準，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經理組織，行政人事部與相關部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時，應繼續保存至次年再進行鑒定;
(二)技術檔案鑒定時，需附工程技術部門的專業意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規定
(一)經批準銷毀的檔案，由公司行政人事部負責妥善安排，不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查，對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的部門或個人，整理相關材料上報公司總經理，給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任，未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求，導致檔案管理工作混亂，根據實地檢查情況，對于檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
(一)檔案保管期限內，檔案嚴重缺失，或因管理、使用不當，造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則，導致工作流程不清晰，關鍵環節工作失控等;
(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規定，未經批準，檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄，立卷歸檔不及時，且目錄與內容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習，導致公司整體管理水平偏低，各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態度不端正，工作責任心不強，未按要求管理本部門的檔案資料，經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當，違反公司檔案保密規定，造成檔案(保密)信息外泄;或者未經允許，私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況，公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
檔案管理制度 32
1．檔案室庫房應有專人管理，非專管人員未經允許不得擅自入內。
2．檔案必須分類存放，明碼區分。室內不得堆放雜物或存放個人物品。
3．為確保檔案室的安全，禁止室內吸煙，嚴禁存放易爆易燃等危險物品，經常檢查室內電源線路，及時排除隱患，做到人離切斷電源，隨手落鎖。
4．庫房內必須備有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防霉等設施。同時配備滅火器、樟腦丸等用品。
5．保持室內清潔衛生。
6．檔案室對庫存檔案應定期進行檢查，如發現問題及時采取措施補救，對已過保管期限需銷毀的檔案材料要進行清理造冊，經分管領導同意，報主管部門批準，方可銷毀。
檔案管理制度 33
根據《中華人民共和國國職業病防治法》的規定，結合本礦的實際，制定本管理制度。
1對礦各科室區隊建立職業衛生檔案，員工個人職業健康監護檔案，簡稱“兩檔”，由專人管理。
2職業衛生檔案包括：
2.1礦屬各單位職業衛生記錄卡；
2.2礦屬各單位接觸職業病危害因素人員一覽表；
2.3礦屬各單位接觸職業病危害因素作業人員登記卡；
2.4職業病危害、職業中毒登記卡；
2.5職業病危害因素監測結果匯總資料；
2.6職業病危害因素程度分級管理登記表；
2.7職業中毒事故報告和事故處理表等；
2.8職業病防治法律、法規、規范、標準、文件、監督文書清單及有關文本；
2.9職業衛生管理方針、計劃、目標、方案、程序、指導書、管理制度；
2.10職業衛生專（兼）職管理組織、職能及人員分工；
2.11建設項目職業病危害管理檔案；
2.12職業病預防控制措施技術檔案；
2.13職業病防護設施、防護用品檔案；
2.14職業衛生培訓教育匯總資料；
2.15職業病應急救援預案及演習有關資料；
3員工個人職業健康監護檔案
3.1員工的'職業史、既往史和職業病危害接觸史；
3.2作業場所職業病危害因素監測結果；
3.3職業健康檢查結果、職業禁忌證名單及處理情況；
3.4職業病診斷、職業病病例登記表等員工個人健康資料；
3.5職業健康監護委托書或合同；
3.6職業性健康檢查工種及人員名單；
3.7職業病人處理、安置情況匯總資料。
4 “兩檔”資料按檔案管理要求建立目錄、統一編號、專冊登記。分永久、長期、短期三種期限及時歸檔；
5 “兩檔”資料字跡清楚、圖表清晰、文字正確、語言表達準確；
6根據本礦人員變動，及時補充完善“兩檔”，各表卡每年十一月三十日前，系統審查完善一次；
7 “兩檔”內的資料按照要求每三年復核一次；及時錄入職業危害因素測定結果、員工個人職業健康檢查結果，并及時分析；
8員工離開單位時，有權索取個人健康檔案及其相關資料，檔案室應如實地、無償地提供，并在所提供的復印件上蓋章；
9職業病診斷，鑒定單位需提供有關“兩檔”資料時，檔案室應如實提供；
10檔案室對各部門移交上來的職業衛生健康檔案，要進行認真檢查，歸檔的案卷要填寫移交目錄，雙方簽字、及時編號登記、入庫保管；
11檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱使用等情況要進行登記。檔案工作人員調離時，必須做好交接手續；
12職業衛生檔案庫房要堅固安全。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮和通風工作，并有應急措施。職業衛生檔案庫要設專人管理，定期檢查清點，如發現檔案破損、變質時要及時修補、復制；
13使用職業衛生健康檔案的人員應當愛護檔案，確保檔案的完好，嚴禁任何人員對檔案進行涂改、污損、轉借和擅自翻印；
14本制度最終解釋權歸礦安全管理科。每年根據流程對其合規性進行評估修訂；
15本制度自下發之日起實行。
檔案管理制度 34
一、目的
根據《中華人民共和國國職業病防治法》的要求，為了搞好職業病的防治工作，保護勞動者健康及相關權益，建立健全職工健康檔案，結合公司實際情況，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于柞水縣國寶公司所有從事職業病管理的相關人員。
三、引用文件
中華人民共和國國職業病防治法。
四、管理范圍
1、由綜合辦負責建立健全公司職工健康檔案實行一人一袋，分類管理，專柜保存。
2、妥善保存職工上崗時，在崗期間和離崗時職業性健康檢查資料，并及時將檢查結果通知本人。
3、對職工健康檔案實行專人負責，建立登記、積累編目及時更新等，便于隨時查閱。
4、職工健康檔案由綜合辦負責保管并永久保存。
5、對每年職業健康檢查和職業病防治等資料由綜合辦負責收集并送保存。
6、每年由安環生技科負責做好職工職業病健康資料的整理分析和統計工作，并裝入檔案保存。
7、實行檔案查閱審批判，凡需要查閱檔案者，本人提出申請，經主管領導同意后方可查閱。
8、凡在院或手術治療的職業病患者，在治療康復出院之后應將其入院診斷證明、出院康復后證明合同住院期間的病歷資料經衛生院審核后，送綜合辦歸檔保存。
9、檔案管理人員應以嚴謹的`態度、認真負責的工作方式管理好健康檔案，做好防火、防潮、防霉變、防涂改、防丟失工作。
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