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高職院校教務秘書信息化下的工作探討論文
摘要：教務秘書，是整個高職院校教務管理系統中的一個重要角色，在日常的教學管理中起著舉足輕重的作用。隨著高職院校信息化水平的不斷提高，教學管理的信息化、現代化是未來的發展趨勢。因此對教學秘書的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務秘書的工作特點。
關鍵詞：教務秘書 信息化 特點
1 教務秘書在教學管理中的位置
設立高等院校的目的是為了社會培養適合并且是優秀的人才，以適應社會主義市場經濟的發展需要，就像企業必須生產出合格的產品滿足市場需要一樣。公司用現代企業管理制度來保證產品的質量，同樣，高校必須用現代化的教學管理手段來保證教學質量。高效的教學管理方法才能生產出優秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學管理是重中之重。
在教學管理的各級各類管理隊伍中，有一個角色即特別，又重要，這就是教務秘書。在絕大多數實行二級管理的學院中，都設置了教務秘書一職，該職位主要負責本學院的日常教學管理工作，并是學校教務處和二級學院聯系的紐帶。然而本文并不是討論二級學院的教務秘書，而是教務處的教學秘書。不論從工作任務的繁重程度還是在教學管理中所處的位置，教務處的教學秘書要比二級學院的教學秘書起著更大的作用。
首先，在教務處跟各個二級學院之間所有教學工作的連接當中，教務秘書擔當主要作用。教務秘書是教務處對各學院、系部的日常教學工作進行組織、管理的聯絡人，是命令和任務的主要傳達者和具體執行者。教務處下達的各類教務文件和通知．都由教務秘書安排執行，并在過程中進行必要的催促督察。最后，由教務秘書統一匯總和整理，上交到教務處處長。在教務教學的整個具體執行過程中，教務秘書既是命令的下達者，又是執行者和管理者。另外，學校的其他職能部門，如人事處、財務處、保衛處、后勤處、工會等，都跟教務秘書進行經常的工作聯系。
其次，教務秘書作為教務處處長的得力助手，直接參與各項教學管理工作，是高校教學管理隊伍中的精英力量。從課程教學大綱、計劃的制定執行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學期協助質控部進行期中教學質量檢查等等。在各種形式的教學管理活動中，教務秘書都是直接的參與者。
最后，教務秘書接觸的人群遠遠比二級學院秘書廣泛很多，教務秘書不僅僅要面對二級學院秘書、各個系部的一把手，教務處的各個同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務處的各項工作，例如學生對任課教師課堂教學效果的收集和處理；選課的組織；專業的分流和學籍移動，四、六級考試；實習材料收交歸檔；畢業生資格審查；畢業生證書發放等各種大小事務，都決定了教務秘書必須面對復雜的人群。
2 教務秘書在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業務能力。教務教學秘書的基本要求是必須懂得教育教學規律，了解和掌握教學管理常規工作，明白教學各個環節的要求和標準。要非常熟悉教務處制定的規章制度，確保教務管理的規范化和制度化，掌握教務工作規范及流程，不斷增強教務管理運作能力、組織能力和協調能力，具備與所從事教務管理相關學科的基本知識。了解全校教學大綱、教學計劃和課程設置，了解各科教學大綱的要求和各門課程之間的聯系，熟悉教學過程和教學規律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實踐經驗來看，計算機和信息化類專業比較適合擔任教務秘書。
2.2 教務秘書必須具有掌握和運用計算機、網絡技術為代表的信息技術的能力，以便于提高工作效率。教務秘書自己必須提高認識，樹立全面的信息化工作觀念，適應教務教學管理的信息化和科學化，必須確立以現代教育理論為指導的信息化工作理念。必須變革傳統的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業信息化管理的有益經驗，探索基于信息化、現代化條件下的高校教務秘書工作新模式。
教務秘書必須能夠熟練的使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理，應用網絡和教學管理系統實現辦公自動化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級教學管理部門提供便捷優質的服務。教務秘書要重視收集教育教學各方面的信息，例如老師對管理工作的意見、對專業設置的感受和人才培養方案的評價。同時，教務秘書要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關專業的設置和調整及教學管理模式。對已經收集到的信息，教務秘書要及時地整理歸納，然后向教務處領導反饋，以便領導能全面的掌握整個學校的教學現狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對積累教學經驗，改進教學質量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學管理規律具有重要的意義。 教務秘書要加強自身信息化能力的培養。隨著現代化教育技術的迅速發展，教務秘書不能僅僅滿足于打印文件、查詢成績等簡單的計算機操作，還應該會運用現代教學管理系統進行日常教學管理，回答教師和學生的管理咨詢，網上辦公等計算機應用技能。隨著網絡技術的普及、教學技術的網絡化已成為必然。因此，為了保障教育教學適應教育現代化的要求，要求教務秘書能嫻熟地運用各種現代化的教育技術裝備，為教師提供一流的教學服務。教務秘書要抽時間參加必要的計算機類應用技能的培訓，加強對網頁制作、圖像處理等基本的多媒體應用技術的學習和使用，以便于對學生的照片等多媒體類資料的存檔和編輯。為了適應管理的需要，保證教學管理系統的暢通，必須充分利用校園網，學習并使用現代化的校園計算機管理信息平臺，熟練操作排課系統、學籍與學歷系統、成績管理系統、教學質量監控系統、命題與考試系統等教學管理系統，提高自動化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達到即時、規范、高效的管理。將教務系統管理員和教務處秘書的職位合二為一，是一種不錯的管理嘗試，在實際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務秘書要有較強的組織管理能力和協調溝通能力。教務秘書應該具備獨立開展工作的能力，在完成上級下達任務的同時，依據實際情況靈活主動的工作，對責任范圍內的工作能得心應手的組織實施。同時應具備駕馭復雜局面的能力，協調好各部門的關系，尤其是教與學的關系，學校和家長的關系，應該積極的避免矛盾的激化，作為學校、希部、教師、學生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創造一個和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協調溝通能力是教務秘書必須具備的主要素質能力之一。具體表現為要做好教務處與二級學院的協調溝通工作，保證教學任務、考試、調停課、計劃和大綱等各項工作的順利開展，做好教務處內部的協調溝通工作，保證開學初課表的發放，教學任務的下達、期中教學檢查、期末考試安排，監考的落實以及聽取教師對教學管理工作的建議，最后是與其它系部的教學秘書保持良好的關系，這樣不僅有利于教務處開展工作，并且可以真實的反饋各個系部的教學信息和存在的問題，必須迅速與相關領導聯系，向有關方面反應，及時的解決問題。由此可見，教務秘書必需具有良好的協調溝通能力，與方方面面都建立起一種穩定默契的關系，才能順利地開展工作。
3 教務秘書工作中的新問題
高校教務秘書承擔繁重的教學任務，在教學管理中具備重要的作用。但是教務秘書工作內容繁雜、不易量化，非�，嵥�，且工作難度和業績不易體現，因此教務秘書往往不被重視。
在工作、學習和生活中遇到困難和阻力時，需求和動機無法得到滿足，由于高校管理體制的原因，對于教務秘書缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面長期處于劣勢地位，高校在教務秘書的出路和未來發展問題上缺乏相關政策。因此，教務秘書在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問題。
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