企業內部采購審計報告

時間：2024-09-14 22:24:02 審計報告我要投稿

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企業內部采購審計報告范文

　　審計報告

企業內部采購審計報告范文

　　(供銷部采購職能審計)

　　編號：

　　導言

　　根據我們的年度工作計劃和總經理辦公會議安排，我們自X年X月X日至X年X月X日，就供銷部X年X—X月份的采購職能履行情況進行了審計。我們的審計工作是按照國際內部審計師協會頒布的內部審計實務標準開展的，同時在對該部門的內部控制審計時，參照了由C0SO發布的《企業內部控制框架》的相關標準。本報告分為導言、摘要、聲明、正文、附件等四個部分。

　　聲明

　　以下的聲明是我們出具審計報告的前提假設，我們認為認真閱讀本聲明，有助于準確理解報告內容，特別是審計發現和審計建議：

　　1、建立健全采購業務的控制制度，最小化控制風險，并有效履行采購職能，是供銷部管理層及全體員工的責任;我們的責任是通過實施必要的審計程序，對采購職能控制制度的健全性、執行有效性、采購職能的經濟性和效果進行確認，并提供相應的改進建議。

　　2、在審計過程中，我們從洛礦動供科、財務部、供銷部收集了一些相應的基礎數據，這些數據的真實性、完整性由提供單位承擔;我們在對數據進行分析性復核的基礎上決定是否采用。

　　3、鑒于審計時間比較緊張及內部審計權限的限制，我們未執行對個別采購品種采購價格的經濟性進行外調的程序。

　　4、對于已經多次提到的控制缺陷，比如供應商檔案建立、供應商評價、專業能力等，我們已經從審計發現中刪除或者未展開討論。

　　5、除特別指明的日期外，其他業務的審計截止日期為X年X月X日，審計報告日期為X年X月X日。

　　6、由于審計報告不是采購業務工作總結，所以在報告中更多關注的是控制缺陷，而未探討其經驗和先進做法，這并不表明供銷部的工作沒有值得推廣的經驗和做法。

　　7、對采購預算的強調并非針對資金支付的及時性，而主要是其編制的準確性，以及對預算控制的損害。

　　正文

　　一、供銷部的基本情況

　　供銷部是我公司的一個重要部門，承擔著全公司生產經營、基本建設所需材料物資、機械設備的采購供應以及電解銅、銅精礦、粗銅等產成品及其副產品硫酸、伴生品鐵粉的銷售工作。

　　目前，供銷部共有從業人員11名，平均年齡40歲，平均學歷為大專，平均為五龍服務71個月。

　　據統計，供銷部采購的各類物資設備共47大類，約4200個不同規格的品種。從X年元月自X年10月末，供銷部共采購各類物資設備14683萬元，平均勞動生產率350萬元/人.年。供銷部的全體員工通過艱辛努力，基本上完成了正常生產經營、基本建設的材料物資、機械設備供應任務，認真履行了控制制度賦予的部門職責。

　　二、審計目的、依據

　　在編制采購職能審計方案中確定的審計目的主要包括：

　　1、確定采購業務的控制制度是否健全、合理;

　　2、確定采購業務控制制度的執行是否有效;

　　3、確定目前采購業務存在的缺陷并提出相應的改進建議。

　　我們參照以下標準開展采購職能審計工作：

　　1、公司內部控制制度文本中與采購業務相關的政策、程序;

　　2、COSO發布的《企業內部控制框架》;

　　3、財政部發布的《企業內部控制具體規范-采購與付款》和《企業內部控制具體規范-存貨》;

　　4、國際內部審計師協會(IIA)發布的內部審計實務標準與公告。

　　三、審計范圍、程序

　　審計方案確定的審計范圍包括：

　　1、供銷部2009年1—10月的采購業務，含采購合同、招標文件、采購結算文件、資金預算等;

　　2、對于分析性復核所需數據，則追溯至以前年度;

　　我們按照以下審計程序開展審計工作，以收集充分、相關與可靠的審計證據：

　　1、審閱相關的內部控制制度，以確定采購制度的健全性、合理性;

　　2、對關鍵控制制度進行穿行測試、并行測試、觀察，以確定制度執行的有效性;

　　3、詢問業務人員，為初步審計意見提供佐證，尋求改進采購工作的建議;

　　4、收集整理業務數據，進行分析性復核。

　　四、審計發現

　　(一)控制制度的健全性與合理性

　　公司對采購業務的制度規范主要在《公司章程》、《財務管理制度》、《采購管理制度》、《工程項目管理制度》、《資金管理辦法》、《采購與付款管理辦法》中有所體現。這些制度分別就采購與付款業務循環中的請購與預算、供應商確定、合同訂立、采購與驗收、采購付款與記錄、報告分析等關鍵控制環節作了相應規定，同時對于內部控制中的共性問題比如組織結構、職責分離、職業道德也作出了初步規范。詳見后附的《現行控制制度中關于采購業務的規定一覽表》。

　　對照由財政部頒布的《企業內部控制具體規范――采購與付款》的相關規定，我們可以發現，現行控制制度中對于采購與付款業務循環的主要環節均作出了規定，但在以下幾方面未涉及或規定不夠明確：1、供應商確定環節的詢價、比價程序，招標程序過于籠統，可操作性不強;2、未規定業務員的定期輪崗;3、對于采購退貨的相關業務未規定;4、對供應商的檔案管理、供應商評價雖有提及，但未制定詳細規則;5、對采購質量的鑒定及責任劃分未規定。

　　(二)控制制度執行的有效性

　　正如在《現行控制制度中關于采購業務的規定一覽表》中所列舉的一樣，供銷部在履行采購業務的相關制度時，有25項能有效執行，有效率為58.14%，未執行的條款7項，占比重16.28%，雖執行但效果或效率不明顯的11項，占比重25.58%。其中：

　　1、未執行“對庫存存貨的管理要根據――重要的少數和次要的多數――原則進行分類，實行ABC管理”

　　針對這一問題，我們就五龍實業與五龍銅業的平均采購金額按照ABC管理的原則進行了分類梳理，在所有采購的39大類物品(不包括設備類)中，可以將生產用藥劑等5類物資作為A類管理，采購金額約1041萬元，占總比重約73.5%，對于A類物資應當重點關注，由供銷部負責人投入最多的精力和資源，密切掌握其合理庫存、供應商、價格變動等信息;象電機車等15類物品作為B類管理，采購金額約308萬元，占采購總比重約21.7%，對于B類物品應當關注，但力度可以略低于A類;象軸承、工具等19類物品作為C類物品，對于C類物品可以交由一般人員管理和關注，供銷部門負責人則投入較小的精力和關注。通過實行ABC管理能夠讓管理者從紛繁的業務中解脫出來，將更多的資源分配到對生產經營起著關鍵作用的物品上。

　　需要說明的是：一、上述分析是基于洛礦的材料物資系統的數據都真實準確的假設上的，如果數據有所出入，則需另行對ABC分類;二是鑒于時間、數據取得等因素的制約，我們僅僅按大類進行了ABC分析，如果從便于管理出發，則需要根據這一原則將采購物品ABC分類到具體品種上去;三是我們的分析僅僅考慮了采購金額這一因素，在實際操作中還應當綜合考慮單次采購成本、采購周期、物品的易取得性等其他因素;這正是供銷部門下一步應當考慮的工作。

　　2、未有效執行“應當參考上月品種單價，并結合貨款拖欠的實際情況，編制采購資金預算表”

　　準確編制預算是實施控制活動的重要方法之一，物資采購資金支出平均每年約3000多萬元，占公司資金總流出的30%以上，采購預算編制的準確與否直接關系著公司總體資金預算，目前，不僅是供銷部的資金預算編制不準確，財務部在編制總體資金預算時，也未遵照規范的編制程序，使得預算的作用大打折扣，并未真正發揮預算的控制職能。以下是X年—X年1-10月的采購資金預算及其執行情況表：

　　(略)

　　從上表可以看出，采購預算的執行情況不是太好，經分析：資金短缺并非主要原因，因為在X-X年公司的資金實際上是寬裕的，而其完成率也僅僅是61.3%和66.7%;拖延供應商貨款也不是主要原因，因為如果經常的拖延貨款，那么我們應付給供應商的貨款就應高達8000余萬元，而實際上每年平均應付供應商貨款在300萬元左右。通過進一步深入了解，采購預算完成率之所以這樣低的原因是未規范地編制預算，其中包括兩個方面：一是對于上月已經列入預算，但未支付的貨款，在編制當月預算時又重新增加預算，這樣就無形中虛列了大筆預算;另一個是在編制預算時的公式――當月采購預算額=本月采購總額+以前月份采購當月應當支付的資金-當月采購應當以后月份支付的資金，遺憾的是供銷部在編制預算時并未采用規范的方式。

　　3、未有效執行“10萬元以上大型設備和材料必須組織招標”

　　我們對2009年1—10月份所有超過10萬元的采購合同進行了分析，發現：在此期間單次采購金額在10萬元以上的合同共45宗，涉及金額1327.62萬元，其中通過招標確定供應商的23宗，合同金額890.2萬元，占總金額的67.05%;通過比價程序確定供應商的20宗，合同金額364萬元，占總金額的27.4%。

　　4、未有效執行“供應商確立后，1000元以上的材料物資必須簽訂合同”

　　X年1—9月份，供銷部共簽訂各類采購合同335份，我們通過隨機方式抽取了52份合同，分別就合同是否進行了比價程序、合同簽訂是否逐級審批、實際采購數量是否與合同數量存在較大出入等方面作了認真審查，經審查發現：合同訂立程序執行有效的份數計37份，金額569919元，分別占到樣本總數的71%和73.6%，那么根據統計學原理，我們可以有95%的把握確定――當年按規定程序簽訂的有效采購合同在235份至306份之間，合同金額在1213至1682萬元之間。

　　5、未有效執行“對于供貨發票和入庫手續齊全的業務，供銷部應于手續齊全之日起五個工作日內辦理結束與財務部的結算工作”

　　根據部門職責的劃分和不相容職責分離的原則，供銷部系采購業務執行部門，財務部系應付帳款部門。當采購業務的相關手續齊全時，供銷部必須及時提交財務部結算，而不是象目前那樣將所有手續保管在業務員個人手中，因為這樣一方面有損于會計核算的及時性原則，另一方面手續的多頭存放不利于安全。據不完全統計，截止2009年12月31日，在供銷部業務員處超期存放而未及時結算的采購業務計72.52萬元，其中時間最長的157天，最短的4天。如果根據《采購與付款管理辦法》第三十條的規定，則應處罰相關人員355元，考慮到相關部門之間未能有效溝通，不僅僅是供銷部的責任，故予以警告。

　　(三)經營效率、效果方面

　　在對采購業務經營效率的審計時，鑒于時間緊、權力有限、相應數據取得成本太高等方面的制約，我們著重考慮了采購業務對材料存貨周轉率、采購質量對生產成本的整體影響，而沒有就個別品種的采購價格是否過高問題作深入探討。

　　1、材料周轉緩慢，庫存成本較大

　　經統計，洛礦2008年和2009年1-10月的平均材料庫存(均不含設備)分別為580.73萬元和485.79萬元，平均周轉天數達到194天和181天。這樣的周轉率是否先進合理?由于沒能獲得行業數據，我們不好下結論。不過，我們對截止2009年末，超過180天庫齡的庫存材料作了簡單統計，其中超過180天的庫存為111.34萬元。

　　同時，我們也分別對洛礦的選礦和冶煉環節制造成本中的材料消耗情況作了統計(具體數據見附表)，從表中可以看出：每生產一噸銅精礦含銅，需要消耗材料約3000元(占其制造成本的25%)，每生產一噸電解銅，需要消耗材料約2000元;如果每年的銅精礦含量和電銅產量分別為2200噸和3000噸的話，則年材料消耗總額約1260萬元;如果材料儲備期分別確定為3個月、4個月的話，平均材料庫存應分別為315萬元和420萬元，那么2009年期末的實際庫存將分別超過229萬元和124萬元，除增加的保管成本、材料的貶值不便計算外，每年僅增加的利息費用約13萬元。

　　之所以出現這種現象的原因，我們認為：一是材料請購時未認真考慮庫存現狀;二是供銷部對生產單位的請購計劃審核不嚴;三是截止目前，我們仍未建立起材料物資的合理庫存、安全庫存、經濟訂貨批量等控制措施;四是這些庫存中仍然存在相當比例的積壓、不對路、型號不符、質量缺陷等問題的物品。那么更深層次的原因，可能是采購業務的信息化開展嚴重滯后，采購業務員對生產單位的實際情況不夠了解，采購部門與生產使用單位溝通不夠流暢。

　　2、招標程序不夠科學，對采購質量的重視程度有待加強

　　今年供銷部組織招標27次，涉及金額2785萬元，從招標過程來看，一方面招標的準備工作不充分，表現在未掌握采購物品的標底，以及對材料的技術要求(象正常的使用期限等)未明確;另一方面對投標人的資質預審不嚴，致使一些不符合條件者參與了投標，甚至中標;再一方面對供應商的確定過高地側重了價格。由于招標程序不夠科學，致使個別不合格供應商中標，這就會購入一些質量存在瑕疵的材料，從而影響到生產。

　　比如，在洛礦統計的X年度材料質量影響生產的數據中，鋼板、電纜、鑄模、襯板、過濾布等物品或質量存在瑕疵，或使用時間嚴重短于標準使得造成使用單位直接損失約26萬元。

　　五、審計意見

　　經審計，我們認為：供銷部基本上保障了公司正常生產經營、基本建設的物資供應，在相當程度上履行了部門職責;供銷部的采購業務控制環境、風險評估是合適的，控制活動、信息與溝通、持續監控有待于加強;控制活動、信息與溝通、持續監控的相關制度的執行有效性仍然需要強化，主要表現在采購預算的準確編制、存貨的分類管理、業務員的定期輪崗、業務人員的專業勝任能力、科學招標、供應商信息建立與完善、采購業務的報告分析、采購的信息化等方面。

　　六、審計建議

　　針對以上審計發現，在與供銷部充分溝通的基礎上，我們提出以下建議，供管理層參考：

　　1、進一步完善相關采購制度并提高其執行的有效性

　　目前需要進一步完善的控制制度包括供應商的確定(詢價、比價、招標規則的細化)、招標的具體辦法、采購質量控制、采購業務的信息化(包括采購業務信息化和供應商檔案信息化)等;

　　2、加強業務學習，提高業務素質

　　采購業務也是一門科學，也遵循一定的規律，通過持續不斷的學習與培訓，可以掌握科學的理論和先進理念，從而最大限度地提高采購工作的效率和效果;

　　3、科學招標，力求實現采購業務的質優價廉

　　質優價廉是采購職能的目標，其中質優居于首位。實現這一目標的方式應當包括兩個方面：一是對使用單位的基本情況了如指掌，二是科學招標。

　　4、加強采購預算管理和信息化建設

　　一是，從采購業務信息化入手，做好采購物品的合理庫存、正常庫齡、安全庫存、經濟訂貨量等各項基礎工作，從而提高采購預算編制的準確性;二是，采購資金預算由供銷部根據采購合同提出初步方案，由財務部按照規范的編制程序進行編制，以便真正發揮預算的控制職能。

　　附件

　　1、xx年采購情況統計表(表4)