公司審計(jì)報(bào)告范文
關(guān)于供應(yīng)部2009年度采購(gòu)與付款情況的審計(jì)報(bào)告
總經(jīng)理：
根據(jù)20xx年度審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)委員會(huì)安排，自20xx年4月15日至20xx年5月10日，我們審計(jì)組對(duì)供應(yīng)部2009年度采購(gòu)與付款情況進(jìn)行了審計(jì)。審計(jì)過程中得到了被審計(jì)部門的積極支持和配合，工作進(jìn)展順利。審計(jì)工作已經(jīng)結(jié)束，現(xiàn)將審計(jì)情況報(bào)告如下：
一、 基本情況
為了加強(qiáng)對(duì)公司物資采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，公司根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范》以及國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定了《采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度》。
物資采購(gòu)流程分兩大類，一類是生產(chǎn)物料采購(gòu)，一類是五金物料采購(gòu)。生產(chǎn)物料的采購(gòu)，每月11日前生產(chǎn)部根據(jù)營(yíng)銷中心銷售預(yù)算情況編制需料計(jì)劃，供應(yīng)部在5個(gè)工作日內(nèi)根據(jù)需料計(jì)劃經(jīng)過詢價(jià)后編制訂貨計(jì)劃，報(bào)物管部審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后與客戶簽訂采購(gòu)合同;而五金物料的采購(gòu)，則由使用部門自行填寫申購(gòu)單，倉(cāng)庫(kù)核實(shí)庫(kù)存量及采購(gòu)量后，由供應(yīng)部詢價(jià)，報(bào)物管部審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后與客戶簽訂采購(gòu)合同，某些零散的五金備件直接采購(gòu)。在允許的情況下采用不少于3家以上供應(yīng)商以資質(zhì)及詢價(jià)篩選的方式，在合格供方中比價(jià)擇優(yōu)采購(gòu)，而貨比3家的先后依據(jù)是：質(zhì)量、送貨時(shí)間(是否符合我司生產(chǎn)需求)、付款方式、價(jià)格。一般情況下，符合資質(zhì)的供方先將樣板送來(lái)，待公司檢驗(yàn)合格后，將其確認(rèn)為可比可選的對(duì)象。公司開發(fā)供應(yīng)商的途徑有多種，以上網(wǎng)查詢搜索或由供應(yīng)商同行介紹為多。所選擇的供應(yīng)商必須按商品的類別提供相應(yīng)的證照復(fù)印本，如原料(主料)需有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品GMP證書、藥品注冊(cè)證;輔料需有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品注冊(cè)證;中藥材需有營(yíng)業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、GSP證書，且購(gòu)入的產(chǎn)地保持相對(duì)的穩(wěn)定;進(jìn)口商品遵守《進(jìn)品商品管理辦法》提供進(jìn)口商品注冊(cè)證、進(jìn)口藥材批件、進(jìn)品藥品檢驗(yàn)報(bào)告書。為確保所采購(gòu)的商品符合標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)管部每年底對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)估、更新，并存檔。
供應(yīng)部在與客戶簽訂采購(gòu)合同時(shí)，都明確采購(gòu)物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要素，并由授權(quán)人員代表簽訂。 供方按照合同規(guī)定的交貨日期將貨物送達(dá)公司倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)管員根據(jù)訂貨計(jì)劃簽收貨物，數(shù)量差異允許在5%-10%之間，但這種差異合同上沒有明確說(shuō)明，若差異較大，需請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。貨物簽收完畢后，倉(cāng)管員及時(shí)報(bào)檢，在收到檢驗(yàn)室及質(zhì)管部出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單后，便將該批貨物入賬，若不合格，則通知供應(yīng)部，一般情況下，供方選擇換貨。 倉(cāng)庫(kù)存放的物料都是分門別類的，部分貴重的藥材放在加鎖的地方，并限制人員接近。
貨物驗(yàn)收后，供方提供合法票據(jù)給我司，供應(yīng)部人員復(fù)核票據(jù)上的內(nèi)容與采購(gòu)合同、驗(yàn)收單上的是否一致，并根據(jù)合同上的付款要求填寫付款申請(qǐng)單交送財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部?jī)?yōu)先考慮用銀行承兌匯票付款，并對(duì)資金計(jì)劃、合同約定的付款條件進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由出納辦理相關(guān)貨款結(jié)算。
公司09年的存貨周轉(zhuǎn)率為4.71次，比08年的4.11次有明顯提高。09年全年采購(gòu)額約18,897.65萬(wàn)元，共耗用19,023.10萬(wàn)元
分析說(shuō)明：
(1)中藥材xx年耗用額比08年減少261.62萬(wàn)元下降率6.2%，其中當(dāng)歸減少259.8萬(wàn)元，占總額的99.3%，原因是當(dāng)歸從08年的采購(gòu)單價(jià)41.83元/KG下降到xx年的15.13元/KG，雖然xx年耗用量比08年增長(zhǎng)18844.53KG，增長(zhǎng)18.21%，但還是導(dǎo)致總耗用額下降。除了當(dāng)歸，還有丹參、皂角刺、防風(fēng)等9種中藥材有這種采購(gòu)單價(jià)差異情況。
(2)原輔料采購(gòu)額及耗用額增長(zhǎng)大的原因是xx年將“空心膠囊”歸入輔料中核算，而08年則歸入包裝物中核算。若不考慮“空心膠囊”，xx年比xx年耗用增長(zhǎng)不到1%。而“空心膠囊”xx年比xx年耗用額增長(zhǎng)2.81%。
(3)包裝物耗用額比08年減少175.36萬(wàn)元下降6.85%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用427.92萬(wàn)元?dú)w入輔料中核算。
分析說(shuō)明：
(1)原輔料耗用額xx年比xx年減少334.78萬(wàn)元，下降率為4.54%，主要原因是頭孢拉定的耗用額比去年減少 372.97萬(wàn)元。頭孢氨芐的采購(gòu)單價(jià)則由去年的469.06元/KG下降到317.71元/KG。
(2)包裝物耗用額比xx年減少65.08萬(wàn)元下降3.86%，主要原因是xx年“空心膠囊”耗用其中215.85萬(wàn)元?dú)w入輔料中核算。
分析說(shuō)明：
根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)方針優(yōu)先考慮以銀行承兌匯票支付貨款，09年比08年通過以銀行承兌匯票支付貨款增加8.26%，但是以銀行承兌匯票方式支付沒有達(dá)到采購(gòu)總額的50%。
二、 審計(jì)內(nèi)容
本次審計(jì)采取了抽查的方式進(jìn)行。
(1) 隨意抽查一個(gè)月的訂貨計(jì)劃書, 檢查其是否符合當(dāng)期的采購(gòu)政策。 原材料的訂貨計(jì)劃是否根據(jù)當(dāng)期的需料計(jì)劃實(shí)施, 是否按管理制度及權(quán)限規(guī)定要求辦理審批手續(xù), 是否按預(yù)先編號(hào)、保管訂貨計(jì)劃。
(2) 分析比較需料計(jì)劃、庫(kù)存量及訂貨計(jì)劃, 檢查其是否進(jìn)行合理安 排。
(3) 檢查原材料的采購(gòu)價(jià)格是否經(jīng)過市場(chǎng)調(diào)查、比較、審批程序決定。
(4) 檢查采購(gòu)合同條款是否充分，有無(wú)損害公司利益，是否有指定人員 審核，是否交財(cái)務(wù)部存檔，合同專用章是否經(jīng)過適當(dāng)審批。
(5) 檢查是否按需料計(jì)劃申請(qǐng)訂貨計(jì)劃，跟蹤其實(shí)施過程，檢查其采購(gòu) 價(jià)格、供應(yīng)商及審批情況，比較當(dāng)期實(shí)際生產(chǎn)及庫(kù)存狀況。
(6) 審核供應(yīng)商的發(fā)票與訂貨計(jì)劃、采購(gòu)合同、入庫(kù)單的名稱、單價(jià)
(5) 數(shù)量是否一致。
(7) 檢查是否存在超收，超收標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定;分析超收原料的價(jià)格與數(shù)量 是否經(jīng)濟(jì)、是否合理。
(8) 查閱詢價(jià)是否有書面記錄并存檔，是否作為訂貨計(jì)劃審核的依據(jù)。
(9) 查閱供應(yīng)商的檔案是否健全并定期更新;是否定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考 評(píng)、且考評(píng)指標(biāo)是否合理，查閱近期的供應(yīng)商評(píng)價(jià)表，查看是否存在大量得分較低的供應(yīng)商。
(10)查閱公司是否有關(guān)于采購(gòu)批準(zhǔn)額度的權(quán)限規(guī)定。
(11)查閱公司的質(zhì)量原因造成退貨的標(biāo)準(zhǔn)及其執(zhí)行情況，查閱退貨的 “出庫(kù)單”，檢查其是否按規(guī)定辦理審批手續(xù)，退貨是否充分、及時(shí)，供應(yīng)商是否簽字;退貨是否符合質(zhì)管部的建議，退貨時(shí)是否有質(zhì)管和財(cái)務(wù)核查。
三、 審計(jì)結(jié)果
(1) 訂貨計(jì)劃符合當(dāng)期的采購(gòu)政策，原材料的訂貨計(jì)劃都是根據(jù)當(dāng)期的 需料計(jì)劃實(shí)施，且每份需料計(jì)劃都經(jīng)過生產(chǎn)部部長(zhǎng)復(fù)核，訂貨計(jì)劃則由總經(jīng)理審批，方能與供方簽訂采購(gòu)合同。供應(yīng)部將每月的需料計(jì)劃、訂貨計(jì)劃歸檔。
(2) 原材料的采購(gòu)價(jià)格均經(jīng)過市場(chǎng)調(diào)查，貨比3家，但部分原材料的供 應(yīng)商只有一家符合我司資質(zhì)要求，最后由領(lǐng)導(dǎo)審批。
(3) 采購(gòu)合同條款充分，無(wú)損害公司利益，并指定授權(quán)人員代表簽訂， 保管合同專用章，合同簽訂后交財(cái)務(wù)存檔，以便審核、付款。
(4) 一般情況下，訂貨計(jì)劃應(yīng)與生產(chǎn)部的需料計(jì)劃一致，但實(shí)際的采購(gòu) 過程中，訂貨計(jì)劃中的品種、數(shù)量要比生產(chǎn)需料計(jì)劃多，是因?yàn)楣?/p>
6 應(yīng)部考慮某品種庫(kù)存不多，而且日常耗用量比較大，供方也亦將漲價(jià)，為降低采購(gòu)成本，供應(yīng)部在沒有需料計(jì)劃的前提下，自行申購(gòu)，并由領(lǐng)導(dǎo)審批。 (5) 供應(yīng)商提供合法的票據(jù)，發(fā)票上的內(nèi)容與倉(cāng)庫(kù)收料單上的一致，由 于存在超收或少收，所以發(fā)票上的數(shù)量與采購(gòu)合同存在一定的差異。
(6) 公司允許按合同數(shù)量的5%-10%的差異標(biāo)準(zhǔn)來(lái)簽收貨物，若在這范圍 內(nèi)都是經(jīng)濟(jì)的、合理的，但要是超標(biāo)，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意才能簽收。而引起這差異的兩個(gè)主要原因是雙方的秤、電子磅存在差異和運(yùn)輸車輛空間問題。
(7) 詢價(jià)均有書面記錄并存檔，是作為編制、審核訂貨計(jì)劃的依據(jù)。
(8) 供應(yīng)商檔案健全，按采購(gòu)類別的不同，供應(yīng)商所提供的有效證照復(fù) 印本亦不同，每新增一家供應(yīng)商都配有一套完整的質(zhì)量體系評(píng)估報(bào)告，并每年底對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)評(píng)，定期更新。
(9) 公司沒有明確的關(guān)于采購(gòu)額度的權(quán)限規(guī)定，但每張訂貨計(jì)劃都有總 經(jīng)理批準(zhǔn)，合同的簽訂由采購(gòu)管理員負(fù)責(zé)。
(10)公司檢驗(yàn)室根據(jù)國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)質(zhì)量要求對(duì)所有采購(gòu)的原 材料、包裝物進(jìn)行檢驗(yàn)，并在限期內(nèi)出具檢驗(yàn)報(bào)告，若有不合格品，憑檢驗(yàn)報(bào)告單通知供方退貨或換貨。在退貨時(shí)，質(zhì)管部與供應(yīng)部人員在旁核查，但不經(jīng)財(cái)務(wù)部。
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