會議接待方案

時間：2024-11-20 09:40:37 歐敏會議方案我要投稿

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會議接待方案（精選22篇）

　　為了確保事情或工作有序有力開展，常常需要預先制定方案，方案是為某一行動所制定的具體行動實施辦法細則、步驟和安排等。方案應該怎么制定才好呢？以下是小編收集整理的會議接待方案，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

會議接待方案（精選22篇）

　　會議接待方案 1

　　為確保各項會議接待工作的順利進行，特制定會議方案如下：

　　一、會議主題：

　　待定

　　二、會議時間：

　　20xx年xx月xx日至20xx年xx月xx日

　　三、會議地點：

　　xxx酒店。

　　四、環境布置

　　(一)會場外區域布置

　　酒店外圍環境：燈桿棋畫面、LED屏宣傳、燈箱畫面、空飄。

　　(二)會場內主要區域布置

　　1、機場、火車站相關內容橫幅、接機牌及鮮花。

　　2、下榻酒店(酒店大堂、入住房間、會議室、用餐餐廳)布置主題噴繪、水牌、導示牌、桌簽、插花及橫幅。

　　五、會議內容

　　第一板塊會議

　　(一)會議時間：20xx年xx月xx日、x日、x日

　　(二)會議地點：待定(200人會議廳)

　　(三)會議內容：待定

　　(四)會議布置：

　　1)課桌擺放：圍桌式或者課桌式擺放

　　2)會議鮮花：講臺花、胸花、桌花

　　3)會議用品：白紙、簽字筆、茶杯、紙巾

　　4)會場氛圍：水牌制作、背景噴繪畫面(x日、x日)無線麥若干、背景音樂、x展架

　　(五)會后合影：時間：在會議結束前，告知大家不要急于離場，按序下樓，在指定地點合影留念。

　　地點：凱賓斯基酒店外的階梯上(階梯取代椅子)

　　可以給領導安排座椅，座椅上有貼領導的名字，可以對號入座。

　　第二板塊晚宴

　　(一)晚宴時間：20xx年xx月xx日晚(具體時間待定)

　　(二)晚宴地點：餐廳待定

　　(三)晚宴方式：圍桌形式或者自助餐形式

　　(四)晚宴布置：

　　室外：空飄(8個)、懸掛彩旗、燈籠若干、大型噴繪展板(酒店外及圓形大廳內)。

　　室內：舞臺搭建、舞臺背景噴繪畫面、舞臺裝飾、冷焰安裝、燈光音響、特效。

　　餐桌布置：餐桌桌花、臺簽(晚宴安排內容介紹)

　　第三板塊會議接待

　　(一)工作內容

　　1、會議流程策劃;

　　2、編撰、印刷會議接待手冊;

　　3、機場、火車站等埠提供窗口接送機服務;

　　4、會議前期報名的接待、物品分發等;

　　6、協助酒店住宿、餐食服務等工作;

　　7、提供會議期間車輛的調配、服務工作;

　　8、提供機(車)票的訂購服務工作;

　　9、提供專業接待人員服務工作;

　　10、根據需要，提供其他公務活動服務工作;

　　11、提供物流、土特產品代購等其他服務工作;

　　(二)組織機構及職責

　　1、綜合協調組工作職責：

　　(1)負責總體接待方案的制定等文件編制工作;

　　(2)負責與會代表團信息收集、整理等對外聯系工作;

　　(3)負責與組委會內部的全面對接工作;

　　(4)負責落實省市、組委會領導的接機(車)安排;

　　(5)負責組織、牽頭一切有關接待工作的'參與人員溝通、協調工作;

　　(6)負責接待服務手冊的編制工作;

　　2、接待服務組

　　工作職責：

　　(1)負責嘉賓的接機工作，配有專業的大唐禮賓隊員手捧鮮花接機。

　　(2)負責對外具體聯系落實與會代表的初步行程、人數、往返時間、與會具體意向;

　　(3)負責為與會代表提供接待服務人員、住宿、餐飲、交通、內部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務;

　　(4)根據嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排;酒店房間安排;參加會議活動的詳盡日程安排;嘉賓的其他公務活動和三餐的具體安排;會議期間車輛的調配、機(車)票的訂購;接待服務人員的組織領導;

　　(5)負責協助嘉賓入住酒店之前的登記。(在接到嘉賓后，將事先準備好的房間鑰匙登記名稱后，交給入住嘉賓，并送嘉賓進入房間，房間內布置鮮花、茶歇、會議流程等)

　　(6)負責會同綜合協調組完成接待服務手冊的編制工作;

　　3、服務保障組

　　工作職責：

　　(1)負責接待服務組的有關活動安排，如：會議現場拍照、會前投影儀調試、檢查對方資料(PPT)是否統一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排。

　　(2)負責本組工作人員的一切后勤保障工作。

　　第四板塊會后考察

　　一、會后考察：

　　1、如果會議結束后，該會組委會有安排會議考察，請提前確認人數和線路。我們會將出發時間、乘車地點及線路安排發放到每位嘉賓手里。

　　2、如果會后考察屬于自愿報名，酒店大廳將設有會后考察線路報名咨詢點。(費用自理)

　　二、當地游覽服務(20人或以上/車)(淡季報價)

　　1、東線一日游：兵馬俑，華清池，城墻，午餐價格：298/人;

　　2、西線一日游：乾陵，永泰，法門寺文化景區午餐價格：380/人;

　　3、市內一日游：城墻，碑林，大雁塔，午餐價格：210/人;以上報價包含門票、車費、導游服務費及30元標準中餐一次

　　4、東線二日游：兵馬俑，華清池，華山，3正1早，華山3星級住宿，纜車上下價格：780/人

　　5、北線二日游：黃帝陵，壺口瀑布，延安寶塔山，紀念館，棗園，楊家嶺，3正1早，延安三星級賓館住宿價格：958人

　　以上報價包含門票、車費、導游服務費及三星級酒店住宿一晚30元標準正餐三次，20元標準早餐一次。

　　三、其他服務：

　　如果您還有其他服務需要幫忙，我們將為您提供更好的服務。

　　1、專業禮儀接待：按照規格提供專業禮儀或者大唐禮賓衛隊員。

　　2、可提供代訂餐飲

　　3、訂票服務：將提前收集各位參會嘉賓的返程信息，做以記錄后，將機票定好后，通知各位訂票嘉賓，告知可持身份證直接隨送機人員前往機場。接送機收費標準。

　　備注：會根據客戶航班到達時間進行統籌接機安排

　　會議接待方案 2

　　為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

　　一、接待時間：

　　20xx年10月27—29日

　　二、接待地點

　　接機地點：xx

　　接待酒店：xx

　　地址：xx

　　參觀地點：xx

　　三、接待對象：

　　xx公司談判代表以及陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：xxx（負責整個行程的`指揮和協調工作）

　　接待組：xxx（翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員）

　　秘書組：xxx（負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料）

　　后勤組：xxx（負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作）

　　談判組：xxx（主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理）

　　合計人員：24人

　　五、接待前期準備工作

　　1、來回機票預定

　　2、食宿安排

　　3、迎接車輛安排

　　4、會場接待

　　5、會場整理及布置

　　六、后期工作

　　1、談判會議資料整理

　　2、經費報銷

　　3、總結及信息反饋

　　七、經費預算

　　雙程飛機票（22000）+酒店住宿費（10000）+餐費（8000）+租車費用（650）+觀光費用（2500）+會議雜務費（1000）+后備費用（5000）總計：63150元（人民幣）

　　八、注意事項

　　1、接待外賓的禮儀注意事項2、應急方案的準備3、控制經費預算4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

　　會議接待方案 3

　　根據貴公司要求，我司為貴公司此次會議設計了如下會議方案，若有何疑問，請及時與我公司聯系，再做具體協商。

　　一、會議日程安排

　　xx月x日：機場接機，報到，入住酒店

　　我公司派專車至機場，接來自各地的貴公司參會人員，送至酒店，安排參會人員報到，安排參會人員入住酒店休息。

　　x月x日～x月x日：會議召開

　　安排參會人員前往會議場地參加會議，我公司派專人協助會務組做好會議中各方面的協調工作，以及各種突發事件的處理。

　　x月x日～x月x日：會議旅游考察，結束會議

　　優惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作和離開河南的票務、接送工作。

　　二、整體會務服務：

　　1、會議整體策劃、設計。

　　2、全程會議操作、跟蹤。

　　3、會后總結、會后整體安排。

　　三、服務流程：

　　（一）會前準備

　　1、實地考查

　　會議召開前，我公司派專人陪同考查團實地考查我公司提供推薦的會場、入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中，雙方就會議安排方面的細節做進一步的協商，敲定會議最終方案。

　　2、會場布置會議召開前一周內，貴公司派會務組至河南具體城市，我公司派專人配合會務組與會場提供方就會場布置方面進行具體設計安排，會議召開前

　　一天將會場按會議要求布置妥當。

　　3、會議設施

　　在會議召開前，我公司按照貴公司的`要求，就會議所需設施進行制作、租用、安排。如：平面立體、AV設計、代表證制作、接機牌、車牌、車貼，貴賓鮮花花環、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業桁架（平面、立體）、特裝搭建（舞臺、背景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯對講機等。

　　4、參會人員報到

　　參會人員到達之前，我公司配合會務組安排布置參會人員入住的酒店大堂內的會議報到。

　　5、會議召開

　　我公司派專業會務人員配合會務組進行具體的會議操作。

　　6、票務信息提供

　　及時準確提供機票、火車票信息，同時可以代訂飛機票。

　　（二）會中服務：

　　1、提供專業外語翻譯，攝像，禮儀公關和文秘服務。

　　2、提供經驗豐富的接待人員全天協助會務工作，（包括辦理代表簽到、接待、資料整理分發、分房、展臺規劃及會場布置等工作）。

　　3、會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務。

　　4、向參會人員提供全市范圍內機場、火車站接送服務。

　　5、提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協調服務，（如：打印、復印會議相應資料，提供房間鮮花、水果，攝影等），代辦會展用品的航空、鐵路托運和河南土特產及會議禮品。

　　（三）會后總結：

　　1、優惠價格安排參會代表的會后旅游考察工作。

　　2、協助會議人員處理會后事宜，進行會議期間的工作總結。

　　會議接待方案 4

　　為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工作實施方案，具體如下：

　　一、接待時間

　　20xx年10月17日至21日午前。

　　10月17日全天報到。

　　二、住宿安排

　　組委會負責接待由各省、自治區、直轄市和計劃單列市統一組團參會的代表。請各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數、入住賓館等級及要求報會務接待組（餐博會代表團擬入住賓館回執表附后），并將定金（500元/人）于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。

　　三、用餐安排

　　10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

　　四、交通安排

　　10月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時間報接待組。

　　餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

　　10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯系酒店和旅行社，費用自理。

　　五、收費標準

　　（一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協商。

　　（二）食宿費：根據所住的不同賓館設a類：1500元/人，b類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的'代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

　　（三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

　　六、其他

　　因代表離西安返程日期相對集中，接受統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

　　七、聯系辦法

　　餐博會組委會辦公室會務接待組：

　　聯系人：

　　會議接待方案 5

　　一、會前

　　1、與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務項目。

　　2、供給會議所需要的航班、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預案書給會議方。

　　3、派專人協助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情景。

　　4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

　　二、會中

　　1、會議接待：專人負責機場，車站的`禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

　　2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關物品。

　　3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

　　4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

　　5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。

　　6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

　　7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

　　8、會議服務：會議代表合影留念、為代表供給文秘服務及相關服務。

　　三、會后

　　1、結帳：供給會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳。

　　2、資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

　　3、合影：會議期間參會人員團體合影，會議結束前沖印出來分發給每位與會人員以做留念。

　　會議接待方案 6

　　一、公司簡介：

　　湘府銘洲保健集團旗下的湘府銘洲現代農業科技發展有限公司，公司是以生態農業開發、高科技農業種植及示范、農產品加工及銷售、中醫養生科普、生態農業文化展示、生態度假農莊，生態文化旅游為主要業務的.綜合性開發企業。

　　二、接待時間：

　　20xx年 3月 22日

　　三、接待地點：

　　1、接待地點：御邦國際

　　2、會議地點：御邦國際701會議室

　　四、來訪人員基本情況：

　　略

　　五、接待小組人員：

　　1. 總負責：公司行政部

　　2. 跨部門接待小組：相關領導，行政組，策劃宣傳組

　　六、會議費用預算明細表：

　　用車費用：

　　其它：

　　總預算：

　　七、接待前期準備工作

　　1、制發邀請函，邀請嘉賓，協調時間

　　2、就餐安排，提前預定

　　3、迎接車輛安排

　　4、迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作）

　　5、相關會議材料準備

　　6、相關接待人員，負責相關接待工作

　　八、會議前的籌備工作

　　1、會場布置。根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎詞和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀。

　　2、會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。

　　3、會前檢查。提前檢查音像、文件、會議材料、錦旗等齊全性

　　4、就餐安排。提前統計就餐人數，進行預定。

　　九、會議接待

　　1、歡迎詞

　　2、會場整理及布置

　　1）提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序。

　　2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈。

　　3）調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

　　3、領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。

　　十、會后服務

　　會議結束，用車在會議結束前妥善安排。引導與會人員至就餐地點就餐，就餐后，由接待人員負責將領導嘉賓送回。

　　會議接待方案 7

　　為確保各項會議接待工作的順利進行，特擬定方案如下：

　　一、會議主題：

　　待定

　　二、會議時間：

　　20xx年6月7日星期四9：00-16：00

　　三、會議地點：

　　淄博匯科機電設備有限公司二樓會議室

　　四、參會人數：

　　35人左右

　　五、環境布置：

　　(一)會場外區域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的企業家的熱烈歡迎。

　　(二)會場內區域布置：

　　1、購置白板，準備好相應的`辦公文具等。

　　2、把原來的圍桌撤掉，放進大約40張椅子，供與會人員就做。(必要時可以給領導安排座椅，座椅上貼有領導的名字，以便對號入座)

　　3、需飲水機一臺，以便于與會人員休息時飲水。

　　六、人員配置：

　　(一)會前布置：人員于8：40左右安排就位，公司一樓門前設接待人員一名，二樓會議室門前設接待一名。

　　(二)會中布置：安排三名我公司員工，進行會中服務，一名服務人員將為講師服務，配合講師順利完成此次培訓；一名服務人員負責飲水等工作；另一名服務人員，在辦公室，負責行政保障工作。

　　(三)會后布置：培訓完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進行疏導企業家離開會場。

　　(四)午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯系解決中午就餐問題，午休時，需安排一名員工在前臺坐班，為與會人員提供服務。

　　七、禮貌用語

　　為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：你好，歡迎來到匯科機電/請這邊走等；會議結束后，可說：“再見，請慢走，歡迎您下次光臨等。”

　　會議接待方案 8

　　一、會前服務

　　1、與會議主辦方洽談會議初步方案。

　　2、我中心為會議主辦方提供會議報價：

　　（1）前往召開會議城市所需要的飛機票價、火車車票的交通信息。

　　（2）會議住宿酒店客房價格、會議場所信息。

　　（3）機場、火車站接站安排。

　　（4）酒店歡迎橫幅、指引牌、簽到臺、水牌安排方案。

　　（5）會議流程方案。

　　（6）會后旅游行程安排。

　　3、與主辦方確定方案，簽訂合同，預付定金。

　　4、會議代表、嘉賓胸牌、代表證的制作。

　　5、會議展板、展架、橫幅的制作。

　　6、會議各種用品的運輸、托運工作。

　　二、會中服務

　　1：會務組：會務組工作人員的工作安排和分工要求。

　　2：機場接站：專人負責機場，車站的接站服務。

　　3：酒店接待：會議室歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等的擺放。

　　4：酒店簽到：客人簽到，發放房間鑰匙、會議材料、飯卡、胸牌、禮品、登記返程機票、火車票、會后旅游登記、收取會議費等。

　　5：會議住宿：客人入住房間后的`確認，詢問是否有特殊要求。

　　6：會議場所：檢查會議室條幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。

　　7：會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品。

　　8：會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（回民）的確認

　　9：會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

　　10：會議留影：會議代表合影留念及攝像服務。

　　三、會后旅游：

　　旅游行程、住宿、用車、用餐、導游、保險的服務。

　　四、會后服務

　　1：結帳：提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明，專人與客戶進行核對并結帳

　　2：資料：會議后的資料收集，根據客戶要求制作會議通訊錄、花名冊和會議攝像資料的制作。

　　會議接待方案 9

　　一、會議概況：

　　（一）會議時間：xx

　　（二）會議地點：xx

　　地址：xx

　　電話：xx

　　聯系人：xx

　　（三）參加會議人員

　　東北九城市公安局主管政治工作局長、政治部主任、政治部秘書處處長、干部處處長，特邀佳木斯市公安局有關領導與會，約50人。

　　二、活動日程

　　（見日程安排表）

　　三、工作分工

　　成立會議籌備領導小組

　　組長：xx

　　副組長：xx

　　領導小組下設辦公室，負責人，具體負責整個會議期間的各項工作。

　　成員單位：政治部各處、機關黨委、指揮部宣傳處、行政處、后勤保障中心、朝陽分局、凈月分局、錦程分局、巡警支隊、交警支隊領導各1人。

　　辦公室下設材料組、會務組。

　　（一）材料組

　　負責人：xx

　　成員：秘書處有關人員

　　職責：

　　1、領導講話、主持稿、論文集

　　2、代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄

　　3、會議須知、日程表

　　4、代表、工作人員住宿、餐飲分配表

　　5、制做文件袋、配記事本、筆、相冊

　　6、材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

　　7、乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

　　（二）會務組

　　負責人：xx

　　成員：交警支隊、巡警支隊、政治部各處、行政處、后勤保障中心、指揮部宣傳處、機關黨委。

　　職責：具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、后勤保障及各項協調工作。

　　1、車輛

　　負責人：xx

　　（1）會議抽調政治部秘書處轎車3臺、干部處2臺、組織處2臺、老干部處2臺主要用于迎接代表團。行政處2臺轎車主要用于會務。

　　（2）會議抽調行政處、后保中心、巡警支隊豐田面包車各1臺，交警支隊前導車1臺。主要用于參觀、游覽。

　　（3）各單位抽調公務車于8月9日上午8：30分到名門飯店會務組報到，接受任務；交警前導車、3輛中客8月10日11：30到名門飯店會務組報到。

　　（4）聯系交警支隊，確定具有長春特色參觀路線。游覽期間，沿線主要街路由交警安排勤務。

　　（5）各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。

　　（6）車輛市內用油由各出車單位自行解決。

　　（7）聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。

　　2、接站

　　負責人：xx

　　8月9日，各代表團報到當天，由政治部有關領導及政治部各處處長負責迎接。對坐車來的'代表，派車在高速公路出口處迎接；對乘火車來的代表，派車到車站迎接（由責任單位自制接站牌）。

　　具體分工：秘書處負責迎接沈陽、哈爾濱、佳木斯代表；干部處負責迎接鞍山、大連代表；組織處負責迎接吉林、撫順代表；老干部處負責迎接大慶、齊齊哈爾代表。

　　3、紀念品

　　負責人：xx

　　（1）用于登長白山準備雨衣60件，秘書處負責統計會議代表服裝號，于8月10日發到會議代表及工作人員手中。

　　（2）奧迪A6車模60輛，由秘書處購買并在會議代表入住時送到房間。

　　（3）準備給白山市局紀念品10份，以表感謝。

　　4、住宿

　　負責人：xx

　　（1）住宿。會議代表統一住名門飯店。各市局主管政工局長，黨委委員、政治部主任安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。

　　（2）宴請。9日各代表團報到后，市局在名門飯店舉行歡迎晚宴，擬請x座陪（擺牌）。

　　（3）要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅；會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現隆重、端莊、整潔。

　　5、參觀、娛樂活動

　　（1）游覽長白山及市區內偽皇宮、一汽大眾公司。

　　責任人：xx

　　負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動（凈月分局、錦程分局負責聯系和派出警衛人員4人、并安排解說人員）。

　　要求：游覽長白山要確保安全，每輛車要配備350兆對講機I臺（共5臺），前后呼應加強聯系（聯系指揮部通訊處）；鑒于路途較遠及長白山西坡封閉的實際情況，要與白山市公安局溝通，協助做好保障工作；車輛進入白山市界，要有白山交警前導車迎接并導，要請白山市局聯系3名導游，隨同代表一同上山沿途介紹長白山然風光；負責培訓3男3女既6名隨車導游（擬從政治部內挑選）。

　　（2）8月11日晚，舉辦聯歡晚會。

　　責任人：xx

　　負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代表團參與的演出計劃（請與朝陽分局聯系）。

　　6、宣傳報道

　　責任人：xx

　　（1）負責會議攝、錄像工作。

　　（2）派攝影、錄像記者各1人，全程跟蹤服務（迎接、會議、游覽）。

　　（3）將代表的照片裝入相冊，錄像刻制光盤，在代表返程前交到代表手中。

　　7、醫療保障

　　責任人：xx

　　門診部派1名醫生全程保障。每天要定時到代表房間巡、問診，要分考慮到去長白山、路途遙遠易暈車，高山缺氧、爬山困難的實際，備有關藥品和醫療器械。

　　會議接待方案 10

　　一、全程服務項目

　　1、展會策劃：各類展覽會、交易會、博覽會的策劃、組織及運作。

　　2、承辦各型企事業機構的`專題會議、年會、禮儀、開業慶典、酒會、展示會等。

　　3、承辦在華的國際會議，包括行業、專業或專家會議等。

　　4、組織出國參加各類會議、預約會見、參觀、訪問等活動。

　　5、承辦各公司(廠礦)業務洽談會、訂貨會、新產品推廣會、集團公司董事會、獎評會、客戶聯誼會等。

　　6、承辦各種類型商務考察會議。

　　7、培訓類會議計劃實施。

　　8、承辦按照客戶自訂策劃方案舉辦的會議活動。

　　二、單項服務項目

　　1、會務服務：協助主辦單位選擇會議場所，為代表提供禮儀、公關、文秘服務，會議協調管理工作。

　　2、展覽展示：展臺搭建、會場布置、展具租賃、視頻音響設備租賃等。

　　3、會議接待：為參會代表提供接送站服務、會議代表簽到服務。

　　4、酒店預定：以優惠價格提供國內酒店預定服務，代訂各地優惠客房。

　　5、用餐安排：以特惠價格安排特色的餐飲服務，優價代購當地土特產。

　　6、票務服務：為參會代表提供各地返乘飛機票、火車票、船票預訂服務;會務展品的托運代辦，會議代表考察旅游結束地的善后服務。

　　7、娛樂安排：為代表安排富有當地特色的娛樂、活動項目。

　　8、會后參觀、訪問、旅游、考察等后勤服務。

　　會議接待方案 11

　　接站組的`工作流程：

　　1、會前所有接站人員及司機開碰頭會，將工作流程及注意事項細則化。

　　2、統一著裝，男士西裝領帶，女士套裝領結。

　　3、詳細檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員時間一覽表》等。

　　接待禮儀：

　　1、接站組成員應詳細了解所接對象，并有其移動聯系方式；

　　2、微笑服務。

　　3、以短信形式告知接站客人接站牌內容、顏色，及接站人員體貌特征。

　　4、如出現晚點應耐心等候，在無接任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠；

　　5、如遇塞車現象應及時向會務組反映情況；

　　6、赴酒店途中，簡介本地風土人情。

　　司機：

　　1、接站司機應隨時待命，并合理安排行車路線，禁止出現飲酒和脫崗現象；

　　2、接到來賓應熱情主動的協助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；

　　3、如出現晚點應耐心等候，在無接任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠；

　　4、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統一放在會務組；

　　送站工作流程：

　　一、店門守候

　　1、準確掌握《送站人員時間一覽表》，提前一天與客人確定好送站時間。

　　2、確認所乘交通工具的航班車次和離站時間。

　　3、主動安排好車輛，提前10分鐘在飯店門口恭候客人。

　　二、在路途中

　　1、主動征求客人的意見。

　　2、陪同客人聊天，或放音樂讓客人自便。

　　3、按時將客人送到機場、車站或碼頭，主動熱情地向客人道別，并祝客人一路平安，使客人有親切感、惜別感。

　　會議接待方案 12

　　為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

　　一、接待時間：

　　20xx年10月27—29日

　　二、接待地點

　　接機地點：xx

　　接待酒店：xx

　　地址：xx參觀地點：xx

　　三、接待對象：

　　xx公司談判代表以及陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：xx（負責整個行程的指揮和協調工作）

　　接待組：xx（翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員）

　　秘書組：xx（負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料）

　　后勤組：xx（負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作）

　　談判組：xx（主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理）

　　合計人員：24人

　　五、接待前期準備工作

　　1、來回機票預定

　　2、食宿安排

　　3、迎接車輛安排

　　4、會場接待

　　5、會場整理及布置

　　六、后期工作

　　1、談判會議資料整理

　　2、經費報銷

　　3、總結及信息反饋

　　七、經費預算

　　雙程飛機票（xx）+酒店住宿費（xx）+餐費（8000）+租車費用（650）+觀光費用（2500）+會議雜務費（1000）+后備費用（5000）總計：xx元（人民幣）

　　八、注意事項

　　1、接待外賓的'禮儀注意事項

　　2、應急方案的準備

　　3、控制經費預算

　　4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

　　會議接待方案 13

　　會前服務

　　1、與會議主辦方者洽談；

　　2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價；

　　3、邀請會議主辦方實地考察會議將舉辦的會場所；

　　4、與會議主辦方者確定會議接待方案；

　　5、與會議主辦方簽訂會議接待準合同；

　　6、確認會議主辦方者預付定金事宜；

　　7、在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及接待手冊；

　　8、準備會議資料（含代邀請相關領導，新聞煤體，新聞通稿，接待資料，會議配套的商務服務及公關禮儀，翻譯，通訊及秘書服務）。

　　會中服務

　　1、機場，碼頭，車站，專人（禮儀）專車分批分時段按要求接站；

　　2、會議現場，會議秘書分發會議資料，來客接待，房卡發放；

　　3、會議秘書協助會場布置及場地的會務服務；

　　4、會議秘書在會議接待（報道處）協助會務確認和分放房間；

　　5、確認用餐時間，菜單，標準，形式，酒水及主次桌和其他服務系統安排工作（酒店安排，水果分配，酒店服務員人手的到位）

　　6、提前確認代表（客戶）的娛樂項目，娛樂場所及消費和付款方式。

　　7、確認該主辦方為會議代表提供的旅游考察的吃，住，行，游，購，娛樂和安排事宜（日程安排，房，餐，車，導游等細節安排）

　　8、確認并保障會議期間會場防盜，消防等酒店設施安全工作；

　　9、確認特殊客人（含領導，少樹民族代表，VIP，殘障及家屬安排）

　　10、協助會議期間的交通工具的安排，合理調車；

　　11、代辦會議代表返程票務和其他代辦的安排（如會后特別特殊出游）。

　　會后安排

　　1、會務服務的總結，評估，會議代表的意義，對安排的反饋以及領導的建議和評價，及時的處理和改進有關工作；

　　2、會議留影，會議資料，領導講稿，代表發言稿，新聞報道資料的`匯總結書及印刷代表通訊錄；

　　3、與酒店方核對其他的消費費用，與會議主辦方費用結算，然后與酒店總消費的結帳，處理發票等財務工作；

　　4、歡送代表工作（對有關領導贈送小紀念品）跟蹤服務，迎合下次的合作。

　　會議接待方案 14

　　為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的.工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

　　一、接待時間：

　　20xx年10月27—29日

　　二、接待地點

　　接機地點：xx

　　接待酒店：xx

　　地址：xx

　　參觀地點：xx

　　三、接待對象：

　　xx公司談判代表以及陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：xxx（負責整個行程的指揮和協調工作）

　　接待組：xxx（翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員）

　　秘書組：xxx（負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料）

　　后勤組：xxx（負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作）

　　談判組：xxx（主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理）

　　合計人員：24人

　　五、接待前期準備工作

　　1、來回機票預定

　　2、食宿安排

　　3、迎接車輛安排

　　4、會場接待

　　5、會場整理及布置

　　六、后期工作

　　1、談判會議資料整理

　　2、經費報銷

　　3、總結及信息反饋

　　七、經費預算

　　雙程飛機票（22000）+酒店住宿費（10000）+餐費（8000）+租車費用（650）+觀光費用（2500）+會議雜務費（1000）+后備費用（5000）總計：63150元（人民幣）

　　八、注意事項

　　1、接待外賓的禮儀注意事項

　　2、應急方案的準備

　　3、控制經費預算

　　4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

　　會議接待方案 15

　　(一)會前工作:

　　1、與會議主辦方洽談。

　　2、向會議主辦方供給會議接待策劃方案和報價。

　　3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。

　　4、與會議主辦方確認會議接待方案。

　　5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。

　　6、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)

　　(二)跟進工作:

　　1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。

　　2、會議酒店現場:會議秘書分發會議資料，來客接待。

　　3、會議秘書協助會場布置及會場的會務服務。

　　4、會議秘書在會議接待(報到)處協助會務組確認和分發房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協助分發會議禮品及房間派送水果等會務工作。

　　5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

　　6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

　　7、確認旅游公司為該會議供給的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導游等安排)。

　　8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

　　9、確認特殊客人(如偉大的領導少數民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。

　　10、協調會議期間的交通工具的安排。

　　11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

　　(三)會后工作:

　　1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

　　2、會議資料、領導講話稿、、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

　　3、與會議主辦者的`費用結算工作。

　　4、歡送代表工作。

　　(四)會議的籌備工作:

　　1、根據會議規模，確定接待規格。設定待規格。

　　2、發放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等資料。通知后面要注意附回執，這樣能夠確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。

　　會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排，它是人們了解會議情景的重要依據。它的形式既能夠是文字的也能夠是表格的。它能夠隨會議通知一起發放。

　　3、會場的布置。

　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據會議資料，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的簡便盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗干凈，擺放美觀、統一。坐席的配置要和會議的風格和氣氛統一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同應對面做，來賓的領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優先知情權。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情景、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、并且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。

　　(五)會議的接待禮儀:

　　一是會前檢查。這是對在準備工作階段研究不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　二是提前進入接待崗位。接待人員應當在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的`接待工作分以下幾個崗位。

　　1、簽到。設一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，能夠派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脫下筆套，筆尖對自我，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

　　2、引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

　　3、接待。與會者坐下后，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，供給盡可能周到的服務。

　　(六)會議的服務禮儀:

　　1、所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。

　　2、接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜。

　　3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。

　　4、會議進行中的服務盡量要做到穩重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自我身上，否則，這將是極大的工作失誤。

　　5、服務會議應緊湊，不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”，做好各項準備工作。

　　6、要做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。

　　(七)會后服務:

　　會議結束后，全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

　　1、組織活動會議結束后，有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應有一位領導統一指揮和協調，并且這位領導要有很強的組織本事才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責，做好自我分擔的工作，以保證活動計劃的順利實施。

　　2、送別根據情景安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

　　3、清理會議文件回收有關文件資料，整理會議紀要，會議總結。

　　會議接待方案 16

　　為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

　　一、接待時間：

　　20xx年10月27—29日

　　二、接待地點

　　接機地點：

　　接待酒店：

　　地址：

　　參觀地點：

　　三、接待對象：

　　xx公司談判代表以及陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：（負責整個行程的'指揮和協調工作）

　　接待組：（翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員）

　　秘書組：（負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料）

　　后勤組：（負責行程和會議談判的酒店安排，會場布置和保安等相關工作）

　　談判組：（主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理）

　　合計人員：24人

　　五、接待前期準備工作

　　1、來回機票預定

　　2、食宿安排

　　3、迎接車輛安排

　　4、會場接待

　　5、會場整理及布置

　　六、后期工作

　　1、談判會議資料整理

　　2、經費報銷

　　3、總結及信息反饋

　　七、經費預算

　　略

　　會議接待方案 17

　　為成功圓滿接待“xxx”，按照貴公司的要求，河南康輝國際旅行社特擬定以下方案，請指正、修改。

　　原則：河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。

　　一、接待前準備：

　　1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

　　2、掌握客人的.餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

　　3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。

　　二、接站：

　　根據客人具體抵達時間，提前半小時抵達（火車站/機場）。舉牌接到客人后安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。

　　三、旅游及行程的安排：

　　1、導游要求：

　　知識豐富，技能技巧熟練，語言生動，具有較高的導游業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。

　　2、車輛要求：

　　安排專業旅游車隊的空調旅游車，車況好、干凈，設備齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機，確保客人安全。

　　四、旅游保險：

　　確保此次旅游活動的安全順利，我社可代辦每位旅游投保10萬元旅游人身意外傷害險。

　　五、會議日程安排：

　　x月x日：機（08：00—18：00），提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間，人員接機，帶領客人上車，司機送客人抵達酒店休息。

　　A：在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅

　　B：在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、并安排3名專業人員在接待臺協助會務組，為客人簽到辦理登記，并為VIP客戶提供優質服務入住手續。在客人到達酒店時，引導客人前往簽到臺辦理入住等。

　　C：代定客人往返大交通

　　D：舉行主題晚宴（根據客戶要求）;若有演出，請客戶提出有關演出的主題語言類，歌曲類，小品類，戲劇類等。

　　E：協助主辦單位安排參會事議

　　19：00—21：00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會

　　xx月xx日：參加會議。

　　本酒店參會：上午：8：00—10：00上半場10：00—10：30茶歇

　　10：30—12：00下半場12：00—13：00中餐

　　下午：14：00—16：00上半場16：00—16：30茶歇

　　16：30—18：00下半場19：00—21：00晚宴

　　會議接待方案 18

　　為了做好第二屆中國餐飲業博覽會會務接待工，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業博覽會接待工實施方案，具體如下：

　　一、接待時光

　　20xx年10月17日至21日午前。

　　10月17日全天報到。

　　二、住宿安排

　　三、用餐安排

　　10月17日至20日的用餐由會務接待組統一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規定時光用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯絡員及時與住店會務接待小組聯系。

　　四、交通安排

　　10月17日集會報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區、直轄市和計劃單列市組團的代表請提前以傳真形式將航班、車次及抵達西安的時光報接待組。

　　餐博會期間，代表參加活動的市內區間交通用車由接待組統一安排。

　　五、收費尺度

　　一）會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝扮演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加局部舉動的代表可與會務接待組具體協商。

　　二）食宿費：根據所住的.不一樣賓館設A類：1500元/人，B類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯系。

　　三）減免事項：各省、自治區、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費；各地組團參會人數超過20人的，免收聯絡員（1名）的食宿費和會務費。

　　六、其他

　　因代表離西安返程日期相對集中，理解統一安排食宿的代表需預定返程機（車）票的，請提前與會務接待組或入住賓館會務接待小組聯系。

　　七、聯系辦法

　　餐博會組委會辦公室會務接待組：聯系人：xxx

　　傳真：029－xxx

　　繳費賬號：xxx

　　開戶銀行：xxx

　　開戶名稱：第二屆中國餐飲業博覽會會務組

　　會議接待方案 19

　　會議策劃簡介：

　　1、提供多家大酒店由您選擇，價格優惠。

　　2、會場（或分會場）的選擇和預定，會場的設計和布置（會場內外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設備的擺放。

　　3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

　　4、禮品策劃、設計、樣品提供和制作。

　　5、設備：會議設備、辦公設備、視頻設備及多媒體、音頻設備、燈光設備。

　　6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務。

　　7、媒體支持、協助聯系媒體、邀請記者。

　　8、提供會議所需各類信息。

　　9、協助招徠參會人員、協助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

　　10、禮賓接待、會議事務及其他秘書服務、現場接待、禮賓禮儀、招待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等

　　11、提供西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標準的菜單，根據要求進行調整，協助選擇和推薦不同的用餐地點。

　　12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

　　13、公司專門為會議設計和安排了多條旅游路線，并根據參會人員的喜好，協助安排各種休閑活動。

　　14、報到同時有專人登記和辦理返程票預定。

　　會議接待程序：

　　1、我們倡導商務會議的全新概念，積極為合作客戶提供效、優質、周到的服務，可以根據客戶需求，靈活安排會議規模、費用，提供活動整體策劃方案，以便為客戶提供不同規模、檔次的商務會議服務設施。

　　2、我們還提供會議舉辦地的交通、氣候、商務環境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶提供商務會議期間全部的會務用品及會議現場布置，為客戶提供相應的媒體支持。

　　3、會議期間，會根據客戶的需求，在會議舉辦地進行媒體宣傳，靈活操作，使商務會議期間的娛樂休閑活動具有鮮明特色。

　　4、我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預約。

　　5、我們將為您提當地大酒店3—7優惠價格的`預定服務，并完全考慮您的要求，為您推薦適合您需要的酒店以及樓層。

　　6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會經驗及訓練有素的專業會務人員，與各酒店都有協議關系，可按客戶的不同要求提供規范、經濟的會議策劃及籌辦工作。

　　會議接待方案 20

　　為了安排好xx公司的代表來上海與本公司洽談合資設廠事項的工作和各事項，順利進行談判工作，特制定以下接待方案：

　　一、接待時間：

　　20xx年10月27—29日

　　二、接待地點

　　接機地點：xx

　　接待酒店：xx

　　地址：xx

　　參觀地點：xx

　　三、接待對象：

　　xx公司談判代表以及陪同人員

　　四、接待負責人員

　　總負責：xx(負責整個行程的指揮和協調工作)

　　接待組：xx(翻譯人員，禮儀小姐，解說員，接待員)

　　秘書組：xx(負責接待和談判會議的相關文件起草文件資料)

　　后勤組：xx(負責行程和會議談判的.酒店安排，會場布置和保安等相關工作)

　　談判組：xx(主談，決策人，銷售顧問，法律顧問，技術顧問，公關經理)

　　合計人員：24人

　　五、接待前期準備工作

　　1.來回機票預定

　　2.食宿安排

　　3.迎接車輛安排

　　4.會場接待

　　5.會場整理及布置

　　六、后期工作

　　1.談判會議資料整理

　　2.經費報銷

　　3.總結及信息反饋

　　七、經費預算

　　雙程飛機票(22000)+酒店住宿費(10000)+餐費(8000)+租車費用(650)+觀光費用(2500)+會議雜務費(1000)+后備費用(5000)總計：63150元(人民幣)

　　八、注意事項

　　1、接待外賓的禮儀注意事項

　　2、應急方案的準備

　　3、控制經費預算

　　4、做好整個行程以及談判會議的記錄工作。

　　會議接待方案 21

　　一、接待時間

　　1月9日-1月10日

　　其中：1月9日：嘉賓全天報到，接機、接站；晚上年會暨頒獎晚會；1月10日上午部分領導嘉賓參觀陽光整形美容醫院，部分嘉賓返程送機、送站，下午基本返程送機、送站完畢。

　　二、接待對象

　　本次會務接待工作對嘉賓進行細分，采取重要貴賓、一般嘉賓分級接待的方式，并按照以下分類進行接待：

　　（一）一級接待：（套房/豪華房）

　　1、中整協/國家衛計委/各省整協領導約xx人；

　　2、重要專家學者約xx人。

　　（二）二級接待：（標準間）

　　1、地方市級整協有關領導等，約xx人；

　　2、廣東省/深圳市等相關政府部門領導。

　　（三）普通接待：

　　1、業務單位參會嘉賓；

　　2、其他嘉賓等；

　　3、演職人員/會務人員/安保等工作人員（xx名）。

　　三、接待地點

　　根據今年大會的接待規模、接待的級別，選擇華僑城洲際酒店為會議/接待地點；在南山區域擇方便出行的1-2家酒店為應急接待酒店。（海景、威尼斯、威斯町）

　　四、人員配置

　　深圳整形美容醫院統籌負責本次年會承辦及接待任務。

　　20××年行業年會暨頒獎典禮晚會籌備委員會

　　主任：

　　副主任：

　　具體人員及分工另文。

　　五、接待流程

　　（一）接待準備

　　1、專人統計大會登記的參會嘉賓信息；

　　2、每日及時與組委會相關負責人溝通嘉賓接待的相關事項和信息，及時更改變動信息；

　　3、前期電話跟蹤所有來深參會的'領導、嘉賓、代表團、媒體，確認其來深要求細節，報組委會主任并執行主任處以便安排布署；

　　4、確定代表來深具體時間、人數、性別、聯系方式、出發地點及航班號、車次、住房要求、客人的餐飲習慣等詳細情況。

　　5、提前領取、分好房卡、餐券、會務資料等，根據大會要求做好接待準備工作。

　　（二）接機接站

　　1、1月9日7：30至18：00在深圳機場/深圳北站安排專人接機，配備歡迎標識；

　　2、調度接待車輛運送參會代表前往下榻酒店；每趟航班到達等候時間不超過30分鐘；每車配備服務人員1名。

　　3、根據參會嘉賓航班情況制作《接機（站）時間表》、《送機（站時間表》；制作雙面的接機（站）牌；

　　（三）酒店安排

　　1、酒店專項接待安排：在指定下榻的酒店門口懸掛或顯示歡迎標識，酒店大堂、電梯等處設歡迎牌、導引指示牌，大堂、樓層電子信息屏滾動播放本次活動信息；設置與會議相關的信息公示版（牌）；

　　2、酒店設“會務組聯絡處”。安排名工作人員，負責參會代表報到、入住手續辦理及發放證件和活動資料、參會代表房間發放個性化溫馨提示；會議期間負責指引、組織參會代表乘車、用餐等各項后勤保障工作。

　　3、每間嘉賓住房內放置會務接待手冊、重要信息溫馨提示、地圖，贈送當天《深圳特區報》，王曉瀘董事長親筆簽名歡迎卡1張，入住當天備水果1份；貴賓客房提供定制性菜單服務，貴賓和女士接待，預留非吸煙樓層客房；入住當天備鮮花水果各1份；

　　4、提供會務車輛，根據要求編制運行時間表并分發至嘉賓房間；

　　5、預留會務人員、醫療人員的工作用房，并安排工作用餐；

　　6、提供叫早、叫醒服務；及時收集整理來賓入住建議和需求，不斷改進服務；

　　（四）交通保障

　　1、接機車輛安排，根據接機客人的數量不同，安排不同車輛接待。因涉及接機（站），嘉賓聯系、報到、臨時調配等，擬由組委會委托租車公司租借小型轎車輛；7座商務車輛，考斯特部，中巴輛，用于1月9日接機/接站；

　　2、引導貴賓上指定專車，隨車配備服務人員一人，沿途隨車服務人員做深圳景觀與大會相關內容介紹；

　　3、每20分鐘一班，即到即走；對集中乘機抵達的領導和嘉賓，預留專用接機轎車、考斯特或中巴；

　　接機路線：深圳機場——廣深高速——深南大道——洲際酒店。

　　特別注意：

　　①如乘火車或汽車等交通工具抵深的來賓，實行電話預約接站，提前24小時與來賓確認接站信息，安排機動車輛調度接站。

　　②重要領導和嘉賓需預留貴賓通道，獻鮮花。

　　③每輛車應配備瓶裝飲用水。

　　4、酒店、會場應急車輛，7座商務車輛，轎車輛，中巴輛。

　　5、送接機（站）：1月10日自早上7:00開始，每半小時1班專車由下榻酒店發至深圳機場，具體車輛安排根據嘉賓行程安排9日下午前由各接待對接人另行確定，報總調度統一調配車輛及送機人員。

　　特別注意：重要領導和嘉賓需預留貴賓通道。

　　6、配備車輛組成專用車隊，統一編號并配有活動標識的專用車證；

　　7、司乘人員：除小車以外，其余每車配司機1人，組委會工作人員1名。

　　8、嘉賓登機祝福與航班起飛確認短信；

　　9、嘉賓平安抵達確認短信；

　　（五）用餐安排

　　參會代表憑餐券在下榻酒店用早餐，午餐、晚餐及飲水按組委會相關安排執行。

　　1、接待酒店提供自助早餐服務；

　　2、負責安排演職人員、會務人員及治安、消防、衛檢人員的工作用餐。

　　會議接待方案 22

　　一、接待時光：

　　20xx年xx月xx日—x月x日

　　二、接待地點：

　　接送機地點：西寧機場

　　下榻酒店：xx大酒店（xxx，xxx，xxx等）

　　會議地點：xxx（xxx會議廳，xxx會議廳，xxx會議廳等）

　　三、接待對象：

　　嘉賓等一行人及其陪同人員

　　四、接待負責人員：

　　總負責：接待辦

　　跨部門接待小組：相干領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛組

　　五、接待前期準備工：

　　1．制發邀請函，邀請嘉賓，協調時光

　　2．食宿安排，提前預定

　　3．迎接車輛安排

　　4．迎賓（嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工）

　　5.相關接待人員，負責相關接待工

　　六、機場接待

　　1．機場一層到達廳內設接待處人員，根據來客乘坐的航班到達狀況持“熱烈歡迎xx貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責指導至接待處（簽到臺桌子規格1.8x0.5x0.75）。接待組由此將客人集中帶出搭車。

　　2．在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌（80x180cm以下易拉寶）。

　　3．由服務科按照按正常要客接待程序接待。

　　4．對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協助在廊橋出口處迎接。

　　硬件附注：易拉寶2個（其中1個2米），接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條。

　　七、酒店入住

　　1.確定嘉賓入住時光，通知酒店接待人員提前做好相干籌辦，確定房間住宿安排。

　　2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。

　　3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。

　　4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓率領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　八、用餐（早餐、中餐、晚餐）

　　1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。

　　2．餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。

　　九、會議前的'籌備工

　　1．拔取集會廳。根據集會參加人員的人數確定集會廳規模。

　　2．會場布置。根據集會資料，在場內吊掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝口號。可在會場內擺放適當的簡單盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可吊掛國旗、黨旗或吊掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一

　　3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工。

　　4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

　　十、會議接待

　　1．歡迎詞（電子屏幕）提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位xx貴賓蒞臨我公司考察指導”

　　2.會場整理及布置

　　1）提前30分鐘清潔并布置會場，持續會場整齊有序，空氣清新

　　2）擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統一，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發，調試投影儀，音響等設備，放映相關資料。

　　3.聯系陪同人員，講解員。根據客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員

　　4．領導嘉賓到達集會廳，由禮儀引入會場就坐。

　　十一、座談

　　1．企業宣講（集團，產業宣傳片，企業介紹PPT）

　　2．技術交流（技術人員PPT講解，互動）

　　3.會場服務（每20-30分鐘添加茶水或視狀況而定）

　　4.拍照（依重要程度，進行拍照留檔）

　　5.攝像（依重要水平，進行攝像留檔）

　　十二、會后服務準備

　　做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結束前妥善安排。

　　十三、會后服務

　　集會結束，攝影師做完攝影工后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。

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