公司電話管理規定

時間：2025-11-07 14:15:16 銀鳳規定我要投稿

公司電話管理規定范本（精選11篇）

　　在社會發展不斷提速的今天，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的公司電話管理規定制度范本，希望能夠幫助到大家。

公司電話管理規定范本（精選11篇）

　　公司電話管理規定 1

　　一、職責

　　1、管理部：負責開通國內、國際長途電話的審批,電話的安裝、使用、維修、停機、電話費用結算等相關事項的統籌管理;

　　2、各部門：負責管理本部門的電話及控制電話費用;

　　3、財務部：負責電話費用的結算。

　　二、基本原則

　　1、每部電話安排專門負責人員，負責該部門電話的`管理及控制費用;

　　2、公司內線電話用于各部門之間的工作聯絡，任何人不得用內線電話聊天、談笑;

　　3、辦公電話原則上不得作私人電話使用;

　　4、辦公室電話主要用于工作聯系，

　　提倡使用文明、簡捷的語言，以減少通話時間;

　　5、非本公司工作人員不準使用本公司話機打市內電話和長途電話。

　　三、電話號碼的申請與定位

　　1、部門因業務擴大增加人員需新增電話，由部門負責人審核后交由管理部批準，管理部批準后聯系專業人員進行電話安裝。

　　四、電話安裝

　　1、電話之初裝以開通內線為原則;

　　2、各部門電話號碼如需開通市話、國內長途、國際長途、來電顯示等其他需要另外收費的功能，需由申請部門填寫《電話申請表》，由部門負責人簽字后交管理部批準，批準后方可開通相應功能。

　　五、電話移機、停機、停用號碼重新起用

　　1、各部門人員因工作原因發生辦公地點變動需要移機時，由部門人員告知管理部進行移機;

　　2、部門人員調整、人員變動等各種原因需要停止使用電話時，部門負責人需向管理部報停，號碼由管理部收回保管備用。

　　六、電話的故障維修管理

　　1、使用者如發現話機、線路等故障要及時向管理部報修，

　　非專業人士不得私自拆裝電話。

　　七、電話費用

　　每月由管理部按計費系統話費清單進行統計，繳納。

　　八、罰則

　　如有違反以上電話管理規定的，一經發現將進行考核處罰。

　　公司電話管理規定 2

　　適用場景：全行業中小企業通用，覆蓋基礎電話使用規范

　　第一章總則

　　為規范公司電話使用行為，提高溝通效率，控制通信成本，保障業務順暢開展，特制定本規定。

　　本規定適用于公司全體員工（含試用期員工、實習生及外包人員），涵蓋固定電話、工作手機及公司分配的.通信賬號。

　　第二章使用規范

　　工作電話優先用于業務溝通，禁止撥打私人長途、聲訊臺等非工作類電話，特殊情況需經部門負責人審批。

　　通話時需使用文明用語，主動報出公司及個人名稱（例：“您好，XX 公司 XX 部 XX”），語速適中、表達清晰。

　　固定電話實行 “誰使用、誰負責” 原則，下班前需檢查電話是否掛好，避免占線或誤撥。

　　禁止利用公司電話傳播謠言、泄露商業機密或從事違法違規活動。

　　第三章費用管理

　　行政部統一負責電話資費套餐的選型與調整，定期核對話費賬單，分析異常消費。

　　員工因私使用公司電話產生的費用，需在當月工資中扣除；業務所需的長途通話，由部門統一報銷。

　　鼓勵員工使用網絡電話、企業微信等免費溝通工具，降低通信成本。

　　第四章設備維護

　　電話設備由行政部統一采購、分配與維修，員工不得私自拆卸、更換或轉借。

　　發現電話故障（如無聲音、無法撥號），需及時向行政部報修，由專業人員處理，禁止自行維修。

　　離職員工需辦理電話設備交接手續，確保設備完好無損。

　　公司電話管理規定 3

　　適用場景：以電話銷售為核心業務的`團隊，側重客戶溝通效率與合規性

　　核心條款補充

　　銷售電話需在工作時間內撥打（原則上為 9:00-12:00、14:00-18:00），避免在休息時段打擾客戶。

　　建立客戶通話臺賬，詳細記錄通話時間、溝通內容、客戶需求及跟進進度，每日提交部門匯總。

　　禁止高頻次騷擾客戶（同一客戶單日通話不超過 2 次，每周不超過 3 次），尊重客戶拒絕溝通的權利。

　　工作手機需保持 24 小時開機（節假日除外），確保客戶咨詢、緊急業務能及時響應。

　　公司統一配置電話銷售話術模板，員工需嚴格按照模板溝通，不得擅自承諾超出公司政策的條款。

　　通話錄音由技術部統一存儲（保存期 1 年），用于業務復盤、客戶糾紛處理及合規檢查，員工需配合相關審核。

　　第三篇：客服部門電話管理規定

　　適用場景：客戶服務部門，側重響應速度與服務質量

　　核心條款補充

　　客服電話接通時限：人工服務需在 30 秒內接聽，自助語音導航需清晰明確，減少客戶等待時間。

　　建立來電登記制度，記錄客戶姓名、聯系方式、咨詢問題及處理結果，確保 “事事有回應、件件有著落”。

　　對于復雜問題，客服人員無法當場解決的，需告知客戶處理時限（最長不超過 24 小時），并及時跟進反饋。

　　禁止與客戶發生爭執，遇客戶投訴時，需耐心傾聽、主動致歉，引導客戶通過合理渠道解決問題。

　　客服人員需定期參加電話溝通技巧培訓，考核合格后方可上崗，行政部每季度組織服務質量抽查。

　　工作手機需存儲常用客戶服務電話、技術支持熱線等，便于快速轉接或提供協助。

　　公司電話管理規定 4

　　適用場景：公司行政、人事、財務等后臺部門，側重內部協同與成本控制

　　核心條款補充

　　內部通話優先使用分機號，減少外線占用，分機號目錄由行政部統一發布并及時更新。

　　會議電話需提前 10 分鐘調試設備，確保音質清晰，參會人員需靜音等候，發言時再開啟麥克風。

　　對外公布的辦公電話（如前臺總機、招聘熱線）需安排專人值守，無人接聽時需設置語音留言，注明回復時間。

　　禁止使用辦公電話撥打付費咨詢、娛樂類電話，行政部每月抽查話費清單，發現違規行為將通報批評。

　　負責接收政府部門、合作單位等重要來電時，需詳細記錄來電信息，第一時間轉達相關負責人，并跟蹤落實情況。

　　前臺電話需做好訪客來電登記，準確轉接至對應部門或人員，無法轉接時需禮貌告知并提供替代聯系方式。

　　公司電話管理規定 5

　　第一章總則

　　第一條為規范公司電話使用行為，保障通信暢通，控制通信費用，提高工作效率，維護公司利益，結合公司實際情況，制定本規定。

　　第二條本規定適用于公司全體員工（含正式員工、試用期員工、實習生及外包人員），涵蓋公司辦公固定電話、工作手機及相關通信設備。

　　第三條公司電話使用遵循 “按需分配、規范使用、節約成本、保障安全” 的原則，禁止用于非工作用途。

　　第二章電話分配與管理

　　第四條行政部負責公司電話設備的統一采購、安裝、調試、維修及報廢管理，建立《公司電話設備臺賬》，記錄設備型號、分配部門、使用人、安裝時間等信息。

　　第五條固定電話按部門職能分配：行政部、財務部、銷售部等對外聯絡頻繁部門，每部門配置 2-3 部；技術部、研發部等對內協作部門，每 5 人配置 1 部。工作手機僅發放給銷售、外勤等需高頻外出辦公人員，每人 1 部。

　　第六條員工入職時，由行政部辦理電話領用手續，簽署《電話使用承諾書》；離職時，需交還電話及配件，結清個人使用期間產生的非工作費用，行政部核對設備完好性后，辦理離職交接。

　　第三章使用規范

　　第七條固定電話主要用于辦公溝通，包括客戶聯絡、業務對接、跨部門協作等，禁止撥打私人長途電話、聲訊臺等付費服務；工作手機需保持 24 小時開機（工作時間外，僅處理緊急工作事務），禁止用于娛樂、購物等非工作場景。

　　第八條通話時需使用禮貌用語，開頭主動表明身份（如 “您好，XX 公司 XX 部 XX”），結束時禮貌道別；避免長時間占用電話，單次通話原則上不超過 10 分鐘，復雜事項可建議通過會議、郵件補充溝通。

　　第九條禁止利用公司電話傳播不實信息、泄露公司商業秘密（如客戶資料、項目數據、財務信息等），嚴禁撥打騷擾電話、進行違法違規溝通，違者按公司保密制度及法律法規處理。

　　第四章費用管控

　　第十條公司統一繳納固定電話月租費及工作手機套餐費，費用由財務部按月結算，行政部協助核對賬單。

　　第十一條員工因工作產生的`長途通話費、漫游費等，需憑通話記錄（標注通話時間、對象、事由）向行政部申請報銷，經部門負責人審核、財務部確認后，納入月度報銷流程；非工作產生的費用，由個人自行承擔。

　　第十二條行政部每季度統計各部門電話費用使用情況，分析費用異常波動（如單月費用超上月 30%），排查原因并出具《費用分析報告》，報管理層審批后，制定優化措施。

　　第五章責任與處罰

　　第十三條員工需妥善保管電話設備，因個人疏忽導致設備損壞、丟失的，按設備折舊價值賠償；故意損壞設備的，除賠償外，還將視情節輕重給予警告、記過等處分。

　　第十四條違反本規定使用電話的，按以下標準處罰：

　　（一）首次違規：口頭警告，責令整改；

　　（二）二次違規：書面警告，扣發當月績效獎金 500 元；

　　（三）三次及以上違規或造成嚴重后果（如泄露秘密、產生大額額外費用）：解除勞動合同，追究經濟損失，涉嫌違法的移交司法機關。

　　第六章附則

　　第十五條本規定由行政部負責解釋，自發布之日起施行。原《公司電話使用暫行辦法》同時廢止。

　　第十六條行政部可根據公司業務發展及實際需求，對本規定進行修訂，修訂后需公示 3 個工作日，無異議后正式生效。

　　公司電話管理規定 6

　　一、目的`

　　為簡化公司電話管理流程，平衡辦公需求與成本控制，確保通信高效、合規，制定本規定。

　　二、適用范圍

　　公司全體員工，涉及辦公固定電話（共 3-5 部，集中于前臺、銷售部、行政部）及外勤人員工作手機（按需發放，不超過 10 部）。

　　三、核心條款

　　使用要求：固定電話優先用于客戶咨詢、業務對接，禁止私人長途通話；工作手機需保持工作時間開機，非工作時段可設置 “工作緊急聯絡” 模式，避免無效打擾。

　　設備管理：前臺負責固定電話日常維護（如故障報修），行政部每月核對 1 次設備狀態；工作手機由使用者自行保管，離職時需交還，設備正常損耗無需賠償，人為損壞需承擔維修費用。

　　費用管理：固定電話及工作手機套餐費由公司統一支付，超額費用（如超出套餐的流量費、國際通話費）需個人說明事由，經部門負責人確認后，區分工作 / 私人用途報銷或自付。

　　違規處理：首次私人占用電話時長超 30 分鐘 / 月，提醒整改；累計 3 次及以上，扣發當月全勤獎，情節嚴重（如產生高額聲訊費）的，按實際費用雙倍賠償。

　　四、執行與修訂

　　本規定由行政部牽頭執行，每半年評估 1 次適用性，員工可通過行政部郵箱提出修改建議，修訂后公示 1 個工作日即生效。

　　公司電話管理規定 7

　　第一章總則

　　第一條適應互聯網公司 “線上為主、遠程協同” 的.辦公特點，規范固定電話、工作手機、企業云電話（如釘釘、企業微信電話功能）的使用，保障信息安全與溝通效率，制定本規定。

　　第二條適用范圍：公司全體員工（含遠程辦公人員），涵蓋線下辦公固定電話、員工工作手機、企業授權的云電話賬號。

　　第二章不同場景使用規范

　　線下辦公固定電話：僅配置于前臺、會議室及核心業務部門（如客戶成功部），用于接待訪客咨詢、組織線下會議、處理緊急線下業務，禁止用于私人通話；

　　工作手機：產品、運營、銷售等需高頻對接外部的崗位，每人 1 部，需安裝企業安全軟件（禁止卸載），通話記錄自動同步至公司后臺（僅用于合規審計，不泄露個人隱私）；

　　云電話功能：全體員工需使用企業統一賬號發起工作通話，禁止用私人賬號處理工作事務；遠程辦公時，重要溝通（如合同洽談、需求評審）需開啟通話錄音（提前告知對方），錄音文件保存至公司指定云盤，保存期限 2 年。

　　第三章信息安全要求

　　禁止通過任何電話形式（含云電話）泄露用戶數據、產品源碼、未公開功能規劃等核心信息，通話中涉及敏感內容時，需確認對方身份及通話環境安全；

　　遠程辦公人員的工作手機、云電話賬號需設置復雜密碼（含字母、數字、特殊符號），每 3 個月更換 1 次，禁止轉借他人使用；

　　行政部每月聯合信息部開展電話安全檢查，排查賬號異常登錄、錄音缺失、敏感詞通話記錄等問題，發現隱患立即整改。

　　第四章附則

　　本規定自發布之日起施行，信息部負責技術支持（如云電話賬號開通、安全軟件維護），行政部負責日常監督，兩者每月聯合出具《電話使用合規報告》。

　　公司電話管理規定 8

　　第一章目的

　　針對銷售型公司 “高頻客戶聯絡” 的需求，規范電話溝通流程，提升客戶服務質量，保護客戶資源，控制通信成本，制定本規定。

　　第二章電話使用核心規范

　　客戶通話準備：銷售員工撥打客戶電話前，需明確溝通目標（如需求挖掘、產品介紹、合同跟進），準備好客戶資料（如歷史溝通記錄、需求痛點），禁止無準備盲打；

　　通話禮儀：開頭需確認客戶身份（如 “您好，請問是 XX 公司的 XX 總嗎？我是 XX 公司銷售 XX”），說明通話目的，若客戶當前不便，需約定下次溝通時間，禁止強行推銷；

　　通話記錄：每次客戶通話結束后，需在 1 小時內將溝通內容（含客戶需求、異議、跟進計劃）錄入 CRM 系統，行政部每日抽查記錄完整性，未及時錄入的'，扣發當日銷售績效分；

　　客戶隱私保護：禁止將客戶電話告知非相關人員，禁止在非工作場景（如私人聚會、社交平臺）提及客戶信息，嚴禁利用客戶電話謀取私利（如介紹競品）。

　　第三章費用與設備管理

　　費用補貼：銷售員工工作手機套餐費由公司全額承擔，因客戶溝通產生的國際長途、漫游費，憑 CRM 溝通記錄及話費賬單，100% 報銷；

　　設備配置：工作手機需支持通話錄音、多卡雙待功能，錄音文件自動同步至 CRM 系統（客戶明確拒絕錄音的除外），設備故障需 24 小時內報備行政部，避免影響客戶溝通；

　　離職交接：銷售員工離職時，需將工作手機、客戶通話記錄、未跟進客戶清單完整移交指定接手人，經部門負責人及客戶確認無誤后，方可辦理離職手續，若因交接遺漏導致客戶流失，需承擔相應責任。

　　公司電話管理規定 9

　　一、總則

　　為規范集團各部門電話使用行為，控制通信成本，保障辦公通信順暢，結合集團業務特點，制定本規定。

　　本規定適用于集團總部及各子公司全體員工，涵蓋固定辦公電話、企業移動辦公電話（含工作手機）及虛擬辦公電話（如 VOIP 電話）。

　　二、電話申請與分配

　　固定辦公電話：各部門根據崗位工作需求提交申請，由行政部審核后統一安裝，原則上 “一人一崗一話機”，多人共享辦公室可申請共享電話；管理層崗位可申請分機直撥權限，普通崗位默認分機轉接。

　　企業移動辦公電話：僅業務外勤、客戶對接等高頻外出崗位可申請，由部門負責人簽字確認后，行政部統一采購并登記備案，手機及號碼歸屬公司所有。

　　虛擬辦公電話：遠程辦公人員需經部門審批后，由 IT 部配置 VOIP 賬號，綁定辦公設備使用，禁止私自轉讓或用于非工作用途。

　　三、使用規范

　　工作時間電話優先用于辦公事務，禁止撥打私人長途、聲訊臺等非工作電話；私人市內電話單次時長不得超過 5 分鐘，每日累計不超過 10 分鐘。

　　接聽外部來電需在 3 聲內接起，規范用語為 “您好，XX 集團 XX 部門 XX（姓名）”；轉接電話需確認對方身份及需求，若被轉接人不在崗，需記錄來電人信息并及時轉達。

　　企業移動辦公電話需保持 24 小時開機（特殊崗位按排班要求），禁止關機或拒接工作來電；虛擬辦公電話需定期檢查網絡連接，確保通話質量。

　　四、話費管理

　　固定辦公電話實行 “部門話費定額管理”，行政部每月根據各部門人數及業務量核定話費額度，超支部分由部門經費承擔，結余部分可結轉至次月。

　　企業移動辦公電話統一辦理集團套餐，行政部每月統計話費明細，異常高額話費（如超出套餐 30% 以上）需由使用者提交說明，經審核非工作用途的，費用由個人承擔。

　　禁止員工私自在辦公電話上安裝外接設備（如傳真機、復印機），若因工作需要新增設備，需經行政部審批，產生的.額外話費計入部門額度。

　　五、保密要求

　　通話涉及商業機密、客戶隱私等敏感信息時，需確認通話環境安全，禁止在公共區域討論；重要工作通話建議錄音（需提前告知對方），錄音文件由專人存檔，保存期限不少于 2 年。

　　禁止向外部無關人員透露公司內部電話分機號、虛擬辦公電話賬號等信息；工作手機丟失或被盜，需 2 小時內上報行政部，由行政部掛失號碼并注銷相關權限。

　　六、設備維護與責任

　　IT 部負責辦公電話設備的日常維護，每月進行一次線路檢查；員工發現電話故障需及時報修，禁止私自拆卸或維修設備。

　　員工離職時，需交還企業移動辦公電話、固定電話話機及虛擬辦公賬號，由行政部核對設備完好性及話費結清情況，確認無誤后方可辦理離職手續。

　　公司電話管理規定 10

　　一、目的

　　為適配初創公司靈活辦公模式，平衡通信效率與成本控制，明確電話使用、管理及責任歸屬，特制定本規定。

　　二、適用范圍

　　公司全體員工，涉及設備包括：辦公區共享固定電話、員工個人手機（公司補貼話費）、云辦公電話系統（含視頻電話、語音會議功能）。

　　三、電話類型及使用規則

　　共享固定電話：僅設置于前臺、會議室及公共辦公區，用于接待訪客、收發傳真及緊急辦公事務；員工使用需登記《共享電話使用臺賬》，記錄通話時間、事由及對方信息。

　　個人手機話費補貼：核心業務崗（如銷售、客戶運營）每月享受固定話費補貼（標準：300 元 / 月），行政崗每月補貼 150 元 / 月；補貼發放需提交當月通話賬單，其中工作通話占比需不低于 70%，不足部分按比例扣減補貼。

　　云辦公電話系統：由 IT 部統一搭建，員工通過企業微信或專用 APP 登錄使用，支持多人語音會議、通話錄音及通話記錄同步；會議通話需提前創建會議 ID，參會人員需實名登錄，禁止邀請外部無關人員加入。

　　四、使用禁忌

　　禁止使用公司電話（含補貼手機）進行與工作無關的'活動，如撥打娛樂熱線、參與電話營銷、長時間私人通話等；一經發現，扣除當月全部話費補貼，并予以通報批評。

　　云辦公電話系統禁止用于傳輸涉密文件或討論未公開的商業計劃；通話錄音僅用于工作復盤及糾紛處理，禁止私自下載、傳播或刪除。

　　工作時間內，補貼手機需保持暢通，若因個人原因導致工作來電無法接通，造成業務損失的，需承擔相應責任。

　　五、成本控制

　　行政部每季度分析話費使用數據，針對高頻非工作通話、異常高額話費的崗位，進行約談并調整補貼標準；云辦公電話系統優先選擇性價比高的服務商，每年重新評估合作方案。

　　鼓勵員工使用云辦公電話系統進行跨部門溝通及外部業務對接，減少傳統長途電話使用，降低通信成本。

　　六、附則

　　本規定由行政部負責解釋，根據公司業務發展可適時修訂。

　　員工違反本規定造成公司損失的，公司有權追償；情節嚴重的，按勞動合同及公司規章制度處理。

　　公司電話管理規定 11

　　一、總則

　　客服部門作為公司客戶溝通核心窗口，為保障客戶咨詢響應及時、服務質量達標，規范客服電話使用流程，特制定本規定。

　　二、電話設備與系統管理

　　客服電話統一采用 “專用話機 + CRM 系統綁定” 模式，每臺話機對應唯一客服工號，實現通話記錄、客戶信息與 CRM 數據實時同步；IT 部需每日檢查話機網絡連接及系統兼容性，確保無故障運行。

　　客服崗位配置 “雙線路電話”：主線用于接聽客戶咨詢，副線用于內部溝通及客戶回電；禁止將主線用于非客戶服務用途，副線使用需遵守內部溝通規范。

　　電話錄音系統需 24 小時開啟，所有客戶通話自動錄音，錄音文件保存期限為 3 年；錄音內容僅用于客服質量檢查、客戶糾紛處理及員工培訓，禁止外泄或用于其他目的。

　　三、客服通話規范

　　接聽客戶來電：需在 2 聲內接起，開場白為 “您好，XX 客服，工號 XXX，很高興為您服務”；通話過程中使用禮貌用語，耐心傾聽客戶需求，禁止打斷客戶或使用不耐煩語氣。

　　通話內容要求：準確記錄客戶咨詢問題（如訂單編號、訴求類型），若無法當場解決，需告知客戶處理流程及時限（如 “您的問題我已登記，將在 2 小時內由專屬專員回電”），并獲取客戶有效聯系方式。

　　結束通話：需確認客戶無其他需求后，以 “請問還有其他可以幫您的嗎？感謝您的來電，再見” 收尾，待客戶先掛斷電話后再結束通話。

　　四、回電管理

　　需回電客戶由 CRM 系統自動生成 “回電任務單”，客服需按 “緊急程度” 排序處理（緊急客戶 1 小時內回電，普通客戶 4 小時內回電），回電后需在系統中更新處理結果。

　　回電時若客戶未接聽，需留言說明身份、事由及回電時間，2 小時后再次嘗試；若連續 3 次未接通，需將情況反饋至客服主管，協調其他方式聯系客戶。

　　五、質量監督與考核

　　質檢部每日隨機抽查客服通話錄音，從 “禮貌用語、問題解決率、信息記錄準確性” 等維度評分，評分結果納入客服月度績效考核。

　　若因客服電話使用不規范（如漏接來電、回電超時、信息記錄錯誤）導致客戶投訴，扣除對應客服當月績效分，并進行專項培訓；情節嚴重的.，暫停上崗資格。

　　六、應急處理

　　若客服電話線路故障，客服需立即切換至備用電話（由行政部提前配置），并通知 IT 部維修；同時通過 CRM 系統向未接通的客戶發送短信，說明情況并提供臨時咨詢渠道。

　　節假日或業務高峰期，需增配臨時客服電話，由行政部提前做好設備調試及人員排班，確保客戶咨詢無遺漏。

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