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關(guān)于運(yùn)用管理軟件實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案
隨著財(cái)務(wù)軟件在企事業(yè)單位的廣泛運(yùn)用，很多企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)了從憑證處理、記賬、到報(bào)表輸出等基本會計(jì)業(yè)務(wù)的電算化。如何深化計(jì)算機(jī)在會計(jì)中的運(yùn)用，特別是如何運(yùn)用管理軟件實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理，是當(dāng)前財(cái)會人員所關(guān)心的問題。本文以蘇州新蘇綸紡織有限公司為具體案例，分析了企業(yè)預(yù)算管理模式的基本思想，并提出了如何將企業(yè)預(yù)算管理模式與管理軟件相結(jié)合實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案。
一、蘇州新蘇綸紡織有限公司預(yù)算管理模式分析
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理，首先根據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展水平和管理需求選擇其預(yù)算管理模式。蘇州新蘇綸紡織有限公司是一個(gè)傳統(tǒng)型的紡織企業(yè)，其市場相對穩(wěn)定，企業(yè)處于穩(wěn)步發(fā)展階段。在這一時(shí)期，采用擴(kuò)大銷售的方法來提高企業(yè)的利潤不是非常有效，因此，提高企業(yè)利潤的重心就放在加強(qiáng)成本費(fèi)用的管理上。
與企業(yè)的發(fā)展階段相適應(yīng)，在進(jìn)行預(yù)算管理時(shí)采用以成本費(fèi)用為中心的預(yù)算管理模式，對企業(yè)的成本費(fèi)用進(jìn)行事前、事中和事后管理，下面對新蘇級預(yù)算管理模式進(jìn)行分析。
要實(shí)現(xiàn)以成本費(fèi)用為中心的預(yù)算管理模式，蘇州新蘇綸紡織有限公司設(shè)計(jì)了如下預(yù)算管理框架，其預(yù)算管理流程如圖1所示：
（一）預(yù)算的編制
蘇州新蘇綸紡織有限公司采用零基預(yù)算的方法，每月由各部門對其資金收支情況進(jìn)行預(yù)算，總會計(jì)師和總經(jīng)理確認(rèn)預(yù)算合理以后，財(cái)務(wù)部門將全公司的預(yù)算進(jìn)行匯總，形成企業(yè)的月份資金使用總預(yù)算。
由于預(yù)算是建立在對企業(yè)業(yè)務(wù)情況的一定假設(shè)基礎(chǔ)上的，而企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況不一定內(nèi)含在假設(shè)范圍，因此各部門有時(shí)需要根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展態(tài)勢調(diào)整本月預(yù)算。出現(xiàn)這種情況時(shí)，要求追加用款的部門填寫“月度用款追加計(jì)劃申請表”，說明申請追加用款的理由及金額，總經(jīng)理審批通過后，方可加入預(yù)算范圍內(nèi)。
（二）預(yù)算的執(zhí)行和控制
該公司對預(yù)算的執(zhí)行情況采用雙軌制進(jìn)行記錄，即對每一筆支出，需要財(cái)務(wù)人員填制憑證，在總賬子系統(tǒng)中自動登記總賬和明細(xì)賬；同時(shí)，經(jīng)手人必須填寫“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”（此單設(shè)有申請人簽字、申請部門負(fù)責(zé)人簽字、公司主管副總審批、公司總經(jīng)理審批欄），并在“限額費(fèi)用使用手冊”上進(jìn)行登記，控制成本費(fèi)用的發(fā)生。限額費(fèi)用使用手冊類似于為預(yù)算管理所設(shè)計(jì)的責(zé)任會計(jì)賬。
（三）預(yù)算的考評
月末對限額費(fèi)用使用手冊進(jìn)行匯總，得到資金費(fèi)用使用匯總表，隨后將匯總表和預(yù)算進(jìn)行比較，找出二者的差異，并進(jìn)一步分析差異形成的原因。
新蘇綸對各部門的費(fèi)用支出在預(yù)算的基礎(chǔ)上進(jìn)行了有效的控制，對整個(gè)企業(yè)的成本費(fèi)用確實(shí)起到了非常好的監(jiān)控作用。而且事后的差異分析為各部門的業(yè)績考核提供了依據(jù)，企業(yè)的獎懲制度有了實(shí)施的基礎(chǔ)。
二、計(jì)算機(jī)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案
當(dāng)企業(yè)選擇了一種預(yù)算管理模式，并設(shè)計(jì)了滿足企業(yè)管理需求的預(yù)算管理框架后，如何在計(jì)算機(jī)環(huán)境中應(yīng)用管理軟件建立預(yù)算管理的解決方案呢？下面，我們討論該公司在計(jì)算機(jī)環(huán)境下應(yīng)用“用友管理軟件”實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的解決方案。
（一）利用管理軟件的功能構(gòu)建滿足預(yù)算管理單軌制流程
蘇州新蘇綸紡織有限公司在預(yù)算管理的流程中采用雙軌制，即對每一筆支出，需要財(cái)務(wù)人員填制憑證，在總賬子系統(tǒng)中自動登記總賬和明細(xì)賬；同時(shí)，經(jīng)手人都必須填寫“申請領(lǐng)用支票及申請付款工作聯(lián)系單”，并在“限額費(fèi)用使用手冊”上進(jìn)行登記，通過責(zé)任會計(jì)賬控制成本費(fèi)用的發(fā)生。這種方法雖然存在著很多問題，如一筆費(fèi)用支出后必須進(jìn)行兩次記錄，增加了財(cái)務(wù)人員的工作量；所提供的雙重?cái)?shù)據(jù)之間缺少直接聯(lián)系甚至還可能導(dǎo)致兩種核算之間的信息沖突等。但是，在手工方式下這種模式是必不可少的。在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，解決方案不能簡單模仿手工預(yù)算管理流程，而是應(yīng)該結(jié)合管理軟件的功能，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢，在設(shè)計(jì)新的解決方案的同時(shí)，保證企業(yè)預(yù)算管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。首先，對于新蘇綸紡織有限公司預(yù)算管理的雙軌制流程進(jìn)行改造，將雙軌制流程改為單軌制流程，如圖2所示：
采用單軌制流程，在期初（月初或年初）定義預(yù)算，日常發(fā)生的每一筆支出只需通過憑證錄入一次，計(jì)算機(jī)將按照預(yù)算管理的要求，按科目和部門歸集和匯總實(shí)際發(fā)生額，并保存在賬務(wù)數(shù)據(jù)文件中。當(dāng)需要預(yù)算考評時(shí)，計(jì)算機(jī)自動從賬務(wù)數(shù)據(jù)文件中提取實(shí)際數(shù)，并與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，高速、準(zhǔn)確生成各種預(yù)算管理分析表（如，部門預(yù)算分析表、項(xiàng)目預(yù)算分析表、科目預(yù)算分析表、成本費(fèi)用預(yù)算分析表、利潤預(yù)算分析表等）。這樣免去了大量的重復(fù)工作，而且其產(chǎn)品成本和責(zé)任成本之間的聯(lián)系增強(qiáng)，便于合理考核預(yù)算執(zhí)行主體的工作業(yè)績。因此，如果采用單軌制流程進(jìn)行預(yù)算管理，能以更低的預(yù)算管理成本獲取更高的預(yù)算管理效益。
（二）用預(yù)算管理的觀念設(shè)置科目
為了進(jìn)行預(yù)算控制，需要對各部門差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等各種控制項(xiàng)目用相應(yīng)的科目和部門進(jìn)行反映和控制。因此，在管理軟件中需要進(jìn)行預(yù)算管理科目的設(shè)置，如“差旅費(fèi)”設(shè)置為“部門核算”，如下表所示：
以便在各費(fèi)用發(fā)生的同時(shí)，可以在總賬中按部門錄入其發(fā)生額；在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，可以按照部門進(jìn)行歸類匯總；在將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息輸出時(shí)，按部門、按科目將預(yù)算和實(shí)際發(fā)生額進(jìn)行對比分析。
（三）按預(yù)算管理觀念編制部門預(yù)算
在科目設(shè)置完后，啟動“財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)”編制預(yù)算。先選擇預(yù)算類型，預(yù)算類型分為粗放預(yù)算和精細(xì)預(yù)算，所謂精細(xì)預(yù)算是指對某個(gè)部門或某個(gè)項(xiàng)目中的核算科目制定預(yù)算數(shù)；而所謂粗放預(yù)算就是將某個(gè)部門或某個(gè)項(xiàng)目里需要進(jìn)行預(yù)算控制的各科目按照已選定的控制方向，制訂一個(gè)部門或項(xiàng)目的總預(yù)算數(shù)，而并不對每個(gè)科目制訂預(yù)算數(shù)。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況確定預(yù)算類型。下表選擇“精細(xì)預(yù)算”類型。確定預(yù)算類型以后可以在預(yù)算初始錄入各科目的部門預(yù)算金額（精細(xì)預(yù)算）或者各部門的總的預(yù)算金額（粗放預(yù)算）。編制部門預(yù)算數(shù)如下表所示。當(dāng)各部門需要調(diào)整預(yù)算金額時(shí)，在“追加”欄中錄入調(diào)整金額即可。
（四）按預(yù)算管理觀念處理日常業(yè)務(wù)和實(shí)時(shí)控制
財(cái)務(wù)人員錄入反映各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的單據(jù)時(shí)，如果涉及到與預(yù)算管理科目有關(guān)的業(yè)務(wù)，則系統(tǒng)提示需要錄入相應(yīng)的部門；如果部門的實(shí)際發(fā)生額大于預(yù)算數(shù)，計(jì)算機(jī)彈出窗口警告不允許處理。據(jù)此可實(shí)現(xiàn)對預(yù)算項(xiàng)目的實(shí)時(shí)控制。
（五）預(yù)算考評
當(dāng)管理者需要對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行動態(tài)考評或綜合考評時(shí)，可以直接在“財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)”中選擇“預(yù)算管理”，此時(shí)，計(jì)算機(jī)自動從賬務(wù)數(shù)據(jù)文件中獲取預(yù)算執(zhí)行實(shí)際數(shù)據(jù)并與預(yù)算數(shù)進(jìn)行對比，按月、按季或按年輸出各種預(yù)算管理分析表。例如，希望得到部門預(yù)算分析表，以考核各部門預(yù)算的完成情況，評價(jià)各部門的工作業(yè)績，此時(shí)選擇“預(yù)算管理”，其結(jié)果如下：
總之，預(yù)算管理是一種行之有效的綜合管理方法，但只有在它與管理軟件相結(jié)合時(shí)，才能得以更有效地運(yùn)用和推行，并以更優(yōu)的成本效益比實(shí)現(xiàn)對企業(yè)各部門的預(yù)算管理和對企業(yè)整個(gè)業(yè)務(wù)流程的控制。
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