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合同管理系統(tǒng)解決方案
1、合同管理系統(tǒng)介紹
合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)工作上的重要內(nèi)容，通過(guò)加強(qiáng)管理，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。
合同管理系統(tǒng)采用一體化建設(shè)模式。通過(guò)我們對(duì)各領(lǐng)域合同情況的綜合了解，抽象出不同領(lǐng)域合同信息所共有的核心要素，形成了一個(gè)強(qiáng)大的合同管理系統(tǒng)，其中包括合同擬定、合同審批、合同生效、合同存檔、合同變更、合同履約、合同結(jié)算、合同信息的統(tǒng)計(jì)分析、集成短息平臺(tái)等功能。由于我們的系統(tǒng)提供了大量的擴(kuò)展性和靈活性，對(duì)于新領(lǐng)域的加入，我們可在現(xiàn)有的核心功能基礎(chǔ)上，針對(duì)新領(lǐng)域合同信息的特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)新領(lǐng)域合同信息及業(yè)務(wù)流程的支持。
2、合同管理系統(tǒng)的功能
合同管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，極大地方便合同管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，其主要功能結(jié)構(gòu)如下圖所示：
（1）擬定合同草稿階段：為了能夠通過(guò)無(wú)紙化辦公的管理方式，達(dá)到提升工作效率、降低管理成本，本系統(tǒng)設(shè)計(jì)兩種模式的合同文檔錄入，輔助用戶快速完成合同文檔生成。
一是標(biāo)準(zhǔn)合同：用戶只需填寫(xiě)合同關(guān)鍵性要素即可自動(dòng)生成合同文檔，如：甲、乙方公司名稱(chēng)等；
二是框架合同：將合同文檔按照通用框架列出，提供備選內(nèi)容，用戶通過(guò)選擇框架模板可快速完成自定義合同的生成，如：付款條件、違約條款等。
（2）初審合同草稿階段：擬定合同草稿的過(guò)程中，為了預(yù)防漏掉合同內(nèi)容或者合同內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范，系統(tǒng)可以通過(guò)預(yù)審提示輔助起草人完成合同的擬定，避免提交審核后被打回，從而節(jié)約時(shí)間成本。系統(tǒng)維護(hù)同類(lèi)合同的公共信息，做為電子預(yù)審的標(biāo)準(zhǔn)化模板。合同錄入內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)化模板進(jìn)行比對(duì)，對(duì)于存在未填寫(xiě)
或者填寫(xiě)錯(cuò)誤的，系統(tǒng)給出友好性提示。
（3）確定合同內(nèi)容階段：合同實(shí)現(xiàn)逐級(jí)審核功能減少可能產(chǎn)生的法律糾紛，結(jié)合公司對(duì)合同管理實(shí)際流程實(shí)現(xiàn)如下環(huán)節(jié)的審批，例如：合同擬定、合同生效、合同變更和合同結(jié)算等。另外，系統(tǒng)存在審批流程，就會(huì)有操作人員的待辦事項(xiàng)，該處增加系統(tǒng)工作平臺(tái)，顯示待辦事項(xiàng)功能。
（4）合同存檔和合同履約過(guò)程中，可能出現(xiàn)合同變更。合同變更需要走審批流程。
（5）合同統(tǒng)計(jì)分析：合同文本中涵蓋大量的信息，可以從不同的維度獲取到各類(lèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。如：合同執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)、付款計(jì)劃情況統(tǒng)計(jì)和合同狀態(tài)與金額分布統(tǒng)計(jì)等。
（6）合同履約階段：該階段即為合同執(zhí)行階段，對(duì)合同中說(shuō)明的責(zé)任完成情況進(jìn)行監(jiān)控。如合同成本、合同時(shí)間、合同范圍、可能存在的風(fēng)險(xiǎn)等。
（7）合同結(jié)算：合同付款和發(fā)票管理可以與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接。
（8）短信平臺(tái)集成：主要實(shí)現(xiàn)兩方面功能。一方面將業(yè)務(wù)過(guò)程中的待辦事項(xiàng)、收付款和審批等信息，通過(guò)短信及時(shí)提醒給操作人員。另一方面可實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，接到信息的工作人員可即時(shí)回復(fù)信息實(shí)現(xiàn)待辦處理或者通過(guò)短信中的地址鏈接直接進(jìn)入辦公頁(yè)面進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理。
（9）合同對(duì)方的基本信息、評(píng)級(jí)信息、相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)合同和資金統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容維護(hù)，對(duì)合同對(duì)方的資質(zhì)、信譽(yù)和能力進(jìn)行綜合評(píng)估，規(guī)范了合同對(duì)方的管理，也可預(yù)測(cè)合同對(duì)方當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)力和未來(lái)近幾年的發(fā)展?jié)摿Γ瑸椴少?gòu)或簽訂合同前提供數(shù)據(jù)參考，避免風(fēng)險(xiǎn)。
3、合同管理系統(tǒng)的特點(diǎn)
（1) 以客戶為中心，以合同擬定為線索，提供全方位的合同管理功能；
（2) 系統(tǒng)提供了集成短信平臺(tái)功能，幫助各崗位人員及時(shí)了解合同進(jìn)展情況及待辦事項(xiàng)處理情況；
（3) 系統(tǒng)提供合同擬定、審批、生效、履行和歸檔等環(huán)節(jié)的管理，加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)控力度，避免不必要的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；
（4) 業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)一體化，降低了各個(gè)部門(mén)對(duì)接的巨大成本開(kāi)銷(xiāo)；
（5) 系統(tǒng)在合同類(lèi)型、合同模版、付款情況、合同變更、流程變化、參數(shù)配置、管理人員崗位、各崗位權(quán)限等方面提供了大量的擴(kuò)展性和靈活性。
4、系統(tǒng)適用領(lǐng)域
該系統(tǒng)針對(duì)合同管理業(yè)務(wù)而設(shè)計(jì)，具有較強(qiáng)的實(shí)用性，在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的同時(shí)可以提高合同簽訂效率，幫助各崗位人員及時(shí)了解合同擬定信息及執(zhí)行信息，提高各部門(mén)對(duì)接效率，從而提高企業(yè)對(duì)合同的規(guī)范管理。 由于該系統(tǒng)設(shè)計(jì)全面，擴(kuò)展性、靈活性極強(qiáng)，它可適用于各種涉及簽署合同的領(lǐng)域，如保險(xiǎn)領(lǐng)域、銀行領(lǐng)域、政府領(lǐng)域、媒體領(lǐng)域、郵政領(lǐng)域、公共衛(wèi)生、能源領(lǐng)域、民航領(lǐng)域等，對(duì)提高合同管理的規(guī)范性、各部門(mén)協(xié)調(diào)性、合同履行過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)性把控有很大的幫助。
5、系統(tǒng)部署架構(gòu)及運(yùn)行環(huán)境
系統(tǒng)部署建議采用集中式部署方式進(jìn)行部署（系統(tǒng)也能支持分布式部署方式），方面機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)操作和管理，系統(tǒng)采用JAVA Enterprise Edition平臺(tái)開(kāi)發(fā)，采用JDK 5.0以上版本，能兼容ORACLE、DB2、SQLServer等數(shù)據(jù)庫(kù)和Tomcat、Weblogic、Websphere等應(yīng)用服務(wù)器產(chǎn)品，可運(yùn)行在Windows、Linux、Unix等所有兼容JAVA平臺(tái)的操作系統(tǒng)上。
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