學(xué)院舉行剪彩暨籃球館揭幕儀式策劃書
一． 活動名稱：
學(xué)院舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式
二． 活動背景:
為慶祝“偉南亭”的落成，對陳偉南先生無私奉獻(xiàn)母校建設(shè)表示衷心的感謝，我院在東區(qū)隆重舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式。
三． 活動主題:
傳承偉南精神 培養(yǎng)奉獻(xiàn)人才
四． 揭幕剪彩儀式時間：
XX年2月25日
五． 揭幕剪彩儀式地點(diǎn):
xx師范學(xué)院東區(qū)
六． 出席人員
（詳見附件一）
七． 活動準(zhǔn)備:
(1) 秘書部：
1. 擬寫邀請函，并提前將邀請函跟回執(zhí)發(fā)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓手中。確認(rèn)是否出席此次揭幕儀式。
2. 負(fù)責(zé)策劃書的整理歸檔，擬定座次表。
3. 負(fù)責(zé)儀式前后的聯(lián)絡(luò)工作。
（2）組織部：
1.負(fù)責(zé)審查出席此次剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式的領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓資格。
2.起草揭幕儀式的`通知。
3．組織指導(dǎo)開幕儀式的相關(guān)工作，匯總出席名單。
4.安排儀式日程，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)到場人數(shù)。
5.起草開幕儀式的主持詞；
6.負(fù)責(zé)文件的打印、校對、裝訂及分發(fā)。
7.聯(lián)系節(jié)目表演者，并在前一天進(jìn)行彩排。
（3）公關(guān)部：
1.安排禮儀小姐負(fù)責(zé)接待領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓，禮儀小姐在儀式活動前要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并在活動當(dāng)天穿戴正裝；
2．合理分配人員執(zhí)行各自的人任務(wù)，協(xié)助現(xiàn)場活動有秩序地進(jìn)行。
3.儀式設(shè)置咨詢處并有工作人員負(fù)責(zé)。
（4）后勤部：
1.布置儀式現(xiàn)場，安排好相關(guān)設(shè)備。
2.保安人員安排，維持好現(xiàn)場秩序。
3.安排保安人員負(fù)責(zé)指揮車輛的有序停放。
4.負(fù)責(zé)安排儀式期間的衛(wèi)生保健等事宜。
八． 活動開展
（一）、前期流程
1、將40個工作人員分工分組，分別為秘書部10人、組織部5人、后勤部20人，公關(guān)部8人，其工作職責(zé)間附件一。
2、活動前兩個星期召開動員大會，商討活動細(xì)節(jié)。各部門各司其職，遵從領(lǐng)導(dǎo)指示。
3、緊密聯(lián)系學(xué)校在此次儀式安排的總負(fù)責(zé)人，有問題及時上報，盡快解決。
4、做好活動場地的維護(hù)，消除安全隱患。
5、做好活動的宣傳工作，粘貼海報，在xx師范學(xué)院校園網(wǎng)、筆架山信息平臺、各大學(xué)生報刊發(fā)布通知，動員全校師生積極參與，營造更熱烈的活動氛圍。
6、提前一個星期預(yù)定好酒店客房、就餐飯店和專車，聯(lián)系潮之旅優(yōu)秀導(dǎo)游到時陪同領(lǐng)導(dǎo)游覽潮州名勝古跡，聯(lián)系學(xué)校正規(guī)攝影機(jī)構(gòu)拍攝活動全程，安排學(xué)校醫(yī)護(hù)人員全程陪同。
7、征集青年志愿者維護(hù)活動現(xiàn)場秩序，聯(lián)系學(xué)生會文體部組織歡迎隊(duì)列和禮儀小組。
（二）、中期流程
1、會場布置
(1). 剪彩地點(diǎn)（定于學(xué)院偉南亭和偉南籃球館）；
(2).會場布置人員要在2月27日上午7：00前到達(dá)；
(3).沖氣拱形門一個（紅底黃字）“‘偉南亭’剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式”,并鋪上紅色地毯直至主席臺；
（4）.請專業(yè)工作人員在兩個會場分別安裝并調(diào)試好無線話筒（兩個以上）和專業(yè)音響等設(shè)備，并制定應(yīng)急方案，多準(zhǔn)備備用話筒；
（5）.規(guī)劃嘉賓席、觀眾席和媒體區(qū)，用彩帶明確劃分，擺好嘉賓發(fā)言臺；
(6).會場置簽到處（桌子、簽到本、筆、禮品）；
(7). 裝飾會場，兩個會場兩側(cè)分別放置祝賀花籃，四周擺放小盆花。
(8).在會場所的主要路段插上彩旗，擺上鮮花,營造喜慶氣氛；
(9).揭幕剪彩會場背景為大型油畫字幕“‘偉南亭’剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式”，屆時先用紅布遮住；
(10).擺放貴賓致辭專用致辭臺（透明有機(jī)玻璃，上有精美插花），右側(cè)為主持人用立式麥可風(fēng)，臺面鋪有紅色地毯；共3頁，當(dāng)前第1頁123
（11）.在會場門口放置歡迎牌，歡迎牌上書寫“熱烈歡迎各位領(lǐng)導(dǎo)嘉賓蒞臨”，并在歡迎牌前放置一排鮮花；
（12）. 禮賓花、鞭炮若干。
(13). 在會場中心入門處懸掛熱氣球，熱氣球下有巨幅，標(biāo)上主題；
(14). 站位次序安排（按國際慣例）；
(15). 會場外部應(yīng)有指示標(biāo)語和指路志愿者，引領(lǐng)嘉賓。
2、揭幕剪彩儀式流程：
（1）.由司儀主持揭幕剪彩儀式全過程，使會場井然有序。
8：30嘉賓到達(dá)會場，舞獅，奏樂。
8：45志愿者引導(dǎo)嘉賓進(jìn)入接待室稍做休息。
9：05會場音樂嘹亮，彩旗飄飄，迎賓隊(duì)、禮樂隊(duì)、禮儀小姐（先生）到位，工作人員準(zhǔn)備就緒。禮儀小姐（先生）引導(dǎo)嘉賓到簽到臺辦理簽到，佩戴胸花，并領(lǐng)帶入席。
9：30奏樂和司儀亮相，宣布儀式開始并致開幕詞，后逐一介紹到場領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓（提供領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)名單，包括職務(wù)）。
9：40會場奏校歌，全體肅立。
9：50嘉賓發(fā)言（提供講話嘉賓名單及順序）。
10：30請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓剪彩開始，揭幕儀式，燃放鞭炮及禮賓花（提供剪彩領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)及相應(yīng)剪刀和托盤等）。
10：45主持人總結(jié)儀式，并致閉幕詞。
10：55相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)贈送禮物（學(xué)院文物紀(jì)念冊和相片集）。
11：00嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行合影留念。
11：05記者采訪時間，采訪嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)。
11：30揭幕儀式結(jié)束，邀請嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)前往接待室稍作休息，并準(zhǔn)備專車接送嘉賓和領(lǐng)導(dǎo)前往東山食府吃午餐。
（三）、后期流程
1.、撤離音響等設(shè)備；
2、清理現(xiàn)場（包括橫幅，花籃，彩旗等），打掃會場；
3、資料整理
4、與電視臺、報刊、網(wǎng)絡(luò)媒體交流，做好報道；
5、下午召開表彰大會，總結(jié)反思；
6、結(jié)算支出，賬單報銷；
九． 經(jīng)費(fèi)預(yù)算
（詳見附件二）
十． 注意事項(xiàng)：
1、任務(wù)的工作人員應(yīng)隨時侯命。
2、提前清理會場，保持整潔。
3、各類歡迎橫幅，宣傳語要提前掛好，防止大風(fēng)吹亂。會場外提供寬敞的停車場，防止門口阻塞。
5、場工作人員提前檢查各項(xiàng)設(shè)備，包括電源設(shè)備，電源需要有自備發(fā)動機(jī)。儀式調(diào)各項(xiàng)多媒體設(shè)備，包括對講機(jī)、麥克風(fēng)、音響，話筒 ，議后臺應(yīng)設(shè)置備用麥克風(fēng)。
6、備故障—音響調(diào)試員馬上試調(diào)，話筒故障—送上后備話筒。主持人靈活應(yīng)對，安撫眾人。
7、會場鮮花應(yīng)與交流會當(dāng)天布置。
8、遲到—安排、引領(lǐng)嘉賓從會場后方低調(diào)進(jìn)入會場。
嘉賓“不請自來”—登記嘉賓信息，立刻讓人將實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好的未寫名的胸花商嘉賓姓名，為其配戴。
9、嘉賓胸花應(yīng)用牢固的別針扣住，提防掉落。
10、進(jìn)行過程中胸花掉落—告訴嘉賓有后備胸花，嘉賓不必彎腰下去撿。然后一方面讓人將掉落的胸花撿起。，一方面讓人取來已寫上嘉賓姓名的后備胸花。
11、邀請函應(yīng)一個星期前發(fā)。
12、秘書部成員要安排嘉賓進(jìn)接待室休息和做好儀式回憶記錄。
13、 幕前工作人員統(tǒng)一著裝。男性黑色西裝，女性紅色旗袍。
14、主持人介紹嘉賓是應(yīng)按照從右到左順序。
16、禮儀小姐后場待命，待交流會進(jìn)行到頒獎流程時，及時出臺
17、嘉賓致辭結(jié)束時，主持人帶頭應(yīng)予掌聲
18、媒體采訪應(yīng)有序進(jìn)行，預(yù)約采訪優(yōu)先
19、院宣傳部應(yīng)在2月27日準(zhǔn)備好開場音樂，并現(xiàn)場試音，保證播放無誤。
20、會場布置均由后勤部負(fù)責(zé)。儀式進(jìn)行前提前30分鐘要再次檢查設(shè)備及所需物品；共3頁，當(dāng)前第2頁123
21、禮儀小姐（先生）引導(dǎo)來賓入座要根據(jù)身份和地位特征引領(lǐng)到適當(dāng)?shù)奈恢庙樞蛞_定正確；
22、儀式結(jié)束后注意會場清理，由后勤人員配合相關(guān)人員進(jìn)行處理；
23、安保部門要落實(shí)管轄范圍內(nèi)的保安指揮和負(fù)責(zé)秩序工作；
24、提前5天向廣州氣象局獲取當(dāng)日的天氣情況資料。
25、嘉賓隨從秘書用餐列入嘉賓用餐范圍。
26、注意參會嘉賓用餐忌諱
突發(fā)事件預(yù)想及其處理方案
1、燃放禮炮是或其他情況引發(fā)火災(zāi)事故—事先準(zhǔn)備滅火器，及時疏散人群，并啟用滅火器，同時撥打119，并以最快速度將火撲滅。
2 、活動進(jìn)行中有人闖入破壞現(xiàn)場秩序——保安人員立刻制止，并將其帶離現(xiàn)場。
3、現(xiàn)場突遇疾病發(fā)作—急診醫(yī)生馬上處理，情況嚴(yán)重的話立即呼叫120
4 、各種設(shè)備出現(xiàn)故障，及時更換。
5、禮儀小姐高跟鞋鞋跟折斷或禮儀服出問題，馬上換上后備的禮儀小姐或更換服裝。
6、突然停電，立即啟動備用發(fā)電機(jī)發(fā)電。突然停電—事先由后勤處水電管理中心準(zhǔn)備發(fā)動機(jī)，停電時立即啟動發(fā)電。
7、有人大聲說話，吸煙，保安人員馬上予以提醒 。
8、活動進(jìn)行中突遇下雨天氣—事先準(zhǔn)備多把雨傘，下雨時為領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓遮雨
9、如預(yù)訂房間不夠，可以臨時向酒店方訂房。
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