第四大類，客戶投訴、折價情況，包括：折價審批，投訴折價原因，責任鑒定，退會會員基本資料及退會原因說明等。

　　第五大類，同行業發展趨勢，包括：與我會館同檔次的會館賓館的基本情況，現行促銷方案，提成方式等一系列行業動態。

　　第六大類，會館內部人員促銷方案，內部人員銷售記錄，提成情況。外聯促銷人員促銷方案，外促人員的促銷記錄、提成記錄。

　　以上每一大類都必須填寫完整的目錄，并編號，以備查詢和資料定位;客戶檔案每年分年度清理、按類裝訂成固定卷保存。每位客戶經理在各大類中均有自己獨立的卷章。

　　三、檔案審批

　　1、客戶經理在提交檔案前要認真審核、校對確保檔案的真實準確性。

　　2、所有客戶檔案均需有客戶簽名、經辦人、直接領導審批簽字方可入檔。

　　四、檔案的查閱

　　1、每位客戶經理有權隨時查閱自己所負責客戶的檔案記錄。

　　2、總經理、銷售部經理有權查閱會館所有客戶的檔案記錄。

　　3、其它客戶經理或部門經理需查閱客戶檔案時，需有銷售部經理或總經理的審批方可查閱。

　　客戶檔案屬會館保密資料，嚴禁外泄。

　　五、檔案的增加、修改、刪除與管理

　　行業在發展，消費者的消費理念在不斷的更新，不斷的理性化，所以檔案資料也要不斷的更新。以便更好的確立會館正確發展方向。

　　1、檔案的增加，對于客戶在建檔時不完善的資料進行補充，新的行業發展趨勢，競爭對手的最新動態等。所有會館員工都有及時提供資料和完善客戶檔案的權利和義務。

　　2、檔案的修改，在建檔時客戶資料難免有差，所以及時的發現修改是極為重要的。對客戶檔案進行修改前要得要銷售部經理的同意批示，并在留存修改記錄，和修改原因。

　　3、對錯誤和過時行業情報、死檔進行及時的刪除。刪除時需有銷售部經理的同意批示，刪除原因。對確定刪除的資料也要有一個月保留期，確定刪除時再進行徹底刪除，以免誤刪除有用資料。

　　4、銷售部會同其它一線部負責人每月召開一次客史檔案補充更新專題會，確定月度重點關注的客人名單。每季度召開一次消費分析會，并根據客戶消費情況，對其進行各類客史檔案動態轉換，并做好各類客戶上半年、下半年及年度消費的分析會議。

　　六、設立日常檔案

　　對日常運營中一些重要數據資料進行歸檔，如各級會議記錄，日常來信 傳真，客戶預訂記錄，客戶訪問表同，日銷售報表，周銷售的報表，月季年銷售報表及計劃總結，散客的表揚、投訴及處理意見，各大活動方案的計劃、實施、收效等文獻檔案。日常檔案要時時更新，重要記錄及時歸入各大類檔案中。

　　七、“兩套制”

　　由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝(紙文檔)存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采勸雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

　　八、如何利用和完善客戶檔案

　　會館通過建立客戶檔案資料，加強主要客戶和潛在客戶管理，其目的是為會館銷售工作服務，著重在兼顧銷售與收款兩個目標。因此，會館對客戶檔案的利用主要把握以下三個方面，并在利用中不斷的補充和完善客戶資料。

　　第一，通過對客戶檔案中各類市場信息的利用，把握和預測會館準新策略方針的可行性及風險規避，對尋找、挖掘新客戶起積極的參考作用。所以對于會館建立客戶檔案，在收集客戶背景材料時，不僅要充分了解客戶的喜好和消費能力;還要了解同等會館賓館在經營中的失敗案例，相關的法律法規行來發展趨勢等，在利用客戶檔案時要整體評價客戶的消費水平及意向，分析整體市場占有率和市場份額，以便決定會館服務和經營戰略的整體發展方向和戰略布局。

　　第二，通過對客戶檔案中交易狀況信息的利用，把握會館自身管理程序的適應性和市場定位，挖潛堵漏，降低銷售成本和經營成本，最大化整合、利用會館資源。提高會館服務水平和業內定位，應設法讓會館所有員工知道自己所在崗位的服務流程，并讓他們了解自己負責的工作與某些流程有何關聯。因為每個流程只要一個環節不到位，就可能導致賓客的不滿意或賠款損失，造成不好的影響，流失客源。

　　第三、通過利用客戶檔案的交易付款信息和客戶背景材料，把握企業銷售業務中的賒銷比重，同時重視應收帳款管理工作，正確評估客戶信用狀況，減少交易風險。在判斷和列入公司重要客戶時，不僅要看其預訂量，可能產生的消費費用，更要評價其真正的償付能力。因此，需要強化信用管理職能，并將信用管理風險的權責合理地分配各客戶經理中去，落實在從開發客戶到欠款回收工作的全過程，解決“增加銷售額和保證欠款收回”這樣一個兩難問題。