接待準(zhǔn)備工作

　　客人前來(lái)辦事，工作人員在接待客人之前應(yīng)該做什么準(zhǔn)備？以下是小編為大家整理的接待準(zhǔn)備工作，供大家參考。

　　接待準(zhǔn)備工作一

　　接待工作是辦公室日常事務(wù)中的一項(xiàng)常態(tài)化工作，要想做好這項(xiàng)日常工作，全面的接待準(zhǔn)備工作是先決條件。可以從接待工作的環(huán)境、物質(zhì)和心理三個(gè)方面進(jìn)行準(zhǔn)備。

　　（一）環(huán)境準(zhǔn)備

　　接待工作的環(huán)境主要是指單位的整體環(huán)境和接待室（會(huì)客室或辦公室）的局部環(huán)境。單位的整體環(huán)境要求安全、整齊、潔凈。接待室的局部環(huán)境一般可分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。

　　1．硬環(huán)境硬環(huán)境包括室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及會(huì)客室的布置等外在客觀條件。

　　（1）空氣環(huán)境，包括空氣的溫度、濕度、流通與味道四個(gè)因素，一般接待室溫度控制在21～28℃，室內(nèi)的相對(duì)濕度保持在40%～60%。接待室要注意通風(fēng)和空氣調(diào)節(jié)，經(jīng)常開窗透氣，保持空氣清新，也可適度噴灑氣味淡雅大方的空氣清新劑。空氣環(huán)境的好壞，對(duì)人的行為和心理都有影響，對(duì)提高接待工作效率也十分重要。接待室應(yīng)適當(dāng)綠化，擺放綠色植物不僅能美化環(huán)境，還能凈化空氣。植物的選擇最好為常綠植物，如龍血樹、金錢樹、萬(wàn)年青、葉蘭、龜背竹等。如果接待室空間較小，也可以采用垂吊類植物，如吊蘭、常春藤等。

　　（2）光線環(huán)境，接待室要有適當(dāng)?shù)恼彰鳎瑧?yīng)以自然光源為主，人造光源為輔。

　　（3）聲音環(huán)境，接待室要保持肅靜、安寧，使接待人員能聚精會(huì)神地從事接待工作。

　　（4）接待室布置，注意辦公桌、文件柜等大件物品要擺放合理，書報(bào)、文件等歸類擺放整齊，墻上可掛單位的宣傳圖片等。接待室清潔、明亮、整齊、美觀，會(huì)讓來(lái)訪者感受到這里的工作有條不紊，生機(jī)盎然。如果沒有專門的接待室，也應(yīng)在辦公室中騰出一個(gè)比較安靜的角落來(lái)，讓來(lái)訪者可以從容就座、談話。

　　2．軟環(huán)境軟環(huán)境包括接待室的工作氣氛、接待人員的個(gè)人素養(yǎng)等社會(huì)環(huán)境。良好的工作氛圍，接待人員熱情的接待態(tài)度、大方得體的禮儀、周到細(xì)致的接待安排，都能讓來(lái)訪者感受到一種蓬勃向上的凝聚力，從而產(chǎn)生良好的印象。

　　（二）物質(zhì)準(zhǔn)備

　　1．茶水、飲料的準(zhǔn)備接待所用的桌椅、沙發(fā)等要擺放整齊，保持桌面清潔。茶具應(yīng)整齊擺放在桌面上，并保證熱水供應(yīng)。

　　2．水果、點(diǎn)心的準(zhǔn)備綜合考慮來(lái)訪者的身份、人數(shù)、性別、年齡等因素，適量準(zhǔn)備口香糖、小點(diǎn)心、水果、糖果和零食等。

　　3．煙、打火機(jī)或火柴、煙灰缸的準(zhǔn)備桌面上要擺放稍大點(diǎn)的煙灰缸，還要準(zhǔn)備好紙巾、打火機(jī)、火柴等用品。

　　4．相關(guān)資料的準(zhǔn)備為了排解來(lái)訪者等待時(shí)間的情緒，在接待室可以放置書報(bào)架，擺放一些書報(bào)雜志或單位簡(jiǎn)介等對(duì)外宣傳資料。

　　（三）心理準(zhǔn)備

　　接待工作的心理準(zhǔn)備，是指接待人員要以誠(chéng)心、耐心、熱心去面對(duì)每位來(lái)賓，熱情適度，和藹可親，用語(yǔ)禮貌，舉止大方。接待人員要有強(qiáng)烈的角色意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

　　（1）誠(chéng)心，要能夠站在對(duì)方立場(chǎng)，以一顆真誠(chéng)的心，幫助每一位來(lái)訪者解決問題。

　　（2）耐心，要不煩不燥，細(xì)心周到地對(duì)待每一位來(lái)訪者。

　　（3）熱心，要以自始至終親切的態(tài)度，為來(lái)訪者提供接待服務(wù)。

　　接待準(zhǔn)備工作二

　　從接到來(lái)客通知后，接待工作就開始進(jìn)入準(zhǔn)備工作階段。這是整個(gè)接待工作的重要環(huán)節(jié)，一般應(yīng)從下面幾個(gè)方面來(lái)準(zhǔn)備：

　　1、了解客人基本情況

　　接到來(lái)客通知時(shí)，首先要了解客人的單位、姓名、性別、民族、職業(yè)、級(jí)別、人數(shù)等。其次要掌握客人的意圖，了解客人的目的和要求以及在住宿和日程安排上的打算。第三要了解客人到達(dá)的日期、所乘車次、航班和到達(dá)時(shí)間，然后將上述情況及時(shí)向主管人員匯報(bào)，并通知有關(guān)部門和人員做好接待的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　2、確定迎送規(guī)格

　　按照身份對(duì)等的原則，安排接待人員。對(duì)較重要的客人，應(yīng)安排身份相當(dāng)、專業(yè)對(duì)口的人士出面迎送；亦可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的人士破格接待。對(duì)于一般客人，可由公關(guān)部門派懂禮儀、有禮貌、言談流利的人員接待。

　　3、布置接待環(huán)境

　　良好的環(huán)境是對(duì)來(lái)賓的尊重與禮貌的表示。接待室的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、幽雅，配置沙發(fā)、茶幾、衣架、電話，以備接待客人、進(jìn)行談話和通訊聯(lián)絡(luò)之用。室內(nèi)應(yīng)適當(dāng)點(diǎn)綴一些花卉盆景、字畫，增加雅致的氣氛。還可放置幾份報(bào)刊和有關(guān)本單位的宣傳材料，供客人翻閱。

　　4、做好迎客安排

　　與行政或公交部門聯(lián)系，按時(shí)安排迎客車輛；預(yù)先為客人準(zhǔn)備好客房及膳食；若對(duì)所迎接的客人不熟悉，需準(zhǔn)備一塊迎客牌，寫上“歡迎xxx 先生（女士）”以及本單位的名稱；若有需要，還可準(zhǔn)備鮮花等。

　　接待準(zhǔn)備工作三

　　在整個(gè)工作系統(tǒng)中，接待是最為基礎(chǔ)也是最重要的工作。接待前的準(zhǔn)備工作很重要，是整個(gè)接待工作的基礎(chǔ)，會(huì)直接影響接待的效果。秘書要做好相關(guān)接待準(zhǔn)備，可以說做好準(zhǔn)備工作，接待任務(wù)就完成了一半。

　　一、 思想上的準(zhǔn)備

　　1、誠(chéng)懇的心。對(duì)于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書人員要以誠(chéng)心、耐心、熱心去對(duì)待每位來(lái)賓。秘書的行為要讓來(lái)賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當(dāng)碰到難以對(duì)付的客人時(shí)，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時(shí)，我們要穩(wěn)定對(duì)方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問題。與別人交談貴在真誠(chéng)，只有帶著真誠(chéng)的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整個(gè)單位的事情，秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度，應(yīng)該要有主動(dòng)協(xié)助的精神。當(dāng)我們比較空閑時(shí)，看見同事正在忙碌地接待來(lái)賓或同事不在時(shí)，秘書人員應(yīng)該主動(dòng)向前接待，不能坐視不管。團(tuán)結(jié)合作精神是一個(gè)企業(yè)良好工作氛圍營(yíng)造的重要因素，更有利于樹立良好的企業(yè)形象。

　　二、業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)能力的準(zhǔn)備

　　秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備，要有會(huì)議記錄等專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場(chǎng)營(yíng)銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時(shí)，秘書要養(yǎng)成及時(shí)收集信息、掌握重要資料的習(xí)慣。這些專業(yè)技能的具備會(huì)大大提高接待的效果。

　　三、物質(zhì)準(zhǔn)備

　　對(duì)于秘書來(lái)說，這方面的準(zhǔn)備包括接待環(huán)境和接待物品的準(zhǔn)備。

　　1、環(huán)境準(zhǔn)備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔，秘書人員可以的會(huì)客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過敏的植物。其次是人文環(huán)境的準(zhǔn)備。根據(jù)接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現(xiàn)組織文化的口號(hào)等，這都會(huì)給來(lái)賓留下深刻的印象。

　　2、接待物品的準(zhǔn)備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào)，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當(dāng)著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會(huì)客室是非常失禮的，會(huì)讓客人覺得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施，定時(shí)清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來(lái)訪者的到來(lái)。

　　四、了解來(lái)賓的情況

　　秘書人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來(lái)訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來(lái)訪人員的背景;來(lái)訪者的國(guó)民族和宗教情況;來(lái)訪者的興趣、愛好、性格特點(diǎn);來(lái)訪者的私人禁忌情況等等。

　　五、制定接待計(jì)劃

　　不論做什么事，事先要有準(zhǔn)備，“凡事預(yù)則立”。來(lái)訪者到之前，秘書人員要做好接待計(jì)劃。合理安排各項(xiàng)接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

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