公司檔案管理制度

時(shí)間：2024-07-25 12:25:03 制度我要投稿

公司檔案管理制度

　　在不斷進(jìn)步的社會中，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，歡迎大家分享。

公司檔案管理制度

公司檔案管理制度1

　　檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助管理。

　　一、文件檔案的管理

　　1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作；

　　2、各類文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮；

　　3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔；

　　4、各部門每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔；

　　5、各部門的各類專業(yè)檔案，部門應(yīng)及時(shí)與綜合部交接存檔，以便查閱、利用；

　　6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

　　二、工程技術(shù)檔案的管理

　　1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位（勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理）編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔；

　　2、勘測設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作，并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案；

　　3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖，匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部；

　　4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部，并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。

　　三、檔案管理規(guī)范

　　為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本規(guī)范。

　　（一）歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會計(jì)檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　（二）公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé)，檔案管理員保證公司及各部門的`原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　（三）資料的收集與整理

　　1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”制度，即：資料辦理者應(yīng)及時(shí)將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持；

　　2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔；

　　3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。

　　（四）檔案的借閱

　　1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)；

　　2、檔案借閱者必須做到：

　　①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

　　②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

　　（五）檔案的銷毀

　　1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料；

　　2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行；

　　3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀；

　　4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存；

　　5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。

公司檔案管理制度2

　　為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的準(zhǔn)確和完善，通過安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。

　　本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）、記錄管理工作。

　　3.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）：是指各部門、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

　　3.2 數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。

　　5.1 公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項(xiàng)目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。

　　5.2各部門分別負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進(jìn)行安全生產(chǎn)記錄。

　　5.3各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項(xiàng)目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。

　　5.4各項(xiàng)目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責(zé)。

　　6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動記錄。

　　6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。

　　6.1.1.3安全生產(chǎn)責(zé)任制度、安全生產(chǎn)管理制度（云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項(xiàng)制度必須建檔）等文件。

　　6.1.1.4與工種崗位和設(shè)備工具相對應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

　　6.1.1.5上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報(bào)等。

　　6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書）。

　　6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計(jì)劃、階段性專項(xiàng)安全生產(chǎn)工作總結(jié)。

　　6.1.1.8安全生產(chǎn)責(zé)任書、安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解、執(zhí)行、考核記錄。

　　6.1.2 安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺賬包括以下方面內(nèi)容：

　　6.1.2.1安全宣傳教育培訓(xùn)計(jì)劃（含特種作業(yè)人員教育）、學(xué)習(xí)、活動資料；

　　6.1.2.5危險(xiǎn)化學(xué)品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書；

　　6.1.3.2根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，臨時(shí)組織的各類會議，包括傳達(dá)貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀(jì)要等；

　　6.1.4.1重大危險(xiǎn)源的檢測、評估、監(jiān)控報(bào)告或記錄；

　　6.1.4.2針對重大危險(xiǎn)源制定的應(yīng)急預(yù)案，包括危險(xiǎn)性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容；

　　6.1.4.3重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理：名稱、負(fù)責(zé)人、地點(diǎn)（部門）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；

　　6.1.5.1職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）；

　　6.1.5.2職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件；

　　6.1.5.3年度職業(yè)健康計(jì)劃和實(shí)施方案，個人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；

　　6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；（如果有）

　　6.1.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議（合同）、安全告知等；

　　6.1.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）；

　　6.1.6.3外用工、外包工等外來務(wù)工人員的教育記錄；

　　6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.2專項(xiàng)安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；

　　6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計(jì)劃）登記表；

　　6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點(diǎn)、影響范圍及程度、治理的目標(biāo)和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí)、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人和部門（或單位）、治理的時(shí)限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥⿲χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報(bào)告；

　　6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。

　　6.1.9 生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：

　　6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄。

　　6.1.10.2安全工作費(fèi)用投入過程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。

　　6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》規(guī)定的其它臺賬。

　　6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。

　　6.2.1安全生產(chǎn)檔案（臺賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認(rèn)手續(xù)完備；

　　6.2.2各項(xiàng)目部要求確定專人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；

　　6.2.3各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）應(yīng)分類存檔，按時(shí)間順序（以年度為界），每年年終將安全生產(chǎn)檔案（臺賬）裝訂成冊；

　　6.2.4檔案（臺賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的.相關(guān)要求。

　　6.3.1各部門、各項(xiàng)目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄（記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行確定），填寫“在檔記錄清單”；

　　6.3.2記錄的填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)說明理由，并將該項(xiàng)用雙斜杠劃去；

　　6.3.3各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯誤要修改原記錄，應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄，在其上方寫上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

　　6.3.4記錄填寫應(yīng)與運(yùn)行活動同步進(jìn)行，不得后補(bǔ)或編造。

　　6.5.1各部門負(fù)責(zé)本部門的運(yùn)行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”。

　　6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，方可使用或復(fù)制，并由各部相關(guān)部門記錄管理人負(fù)責(zé)登記發(fā)放。

　　6.5.3各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批推，由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案。

　　6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時(shí)，由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》，交部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)安全管理部確認(rèn)，由記錄使用部門標(biāo)記過期或執(zhí)行銷毀。同時(shí)在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項(xiàng)目、方式、數(shù)量等信息。

　　6.6.2對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運(yùn)行記錄，除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項(xiàng)目、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運(yùn)行記錄的部門應(yīng)在“運(yùn)行記錄移置清單”上簽字確認(rèn)。

　　6.7.1各部門、各項(xiàng)目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據(jù)記錄的類型整理、標(biāo)識，便于查閱并可追溯相關(guān)活動。

　　6.7.2記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

　　6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

　　7.1公司安委辦對各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的建立情況，定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查，檢查時(shí)間為每年度至少一次。

　　7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進(jìn)行檢查考核。

公司檔案管理制度3

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。

　　二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

　　三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

　　四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

　　五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

　　六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整;

　　②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

　　③根據(jù)檔案內(nèi)容的'歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

　　十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理制度4

　　一、目的

　　加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動。

　　四、職責(zé)

　　1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b）檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。

　　c）檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　　⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　　⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d）檔案借閱

　　（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

　　⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級；

　　⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

　　⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e）檔案銷毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。

　　⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的'請示報(bào)告類公文等；

　　⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　　⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/ 總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；

　　⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財(cái)務(wù)檔案資料；

　　⒁各種實(shí)物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　　⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

　　⑸各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　　⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a）公司規(guī)定的密級文件；

　　b）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

　　c）合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a）部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b）部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a）重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b）一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

　　c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

　　5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a）經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a）檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

　　d）檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

　　六、相關(guān)記錄

　　1、《文件（合同）管理記錄目錄》

　　2、《文件檔案移交目錄》

　　3、《檔案移交清單表》

　　4、《檔案借閱審批單》

　　5、《檔案分類編號表》

　　6、《檔案管理流程》

公司檔案管理制度5

　　一、總則

　　1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的`正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的。會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　7、用畢按時(shí)歸還，如需延長借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

　　2、物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

　　1、客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　2、客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。

　　3、每個客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。

　　4、每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5、客戶檔案的標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6、客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。

　　7、客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。

　　8、原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。

　　9、客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

公司檔案管理制度6

　　第一條總則

　　1、為加強(qiáng)對公司檔案的管理，有效搜集、保管和利用各類檔案，提高檔案綜合管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。

　　2、本制度所稱的公司檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的合同、文件、客戶資料、會議紀(jì)要、人事檔案名冊、帳冊、憑證、報(bào)表、證件等各種文件材料。

　　3、公司檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。

　　第二條檔案管理體制

　　1、公司設(shè)置檔案室，歸屬行政辦公室管理。配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。

　　2、公司檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的整理和歸檔工作。

　　3、檔案管理員在負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案的同時(shí)，需按規(guī)定編制各類檢索表單，確保檔案的完整有序管理；

　　第三條檔案資料的形成和歸檔

　　1、凡公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的`文件材料，都必須按歸檔時(shí)間要求交由行政辦公室歸檔，各部門和個人不得據(jù)為己有。

　　2、對歸檔文件材料的基本要求：

　　（1）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；

　　（2）應(yīng)永久、長期保存的文件，如用易于褪變材料書寫的，要予以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔；

　　（3）整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料、裝具等要符合檔案保護(hù)要求。

　　3、檔案歸檔時(shí)間要求：

　　（1）各類政府部門的批復(fù)、復(fù)函等原始文件材料必須及時(shí)歸檔；

　　（2）各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)過程中形成的文件材料，相關(guān)審批材料、客戶資料等須在本單業(yè)務(wù)合同簽訂后3個工作日內(nèi)，將應(yīng)歸檔的所有文件材料向檔案室歸檔；

　　（3）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)。

　　第四條檔案保管

　　1、檔案室接收檔案要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。

　　2、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、核對工作，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因并保存記錄。

　　第五條檔案銷毀

　　銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀前要編制清冊，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。

　　第六條檔案的借閱和利用

　　1、檔案查閱、復(fù)印、外調(diào)，必須嚴(yán)格執(zhí)行報(bào)批手續(xù)；

　　2、檔案查閱或外調(diào)，需填寫《檔案查閱、外調(diào)審批單》，按程序批準(zhǔn)后予以查閱或外調(diào)并如期歸還。

　　3、借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　4、檔案歸還時(shí)應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得殘缺、隨意折疊、拆散、剪裁，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　5、凡公司領(lǐng)導(dǎo)開會形成的重要會議紀(jì)要、公司發(fā)展規(guī)劃、合作意向、評估材料等，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　6、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案，只準(zhǔn)公司財(cái)務(wù)、會計(jì)人員查閱，其他人要查閱，需經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　7、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

　　第七條、附則

　　1、本制度所配套的相關(guān)表單附后

　　2、本制度自正式下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　泉州市XX投資有限公司

公司檔案管理制度7

　　總則

　　(一)為了加強(qiáng)對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。

　　(二)本規(guī)定適用于公司總部及項(xiàng)目部。

　　一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)

　　(一)人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進(jìn)以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

　　(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》。

　　(三)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負(fù)責(zé)。

　　(四)各部門資料員/資料管理員

　　1、制度在部門的執(zhí)行;

　　2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作;

　　3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。

　　二、檔案分類及歸檔范圍、要求

　　(一)文書檔案

　　1.1歸檔范圍：

　　1.1.1、集團(tuán)資料

　　各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等

　　公司章程

　　集團(tuán)公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類正式行文

　　1.1.2、紅頭文件

　　公司下發(fā)和上報(bào)的各類正式行文

　　1.1.3、外來文件

　　各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件

　　1.1.4、會議資料

　　會議紀(jì)要利用明源流程存檔

　　專題會會議講義

　　1.1.5、法律文件

　　合同、協(xié)議審核;

　　訴訟材料

　　1.1.6、物資采購合同

　　1.1.7、車輛資料

　　公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動車輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料

　　1.2歸檔要求：

　　1.2.1、集團(tuán)證照資料：由財(cái)務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時(shí)間，保證證照及時(shí)更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。

　　1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

　　1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

　　(二)人事檔案

　　2.1、歸檔范圍

　　2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;

　　2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;

　　2.1.3職稱評定材料;

　　2.1.4面試表;

　　2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;

　　2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案

　　2.2、歸檔要求

　　2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

　　(三)建設(shè)類檔案

　　3.1、歸檔范圍(附件：詳細(xì)列表)，集中于工程部：

　　3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。

　　3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：

　　3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)(立項(xiàng))階段

　　3.1.4方案審查階段

　　3.1.5初設(shè)審查階段

　　3.1.6施工許可證階段

　　3.1.7預(yù)售階段

　　3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段

　　3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

　　3.2、歸檔要求

　　3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。

　　3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成后及時(shí)將資料整理歸類造冊，合理保存。

　　3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。

　　3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。

　　(四)會計(jì)檔案

　　4.1、歸檔范圍

　　4.1.1、會計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

　　4.1.2、會計(jì)賬簿類：

　　(1)總賬;

　　(2)現(xiàn)金日記賬，

　　(3)銀行存款賬、銀行明細(xì)賬;

　　(4)輔助賬簿;

　　4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：

　　(1)年度決算報(bào)表(經(jīng)會計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后);

　　(2)月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表;

　　(3)不定期重要一次性報(bào)表;

　　(4)審計(jì)報(bào)告;

　　(5)驗(yàn)資報(bào)告;

　　(6)資產(chǎn)評估報(bào)告。

　　4.1.4其他類：

　　(1)會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊;

　　(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;

　　4.2、歸檔要求

　　4.2.1會計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表、會計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。;

　　4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。

　　(五)實(shí)物檔案

　　5.1、歸檔范圍：

　　5.1.1、照片、音像類

　　(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

　　(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。

　　(3)公司組織或參與的重大外事活動。

　　(4)記錄公司重大事件。

　　(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。

　　(6)其他具有保存價(jià)值。

　　5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等

　　5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

　　5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物

　　5.2、歸檔要求：

　　5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

　　5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。

　　三、檔案移交、整理、編號

　　(一)移交

　　1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

　　1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。

　　(二)整理

　　鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時(shí)檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

　　(三)編號

　　(公司)簡稱+(業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;

　　四、檔案的利用

　　(一)查閱

　　1.1、查閱的授權(quán)范圍

　　(1)總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。

　　(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。

　　(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。

　　(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。

　　(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

　　1.2、檔案查閱程序要求

　　(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。

　　(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的`“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。

　　(二)借閱

　　2.1、借閱程序要求

　　(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

　　(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

　　2.2、檔案的歸還

　　(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

　　(2)檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。

　　2.3、其他規(guī)定

　　會計(jì)檔案原則上不借出。

　　(三)檔案復(fù)制

　　申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者。

　　五、檔案的保管

　　(一)檔案的保管期限

　　各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

　　(二)專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定

　　2.1、公司各部門檔案(含會計(jì)檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

　　2.2、電子版檔案的傳遞和保存

　　(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。

　　(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

　　(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

　　(三)檔案的正式裝盒、造冊

　　3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

　　3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時(shí)間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。

　　(四)檔案的存放

　　檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。

　　裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

　　(五)檔案意外損毀的處理

　　檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

　　檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　六、檔案的銷毀

　　(一)目的：判定檔案價(jià)值、定期對失去保存價(jià)值的檔案銷毀。

　　(二)程序及要求

　　2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價(jià)值，識別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

　　2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進(jìn)行核對;銷毀時(shí)應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時(shí)在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。

　　2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時(shí)登記。

　　(三)會計(jì)檔案的銷毀

　　3.1、會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　3.2、總經(jīng)理在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3.3、銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。

　　3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

　　3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　七、檔案保密制度

　　1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;

　　2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

　　3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;

　　4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;

　　5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;

　　6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;

　　7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;

　　8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對其依法處理。

　　本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

公司檔案管理制度8

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：

　　1、上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經(jīng)濟(jì)活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的.計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）

　　9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

　　18、公司重大活動中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　（1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

　　（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。

　　（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　　3、借閱時(shí)間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

　　3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

公司檔案管理制度9

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集整理分類編號登記輸入電腦入柜利用檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包含本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等；

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包含各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維護(hù)和修理保養(yǎng)合同及維護(hù)和修理保養(yǎng)記錄等；

　　1.2.3業(yè)主檔案：包含業(yè)主入住時(shí)所填寫的業(yè)主概況表、業(yè)主公約、入住契約、前期服務(wù)協(xié)議、接房登記表等。

　　1.2.4文秘檔案：包含業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等；

　　1.2.5員工檔案：包含員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變更記錄、獎懲記錄等；

　　1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包含各種帳簿、會計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維護(hù)和修理基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避開檔案的.損壞、遺失，使緊要檔案能永久保管，而又便利常常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保管復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

　　2.2.2接受多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并接受適當(dāng)?shù)谋９芊椒ā?/p>

　　2.2.3加強(qiáng)保密意識培育，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保管。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查常常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度10

　　一、目的

　　加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。

　　2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

　　三、術(shù)語和定義

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動。

　　四、職責(zé)

　　1、行政部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的'檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

　　2）負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　5、各公司總監(jiān)/副總

　　1）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　　⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存；

　　⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　　⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；

　　⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

　　⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　　⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷毀

　　⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。

　　⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　　⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報(bào)告類公文等；

　　⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　　⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　　⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)；

　　⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　　⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　　⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　　⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；

　　⒀財(cái)務(wù)檔案資料；

　　⒁各種實(shí)物檔案；

　　⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　　⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

　　⑸各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　　⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a)公司規(guī)定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

　　⑵定期歸檔

　　a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　　⑶電子聲像檔案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

　　5、檔案交接

　　⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

　　c)結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結(jié)論在前，依據(jù)在后。

　　d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　　⑴檔案編號

　　a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

　　d)檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

公司檔案管理制度11

　　一、總則

　　（一）為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特?cái)M訂本制度。

　　（二）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　　（四）企業(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。

　　（五）物業(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計(jì)劃、上司來文以及國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進(jìn)行檢查的書

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財(cái)產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門，自行保留時(shí)要注意保護(hù)完好性。

　　7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關(guān)的'檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　　（1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　　（3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報(bào)告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時(shí)更新。

　　4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　（1）人事管理有關(guān)資料。客戶服務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。

　　（2）各部門平時(shí)的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。

　　（3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺賬和設(shè)備資料等。

　　（4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報(bào)告、分戶圖等。

　　（6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　　（7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。

　　（九）檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實(shí)物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計(jì)匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　　（十三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　　（十四）要注意保護(hù)業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險(xiǎn)物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。

　　2.庫房內(nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點(diǎn)索引。

　　（十七）檔案資料統(tǒng)計(jì)，詳細(xì)要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計(jì)工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎罰

　　（二十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個人賜予相應(yīng)表彰或獎賞等。

　　（二十一）關(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。

　　（二十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

　　八、附則

　　（二十三）本管理制度由企業(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺布之日起實(shí)行。

公司檔案管理制度12

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。

　　第二條檔案是公司及各部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料。

　　第三條加強(qiáng)檔案管理工作，是規(guī)范公司內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，對亍提高公司管理水平具有重要意義。

　　第二章歸檔范圍

　　第四條公司檔案分為以下幾種：

　　（一）公司級證件

　　營業(yè)執(zhí)照正副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本；稅務(wù)登記證正副本；開戶許可證；機(jī)構(gòu)信用代碼證、會員證等其他證件。

　　（二）法人治理結(jié)構(gòu)

　　1、股東會、董事會、監(jiān)事會等決議及會議材料；

　　2、高管人員資料檔案；

　　3、股東情況相關(guān)資料

　　4、其他相關(guān)資料。

　　（三）公司文書檔案

　　1、外發(fā)文件：外發(fā)紅頭文件等；

　　2、外收文件：

　　（1）監(jiān)管部門的批文、批復(fù)、通知等；

　　（2）上級管理部門、股東單位頒發(fā)的需要公司執(zhí)行的指示、決定、命令、條例、規(guī)定、辦法和通知等；

　　（3）其他金融機(jī)構(gòu)的往來文件；

　　（4）社會有關(guān)部門頒發(fā)的文件、材料和公函；

　　（5）其他需要立卷歸檔的外來文件。

　　3、內(nèi)部文件：各部門通知、通報(bào)、請示、報(bào)告、制度及其他需要立卷歸檔的.材料等。

　　（四）基金交易及基金清算

　　包括不限于：投資決策委員會會議記、風(fēng)控委員會議記、清算指令等。

　　（五）合規(guī)檔案

　　各種風(fēng)控合規(guī)報(bào)告及提示函等。

　　（六）行政物業(yè)

　　1、辦公樓相關(guān)文檔：裝修工程招標(biāo)、工程報(bào)批、監(jiān)理、投標(biāo)書、工程合同、竣工驗(yàn)收、辦公物業(yè)租賃文檔，財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)相關(guān)文檔等；

　　2、辦公家具類文檔；

　　3、電話、安保、音視頻相關(guān)文檔；

　　4、物業(yè)管理相關(guān)文檔；

　　5、空調(diào)、電梯相關(guān)資料；

　　6、辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等；

　　7、購置各類設(shè)備的圖紙、說明書等；

　　8、其他需要?dú)w檔的文件。

　　（七）信息系統(tǒng)

　　信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。

公司檔案管理制度13

　　第一條為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。

　　第二條凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé)；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專（兼）職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。

　　第四條公司檔案管理的分散與集中。

　　1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。

　　2、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。

　　3、屬工程項(xiàng)目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案備案后半個月內(nèi)，把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。

　　4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管，并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結(jié)的資料，但屬機(jī)密級以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同，應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí)，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個月市場調(diào)查報(bào)告，項(xiàng)目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面的資料。

　　6、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章（按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章）后，當(dāng)日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書對應(yīng)原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證，并最終將此合同移交給房管局。

　　7、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。

　　8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，原則上公司應(yīng)保留兩份原件，財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)部保存原件，綜合部保存復(fù)印件（售樓合同除外）。

　　9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。

　　10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理，屬機(jī)密級以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復(fù)印件。

　　第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員變動應(yīng)及時(shí)通知綜合部檔案室，因工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。

　　第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

　　1、部門（含部門）以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告，和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會議紀(jì)要、大事記。

　　2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。

　　3、各類工程檢測、鑒定報(bào)告。

　　4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。

　　5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會報(bào)表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告。

　　7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。

　　8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

　　9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。

　　10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價(jià)值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

　　11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

　　12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等。

　　13、其他需要?dú)w檔的重要文件。

　　第八條檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負(fù)責(zé)收集。

　　第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

　　第十條凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件及時(shí)歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存，綜合部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。

　　第十一條各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　第十二條為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　第十三條立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。

　　第十四條立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。

　　第十五條檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

　　第十六條檔案分類與編號規(guī)則，見附表。

　　第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條件，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。

　　第十八條歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　第十九條檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人，重要問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的'需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

　　第二十條檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作，妥善保管，謹(jǐn)防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機(jī)密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露內(nèi)容。

　　第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí)，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

　　第二十二條根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和密級。

　　第二十三條保管期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程；

　　（2）股東名簿；

　　（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；

　　（4）董事會及股東會紀(jì)錄；

　　（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；

　　（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

　　（7）不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

　　（8）工程設(shè)計(jì)圖；

　　（9）規(guī)章制度；

　　（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2、10年保存：

　　（1）預(yù)算、決算書類；

　　（2）會計(jì)憑證；

　　（3）事業(yè)計(jì)劃資料；

　　（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3、5年保存：

　　（1）期滿或解除之合約；

　　（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　第二十四條檔案密級

　　公司檔案文書分絕密、機(jī)密、密、普通四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

　　1、“絕密”文書含：相關(guān)政府批文、會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。

　　2、“機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀(jì)要（決議）、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會議紀(jì)要。

　　3、“密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。

　　4、“普通”文件含：部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。

　　第二十五條凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

　　第二十六條借閱的檔案密級與領(lǐng)導(dǎo)簽批

　　公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。

　　借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可，方可借閱。

　　借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。

　　第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

　　第二十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機(jī)密級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱無密級檔案。

　　第二十九條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。

　　第三十條綜合部檔案室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　　第三十一條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。

　　第三十二條銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

　　第三十三條有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。

　　5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

　　6、泄露公司檔案機(jī)密者。

　　第三十四條本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

公司檔案管理制度14

　　一、總則

　　（一）為了規(guī)范集團(tuán)的人事檔案管理工作，加強(qiáng)對人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉(zhuǎn)遞、保管等工作流程的內(nèi)部管理監(jiān)控，維護(hù)集團(tuán)人事檔案的規(guī)范性和保密性，根據(jù)國家人事檔案管理法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度等有關(guān)制度，結(jié)合集團(tuán)人事檔案管理工作實(shí)際，特制定本制度。

　　（二）本制度適用于集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案管理工作。

　　二、檔案管理人員工作職責(zé)

　　（一）綜合辦公室安排專職管理人員，負(fù)責(zé)對人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、借用、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、規(guī)范等管理工作，原則上管理人員檔案資料終身保存，普通員工檔案至少保留兩年；

　　（二）集團(tuán)人事檔案管理人員工作職責(zé)：

　　1 .嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度，保護(hù)檔案的安全，不得泄露檔案內(nèi)容，做好人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；

　　2 .根據(jù)集團(tuán)公司人事檔案工作具體情況，完善各項(xiàng)必要的'規(guī)章制度，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事;

　　3 .收集、鑒別和整理人事檔案材料，辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。及時(shí)登記人事職務(wù)、工資、職稱等的變動情況，為有關(guān)部門提供人事檔案信息；

　　4 .積極主動地去發(fā)現(xiàn)人事檔案工作的新情況、新問題，并定5期向部門領(lǐng)導(dǎo)請示報(bào)告工作；.積極參加檔案管理學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

　　（三）未經(jīng)允許，任何人不得借閱人事檔案資料。

　　三、紙質(zhì)資料管理

　　（一）收集綜合辦公室檔案專管員在收集人事檔案資料時(shí)，要仔細(xì)核對資料信息，保證資料完整、真實(shí)、有效，資料收集齊全后須及時(shí)整理歸檔。

　　（二）整理

　　1 .人事檔案分類人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基礎(chǔ)檔案資料、

　　輔助檔案資料、離職檔案資料三大類；其中基礎(chǔ)檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料，離職檔案資料是員工離職時(shí)需要辦理的資料。

　　（1）基礎(chǔ)檔案資料入職基本資料資料，包括但不限于姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況，工作履歷等；

　　員工入職相關(guān)審批文件資料，包括但不限于入職審批表、員工薪酬說明書、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；員工各類證件資料，包括但不限于身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎證書等等；員工各類在職資料，包括但不限于轉(zhuǎn)正申請書、試用期員工轉(zhuǎn)正定級考核表、每年度工作總結(jié)等；

　　（2）輔助檔案資料

　　①輔助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料，這部分檔案資料會根據(jù)實(shí)際情況定期或不定期的更新。

　　②輔助檔案資料分類累積類資料：是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料：是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料，這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可（舊版抽出,新版存入）

　　③輔助檔案資料（累積類）主要包括：培訓(xùn)學(xué)習(xí)）總結(jié)資料、任免類文件、調(diào)動交接資料共四類；

　　④輔助檔案資料（更新類）主要包括：勞動合同及保密協(xié)議和體檢資料共兩類。

　　（3）離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時(shí)需填寫、上交、歸檔的檔案資料。

　　四、檔案組卷、存放規(guī)定

　　1.設(shè)立專用的檔案柜。檔案存入箱柜時(shí)排列系統(tǒng)，重要檔案要專柜存放。

　　2 .以部門為單位，分類設(shè)置基礎(chǔ)檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒，將每位員工的人事資料對應(yīng)存入部門人事）32Cnl6cm檔案袋的分類文件盒中，必要時(shí)可統(tǒng)一使用（長（寬）*（22Cnl高）*的檔案盒存儲檔案。

　　3 .檔案盒背側(cè)應(yīng)當(dāng)貼有人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號。

　　4 .檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案索引表。

　　5.歸檔的文件材料，必須用統(tǒng)一的報(bào)告紙、擬稿紙書寫。

　　五、電子檔案管理

　　電子檔案管理對應(yīng)于紙質(zhì)人事檔案，即將員工檔案原件用掃描的形式，保存一份完整的電子檔案，同樣設(shè)立人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門為單位存入。為后續(xù)的查閱與調(diào)取提供便捷；也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn)；

　　1 .電子信息錄入：綜合辦公室檔案專管員必須在員工入職（含新入職人員、離職返聘、實(shí)習(xí)人員）當(dāng)天及時(shí)對其所有相關(guān)個人信息進(jìn)行初始錄入，部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內(nèi)全部錄入公司人事管理系統(tǒng)。

　　2 .電子信息更新：員工個人信息發(fā)生變動時(shí)，需及時(shí)對其電子信息進(jìn)行更新。

　　六、監(jiān)督與處罰

　　對違反本規(guī)定有下列情形的，由綜合辦公室會同有關(guān)部門進(jìn)行處理：

　　1、擅自向外公布、泄露檔案材料的；

　　2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；

　　3、利用職務(wù)便利調(diào)取檔案資料謀取私利的。對前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者，要視情節(jié)的輕重，給予批評教育或開除處分;觸犯法律的，要依法追究責(zé)任。

　　本制度自頒發(fā)之日起生效。

公司檔案管理制度15

　　一、目的

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、適用范圍

　　適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。

　　三、職責(zé)

　　公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

　　四、原則

　　分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　五、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級表、離職證明、各類合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　六、程序

　　1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》。

　　2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個人簡歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報(bào)告、離職（失業(yè)）證明等。

　　七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的。優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入，具體時(shí)限要求如下：

　　1、新員工入職、員工調(diào)動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；

　　2、組織機(jī)構(gòu)變動、培訓(xùn)管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；

　　3、社會保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。

　　八、人事檔案借/調(diào)閱

　　1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。

　　2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

　　3、部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4、部門主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。

　　5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管批準(zhǔn)。借閱檔案的.人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印，借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。

　　6、所有調(diào)閱檔案，均需登記備案。

　　九、人事檔案歸屬

　　1、繼續(xù)受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據(jù)；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應(yīng)在妥善保管一年以后銷毀。部門主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷毀。

【公司檔案管理制度】相關(guān)文章：