資料檔案管理制度

時間：2024-11-19 09:01:55 煒玲制度我要投稿

資料檔案管理制度（通用22篇）

　　在日新月異的現代社會中，越來越多地方需要用到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的資料檔案管理制度，歡迎大家分享。

資料檔案管理制度（通用22篇）

　　資料檔案管理制度 1

　　為確保統計資料的完整及連續性，加強統計資料的保密管理和有效利用，統計資料實行檔案化管理。

　　一、定期整理統計資料，加強統計資料管理。各種統計資料保存連續完整，及時按照歸檔要求整理、裝訂、編號、管理、移交;及時備份同期計算機統計資料、統計軟件，并保證與紙介質資料一致，積極推行檔案存儲光盤化;能夠將年度統計資料整理成冊。

　　二、設立專門的檔案櫥，確保檔案資料完好無損。

　　三、各種統計報表和分析資料、原始記錄及有關統計工作的'文件、材料做到及時整理，分類入樓，并對歷史統計資料搞好搜集和整理。

　　四、統計人員調動或調整時，要分類別、按時間先后順序搞好交接。交接的資料、材料要列出清單，并由交接雙方簽字。

　　五、各種統計資料要妥善保管，嚴格遵守《統計法》和《保密法》中有關統計資料保密工作的規定，不得亂翻閱，嚴格借閱手續，杜絕統計資料丟失現象的發生。

　　六、按照文書檔案管理標準，及時向綜合檔案室移交，并辦理移交手續。

　　一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

　　三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　資料檔案管理制度 2

　　第一條：項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。

　　第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任

　　1、項目準備階段

　　建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

　　2、項目施工階段

　　項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。

　　3、項目試運行階段

　　試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

　　第三條、收集范圍

　　1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規入建設項目檔案。

　　2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

　　第四條、收集時間

　　各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發使用。

　　第五條、項目文件質量要求

　　1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。

　　2、需永久、長期保存的`文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。

　　3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。

　　4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

　　5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

　　資料檔案管理制度 3

　　檔案資料管理是學校常規管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：

　　1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負責，教導處、總務處、教研組有關人員協助工作。

　　2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。

　　3、學校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案各種計劃與安排，各種會議學習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校長辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

　　4、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衛生檔案等由教導處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　5、學校總務處檔案包括總務處會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

　　6、學校的.常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。

　　7、積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

　　8、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。

　　9、積極提供利用，嚴格執行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。

　　10、按照保密制度的有關規定加強保密工作，嚴格注意保密，不得泄密。

　　11、按照上級有關規定，努力創建合格檔案資料室和先進檔案資料室。

　　資料檔案管理制度 4

　　檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設監理檔案資料是公路工程建設監理的職能和工作內容；是制止公路工程建設行為的隨意性和盲目性；保證建設行為符合國家法律、法規和有關政策；保證施工程序、質量按規范的要求實施，進度、造價按計劃、合同實行。

　　1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。

　　2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產生歧義及疑問的地方，應及時向業主或總監理工程師辦公室請示，并將答復及時反饋施工單位。

　　3、完成監理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄合同段的檔案資料進行檢查、督導、匯總和移交。

　　4、為實現公路工程竣工資料規范化、標準化的管理目標，駐地監理辦在工程監理過程中必須使用建設單位統一印制的抽檢檢查表格及指令性表格。

　　5、從建設項目開工之日起，駐地監理辦安排專人收集、分類整理存檔的文件、重要會議記錄、變更設計文件、綜合管理類的往來文件、獨立籌建資料及工程監理過程中采集的照片、底片、音像、圖片、磁盤、光盤等非紙張載體資料，

　　力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設項目的形成、積累的.資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中，屬于建設單位歸檔范圍的檔案資料，駐地監理辦應按時整理，工程竣工后移交建設單位。移交前綜合管理類文件、重要會議記錄、變更設計文件及非紙張載體資料按年度、按合同段、按問題、按保管期限進行整理；獨立抽檢資料按合同段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。

　　6、駐地監理辦設一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理本建設項目在監理過程中形成的檔案資料，并配備必要的檔案設備。

　　7、駐地監理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監辦、駐地監理辦、承包人、地方政府、設計單位之間的有關質量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應分類編號歸檔保存。

　　資料檔案管理制度 5

　　為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。

　　2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。

　　“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的`查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。

　　機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。

　　本制度自簽發人簽字日起生效執行。

　　資料檔案管理制度 6

　　一、社區各種門類的檔案,由社區村委會指定專人統一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。

　　二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。

　　三、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的.要及時補記。

　　四、根據氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。

　　五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。

　　資料檔案管理制度 7

　　1.總則

　　1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規范》的要求，特制定本制度。

　　1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目,從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

　　1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準確性。

　　2.工程檔案管理制度

　　2.1檔案資料管理

　　2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

　　2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理發放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。

　　2.1.3設備到貨后，由技術部匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記并建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由技術部對竣工資料簽收合格后支付。

　　2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續。

　　2．2歸檔文件的質量規定

　　2.2.1凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔）。

　　2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如表式為復印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

　　2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。

　　2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。2.2.5書寫規定

　　A）書寫字跡工整，圖樣清晰。

　　B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。

　　C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。

　　3.工程文件收發及管理規定

　　為加強工程文件收發管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

　　3.1工程文件接收

　　3.1.1各單位提供給技術部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件也由行政部統一接收。

　　3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

　　3.1.3設備文件，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由行政部統一歸口發放給有關單位。

　　3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。

　　3.1.5登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按技術部領導審定的工程文件及時分發給有關單位和部門。

　　3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，并認真執行密級文件資料的借閱規定。

　　3.2工程文件資料發放

　　3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由行政部統一辦理。

　　3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發放單位和數量。

　　3.2.3為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程文件資料。

　　4.行政部門檔案管理職責

　　參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規范標準的項目檔案。

　　由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。

　　設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。

　　監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的'形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委托監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，并審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

　　負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。

　　負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。調試單位歸檔范圍。

　　負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。設計單位歸檔范圍

　　負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。

　　負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。

　　負責提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔范圍

　　負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，并在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：

　　對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位,立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。

　　本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續：

　　5.檔案、資料借閱制度

　　5.1借閱檔案、資料一般只需由本人填寫借閱登記即可（注明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。

　　5.2借閱檔案、秘密技術檔案和資料，須填寫借閱單，經部門經理簽字同意即可。

　　5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閱單上注明范圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批準、檔案人員只能按其范圍、要求、內容提供利用。

　　5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批準方能借閱。

　　5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得復印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閱。

　　5.6借閱時間在兩周以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批準，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對后重新借出。對長期借閱檔案不歸還，又不說明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閱部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閱。并嚴格按經濟責任制考核辦法執行。

　　5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借后暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。

　　資料檔案管理制度 8

　　1、檔案鑒定制度

　　1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。

　　2、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。

　　3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。

　　4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。

　　5、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。

　　6、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。

　　2、檔案借閱管理制度

　　為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

　　1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。

　　2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

　　3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

　　4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。

　　5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

　　6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。

　　3、檔案保密管理制度

　　一、檔案豎家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

　　二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。

　　三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。

　　四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。

　　五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。

　　六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。

　　七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。

　　八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

　　九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、友，出入公共場所。

　　十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。

　　4、檔案復制制度

　　1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批;本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意;復制機密檔案材料(局會議記錄等)須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。

　　2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。

　　3、復制后要及時進行登記。

　　5、檔案統計制度

　　1、檔案統計工作是以檔案工作中量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。

　　2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。

　　3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的`構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。

　　4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。

　　5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。

　　6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

　　7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計;半年必須做好各項工作的初步統計;年終必須進行全面的系統的統計。

　　8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務;掌握統計資料，數字統計連貫;準確統計數字，按時統計上報。

　　6、檔案庫房管理制度

　　1、檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。

　　2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。

　　3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。

　　4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件;引用先進科學技術，實行科學管理。

　　5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c，相對濕度在45-60%之內;保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。

　　6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

　　7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續;檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還;筏作人員不得進庫房，以防意外;在庫房里不準吸煙。

　　7、檔案銷毀制度

　　1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。

　　2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。

　　3、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。

　　4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。

　　5、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷;銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

　　6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。

　　8、統計資料檔案管理制度

　　一、統計檔案包括：統計臺帳、統計年報及統計調查、統計分析、文件等有保存價值的統計資料。

　　二、統計檔案屬國家所有，任何人不得據為已有，統計人員因工作變動時，必須移交所有統計檔案資料。

　　三、統計檔案要有專人負責，并嚴格遵守檔案管理的`有關規定，統一編號、統一格式裝訂，保管期限按照國家檔案管理制度的有關規定執行。

　　四、統計檔案嚴格執行統計檔案資料的保密制度，不準外借，不準私自帶回家中，不準損壞丟失。

　　五、統計檔案要及時整理歸檔，并妥善保管。

　　資料檔案管理制度 9

　　第一條、項目文件的整理

　　1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。

　　2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

　　3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。

　　4、施工技術文件應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

　　5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。

　　第二條、項目文件的組卷

　　1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。

　　2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

　　3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的.文件。該卷保管期限從長。

　　第三條、案卷與卷內文件的排列

　　1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

　　2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

　　3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。

　　4、竣工圖按專業、圖號排列。

　　5、卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

　　第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見綜合科檔案管理制度

　　第五條、聲像材料整理

　　聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

　　第六條、項目文件的歸檔

　　1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后，將經整理，編目后所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。

　　2、根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

　　3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備；文件質量應符合項目文件質量要求的規定。

　　4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

　　5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

　　第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

　　第八條、項目文件的歸檔時間

　　1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔（任務結束后一周內向上級檔案室移交）。

　　3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

　　4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔（一周內）。

　　5、下列文件材料應隨時歸檔：

　　5.1、變更、修改、補充的文件材料；

　　5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；

　　5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；

　　5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

　　資料檔案管理制度 10

　　1、學校成立專門的檔案資料室,專人負責管理各類檔案。

　　2、凡家長學校所開展的'所有活動,都必須有資料積累,并及時把資料歸并成冊,分類裝訂。

　　3、教師在家長學校活動中的教案、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊,交送資料統一保管。

　　4、家長會簽到單、學員名冊、優秀學員名冊等按學期分類裝訂,送資料定保管。

　　5、資料室工作人員應盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。

　　6、加強學校領導對資料室的管理,不間斷地進行檢查,及時提出完善意見。

　　資料檔案管理制度 11

　　第一條、項目檔案的整理

　　全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：

　　1、根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況，設計、制定統一的.項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業分類；大中型項目按工程或專業分類，下設屬類。

　　2、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。

　　3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

　　4、負責貫徹實行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格

　　第二條、項目檔案的移交

　　1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

　　2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清點、簽字等交按手續：建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。

　　3、竣工驗收以后，在大中型城市規劃區范圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關的項目檔案。

　　資料檔案管理制度 12

　　一、檔案保密制度

　　1、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。

　　2、各類檔案材料必須指定上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。

　　3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續。

　　4、經批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷毀，不得當廢紙處理。

　　5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

　　6、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，采取措施進行查找，并追查責任。

　　二、立卷歸檔制度

　　1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，并按有關規定向檔案室移交，任何部門和個人不得占為己有或擅自處理。

　　2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

　　3、學校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。

　　4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。

　　5、卷內文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。

　　6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能映卷內文件內容，上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

　　7、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。

　　8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。

　　三、檔案保管制度

　　1、檔案庫房需保持適宜溫濕度，適時通風降溫。

　　2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。

　　3、嚴禁在庫房吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發現問題，及時搶修，防止短路引起火災。

　　4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。

　　6、檔案庫房要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。

　　7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經許可不得隨意入內。

　　四、檔案查閱制度

　　1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發揮檔案在兩個文明建設中的.作用。

　　2、檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規律，做到主動、及時、準確提供利用。

　　3、本單位工作人員查閱其所屬業務檔案，需經辦理登記手續后，方可查閱并有責任及時將查閱檔案利用效果饋給檔案室。

　　4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內容和用途，履行登記手續，經有關領導同意的方可查閱。

　　5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閱手續，方可借出。但必須按期歸還。如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。

　　6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。

　　7、利用者必須遵守保密規則，所查、借閱的檔案材料，未經有關領導同意，不準復制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關檔案材料，用后一律交檔案室保存。

　　8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。

　　9、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利于采取補救措施。

　　五、學校檔案的鑒定、銷毀和移交制度

　　1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關于檔案鑒定的規定，認真做好檔案的鑒定工作。

　　2、失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。

　　3、銷毀時應指定二人監銷，并在銷毀清冊上簽字，方可執行銷毀。

　　4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點后，交予新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

　　5、交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數目等，以備查考。

　　資料檔案管理制度 13

　　一、目的

　　為做好特種設備檔案資料管理工作，明確公司特種設備檔案資料管理工作要求，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司特種設備檔案資料管理工作。

　　三、規定內容

　　1、特種設備檔案資料主要包括以下內容：

　　1.1特種設備的設計文件、制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料；

　　1.2特種設備使用登記證和檢驗報告書；

　　1.3特種設備的.定期檢驗和定期自行檢查的記錄；

　　1.4特種設備的日常運行狀況記錄；

　　1.5特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養記錄；

　　1.6特種設備運行故障和事故記錄；

　　2、特種設備安全管理機構負責歸口管理本單位所有特種設備檔案資料，應指派專人負責特種設備檔案資料的保管工作。

　　3、特種設備安全管理機構應設立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設備檔案資料，保存期限原則上為3年，重要的見證資料應永久保存。

　　4、根據需要本單位可另外專門設立特種設備檔案資料管理機構。

　　資料檔案管理制度 14

　　一、凡是幼兒園各崗位認為有價值的資料，均需要存檔。

　　所謂的“有價值”，有幾個判定標準：

　　1、由于幼兒園的工作是一年復一年，因此，各崗位來年還要用的資料，一定要建檔。有否建檔的意識，是衡量一個老師是否具有科研意識的一個重要標志。

　　2、自己在工作當中很困惑的.問題，或者是自己認為工作中的重點問題，通過努力，解決了，這些資料需要保留，以便為后來者提供借鑒。

　　3、自己在各種雜志或各種會議上所搜集到有關資料。

　　二、幼兒檔案、教職工檔案、園史檔案要建檔。

　　三、幼兒園要逐漸實現數字化管理。提高幼兒教師的計算機操作水平，傳遞計算機輔助管理、輔助教學的意識，是新世紀幼兒園的一個目標。

　　資料檔案管理制度 15

　　1、目的

　　為了加強公司的檔案管理和保密工作,更好地為公司的生產(工作)服務。

　　2、適用范圍

　　適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內外各種資料、檔案管理。

　　3、職責

　　3.1行政部為公司檔案管理的牽頭部門。

　　3.2除設備、財務等專門檔案由各相關部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。

　　4、工作程序

　　4.1凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。

　　4.1.1建廠時原始設計資料,各種招投標文件,各種普查、調查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。

　　4.1.2各部門如生產、行政、設施維修、合同、技術、保衛、設備、固定資產等管理中形成的各類原始材料。

　　4.1.3部門制定的各類規章制度、總結、報告及需要歸檔的其它文件。

　　4.1.4會議記錄、工作計劃、總結、情況匯報,以公司名義簽訂的各類合同、協議。

　　4.2檔案的收集、鑒定與整理

　　4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應經常向有關部門和個人收集文件資料。有關部門和個人應主動配合,定期檢查應存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的文件資料,應及時向行政部作收文登記,個人確需的,經批準可以復印留用。

　　4.2.2檔案管理部門在收到有關歸檔資料后,應根據其內容,對其價值進行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料,經過技術人員鑒定和副總經理批準后可以定期銷毀。凡應存檔文件,應按內容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。

　　4.3檔案管理人員要求

　　檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應熱愛檔案事業,不務名利,遵紀守法、嚴守秘密;工作作風嚴謹、一絲不茍。業務上應努力學習,具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的'檔案管理專門業務知識,熟悉公司所管檔案的特定業務的基本特點和規律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。

　　4.4檔案管理員崗位職責

　　4.4.1努力學習、宣傳和執行《檔案法》,遵守廠的各項規章制度,做好本職工作。

　　4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質量符合檔案管理標準要求。

　　4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。

　　發揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業務水平和服務水平。

　　4.4.4檔案人員必須認真執行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。

　　加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發明創造、經濟數字、人事材料等檔案,不得向外泄密。

　　4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設施,以防意外。

　　4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發生失泄密事件,應立即向領導報告并采取補救措施。

　　4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節給予批評教育或追究相應責任。

　　4.5檔案查閱制度

　　4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經領導批準,在指定的閱覽室和規定的范圍查閱。本單位員工查閱或復印按《檔案查閱制度》辦理。

　　4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關的檔案。

　　4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時,須報副總經理同意后才能查閱。

　　4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復印,必須經副總經理批準。

　　4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、涂改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經理批準,由檔案人員辦理。

　　4.5.6嚴守檔案秘密,不得將檔案內容傳與他人,否則發生后果者,根據情節給予處理。

　　4.6檔案保管制度

　　4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內。

　　4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(柜)并作移交登記。

　　4.6.3庫房應安裝調溫調濕設備,保持室內溫度、濕度相對穩定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。

　　4.6.4庫房門窗應有防盜、防塵設施,并防止老鼠入侵,并設置窗簾、窗板等遮陽措施。

　　4.6.5檔案柜、架應按規定整齊排列,并與墻壁保持適當距離。

　　4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。

　　4.7檔案室防火安全制度

　　4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術資料室、財務檔案室都是重點防火部位。

　　4.7.2檔案室必須經常保持清潔,室內不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。

　　4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。

　　4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。

　　4.7.5閑散無關人員不得進入檔案室。

　　4.7.6檔案室應配備必要的消防器材。

　　資料檔案管理制度 16

　　檔案、資料是不同時期的證明材料和依據，檔案、資料的'管理責任重、要求高，保密性嚴格。

　　一、建立健全檔案、資料查閱、借閱制度，資料外借必須經公司總經理文字簽批同意之后，方可借閱。并負責按期催收歸檔。

　　二、重要地形圖、地籍圖原件一律不得外借，只有公司領導簽批后經相關的管理人員一道在復印的公司限位復印。

　　三、每月將不定期的各科的各種資料、協議、合同及重要文件分門別類按月裝訂歸檔。

　　四、每月將個人檔案清理一次，凡屬人員調整，先進事跡材料證書一并復印歸檔，作個人檔案材料保管，個人檔案材料和公司重要資料嚴格保密，不得外傳，每個檔案柜鑰匙隨身攜帶，不得丟失。

　　五、檔案室做到防火、防盜、防蟲蛀、防潮濕，發現異常情況進行整改，整改不了的，反應給相關人員共同整改。

　　資料檔案管理制度 17

　　一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結、報告等)和資料(技術資料、公司資料、員工檔案、政府法規、住戶檔案等)的分類、收集和保管。

　　二、資料管理人員須對來文發文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。

　　三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續。

　　四、任何人員借閱相關文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

　　五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。

　　六、對于產權人及用戶的相關資料,對管理相關的人員可查閱,不得給其他無關人員。

　　七、經常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的`文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據上級檔案部門規定檔案保管期限,經相關領導批準后進行銷毀;對受損、變質檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。

　　資料檔案管理制度 18

　　為確保統計資料的完整及連續性，加強統計資料的保密管理和有效利用，統計資料實行檔案化管理。

　　二、設立專門的檔案櫥，確保檔案資料完好無損。

　　三、各種統計報表和分析資料、原始記錄及有關統計工作的文件、材料做到及時整理，分類入樓，并對歷史統計資料搞好搜集和整理。

　　四、統計人員調動或調整時，要分類別、按時間先后順序搞好交接。交接的資料、材料要列出清單，并由交接雙方簽字。

　　六、按照文書檔案管理標準，及時向綜合檔案室移交，并辦理移交手續。

　　一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的.管理工作，有關部門按規定立卷后向綜合檔案室移交。

　　二、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統，編號科學規范、查找方便。

　　三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　四、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　資料檔案管理制度 19

　　第一條為進一步加強學校檔案工作業務建設，提高科學管理檔案水平，實現檔案業務規范化，使檔案更好地為我校各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》，參照廣東省檔案局制訂的《廣東省機關檔案工作業務建設規范實施細則》，結合我校檔案工作的實際情況，制定本辦法。

　　第二條學校檔案是指在教學、科研和其他各項活動中直接形成的具保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，它是學校各項工作活動的歷史記錄，反映學校在不同時期的歷史面貌。

　　第三條學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標志，也是評估學校全面建設的重要內容和必要條件，必須加強領導，把它列入學校的工作計劃，統籌安排。同時，檔案工作納入分管檔案工作的領導、部門負責人和各專兼職檔案員崗位責任制及工作考核范圍。

　　第四條按照集中統一管理檔案的原則，由學校檔案部門對各教研科室、各部門在工作中形成的各類檔案材料進行集中統一管理，不得分散保存，以確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。

　　第五條學校設置綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，各科室配備兼職檔案人員。綜合檔案室指導并協助各科室兼職檔案人員按規范要求做好文件材料收集、整理立卷工作，接收并管理好全校各門類檔案。綜合檔案室在業務上接受市檔案行政部門的監督和指導。

　　第六條檔案室的`基本任務：

　　1.對學校各科室、部門形成的各種檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計、編纂。

　　2.積極提供利用，為學校各項工作服務。

　　3.在統一領導，分級管理的原則下，負責對學校內部各科室、部門的檔案工作進行指導、監督和檢查。

　　4.制訂適合學校的檔案工作計劃、管理辦法、規定等。

　　5.對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作，并按規定做好向市檔案館移交檔案的工作。

　　6.嚴格執行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。

　　7.辦理領導交辦的其它有關檔案業務的工作。

　　8.不斷改進檔案工作，做到案卷質量標準化，檔案整理系統化，庫房管理科學化，查找利用現代化，調查統計制度化。

　　第七條檔案綜合管理范圍

　　凡屬學校各職能科室、部門在工作活動中形成的各種門類、載體的檔案，均由檔案室負責管理，包括：

　　1.(文書)檔案：學校各科室、部門和黨團工會各組織在工作活動中形成的檔案。

　　2.基建檔案：學校興建的教學辦公樓、生活居住娛樂設施工程及科研實驗大樓，從研究決定興建到竣工全過程所形成的具有保存價值的各種文字、圖紙和其他載體的各種記錄材料。

　　3.設備、儀器檔案：學校辦公自動化設備、儀器的申購、報批、安裝、調試、驗收、使用、維護等的文字、圖表材料。

　　4.會計檔案：學校在各項會計業務、財務活動中形成的財務報表、賬簿、會計憑證等應歸檔保存的材料。

　　5.專門檔案：學校教學檔案、學校科研檔案及學生學籍檔案。

　　6.特殊載體(聲像)檔案：反映學校各項工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤等。

　　7.實物檔案：學校獲得的獎旗、獎狀、獎杯、證書及校友或社會知名人士所贈的書畫等實物。

　　第八條學校各類檔案，由各科室兼職檔案員負責日常收集整理，按規定定期向檔案室移交歸檔，并辦理交接手續。

　　第九條歸檔時間和手續

　　1.(文書)檔案，應于翌年三月底之前初步立卷整理后，移交綜合檔案室。

　　2.基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑒定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收后三個月內將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，并移交綜合檔案室。

　　3.設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試后一個月內由主辦部門將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。

　　4.會計檔案按年度由財務部門按要求和規定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿后的次年6月底前移交綜合檔案室。

　　5.教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結束后三個月內，將文件材料整理立卷，移交綜合檔案室。

　　6.科研檔案應在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版后及時歸檔。

　　7.特殊載體(含聲像)檔案在每項工作完成后，由主辦部門將聲像材料、文字簡介及實物，在兩個月內移交綜合檔案室。

　　8.隨時接收上級規定應接收的檔案。

　　9.接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份，交接雙方要簽名蓋章。

　　第十條檔案的整理

　　(一)劃分全宗

　　1.檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散。我校檔案全宗號為121。

　　2.建國后學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。

　　(二)檔案的分類、編號

　　1.檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。

　　2.分類是以全宗為單位，按檔案產生的領域范疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號、排架。檔案室對接收的各類檔案，應進行審核、分類和加工整理并分別編目、排列。案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。

　　(三)檔案檢索工具的編制

　　1.案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現重復的檔號。

　　2.從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引等。

　　第十一條檔案的保管

　　1.設置專用庫房，加強檔案的保護。庫房應基本符合國家檔案部門的有關規定，有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠等設施。同時應根據檔案工作需要，配置溫濕度計、復印機、抽濕機、空調等設備。

　　2.庫房溫、濕度要保持在國家標準范圍內，標準溫度為14-24℃，標準相對濕度為45-60%。同時應做好溫、濕度的調控和記錄。

　　3.檔案入庫時應檢查是否齊全。以全宗為單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。庫房排架應從左到右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，設置檔案資料存放指引卡和示意圖，以便查找。

　　4.建立全宗卷，以積累學校檔案案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

　　5.定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作好記錄，發現問題及時向領導匯報并采取有效措施，對破損、褪變檔案要及時修補復制，確保檔案的安全。

　　6.特殊載體檔案的保管，見“特殊載體檔案工作規范”。

　　第十二條檔案的鑒定和統計

　　1.以學校檔案室制定的檔案保管期限表作為各門類檔案的鑒定依據。

　　2.在分管檔案工作的校長領導下，由綜合檔案室和相關部門組成檔案鑒定小組，采用直接鑒定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管校長批準后，方可存毀。銷毀檔案時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。

　　3.建立健全檔案統計臺帳，專人負責對檔案的接收、整理、移出、利用、銷毀和庫存內各種情況等數據進行統計，按檔案業務行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送有關統計報表。

　　4.按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。

　　5.對統計數字進行綜合分析，找出存在問題，提出改進措施、建議，并報學校領導審閱。

　　第十三條檔案的利用和借閱

　　1.檔案室應積極配合學校工作，主動開展檔案工作的調閱和利用，結合工作需要，編制檢索工具和參考資料，力求做到查找方便，調卷迅速準確。

　　2.要建立和健全檔案借閱利用制度。檔案室按照檔案保密和借閱制度的規定，嚴格掌握借閱范圍和履行借閱手續，積極提供利用。珍貴或機密的檔案應以復印件代替原件提供利用。

　　第十四條檔案的移交

　　檔案移交范圍和年限，應按國家規定辦理。將永久、長期保存的檔案在學校保存十年左右，然后連同檢索工具、參考資料一并向市檔案館移交。

　　第十五條檔案工作人員應保持相對穩定，確因工作需要調動工作時，應在離職前辦好工作交接手續。

　　資料檔案管理制度 20

　　1、檔案資料實行一專業一柜管理制度,各專業要按照新標準認真做好本專業安全質量標準化各類軟件資料的歸檔管理工作。

　　2、軟件資料歸檔要按照新標準所列項目分項歸檔,如果一個檔案盒放不下的`可按序號放下一個檔案盒,依次類推。

　　3、每個檔案盒內要有本盒內所有內容匯總記錄,放在盒內第一頁。

　　4、每個檔案柜內要有柜內所存內容匯總記錄,放在本檔案柜的第一層。

　　5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序,有關人員借閱資料,必須登記并負責收回,出現資料丟失,要對軟件負責人進行嚴肅處理。

　　6、檔案管理工作必須認真細致、條目清晰、一目了然,對不負責任的有關責任人要進行嚴肅處理。

　　7、安全質量標準化辦公室每周要對各專業的軟件資料的歸檔管理進行系統檢查驗收,對照標準缺項、不完善和需要更新的軟件資料及時的督促各專業補全、完善和更新。

　　資料檔案管理制度 21

　　一、目的

　　對各項工作中形成的記錄、科技資料、往來文件(書)檔案進行控制，為質量體系有效運行和檢測工作符合要求提供證據，為工作改進提供依據。

　　二、范圍

　　2.1適用于質量控制和檢測活動中的各種質量記錄和技術記錄、各部門間的往來文件的歸檔管理等。

　　三、職責

　　3.1質控部辦公室人員負責往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負責在崗人員的人事、業績考核資料的立卷、歸檔管理。

　　3.2各科室負責與其相關的往來文件、儀器設備等資料的收集、立卷。

　　3.3財務人員負責會計帳冊、報表的立卷、歸檔管理。

　　3.4宣傳人員負責影像資料的收集歸檔管理。

　　3.5質量管理人員負責會同有關科室設計和統一質量記錄、技術記錄的格式及健康相關產品的檢驗報告，做好質量體系活動與技術運作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔保管。

　　3.6辦公室主任負責審批檔案室保存檔案的借閱。

　　3.7質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式并批準實施。

　　3.8各科室在質量活動和技術運作時，按要求填寫質量記錄和技術記錄，做好各類記錄的收集。

　　3.9各科室兼職檔案員負責本科室記錄的預立檔和移交。

　　3.10技術主管批準到期記錄(檔案)的銷毀處理。

　　四、程序

　　4.1記錄格式的確定

　　4.1.1技術記錄的格式可由各科室設計，各科室負責人審核。

　　4.1.2質量記錄的格式由質量管理人員組織設計，經質量主管審核。

　　4.1.3質量主管組織評審質量記錄和技術記錄的格式，并批準實施。

　　4.1.4所有經批準受控的記錄格式由質量管理科統一編碼標識，編制記錄清單，并發布使用，非受控表格經科室負責人審核同意后直接投入使用。

　　4.1.5在評審和使用過程中發現記錄格式不適用時，由使用部門修改或修訂，經相應審批后發布使用。質量管理人員負責通知有關部門和人員，發放新的格式表。

　　4.1.6上級部門規定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。

　　4.2記錄的內容要求與改進

　　4.2.1格式欄目中所要求填寫的內容必須滿足信息足夠的原則，并經科室負責人審核批準；科室負責人應定期組織有關技術骨干對記錄格式的必要性、充分性和可追溯性進行評定，并隨著實踐不斷改進完善。各科室應有記錄格式的控制清單，在批準起用新格式時，原有的格式應予以廢除停用。

　　4.2.2原始記錄要包含有足夠的信息以保證檢驗工作的可復現性。檢驗原始記錄的內容應包括：樣品受理編號、收檢日期、樣品名稱、樣品批號、檢驗項目、檢測依據、器材記錄、環境條件記錄、檢驗起止日期、檢驗結果及導出數據、檢驗人員和校(復)核人員簽字等。

　　4.3記錄的填寫

　　4.3.1各科室負責人應根據以上職責和“記錄的管理流程”(附后)要求認真做好本科室各項工作記錄填寫的組織、管理工作。

　　4.3.2記錄填寫應及時、正確、真實、齊全、清晰、明了，不得用鉛筆填寫。

　　4.3.3記錄上必須有記錄人的簽名，有審核、批準要求的，相應的簽字人應按文件規定要求進行審核、批準、簽字。

　　4.3.4檢測的技術記錄要記錄技術操作的過程及結果再現所需的足夠信息，注意詳細記錄每次測定條件和環境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人的簽名。

　　4.4記錄的更改

　　4.4.1當記錄中出現差錯時，應遵循記錄的更改原則：被更改的原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚(采用“杠改法”)，更改后的值(或文字)應在被更改值(或文字)的右上方，并由檢測人在改正的內容旁簽名或蓋章。

　　4.4.2如需改正的數據或文字篇幅較大時，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標識“作廢”兩字，由改正者在改正的`內容旁簽名或蓋章。

　　4.4.3電子存儲記錄更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數據丟失或改動。

　　4.5記錄(檔案)的收集與歸檔

　　4.5.1本單位的記錄、檔案實行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。

　　4.5.2記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗報告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負責人審定簽字；記錄檔案卷宗上應有該記錄的標識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內容。質量管理主管負責質量體系文件、檢驗過程資料的收集編目和歸檔。

　　4.5.3各科室的質量記錄由本科室人員收集，本科室兼職檔案員每季度收集匯總一次，按記錄內容分類編目，年末進行預立卷后，凡重要的質量控制或涉及質量控制的法規文件填寫《檔案移交清單》，于規定時間交檔案室歸檔。

　　4.6記錄的保存和管理

　　4.6.1檔案管理員注意對各類記錄進行分類編目、裝訂保存，按“年度---科室---保存期限分類法”進行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發文本》。由辦公室主任、檔案員及有關科室負責人根據檔案內容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為五年，特殊情況需長期保存的另立冊存檔(如儀器檔案、人事檔案、圖紙等)；超過保存期限的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負責人審核，報技術管理層批準后銷毀。

　　4.6.2檔案保存室的環境要適宜，能防盜(鐵柜、鐵門、鐵窗)、防火、防、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質的檔案資料應及時修復或復制；設置記錄檔案框架。

　　4.6.3記錄檔案應存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴格遵守保密紀律和制度，執行相應的保密和保護所有權的程序

　　4.6.4電子媒體的記錄應確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。

　　4.6.5檔案員要及時對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和利用情況進行統計，填寫《檔案統計登記表》報上級部門。

　　4.7記錄(檔案)的借閱

　　4.7.1對一般檔案，人員對記錄(檔案)的檢索和借閱需經相應檔案管理科室負責人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業范圍的業務檔案，受控文件資料借閱按《文件控制程序》執行。

　　4.7.2外部人員查閱或拷貝記錄(檔案)，質量檔案須經質量管理科負責人批準，其他檔案經相關管理部門批準。所有記錄(檔案)只可就地查閱，不予外借。

　　4.7.3工作人員借閱檔案資料應先提出申請，經相關科室負責人批準后借閱與本人目前從事專業有關的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發現有損、撕、涂改或泄露檔案內容者，檔案管理者必須及時向有關領導匯報，采取適當的糾正措施。

　　4.8記錄的清理、處置和銷毀

　　4.8.1辦公室主任(或科室負責人)會同檔案員對保存期滿的檔案(記錄)進行審閱，有價值的檔案繼續保存，確認無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案銷毀清理冊》報技術管理層審批同意后，由規定機構監督銷毀。