公司檔案管理規章制度

時間：2023-03-20 18:24:32 制度我要投稿

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公司檔案管理規章制度

　　在日常生活和工作中，我們每個人都可能會接觸到制度，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編收集整理的公司檔案管理規章制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

公司檔案管理規章制度

公司檔案管理規章制度1

　　為了加強和規范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定，結合本單位工作實際情況，特制定本制度。

　　第一條會計檔案的歸檔范圍。

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：

　　（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

　　（二）會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

　　（三）財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。

　　（四）其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

　　第二條會計檔案的整理。

　　年后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。

　　（一）會計憑證

　　（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。

　　（2）分散裝訂：根據憑證的`多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

　　（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　（二）會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

　　（1）會計賬簿在辦理完年度結賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”樣，不填其它內容。

　　（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

　　（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。

　　（4）會計賬簿的裝訂順序：

　　a、會計賬簿裝訂封面；

　　b、賬簿啟用表；

　　c、賬戶目錄；

　　d、按本賬簿頁數，順序裝訂項頁；

　　e、會計賬簿裝訂封底。

　　（5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

　　（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。

　　（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。

　　（三）會計報表

　　會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。

　　第三條會計檔案的歸檔保管。

　　（一）當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由業務人員保管一年，期滿后轉入檔案室并由專人保管。

　　（二）會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷毀等一系列工作。

　　（三）機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

　　（四）磁性介質會計資料的歸檔。年度終了，系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數據備份盤；同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料，根據保管期限，由系統管理員定期復制，且應標識清楚，雙份歸檔，異地存放。

　　第四條會計檔案的保管期限。

　　會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見附表一。

　　第五條會計檔案的借閱。

　　（一）建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

　　（二）凡需借會計檔案的人員，須經領導批準后，方可辦理調閱手續。

　　（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

　　（四）借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經局領導批準，需要復制會計檔案的，須經局領導批準后方可復制。

公司檔案管理規章制度2

　　一、嚴格執行黨和國家的、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續。

　　三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。

　　六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　　①文件材料齊全完整；

　　②根據檔案內容合并整理、立卷；

　　③根據檔案內容的.歷史關系，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。

　　十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據有關規定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

公司檔案管理規章制度3

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的.文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。

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