采購流程的管理制度

時間：2024-07-28 23:55:03 藹媚制度我要投稿

采購流程的管理制度范本（精選13篇）

　　在學習、工作、生活中，很多場合都離不了制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編整理的采購流程的管理制度范本，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

采購流程的管理制度范本（精選13篇）

　　采購流程的管理制度 1

　　第一條采購部門的劃分

　　1.生產原材料采購：由采購部門負責辦理。

　　2.日常辦公用品采購：由辦公室或辦公室指定的部門或專人負責辦理。

　　3.對于重要材料的采購，必要時由總經理指派專人或指定部門辦理采購作業。

　　第二條采購作業方式

　　一般情況，采購部門依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：

　　1.集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集中辦理采購。

　　2.長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，采購部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門依需要提出請購。

　　3.未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有面輔材料供應商；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，采購部必須提交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。

　　4.詢價、議價結束后，需公司主管領導書面同意方可定價，否則公司不予認可價格；由此引起后果由責任人負全責。

　　5.采購作業合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為無效。

　　6.毛領、毛條、面料等大額材料合同簽訂由分管采購副總經理以上級別人員辦理。

　　第三條采購作業處理期限

　　采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業處理期限，通知有關部門以便參考，如果有變更時，應立即修正。

　　第四條詢價、比價、議價

　　(一)經辦人員應對廠商的報價資料進行整理并經過深入調查分析后，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。

　　(二)凡是最低采購量超過請購量的，采購經辦人員在議價后，應在請購單中注明，經主管簽字確認后上報。

　　(三)采購經辦人員接到“材料采購單”后應依采購材料使用時間的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析后進行議價，議價結果書面上報主管領導。

　　(四)采購部門接到請購部門（生產部、總經理辦）以電話聯絡的緊急采購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優先辦理。

　　第五條審核及批準

　　附注：凡是列入固定資產管理的`采購項目應該以“財產支出”批準權限進行上報。

　　第六條訂購

　　(一)采購經辦人員接到經批準的“材料采購單”后，應以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應商在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按款號標明分包包裝。

　　(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應在“材料采購單”上署名“分批交貨”以供識別。

　　(三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應在“材料采購單”上署名“暫借款采購”，以供識別。

　　第七條整理付款

　　1.面輔材料倉庫應按照已辦妥收料的入庫單單，經與供應商送貨核對無誤后，于第二日將原始單送會計部門。

　　2.缺交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

　　3.超交應經主管批準后，才能依照實收數量進行整理付款，否則僅依訂貨數付款。

　　第八條價格復核與市場行情資料提供

　　采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為采購及價格審核的參考。

　　采購流程的管理制度 2

　　一、目的

　　為了進一步加強公司制度管理，健全企業采購管理制度，監督和控制不必要的開支，保證采購工作的正常化、規范化，特制定此制度。

　　二、工作程序

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　　1、采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經辦人必須高度重視。

　　2、采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優選取。

　　3、一般日常辦公用品及其它消耗用品由綜合辦公室人員負責采購，需求時填寫《物品申請單》；

　　4、原材料及設備的請購由各子公司或部門自行負責采購，需求時填寫《物品申請單》或《采購訂單》，入庫時由采購的子公司或部門對固定資產進行編碼，送綜合辦資產管理專員處備案。

　　5、物料采購應盡量采用月結方式為付款條件與供應商洽談。

　　6、單次采購在金額在2000元以上的，有兩名采購人員一同進行采購，單次采購金額在10000元以上的有財務部派人一同進行采購。

　　（二）采購申請

　　1、需采購部門填寫《物品申請單》，填寫清楚物件的品名、規格、數量，需求日期及注意事項，經部門負責人簽字確認后交由綜合辦公室處；原材料及設備的《物品申請單》或《采購訂單》交財務部審核。

　　2、采購之前，采購經辦人進行統一匯總采購原則。

　　3、緊急采購時，由需求部門在《物品申請單》或《采購訂單》上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。

　　4、若撤銷采購，應立即通知綜合辦公室或采購人員，以免造成不必要的`損失。

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　　1、采購經辦人根據《物品申請單》或《采購訂單》內需填寫所購物品和數量進行估算價格。

　　2、原材料及設備的采購在采購之前必須把《物品申請單》或《采購定單》交到財務部進行審核，審核后報分管負責人或總經理審批后，方能給采購人員進行采購。

　　3、采購物料定單和采購設備必須寫上公司統一規定PO單號報總經理審批后復印一份交與財務。

　　（四）采購經辦人職責

　　1、建立供應商資料與價格記錄。

　　2、做好采內參市場行情的經常性調查。

　　3、詢價、比價、議價及定購作業。

　　4、所購物品的品質、數量異常的處理及交期進度的控制。

　　5、做好平時的采購記錄及對帳工作。

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　　1、集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。

　　2、長期報價采購：凡生產用物料須選定供應商議定長期供貨價格。

　　3、與供應商洽談需兩人以上進行，并對供應商評審。

　　采購流程的管理制度 3

　　一、請購及其規定

　　1、請購的定義

　　請購是指某人或者某部門根據需要確定一種或多種物料，并按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

　　2、請購單的要素

　　完整的請購單應包括以下要素：

　�。�1）請購的部門；

　　（2）請購單填寫人；

　�。�3）請購的日期及需求時間；

　　（4）請購的物品名；

　�。�5）請購的物品數量；

　�。�6）請購的物品規格；

　　（7）請購的物品用途；

　�。�8）請購如有特殊需要請備注；

　�。�9）請購部門主管；

　�。�10）請購單審核人；

　�。�11）公司總經理。

　　3、請購單及其提報規定

　�。�1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門；

　�。�2）食品采購是根據警戒庫存按月銷量在網店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的請購應統一填寫《物料申請表》；

　�。�3）食品的采購訂單應由采購主管審核后再由采購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息后填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知采購主管從其它渠道調貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；

　�。�4）其它涉及的請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；

　　（5）遇公司經營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續后補。

　�。�6）單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。

　�。�7）其它請購單的更改和補充應以書面形式由部門主管簽字后報采購部。

　　二、請購單的接收及分發規定

　　1、請購的接收要點

　�。�1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

　�。�2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

　�。�3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；

　�。�4）對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

　　2、請購單的分發規定

　�。�1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

　　（2）對于緊急請購項目應優先處理；

　�。�3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；

　�。�4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

　　三、詢價及其規定

　　1、詢價應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；

　　2、屬于相同類型或屬性近似的'產品應整理、歸類集中打包采購；

　　3、對于緊急請購項目應優先處理；

　　4、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；

　　5、詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

　　6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。

　　四、比價、議價

　　1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

　　2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；

　　3、收到供應單位第一次報價應向公司領導匯報情況，設定議價目標；

　　4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。

　　五、入庫

　�。�1）采購物資到達倉庫后，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質量判定，再按照采購清單驗收物資；

　�。�2）倉庫驗收發現不合格品應不予入庫，并及時通知采購部作退換貨處理；

　�。�3）已經驗收的產品，倉庫應及時的辦理入庫。

　　六、付款

　　采購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批后由財務付款。

　　采購流程的管理制度 4

　　1、工程重要設備、主要工程材料采購均需應進行公開招標或邀請招標。

　　2、招投標單位入圍資格的確定：由招標經辦部門的專業人員起草，經招標部門和相關部門經理審核后確定。確定后的入圍資格標準作為該項招投標衡量競標廠家入圍的通用標準，不符合入圍資格的廠家不能參加招投標，入圍企業需要具有進津備案手續。

　　3、招標部門根據招投標的入圍資格篩選參加投標的單位，投標單位一般不少于5家，填寫入圍單位、入圍資格審批表，呈報公司相關部門經理審核簽字后報項目經理和總經理審核。

　　4、金額在1萬元以下的工程可按照貨比三家、合理低價的原則，報公司招標工作小組批準后確定承包商。

　　5、建立合格材料、設備供應商數據庫

　　5.1合格材料、設備供應商是經各相關部門推薦并經公司招標工作小組審查合格的`工程施工、監理，由工程部主持合格材料、設備供應商相關資料的收集、整理及預審，組織對通過預審的預選單位的考察篩選，并建立合格材料、設備供應商數據庫，所有項目招標都須從合格材料、設備供應商數據庫中選擇投標單位。

　　5.2合格材料、設備供應商預審應符合以下要求：

　　5.3 證照齊全、守法經營、管理規范；

　　5.4技術力量和資金實力雄厚，在本行業中有一定的知名度；

　　5.5重合同、守信用，信譽良好；

　　5.6近三年無重大質量、安全事故；

　　5.7近三年與AAAA無訴訟。

　　5.8隨時更新數據庫。

　　6、自主施工招投標的項目，應在建立合格材料、設備供應商數據庫進行選擇，如果特殊材料、設備供應商未辦理進津備案，必須要求及時辦理進津備案手續，方可進入材料、設備供應商數據庫。

　　7、所有采購的材料、設備的規格、型號、技術參數必須滿足施工圖紙及相關規范標準。

　　8、大型材料、設備必須進行實地考察。

　　9、公司設立材料、設備招標工作小組，招標工作小組是公司招標工作的決策機構，小組成員：

　　組長：總經理

　　執行組長：項目經理

　　組員：項目總工程師、各專業主管工程師、合同預算主管負責人

　　采購流程的管理制度 5

　　指定專人負責食品采購、索證、查驗以及臺賬記錄（有條件的單位可采用電子臺賬記錄）等工作。采購人員要認真學習有關法律規定，熟悉并掌握食品原料采購索證要求、食品衛生基本知識和感官鑒別常識。食品索證、驗收和臺賬記錄等資料妥善保存備查，不得涂改、偽造，保存期限不少于2年。

　　一、采購索證索票

　　1、采購前對供貨商資質進行審查，與合格的供貨商簽訂保證食品安全的供銷合同。

　　2、采購食品、食品原料、食品添加劑和食品相關產品并應當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的食品生產許可證、食品流通許可證、營業執照、購物憑證等資質證明。購物憑證包括供貨方名稱、產品名稱、產品數量、送貨或購買日期等內容。

　　3、采購前應查驗產品一般衛生狀況、產品合格證明和產品標識是否符合國家相關法律、法規的規定。不得采購使用《食品安全法》第二十八條規定禁止生產經營的食品。

　　4、從生產加工單位或生產基地直接采購時，應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　5、從流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）批量或長期采購時，應當查驗并留存加蓋有公章的營業執照和食品流通許可證等復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　6、從食品流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）和農貿市場采購畜禽肉類的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件；從屠宰企業直接采購的，應當索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

　　7、從農貿市場采購的，應當索取并留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章（或簽字）的'購物憑證；從個體工商戶采購的，應當查驗并留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營業執照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。

　　8、不得采購使用無生產企業衛生許可證、產品備案憑證或者衛生許可批件、合格檢測報告的洗滌劑和消毒劑。采購集中消毒企業供應的餐飲具的，應當查驗、索取并留存集中消毒企業蓋章（或簽字）的營業執照復印件、蓋章的批次出廠檢驗報告（或復印件）。

　　二、進貨驗收

　　查驗采購食品及原料是否符合相關食品安全法規或標準要求，采購的食品在入庫和使用前核驗所購食品、購物憑證、資質證明，符合后經驗收人員簽字認可后入庫和使用，對驗收不合格的食品注明處理方式。

　　1、收貨時嚴格把好驗收關。杜絕一切不符合國家強制性標準的食品原料進店；

　　2、核準進貨的食品名稱、規格、數量、廠名、廠址、生產日期、保質期等，驗明產品合格證明和標識。

　　3、感官檢查：看有無破損、變形、雜物、腐爛、霉變等；聞是否有異味；摸是否有異樣；蔬菜是否新鮮。

　　三、臺賬記錄

　　1、臺賬應如實記錄食品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供貨者名稱及聯系方式、進貨日期等內容。

　　2、臺賬記錄應與所購食品及購物憑證相符。

　　3、購物憑證應按產品品種、進貨時間先后秩序有序整理。

　　4、食品添加劑的采購應建立專門進貨臺賬。

　　采購流程的管理制度 6

　　為進一步提高項目部的管理水平，在保證施工安全、進度、質量和降低成本的前提下，提高項目部盈利水平，加強對物資采購、使用過程的監督管理，根據國家有關的法律法規的相關規定結合公司對物資工作的管理要求，特制定本制度。

　　材料采購員（以下簡稱采購員）是工程材料設備采購管理的第一責任人，具體工作由采購員、項目部主管副經理會同項目財務人員共同完成

　　材料采購管理及流程相關程序如下：

　　一、采購計劃

　　1.項目部在施工前填寫項目材料采購計劃表。

　　2.由項目部依據建設施工圖和施工進度以及材料消耗定額提出材料需用計劃及采購要求。

　　3.材料需用計劃必須說明材料的名稱、規格、型號、需用數量、需用時間等。必要時，應提出使用要求及驗收標準和質量保證要求。

　　4.急件優先辦理。

　　二、市場詢價

　　1.詳細說明采購材料的品名、規格、質量要求、數量、交貨期、交貨地點、付款方式。

　　2.同規格產品應詢價與不少于三個供應商，應提供同規格，不同品牌做比較。

　　3.是否有其他較有利的代用品。

　　4.是否有辦理售后服務和保固年限的必要。

　　5.新供應商產品需經檢驗試用。

　　6.合格材料設備供應商制度

　　6.1項目部對材料、設備采購實行統一管理，以保證質優價廉。建立材料供應商考察、評審制度，建立項目部合格供應商名冊。

　　6.2對首次接觸的新供應商應進行資格預審，采購員應合同主管項目副經理應對供應商進行考察，形成供應商評估報告，經項目部主要管理人員認可后納入合格供應商目錄。

　　6.3涉及技術、質量等方面有特殊要求的'材料、設備，需有相關專業技術人員參加評審。對供應商實行分級制度，年度審核優勝劣汰，一般情況下優先采購優質供應商的材料。

　　三、比價、議價

　　1.合格材料生產廠家的條件：能提供采購物資質量方面的合格文件;具有良好的市場信譽，價格合理；提供合格的物資，并保證物資質量的持續穩定性；滿足進度和服務要求。

　　2.合格供應商名冊中有同類材料供應經歷的供應商，優先詢價及相關服務咨詢。

　　3.價格上漲下跌有何因素。

　　4.單價一萬元以上、總價5萬元以上大宗材料、大型設備的購進按照招標采購流程進行。

　　4.1招標在入圍的合格供應商中進行，參加投標的供應商數量不少于3家。

　　4.2按規定時間開標，由項目部、采購部、財務部、商務部、法律部、技術部共同評標，按合理低價的原則，確定中標單位。經領導審批后，對中標單位發出中標通知書。

　　采購流程的管理制度 7

　　為加強中藥飲片經營管理，確保科學、合理、安全、準確地經營中藥飲片，杜絕銷售假藥、劣藥，根據《藥品管理法》、《藥品經營質量管理規范》及《醫院中藥飲片管理規范》制定本制度。

　　一、采購中藥飲片，由倉庫管理員依據本單位臨床用藥情況制定購藥計劃，經本單位主管中藥飲片工作負責人確定后，報分管院長審核，經院長批準簽字后，依照藥品監督管理部門有關規定從合法的供應單位購進中藥飲片。所購中藥飲片必須是合法生產企業生產的。合法藥品。

　　二、采購中藥飲片，應當驗證供貨公司提供的《營業執照》及企業的《藥品生產許可證》或《藥品經營許可證》、《GSP證書》、企業法人授權的銷售人員的授權委托書、資格證明、身份證復印件（首次必須與原件對照）等相關資料，并提供產品所屬生產企業的'《營業執照》、《藥品生產許可證》、《GMP證書》，所提供資料均需加蓋公司原印章，審核合格后將復印件存檔備查。購進國家實行批準文號管理的中藥飲片，還應當檢驗注冊證書并將復印件存檔備查。

　　三、采購應當堅持公開、公平、公正的原則，考察、選擇中藥飲片供應單位，嚴禁擅自提高飲片等級、以次充好，為個人或單位謀取不正當利益。

　　四、醫院應當每年與中藥飲片供應單位簽訂“質量保證協議書”，協議中明確質量條款，供貨單位保證所供藥品是合法、合格的藥品。

　　五、中藥飲片的購進堅持“按需進貨、擇優選擇、質量第一”的原則，注重藥品購進時的時效性和合理性，做到供應及時、合理使用。

　　六、采購藥品必須執行質量驗收制度，如發現藥品有質量問題要拒絕入庫，對于藥品質量不穩定的供貨單位要停止從該單位采購。醫院應當定期對供應單位供應的中藥飲片質量進行評估，并根據評估結果及時調整供應單位和供應方案。

　　七、所購中藥飲片應有包裝，包裝上應有品名、規格、產地、生產企業、生產日期，實施批準文號管理的中藥飲片還應有藥品批準文號和生產批號。

　　八、購進進口中藥飲片應有加蓋供貨單位質量管理機構原印章的《進口藥材批件》及《進口藥材檢驗報告書》復印件。

　　九、藥品購進價格遵從市場行情或政府的有關規定執行。該炮制而未炮制的中藥飲片不得購入。

　　十、中藥飲片購進調出必須建立真實完整的出入庫記錄，如實反映藥品進出情況，嚴禁弄虛作假。

　　十一、強化飲片采購中的制約機制，嚴格實行采購、質量驗收、付款三分離制度。院領導會組織有關人員定期對藥品采購渠道、藥品質量、藥品管理制度執行情況進行檢查。

　　十二、在飲片采購中，嚴禁以任何形式收受賄賂及各種“回扣”、自覺接受院內外群眾監督。如發現藥品采購或其他人員存在違規現象要嚴肅處理。

　　十三、中藥飲片采購流程：保管員制定計劃→科主任審查→主管院長審核→院長批準→采購員按批準采購。

　　采購流程的管理制度 8

　　第一章總則

　　第一條為了規范公司的物資采購業務，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強公司物資采購的監督管理，特制定本制度。

　　第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規范。

　　第三條公司的采購部門或采購人員應當根據市場信息做到比質、比價采購，貨比三家，同等材料質優、價廉、服務好者中標。

　　第二章采購流程

　　第四條請購的提出

　　1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數量、請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷售合同訂單的生產用主材、輔材、工具、設備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等;

　　2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負責開立《請購單》;

　　3、《請購單》應注明物料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經權責主管審核，并依請購核準權限送呈相關人員批準;

　　4、《請購單》一聯自存，二聯送交采購部，三聯交財務部;

　　5、交期相同的同屬一個供應廠商之物料，請購部門應填具在同一份《請購單》內;

　　6、緊急請購時，請購部門應于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。

　　第五條請購核準權限

　　1、生產所需原材料單筆請購金額預估在人民幣10萬元以下者，由生產副總核準，超過此數額的，由總經理核準;

　　2、車間需購買的.機修配件、零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報生產副總簽字確認后報生管部，由生管部匯總后報采購部;價值在20000元以上的由工程部統計、生產副總確認后上報總經理簽字后方可送采購部。

　　3、常用辦公用品及物業所需物品請購，由辦公室填報《請購單》，辦公室主任批準，空調、熱水器、高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經理核準。

　　第六條請購的撤消

　　1、已開具《請購單》，并經核準后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準人，并轉送采購部，必要時應先口頭知會采購部。

　　2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。

　　3、如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應商原請購部門并妥善處理善后事宜。

　　第七條采購方式

　　根據本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：

　　1、集中采購公司通用性大宗物料(水泥)，以集中采購較為有利，依定時或定量之計劃進行采購;

　　2、合約采購公司經常使用之物料(承、插口板、卷鋼板、預應力鋼絲、線材等)，采購部應事先選擇供應商，確定供應價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進行采購;

　　3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。

　　第八條詢價、議價

　　1、采購部采購人員接獲核準后之《請購單》，除集中采購方式外，應選擇至少三家列入公司《合格供應商名錄》內的供應商作為詢價對象;

　　2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限;

　　3、如向特約供應商采購時，應附其報價明細表，如特約供應商有兩家以上，則應向其同時索要報價明細表;

　　4、選擇詢價或采購的對象，應依照直接生產廠商、代理商、經銷商之順序選擇;

　　5、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，采購人員應商請購部門確認;

　　6、專業材料、用品或項目，采購部應會同使用部門共同詢價與議價;

　　7、詢價后，如有必要，采購部應至少選擇兩家以上供應商進行交互議價;議價應注意品質、交期、服務兼顧。

　　第九條議價原則

　　遇以下狀況時，采購部應及時與供應商議價：

　　1、市場價格下跌或有下跌趨勢時;

　　2、采購頻率明顯增加時;

　　3、本次采購數量大于前次時;

　　4、本次報價偏高時;

　　5、有同樣品質、服務之供應商提供更低價格時;

　　6、其他有利于公司條件時

　　第十條定價核準

　　1、采購人員詢價、議價完成后，填寫《采購詢價、議價單》(對內使用)，隨附各供應商回傳的《采購詢價單》(對外使用)，必要時附上書面說明，呈采購部經理審核;采購部經理審核時，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經理親自與供應商議價。

　　2、單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經理核準，確定供應商;超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經理核準后確定供應商。

　　3、采用集中采購方式采購的供應商確定，必須呈送總經理核準。

　　第十一條訂購作業

　　1、采購人員接獲經核準之供應商后，應以本公司出具《購銷合同》，或供貨商出具《購銷合同》形式向供應商訂購物料，并以傳真形式簽字確認。

　　2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應于《購銷合同》上明確注明。

　　3、采購人員應控制物料訂購交期，及時向供應商跟催交貨進度。

　　第十二條驗收與付款

　　1、依相關檢驗與入庫規定進行驗收工作。

　　2、依財務管理規定，辦理供應商付款工作。

　　第三章采購物品之品質管理

　　第十三條采購品質文件資料要求

　　物料訂購前，本公司應提供下列文件資料，或在《購銷合同》、采購合約內予以明確規定：

　　1、訂購物料之規格、圖紙、技術要求等。

　　2、產品技術精度、等級要求。

　　3、各種檢驗規范、標準或適用規格。

　　4、所需之產品認證要求或工廠品質管理體系認證要求。

　　第十四條合格供應商之選擇

　　物料采購，除經總經理特準外，均需向合格供應商訂購。合格供應商一般要求符合下列條件：

　　1、經本公司供應商調查，列入《合格供應商名錄》內的供應商。

　　2、提供的樣品經本公司確認合格。

　　3、類似物料以往采購之良好記錄。

　　第十五條品質保證之協定

　　物料采購，應由供應商承負品質保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供應商承諾下列品質保證：

　　1、供應商品質管理體系需符合本公司指定之品質保證系統、如ISO9000等。

　　2、供應商應保證產品制造過程的必要控制與檢測。

　　3、供應商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。

　　4、接受本公司必要之供應商調查。

　　5、保證對提供的產品在使用或銷售中發生的因供應商責任導致之不良的責任承擔與賠付。

　　第十六條進貨驗收之規定

　　供應商提供之物料，必須經過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關驗收工作，主要包括下列幾項：

　　1、品質檢驗品管部依進料檢驗規定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質是否符合品質要求。

　　2、處理短損根據點收、檢驗結果，對發生短損的，予以更正數量，必要時向供應商索賠;

　　3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應商進行必要處理，由此造成的損失，向供應商進行索賠;

　　第十七條品質糾紛處理

　　有關采購物料發生規格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統稱為品質糾紛處理。具體規定如下：

　　1、處臵依據以雙方事先約定之品質標準作為處臵依據，并于《購銷合同》上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。

　　2、采購物料退貨與索賠

　　(1)擬退回之采購物料應由倉管員清點整理后，通知采購部。

　　(2)采購部經辦人員通知供應商到指定地點領取退貨品。

　　(3)現貨供應之退貨，要求供應商更換合格之物料。

　　(4)訂制品之退貨，原則上要求供應商重做或修改至合格為止。

　　(5)確屬無法修復或供應商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供應商。

　　(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

　　(7)雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。

　　3、其它索賠規定

　　(1)供應商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應商索賠。

　　(2)破損短少情形，由供應商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。

　　(3)因供應商原因導致物料在使用或銷售中發現不良，造成本公司之損失，依實際發生狀況索賠。

　　(4)其他原因導致本公司之損失，依實際損失向供應商索賠。

　　第四章采購交期管理

　　第十八條采購交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產所必需的物料，以保障生產并達成合理生產成本之目標。

　　第十九條依供應商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。

　　第二十條對托收到而貨未到，或貨到發票未到，應及時通知經辦人，盡快查實情況。

　　第五章付款方式

　　第二十一條付款方式

　　1、由采購部根據《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進料驗收單、《入庫單》，向財務部請款。

　　2、財務部依合同規定之給付方式，與廠商結款，特殊情況需經總經理批準。

　　第六章采購人員工作職責

　　第二十二條對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現后果由采購員負直接責任。

　　第二十三條采購人員必須按采購作業規范運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔經濟責任。

　　第二十四條對采購員未能及時完成采購任務時，應及早報告部門主管說明原因，提出相應意見方案，采購部應及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經理。

　　第二十五條物資采購人員必須牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質量的`最優化、采購效率的最快化。

　　第二十六條采購人員必須遵守公司規章制度，按照規定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。

　　第二十七條采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現的回扣或酬金必須在三日之內上交。

　　第二十八條采購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。

　　第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。

　　第三十條售后服務：對于采購物資，采購部在簽訂購買合同時，要明確服務約定。

　　1、采購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由采購部負責聯系。

　　2、對于在使用過程中(保質期內、正常使用條件下)出現的質量問題，由采購部在規定時間內協調解決。

　　第七章附則

　　第三十一條本制度由綜合辦公室負責解釋。

　　第三十二條本制度自總經理辦公會議通過之日起實施。

　　采購流程的管理制度 9

　　為了加強公司基本建設的經營、財務管理，規范采購工作流程，進一步提升公司采購工作效率，使之更好的為公司基建施工提供物資供應保障，根據公司建設發展的實際需要，特制定本制度。

　　1、煤礦自購物資由集團公司設立專職采購人員和管理人員，應當具備與其從事的采購工作相適應的政治素質、專業知識和業務能力，綜合科嚴格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程，本著服務煤礦基建的宗旨，忠于職守，廉潔自律。

　　2、公司財務部門負責對煤礦的所有采購合同進行審核、監督，保證公司所有經濟行為的合理性和經濟性。計劃科負責對采購計劃的審批，確保采購行為的合理和采購資金的落實。

　　3、收集公司基建所需的物資、設備（公司集中控制的）采購需求，編制各期采購計劃，上報公司財務科審批并執行。

　　4、按時完成各期采購計劃和零星采購計劃，保質保量、及時準確地為基建施工提供采購服務，并就供應的物資的質量、數量、品種規格、價格、交貨期等要素及時征求施工單位的意見，改進不足。

　　5、積極參與集團公司，煤礦組織的大宗物資采購及招標工作，并提交合理化建議。

　　6、采購合同的`簽訂：

　　初步確定供應商和待采購物資、設備的市場價格后，集團公司供應科、辦公室應及時組織和相關供應商開展關于采購物資、設備的價格談判，簽訂采購意向合同、協議。

　　公司供應科、辦公室將采購合同、協議以及采購計劃報公司計劃科審核，經事前審計、確認其合法、經濟后，報公司財務負責人審批、簽字許可后，和相關供應商簽訂正式采購合同、協議。

　　7、簽訂采購合同、協議的原則和注意事項自主、自愿，平等協商是簽訂采購合同協議的基本原則。簽訂采購合同、協議的注意事項為：

　　合同、協議的條款、內容以及履行方式等必須符合法律規范。

　　合同、協議的規定必須符合公司的利益，或與公司的利益沒有抵觸。

　　合同、協議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性，避免不確定的法律和經濟責任的糾紛。

　　采購流程的管理制度 10

　　總經理辦公室負責按《采購管理程序》對本公司的采購活動進行控制，保證所采購的物資或服務符合要求。

　　1.總經理辦公室為保證所采購用于服務的物資、材料符合要求;應向采購人員明確采購要求，確保采購活動處于受控狀態。應包括：

　　a.對所采購的物資、材料指定品牌。

　　b.明確所采購物資、材料名稱、數量、型號、價格。

　　c.如果可行也可以指定那些質量可靠、信譽好、價格合理的`零售商為我們的合格分供方。以上要求必須文件化。

　　2.各部門在采購分供方的服務時，首先應對分供方的能力能夠滿足我們要求進行評估，只有確認分供方有能力滿足我們要求時，才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務。

　　3.采購合格服務活動時，必須向合格方供方明確我們的要求，而且這些要求必須是書面文件化的。

　　4.采購合同、文件只有經授權人批準后方能生效執行。

　　5.對采購的物資、材料、服務按《采購管理程序》進行驗收。

　　采購流程的管理制度 11

　　一、部門申購對象：

　　1、各年級組

　　2、中層各處室

　　3、學校辦公室

　　4、學校倉庫

　　二、校務處初審：

　　根據各部門申購物品需求，確定申購物品的時間、商家、品牌、數量、金額的初步方案。如果金額在200元以下，由采購人員負責購買；金額在200元以上，1000元以下，由采購人員與部門申購人員負責一起購買；金額在1000元以上，必須有三人負責一起購買，“貨比三家”，注重商家的品牌，同時要以支票形式支付，不允許現金支付。

　　三、初步方案

　　由學校校務處提出部門申購物品的初步方案，提交學校領導審批。

　　四、學校領導審批

　　學校領導根據校務處提出部門申購物品的'初步方案，經過校務會議討論、研究決定是否同意。

　　五、具體實施

　　經過學校校務會議討論、研究決定，同意申購物品，則由相關人員嚴格按照學校采購制度規定具體操作。

　　六、部門驗收

　　根據采購人員購買的物品，由相關部門對購買的物品進行驗收，如果不符合所購買的物品要求，則提出退貨，由采購人員負責退貨。如果符合所購買的物品要求，則由部門負責人員在發票單上簽名。

　　七、學校領導簽名

　　根據各部門負責人員對所購買的物品驗收、簽名，由學校領導審批簽名。

　　八、登記入庫

　　采購人員根據各部門負責人員對所購買的物品驗收、簽名和由學校領導審批簽名的發票收據，把購買的物品送入學校倉庫，由學校倉庫管理人員登記入庫。

　　采購流程的管理制度 12

　　一、采購部經理為清真原料采購、(食品)安全第一責任,對物資質量、價格、產品合法性。供應商經營合法性負有管理職責;

　　二、清真原料執行國家及清真行業標準。了解、掌握物資質量、市場信息、物價動態,向公司領導提供決策(招標)資料。

　　三、采購部按車間門提供的計劃,及時保質、保量為其提供物資采購服務。為降低采購成本,及時準確掌握物質需求量和貯存數,做到有計劃地批量進貨。同時根據市場物價的波動,努力做到漲價前批量進貨貯存。

　　四、采購員履行崗位職責。逐步提高物資鑒別能力,把好進貨渠道和質量關,嚴禁購買面、油、肉類凍制品、調料等“四無產品“(無廠名、廠址、合格證、清真證明);嚴禁購買新鮮肉無檢疫證,清真證明;嚴禁購買超過保質期或不符合食品標簽規定的和其它不符合衛生標準和要求的食品;檢查中發現證件不全,每項處罰采購員10元。

　　五、因采購人員失職,購買假冒偽劣,腐敗變質、酸敗、霉變、生蟲污穢不潔、混有異物或失職造成的損耗,責任人承擔相應的責任及經濟賠償。損失金額在100以上的按金額70%賠償。損失金額在1000元以內的'按80%賠償。不合格產品全部退貨不賠償,但應承擔工作失誤責任,每次扣責任金50元。如發現采購回來的物資有數量損耗、質量損耗,價格在20元以上的應向董事長作出解釋。