外貿公司規(guī)章制度參考范本
現(xiàn)如今，很多情況下我們都會接觸到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？下面是小編整理的外貿公司規(guī)章制度參考范本，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
第一章人事制度
第一節(jié)招聘制度
一、用人原則：重選拔、重潛質、重品德。
二、招聘條件：合格的應聘者應具備應聘崗位所要求的年齡、學歷、專業(yè)、執(zhí)業(yè)資格等條件，同時具備敬業(yè)精神、協(xié)作精神、學習精神和創(chuàng)新精神。
第二節(jié)考勤管理制度
一、工作時間
公司每周工作五天半，員工每日正常工作時間為9小時。其中，周一至周五：上午8：30－12：00，下午12：30－17：30為工作時間，12：00－12：30為午餐休息。周六，周日實行單雙休制度。
二、考勤
1、所有專職員工必須嚴格遵守公司考勤制度，上下班實行報道。
2、遲到、早退、曠工
（1）遲到或早退30分鐘以內者，每次扣發(fā)薪金5元；
30分鐘以上1小時以內者，每次扣發(fā)薪金10元；超過1小時以上者必須提前辦理請假手續(xù)，否則按曠工處理。
（2）月遲到、早退累計達五次者，扣除相應薪金后，計曠工一次。曠工一次扣發(fā)一天雙倍薪金。年度內曠工三天及以上者予以辭退。
3、請假
（1）病假
a、員工病假須于前一天致電部門負責人，請假一天以上的，病愈上班后須補醫(yī)院就診證明。
b、員工因患傳染病或其他重大疾病請假，病愈返工時需持區(qū)、縣級以上醫(yī)院出具的康復證明，經(jīng)人事部門核定后，由公司給予工作安排。
（2）事假：緊急突發(fā)事故可由自己或委托他人告知部門負責人批準，其余請假均應填寫《請假單》，經(jīng)權責領導核準，報人事部門備案，方可離開工作崗位，否則按曠工論處。事假期間不計發(fā)工資。
4、出差
（1）員工出差前填好《出差申請單》呈權責領導批準后，報人事部門備案，否則按事假進行考勤。
（2）出差人員原則上須在規(guī)定時間內返回，如需延期應告知部門負責人，返回后在《出差申請單》上注明事由，經(jīng)權責領導簽字按出差考勤。
5、加班
（1）加班應填寫《加班單》，經(jīng)部門負責人批準后報人事部門備案，否則不計加班費。加班工時以考勤打卡時間為準，統(tǒng)一以《勞動合同》約定標準為基數(shù)，以天為單位計算。
（2）加班工資按以下標準計算：
工作日加班費＝加班天數(shù)×基數(shù)× 150％
休息日加班費＝加班天數(shù)×基數(shù)× 200％
法定節(jié)日加班費＝加班天數(shù)×基數(shù)× 300％
（3）人事部門負責審查加班的合理性及效率。
（4）公司內臨時工、兼職人員、部門主管（含）以上管理人員不計算加班費。
（5）公司實行輪班制的員工及駕駛員加班費計算辦法將另行規(guī)定。
6、考勤記錄及檢查
（1）考勤負責人需對公司員工出勤情況于每月五日前（遇節(jié)假日順延）將上月考勤予以上報，經(jīng)部門領導審核后，報人事部門匯總，并對考勤準確性負責。
（2）人事部門對公司考勤行使檢查權，各部門領導對本部門行使檢查權。檢查分例行檢查（每月至少兩次）和隨機檢查。
（3）對于在考勤中弄虛作假者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予100元以上罰款，情節(jié)嚴重者作辭退處理。
第三節(jié)人事異動
一、調動管理
1、由調入部門填寫《員工內部調動通知單》，由調出及調入部門負責人雙方同意并報人事部門經(jīng)理批準，部門經(jīng)理以上人員調動由總裁（子公司由總經(jīng)理）批準。
2、批準后，人事部門應提前以書面形式通知本人，并以人事變動發(fā)文通報。
3、普通員工須在三天之內，部門負責人在七天之內辦理好工作交接手續(xù)。
4、員工本人應于指定日期履任新職，人事部門將相關文件存檔備查，并于信息管理系統(tǒng)中進行信息置換。
5、人事部門將根據(jù)該員工于新工作崗位上的工作職責，對其進行人事考核，評價員工的異動結果。
第四節(jié)薪酬管理
一、薪酬
1、原則：以貢獻、能力、態(tài)度和責任為分配依據(jù)，遵循按勞分配、效率優(yōu)先、兼顧公平及可持續(xù)發(fā)展的原則。
2 、適用對象：本公司所有正式員工。
3 、薪酬組成：基本工資（含工齡工資、學歷工資）、崗位工資、績效工資、提成工資、獎金。
（1）崗位工資根據(jù)工作崗位和崗位所需要的技能確定，不同崗位對應不同的崗位工資級別。
（2）工齡工資根據(jù)員工實際參加工作時間和員工在本公司工作的時間來確定。
（3）學歷工資根據(jù)員工所具有的學歷水平來確定。
（4）績效工資根據(jù)公司對員工考評結果確定。
4、工資制度
（1）年薪制。適用于公司總裁、副總裁及其他經(jīng)總裁批準的特殊人才。工資總額＝基本工資＋年終獎金。
（2）提成工資制。適用于從事營銷的工作人員。工資總額=崗位固定工資+績效工資+提成工資+年終獎金。
（3）結構工資制。適用于中基層管理人員、生產技術人員、職能人員、后勤管理人員。工資總額＝基本工資＋績效工資。
（4）固定工資制。工作量容易衡量的后勤服務人員。
（5）計時工資制。適用于工作量波動幅度大的生產操作工人。工資總額＝基本工資+績效工資+計時工資。
（6）新進人員工資：試用期內一般定為招聘崗位工資等級內第一檔工資的70%發(fā)放，試用期內無浮動工資。
5、公司按實際工作天數(shù)支付薪酬，付薪日期為每月15日，支付上月薪酬。若遇節(jié)假日，順延至最近工作日發(fā)放。試用期員工以現(xiàn)金形式領取，正式員工以個人銀行帳戶形式領取。
6、薪酬調整根據(jù)公司實際發(fā)展情況，聯(lián)系市場薪資水平與人力資源供求情況實行“市場化動態(tài)薪酬管理”。管理委員會于每年底進行“議薪”，人事部門根據(jù)公司效益及社會同行業(yè)工資變化情況，提出薪資水平合理化調整建議后報管理委員會審議。
7、員工工資級別調整的依據(jù)：
（1）公司范圍的工資調整。根據(jù)經(jīng)營業(yè)績情況、社會綜合物價水平的較大幅度變動相應調整全公司范圍的員工工資水平。
（2）獎勵性薪金晉級。其對象為在本職崗位工作中表現(xiàn)突出，在促進企業(yè)經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟效益方面成績突出者。
（3）職級變更。員工職級發(fā)生變動，相應調整其在該職級內的基本工資。
（4）員工在年終考核中，工作績效低下者，將被下調崗位薪金。
（5）根據(jù)員工即期表現(xiàn)上浮或下調其崗位薪金，以及時激勵優(yōu)秀、督促后進。
8、崗位薪金晉級，新崗位薪金從公司下發(fā)有關通知的下月一日起執(zhí)行；崗位薪金降級從公司下發(fā)有關通知的當月起執(zhí)行。
第五節(jié)福利
1、假期
（1）休息日：公司全體員工在法定工時以外，享有休息日。
（2）法定假日：全體員工每年均享有以下10天帶薪（視為上班）假日：
a、元旦（公歷1月1日）
b、春節(jié)（農歷新年初一、初二、初三）
c、勞動節(jié)（公歷5月1日、 2日、 3日）
d、國慶節(jié)（公歷10月1日、 2日、 3日）
e、婦女節(jié)（3月8日，女員工放假半天）
（3）婚假凡在公司連續(xù)工作滿12個月（自轉正之日起）的正式員工結婚時，可憑結婚證書申請14天（含休息日）的有薪假期。
（4）產假凡在公司連續(xù)工作滿12個月（自轉正之日起）的正式女員工，持醫(yī)院證明書可申請有薪產假90天（含休息日和法定節(jié)假日），晚育的順產120天，難產135天。男26周歲、女24周歲以上初育為晚育。
（5）男員工護理假7天，晚育者為15天（限在女方產假期間，含休息日和法定節(jié)假日）。
（6）慰唁假公司員工直系親屬（指配偶、子女、父母及配偶的父母）不幸去世的，可申請5天有薪慰唁假。直系親屬在外地的，帶薪路途假另計，路費自理。
（7）工傷假因工受傷休假視為上班，具體情況按國家社會保險法規(guī)辦理。
（8）公假員工參加國家法律規(guī)定的義務或公益活動、參加與本職工作有關的入學或資格考試經(jīng)所在部門及人事部門批準的，可按上班時間計發(fā)薪資。
（9）有薪病假病假三天以上需憑縣、區(qū)級以上醫(yī)院出具的病情證明請假。其中十天以內病假按基本工資80％計發(fā)病假工資，累計十天以上者按基本工資50％計發(fā)病假工資，醫(yī)療期限的確定按國家相關規(guī)定執(zhí)行。
（10）休假規(guī)定員工提前15日向直接主管及人事部門申報擬休假的種類和時間，協(xié)商安排休假具體事宜。因工作原因，
未能休以上（3）－（7）項假期的，按休息日加班標準給予工資補貼。
2 、保險：公司為正式員工辦理養(yǎng)老、工傷、生育、和醫(yī)療保險等社會保險。
3、賀儀與奠儀
（1）正式員工結婚，公司將致新婚賀儀人民幣300元。
（2）正式員工直系親屬去世，公司將致奠儀人民幣300元。
4、過節(jié)費公司視經(jīng)營情況在法定節(jié)日或公司紀念日發(fā)放賀金或賀禮。
5、健康檢查：公司每兩年出資為工作滿一年的員工進行身體健康檢查。
6、員工活動：公司不定期舉行各種員工活動。
第六節(jié)考核與發(fā)展
一、績效考評
1、考評目的
（1）通過對員工能力、努力程度以及工作業(yè)績進行分析評價，把握員工工作執(zhí)行和適應情況，確定人才開發(fā)的方針政策及教育培訓方向，合理配置人員，明確員工工作的導向。
（2）保障公司高效運行。
（3）充分發(fā)揮激勵機制作用，實現(xiàn)公正合理及民主管理，激發(fā)員工工作熱情，提高工作效率。
2、考評原則
（1）以績效為導向原則。
（2）定性與定量考評相結合原則。
（3）公平、公正、公開原則。
（4）多角度考評原則。
3、考評周期
（1）月度考評：月度考評的主要內容是本月的工作業(yè)績和工作態(tài)度。月度考評結果與工資直接掛鉤。生產人員進行月度考評。
（2）季度考評：季度考評的主要內容是本季度的工作業(yè)績和行為表現(xiàn)。季度考評結果與下一季度的月浮動工資直接掛鉤。第四季度直接進行年度考評。事務人員、營銷人員、技術研發(fā)人員、管理人員（高層管理者外）進行季度考評。
（3）年度考評：年度考評的主要內容是本年度的工作業(yè)績、工作能力和工作態(tài)度，進行全面綜合考評，年度考評作為晉升、淘汰、評聘以及計算年終獎勵的依據(jù)。公司所有員工均進行年度考評。
4、考評程序：相關考評者對被考評者提出考評意見，人事部門將考評結果進行匯總，并報考評委員會審批，由被考評者的直接上級將審批后的考評結果反饋給被考評者，并就其績效和進步狀況進行討論和指導。人事部門將考評結果歸檔，同時用于計算績效工資及獎金。
5、結果分級：考核等次分為五級，分別是優(yōu)、良、中、基本合格、不合格。隔級上級根據(jù)所管部門人員數(shù)綜合考慮，確定考核等次，但“優(yōu)”不得超過分管總人數(shù)的10%，“優(yōu)”與“良”之和不超過分管總人數(shù)的30%。
等級：優(yōu)，良，中，基本合格，不合格。
定義：：超越崗位常規(guī)要求；完全超過預期地達成了工作目標完全符合崗位常規(guī)要求；全面達成工作目標，并有所超越符合崗位常規(guī)要求；保質、保量、按時地達成工作目標基本符合崗位常規(guī)要求，但有所不足；基本達成工作目標，但有所欠缺不符合崗位常規(guī)要求，不能達成工作目標得分90分以上80—89分70—79分60—69分60分以下
6、結果使用考評結果可作為以下幾類人事工作的依據(jù)：
（1）職務晉升：年度考評為優(yōu)或連續(xù)兩年年度考評為良的員工，優(yōu)先列為職務晉升對象。
（2）職務降級：年度考評一次不合格或連續(xù)兩年基本合格的員工給予行政降級處理。
（3）工資晉升：年度考評為優(yōu)或年度考評連續(xù)兩次為中等以上的員工，在本工資崗位級別內晉升檔次。
（4）降檔：季考評連續(xù)兩次不合格的人員進行工資降檔；
年終考評結果不合格或連續(xù)兩年年度考核基本合格的進行工資降檔。
（5）培訓：根據(jù)績效統(tǒng)計分析結果，制訂培訓規(guī)劃，有重點、有針對性地開展培訓。
（6）職業(yè)發(fā)展指導：根據(jù)績效統(tǒng)計分析結果及雙向溝通，修正員工職業(yè)發(fā)展設計。
7、申訴及處理
被考評者對考評結果持有異議，可以直接向管理委員會申訴。管理委員會在接到申訴后，一周內必須申訴的內容組織審查，并將處理結果通知申訴者。
二、職業(yè)發(fā)展
1、公司為每位員工提供持續(xù)發(fā)展機會，鼓勵員工通過工作和自我學習不斷提高自己。在出現(xiàn)職位空缺情況下，具有敬業(yè)、協(xié)作、學習、創(chuàng)新精神的員工將獲得優(yōu)先的'晉升和發(fā)展機會。
2、結合個人特長及在公司崗位職責，員工填寫《員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃表》、《員工能力開發(fā)需求表》，人事部門協(xié)助員工所在部門為每位員工建立職業(yè)發(fā)展檔案。
3、人事部門根據(jù)新員工入職前的職稱、學歷及調整后的崗位設定級別。試用期滿合格，部門負責人根據(jù)工作能力及表現(xiàn)確定轉正定級意見。
4、新員工入職后，由部門負責人擔任職業(yè)輔導人，幫助新員工明確職業(yè)發(fā)展方向，促進員工個人發(fā)展。被輔導人的工作表現(xiàn)及未來在公司職業(yè)發(fā)展將成為考核部門負責人指標之一。
5、如果符合以下條件，員工將有機會獲得晉升：
（1）職業(yè)道德良好
（2）工作業(yè)績突出
（3）工作能力強
（4）熟悉擬晉升職務工作
（5）上年度考核成績“良”以上
（6）完成規(guī)定培訓積分
第七節(jié)辭職管理
1、辭退員工的條件。符合下列條件之一的員工，中心管理員可提出辭退的建議，由人力資源部負責審核辭退。
試用期未滿，被證明不符合錄用條件或能力較差、表現(xiàn)不佳而不能保質保量完成工作任務的。
嚴重違反勞動紀律和中心的規(guī)章制度的。如打架、斗毆、罵架影響惡劣的；營私舞弊、亂拉關系圈的；在中心工作場所賭博或做其它與工作無關的事情屢教不改的。
由于工作失職發(fā)生兩次及以上事故的，或單次事故對中心或學校造成巨大不良影響的。
亂拿亂帶中心物資兩次及以上或單次在50元以上的，或偷竊學校其它任何物資的。
患有非本職工作引起的疾病或非因公負傷，醫(yī)療期滿后不能勝任工作的。
工作態(tài)度差、缺乏責任心和主動性的、不勝任工作。
不服從管理員安排或頂撞管理員的。
其它相關制度規(guī)定符合辭退條件的。
其它情形的，如觸犯法律等。
2、員工自動辭退
公司員工因故辭職時，本人應提前三十天向直接上級提交《辭職申請表》，經(jīng)批準后轉送人事部門審核，高級員工、部門經(jīng)理以上管理人員辭職必須經(jīng)總裁批準。
收到員工辭職申請報告后，人事部門負責了解員工辭職的真實原因，并將信息反饋給相關部門，以保證及時進行有針對性的工作改進。
員工填寫《離職手續(xù)辦理清單》，辦理工作移交和財產清還手續(xù)。
人事部門統(tǒng)計辭職員工考勤，計算應領取的薪金，辦理社會保險變動。
員工到財務部辦理相關手續(xù)，領取薪金
人事部門將《離職手續(xù)清單》等相關資料存檔備查，并進行員工信息資料置換。
第二章行為規(guī)范
第一節(jié)職業(yè)準則
一、基本原則
1、公司倡導正大光明、誠實敬業(yè)的職業(yè)道德，要求全體員工自覺遵守國家政策法規(guī)和公司規(guī)章制度。
2、員工的一切職務行為，必須以公司利益為重，對社會負責。不做有損公司形象或名譽的事。
3、公司提倡簡單友好、坦誠平等的人際關系，員工之間應互相尊重，相互協(xié)作。
4、公司內有親屬關系的員工應回避從事業(yè)務關聯(lián)的工作。
二、員工未經(jīng)公司法人代表授權或批準，不能從事下列活動：
1、以公司名義考察、談判、簽約
2、以公司名義提供擔保或證明
3、以公司名義對新聞媒體發(fā)表意見、信息
4、代表公司出席公眾活動
三、公司禁止下列情形的個人投資
1、參與業(yè)務關聯(lián)單位或商業(yè)競爭對手經(jīng)營管理的
2、投資于公司的客戶或商業(yè)競爭對手的
3、以職務之便向投資對象提供利益的
4、以直系親屬名義從事上述三項投資行為的
四、員工在對外業(yè)務聯(lián)系中，若發(fā)生回扣或傭金的，須一律上繳公司財務部，否則視為貪污。
五、保密義務：
1、員工有義務保守公司的經(jīng)營機密，務必妥善保管所持有的涉密文件。
2、員工未經(jīng)授權或批準，不準對外提供公司密級文件、技術配方、工藝以及其他未經(jīng)公開的經(jīng)營情況、業(yè)務數(shù)據(jù)等。
第二節(jié)行為準則
一、工作期間衣著、發(fā)式整潔，大方得體，禁止奇裝異服或過于曝露的服裝。男士不得留長發(fā)、怪發(fā)，女士不留怪異發(fā)型，不濃妝艷抹。
二、辦公時間不從事與本崗位無關的活動，不準在上班時間吃零食、睡覺、干私活、瀏覽與工作無關的網(wǎng)站、看與工作無關的書籍報刊。
三、禁止在辦公區(qū)內吸煙，隨時保持辦公區(qū)整潔。
四、辦公接聽電話應使用普通話，首先使用“您好，XX公司”，通話期間注意使用禮貌用語。如當事人不在，應代為記錄并轉告。
五、禁止在工作期間串崗聊天，辦公區(qū)內不得高聲喧嘩。
六、遵守電話使用規(guī)范，工作時間應避免私人電話。如確實需要，應以重要事項陳述為主，禁止利用辦公電話閑聊。
七、文具領取應登記名稱、數(shù)量，并由領取人簽名。嚴禁將任何辦公文具取回家私用。員工有義務愛惜公司一切辦公文具，并節(jié)約使用。
八、私人資料不得在公司打印、復印、傳真。
九、未征得同意，不得使用他人計算機，不得隨意翻看他人辦公資料物品。需要保密的資料，資料持有人必須按規(guī)定保存。
十、根據(jù)公司需要及職責規(guī)定積極配合同事開展工作，不得拖延、推諉、拒絕；對他人咨詢不屬自己職責范圍內的事務應就自己所知告知咨詢對象，不得置之不理。
十一、為保障公司高效運行，員工在工作中有義務遵循以下三原則：
1 、如果公司有相應的管理規(guī)范，并且合理，按規(guī)定辦。
2 、如果公司有相應的管理規(guī)范，但規(guī)定有不合理的地方，員工需要按規(guī)定辦，并及時向制定規(guī)定部門提出修改建議，這是員工的權利，也是員工的義務。
3 、如果公司沒有相應的規(guī)范，員工在進行請示的同時可以建議制定相應的制度。
第三節(jié)獎懲
一、獎懲種類
獎懲分行政、經(jīng)濟兩類。其中：行政獎勵包括表揚、記功、記大功、升職或晉級，經(jīng)濟獎勵包括加薪、獎金、獎品、有薪假期。行政處罰包括警告、記過、記大過、除名，經(jīng)濟處罰包括降薪、罰款、扣發(fā)獎金。
二、獎勵條件
1、維護團體榮譽，重視團體利益，有具體事跡者
2、研究創(chuàng)造成果突出，對公司確有重大貢獻者
3、生產技術或管理制度，提出具體改進方案或合理化建議，采納后具有成效者
4、積極參與公司集體活動，表現(xiàn)優(yōu)秀者
5、節(jié)約物料、資金，或對物料利用具有成效者
6、遇有突變，勇于負責，處理得當者
7、以公司名義在市級以上刊物發(fā)表文章者
8、為社會做出貢獻，并為公司贏得榮譽者
9、具有其他特殊功績或優(yōu)良行為，經(jīng)部門負責人呈報上級考核通過者
三、懲罰條件
1、違法犯罪，觸犯刑律者
2、利用公司名義在外招搖撞騙，謀取非法利益，致使公司名譽蒙受重大損害者
3、貪污挪用公款或盜竊、蓄意損害公司或他人財物者
4、虛報、擅自篡改記錄或偽造各類年報、報表、人事資料者
5、泄漏科研、生產、業(yè)務機密者
6、謾罵、毆打同事領導，制造事端，查證確鑿者
7、工作時間內打架斗毆、喝酒肇事妨害工作生產秩序者
8、妨害現(xiàn)場工作秩序或違反安全規(guī)定措施
9、管理和監(jiān)督人員未認真履行職責，造成損失者
10、遺失經(jīng)管的重要文件、物件和工具，浪費公物者
11、談天嬉戲或從事與工作無關的事情者
12、工作時間擅離工作崗位，致使工作發(fā)生錯誤者
13、因疏忽導致設施設備或物品材料遭受損害或傷及他人
14、工作中發(fā)生意外而不及時通知相關部門者
15、對有期限的指令，無正當理由而未如期完成者
16、拒不接受領導建議批評者
17、無故不參加公司安排的培訓課程者
18、發(fā)現(xiàn)損害公司利益，聽之任之者
19、玩忽職守或違反公司其他規(guī)章制度的行為
四、獎懲相關規(guī)定
1、行政獎勵和經(jīng)濟獎勵可同時執(zhí)行，行政處罰和經(jīng)濟處懲可同時執(zhí)行，獎懲輕重酌情而定。
2、獲獎勵的員工在以下情況發(fā)生時，將作為優(yōu)先考慮對象：
（1）參加公司舉行或參與的各種社會活動
（2）學習培訓機會
（3）職務晉升、加薪
（4）公司高層領導年終接見
3、一年內功過相當可抵消，但前功不能抵后過。可相互抵消的功過如下：
（1）大過一次與大功一次
（2）記過一次與記功一次
（3）警告一次與表揚一次
4、表揚三次等于記功一次，記功三次等于大功一次，記過三次等于大過一次。
5、各級員工獎懲由所在部門或監(jiān)督部門列舉事實，填寫《獎懲申報單》，集團總部員工及各子公司中級以上員工獎懲，經(jīng)人事部門查證后核定，記功（記過）以上獎懲需經(jīng)總裁審批，子公司其余員工獎懲由人事部門查證后，經(jīng)總經(jīng)理審批。
6、各項獎懲事件，需書面通知本人，酌情公布，同時記錄備案，作為績效考核的依據(jù)。受處罰員工如有不服可在7個工作日內以書面形式向人事部門申訴，人事部門經(jīng)核查后將處理結果反饋給申訴員工。
第三章保密制度
一、保密守則
（一）不該說的秘密，絕對不說；
（二）不該問的秘密，絕對不問；
（三）不該看的秘密，絕對不看；
（四）不該記錄的秘密，絕對不記；
（五）不在非保密本上記錄秘密；
（六）不在私人通信中涉及秘密；
（七）不在公共場所談論秘密；
（八）不隨便存放秘密文件、資料；
（九）不在普通電話、普通郵局傳遞秘密文件；
（十）不攜帶秘密材料外出參觀、游覽。
二、文書保密制度
（一）接收文件
1、收到文件和信件啟封后，當天登記。按密級及一般文件分類登記并編好順序號，貼上文件呈批傳閱箋，于當天或第二天送辦公室主任閱批，然后根據(jù)辦公室主任提出的呈送意見，分別將文件送給有關部領導和有關科室。
2、凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關領導。其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過一星期傳閱完。
3、凡是秘密以上的文件，必須在當天內閱讀，下班前交回文件保管處，以確保文件的安全。無密級的中共中央的文件作密件保管，與一般文件分開存放。
4、認真做好文件的防盜、防失、防竊、防蟲、防潮等防護工作。一切文件和檔案應放在指定的保密柜和保密室。
5、做好文件的立卷歸檔工作。立卷歸檔的案卷，有關部門或個人需查閱時，需經(jīng)辦公室領導同意，才能準予查閱。
6、定期檢查清理文件，做到傳閱文件不積壓，不出錯漏，不丟失。按區(qū)保密局的要求定期清退秘密文件。部內印發(fā)剩余的文件材料及一些沒有保存價值的資料等統(tǒng)一送到定點紙廠化漿。
（二）文件打印
1、凡打印文件必須有領導簽批。
2、秘密文件應按規(guī)定標明密級。打印錯的秘密材料及未公開的干部任免討論材料要及時用碎紙機碎掉。印制秘密文件過程中所形成的蠟紙、襯紙、清樣、廢頁、廢件等應及時銷毀，不得任意堆放。
3、文件的原稿及打印好的文件、資料應放入抽屜內，不得讓無關人員翻閱。
4、電腦打字、文印室一般情況下不得隨便進入。
5、打字員應嚴格保守國家秘密，不得將有關秘密的內容向外泄漏。
（三）發(fā)出文件
1、文件印好分發(fā)前，要檢查分發(fā)份數(shù)與實印份數(shù)是否相符，發(fā)文范圍是否確切，文件格式是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問題要及時與辦文科室協(xié)商，處理后方可分發(fā)。
2、秘密、機密、絕密和急件、特急件、親收件要在信封上標明。同一信封內裝幾份不同內容、不同文號的文件，必須在信封上標明。
3、信件在轉發(fā)出前，要再次清點核對，收文的單位數(shù)與件數(shù)是否相符，收文單位是否準確。
4、收發(fā)文均要辦好簽收。
三、電腦管理保密制度
1、各科室使用的電腦日常維護由各科室派專人負責，如使用中遇本科室不能修復的故障，須向辦公室通報情況，由辦公室負責落實聯(lián)系專業(yè)維修部門進行修理。辦公室負責保管各科室電腦維修的有關資料、指導各科室使用有關電腦設備及聯(lián)系專業(yè)維修部門保養(yǎng)、維修電腦設備。
2、各科室使用的電腦必須安裝由國家有關部門認可的防電腦病毒軟件，并經(jīng)常做好防電腦病毒軟件的升級工作。對交換、復制、下載的資料要做好防電腦病毒工作。如使用電腦過程中發(fā)現(xiàn)電腦被感染病毒的，應立即停止使用，并迅速向辦公室報告，采取適當措施防止電腦病毒的擴散，待病毒清除后方可繼續(xù)使用。
3、必須嚴格執(zhí)行使用電腦的有關保密規(guī)定，加強對保密資料載體（磁盤、移動硬盤、記憶棒、光盤、打印紙等）的管理，按保密要求進行使用、復制、轉送、攜帶、移交、保存、銷毀。對有保密要求的電腦和資料載體，不得聯(lián)接在Internet網(wǎng)中進行任何操作和使用。同時，要自覺接受區(qū)國家保密局等國家保密部門依法進行的信息安全保密監(jiān)督和檢查。
4、上網(wǎng)信息實行“誰上網(wǎng)，誰負責”的原則，不得瀏覽、下載黃色及反動網(wǎng)頁及資料。
5、本部電腦設備原則上不外借其他單位使用，如確需外借的，必須經(jīng)部領導批準。
四、復印機管理保密制度
1、復印秘密級以上文件，必須嚴格遵守審批登記制度，嚴禁私自復印和濫印文件。
2、復印秘密文件要請示主管保密工作的領導，履行審批、登記手續(xù)，并將復印件按原件要求管理。
3、復印機由部辦公室負責管理，外單位和個人未經(jīng)許可不得隨意動用。
五、其他
1、手機使用要嚴格按照《關于加強手機使用保密管理的通知》規(guī)定，召開重要會議時必須關閉手機，不得在固定電話、手機中談論秘密事項或內部事項。
2、如發(fā)生泄密問題時，要及時、主動向部領導如實報告，并積極配合有關部門進行調查處理。
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