總經理秘書實習報告

時間：2021-02-04 13:25:15 實習報告我要投稿

總經理秘書實習報告

　　時間稍縱即逝，充滿意義的實習生活結束了，這段時間里，我們一定有不少啟發，這個時候該寫一份實習報告了吧。你所見過的實習報告應該是什么樣的？以下是小編精心整理的總經理秘書實習報告，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

總經理秘書實習報告

　　總經理秘書實習報告1

　　我于今年2月16號到5月31號廈門xx貿易有限公司進行實習，現在就這個實習的機遇做一個小結。

　　一、實習單位及崗位簡介

　　(一)廈門xx貿易有限公司的簡介

　　廈門xx貿易有限公司是金屬材料批發業的一家現代化企業。公司主要經營：批發零售金屬材料(不含金制品)、機械電子設備、五金交電、化工材料(不含危險化學品)、礦產品、紡織品、工藝品、日用百貨;自營和代理各類商品和技術的進出口、但國家限定公司經營或禁止進出口的商品和技術除外。

　　公司憑著“可靠的產品質量、現代化的經營理念、完善的售后服務”贏得廣大客戶的信賴，廈門有加貿易有限公司愿以真誠專業的服務與客戶朋友建立合作，共同發展。

　　詳細信息主營產品或服務：批發零售金屬材料(不含金制品)、機械電子設備、五金交電、化工材料(不含危險化學品)、礦產品、紡織品、工藝品、日

　　用百貨;自營和代理各類商品和技術的進出口、但國家限定公司經營或禁止進出口的商品和技術除外。主要產品：陶瓷餐具，陶瓷花插，樹脂工藝品，床上用品等主要出口地是北美洲和歐洲。

　　主營行業：金屬材料批發業，經濟類型：有限責任公司，法人代表：曾建平，注冊日期：20xx-1-9，注冊資金：108萬元，職工人數：15人。

　　(二)我的職位介紹

　　文秘的職業定義是：從事辦公室程序性工作，協助領導處理政務以及日常事物，并為決策以及實施提高服務的人員。文秘作為領導的助手和參謀，一是記錄和抄寫;二是文稿起草。記錄，有領導的口授記錄，有接待來訪者的記錄，還有會議記錄和電話記錄等等;抄寫，即對字跡潦草或因在起草過程經反復推敲、多次修改和勾劃的文稿進行譽寫以便繼續修改或交付打印幫助領導譽寫稿件使之騰出時間去做其它的工作，這是文字秘書應盡的責任。起草文稿，是文字秘書工作的主要部分。

　　還需要負責辦公室日常電話、訪客、信訪的接待工作。負責收發處理各種函電、郵件和文件等。完成會務安排、接洽工作，必要時做好會議記錄和紀要，以及擬寫通用文案和一般工作報告。做好公司內外事務的安排和聯絡工作，還有文書檔案收集、整理、歸檔和管理工作。管理和合理使用好電腦、打印機、傳真機、復印機等辦公設備。

　　我的職位主要是負責辦理辦公室的日常電話;接送來訪客人、廠商，在開會前發布會議通知，在開會的時候做會議記錄，會后整理會議室;一些文件、合同的文字錄入記打印、復印;平常沒事就擦擦桌子、整理辦公桌;總經理的一些行程的安排，比如：總經理的出差行程安排，定車票、機票等;還有一個是管理公司的網站;整理和裝訂文件、合同;上傳下達，比如：領導要出什么新的公司規則，需要同事的意見，我就是負責把同事的意見收集起來匯報給領導。以及平常一些事情同事的意見也應及時反饋給領導。

　　二、實習內容及過程

　　在實習期間，我主要負責的工作內容是辦公室文秘。在這一過程中，我采用了看、問、學等方式，初步了解了公司文秘工作中的具體業務知識，拓展了所學的專業知識。為以后正常工作的展開奠定了堅實的基礎，從個人發展方面說，對我影響最大的應該是作為一個社會人工作作風以及在工作過程中專業知識對工作的重要作用，因為這些都是我在校學習中不曾接觸過的方面，所以我將在報告中首先講述我在實習期間積累的這方面的認識和經驗。

　　(一)我的一天、工作任務、工作業績

　　1、工作的一天

　　早晨七點起床，因為是住公司，所以不用去擠公交或自己騎車去上班。

　　7：45到公司(上班時間為8：00分)，邊放下包，邊啟動電腦。等待電腦開機的這段時間，拿起抹布和拖把，簡單地擦一下辦公桌和地面。回到電腦前，查看電子郵箱，查看是否有新郵件或未辦理的郵件。

　　8：00檢視手中的工作，開始謄正昨天聽寫的兩封信，盡快送請張總經理簽名。完成信稿放人簽名卷夾中，置于張總經理案頭。(信件宜如此慎重處理，以免他人窺視)

　　8：15拆閱并處理第一批郵件。留下必須由我直接作答的，張總經理到達辦公室，囑我到他辦公室作大約5分鐘的口授筆記。迅速整理出即將討論的事項，因他即將于下午遠離，公差兩星期。

　　向張總經理報到，聽寫時，兩度因電話而中斷，然后繼續筆記。回到辦公桌后，回復一緊急電話。

　　張總經理把他的旅行計劃交給我，交代他外出期間要我處理的事情，張總經理當面囑咐如有需要可找他人幫忙，以完成交辦事項，因為他知道我還得做不少事。

　　8：50回到我的辦公桌，檢查檔案，獲取必要的資料，回復在張總經理辦公室所接聽的電話。

　　撿出必須由張總經理過目的航空信件。無特別緊要待復函件，摘記幾項待辦事項，俟第二次郵件到來再處理。

　　10：40開始謄清張總經理口授信件。

　　11：10打好數封信函送請張總經理簽名，并影印其中部分信函，我在他辦公室時，張總經理接聽一通私人電話，決定提早于3點鐘，而不是原定的5點鐘出差，因此，我至少必須在2點半左右為他準備好應帶的公事包。

　　11：15回到辦公桌，打三通電話分別通知同仁，將原定4點鐘召開的會議提前到2點鐘。張總經理應帶的文件幾乎皆已備齊，為了慎重起見再檢查一遍。

　　張總經理的公文包已準備妥當，只等最后一份的資料。

　　11：45整理檔案并與同仁會議后，開始處理陳副總經理的信件，他希望當天能知道來信大致內容。張總經理提早離開辦公室去進午餐，當他經過我的辦公室時，交給我一份簡短的備忘錄。說是回到辦公室時再由他簽名，我的案頭始終準備好一本筆記簿。翻在空白的一頁，以備不時之需。將備忘錄立即謄正。并置于張總經理辦公室的簽字卷夾內。第二批郵件到達，很快地過目一遍，其中有一件需要張總經理立即注意，從檔案中找出有關資料附于來信之后，一并置于張總經理辦公桌上的“速件”卷夾內。

　　12：00下班，中午有兩個小時的休息時間。就在這時接待員通知一位客戶要見陳副總經理，假如陳副總經理此時尚在辦公室，照例會留訪客進午餐，乃決定請客人到我們的餐廳用膳，巧遇市場調查部門的高先生，乃一并邀他同桌進食，請來客在訪客名簿上簽名。

　　2：00重回辦公桌，剛與高先生陪著客戶吃完午飯并送客。將進餐時與客戶談話要點記下，留供陳副總經理參考。并將來客姓名記人訪客名單中。

　　2：40將緊急信件謄正，請張總經理簽名，并以副本一份納入其公文包中。檢查是否有致陳副總經理緊迫郵件，其中有一封須并于晨間轉寄資料時一并轉致，在張總經理離開后應立刻準備。

　　3：oo張總經理的三位同事到達辦公室，他囑我作筆錄。

　　3：20三位同事離去，張總經理希望盡快將會談記錄謄正，討論一些其他事項。

　　3：30重回辦公桌將張總經理的公文包準備妥貼。

　　3：45繼續處理第二批來信，并備妥寄給陳副總經理的資料。

　　4：00張總經理離開辦公室，他能準時而且諸事齊備地動身，總算松了一口氣，繼續整理信件。

　　接到陳副總經理的長途電話，他將延后兩天回來，并囑轉告辦公室有關同仁，他已打電報給原先約定會面的某些客戶，陳副總經理希望立即寄給他某些已打字完成的資料，決定于今晚投郵，我按序檢查一遍。

　　5：00工作在忙碌中順利進行。第三批郵件到，其中有兩封限時信是給張總經理的，一封今晚即行轉寄，另一封我自己可以處理。

　　5：15接獲通知說明兩位客人來拜訪陳副總經理，盡管心里不歡迎這種打擾，但是必須去見他們。正準備去招呼他們時。

　　我則前往接待室，那位領班正在與一位訪客交談，而我則招呼另外并將他們的來意記錄下來，以便轉告陳副總經理。

　　5：40電話鈴響，原來是張總經理從機場打來的，他忘了一件必要攜帶的重要包裹，(我不覺自言自語的說：“哦]真糟糕)所幸離他起飛時間還早，我希望能趕得及送給他，讓小陳幫忙送去，時間緊迫。

　　我急速趕辦陳副總經理交代之事，將其納入一牛皮紙信封，量過重量之后，貼上足夠的郵票，即將投郵。

　　5：55接張總經理電話，說小陳已將包裹送到。之后我把它記在行事歷上作為明天緊急待辦事項，以及許多“應辦事項”記在行事歷上。

　　6：00準時下班

　　2、我的工作任務

　　(1)接聽電話。

　　這里的電話主要是客戶、推銷產品的、打錯電話的。這就涉及到我們所學的接聽電話的內容――接聽電話的技巧。需要注意的要點：

　　要點1電話機旁應備有筆記本和鉛筆

　　要點2先整理電話內容，后撥電話

　　要點3態度友好

　　要點4注意自己的語速和語調

　　要點5不要使用簡略語、專用語

　　要點6養成復述習慣

　　(2)會議管理

　　我們公司是每周五下午開會：主要是對本周的工作總結以及下周的工作計劃。

　　(3)接待來訪客人

　　常接待通常分事先預約的和沒有事先預約的兩種情況。無論是哪一種情況，對待來訪者都要熱情有禮。

　　3、工作業績

　　(1)在工作中，我也曾遇到一些張總不愿意接的電話或沒時間接的電話。如有一些是某些公司打的推銷其公司產品的電話：在聽到電話鈴響時，先看下是不是陌生號碼，因為一些主要客戶的電話我都有記下來。是陌生號碼，我會先禮貌問候，然后問對方是哪里?一般如果是推銷產品的，開口就會說：“你們經理在嗎或是問你們公司負責采購的是誰?”而不是說：“張總在嗎，采購部的某某在嗎?”他們會不了解我們公司的人員分配等等。這種電話我就會婉言說：“不好意思!我們經理不在，您是哪里?有什么事可以讓我轉答的嗎?”還有的人會直接問：那你們經理的號碼可以告訴我嗎?我就說：“不好意思!如果我們有需要的話會直接跟您聯系的，謝謝!”他們就會知道情況然后掛斷。

　　(2)記得第一次做會議記錄的時候，很生疏。因為：①剛進公司對公司的同事的姓名都不清楚;②對公司的一些產品的專業術語聽不懂，有些字寫錯了;③以前在學校都是理論知識，沒有實踐過，記起來比較慢。開完會后張總讓我整理下，第二天早上打印出來交給他。第二天早上去上班的時候，我就馬上根據昨天做的內容針對一些我不懂的專業術語，以及會議記錄大概要記些什么請教同事。邊請教邊記錄，記錄完在會議記事本上整理好接著電腦錄入、打印出來，交給張總。

　　(二)在工作中所遇到的問題

　　1、有一次有兩為廠商來訪，他們來的時候張總剛好不在。請他們坐下后我就問他們是否有預約，他們說有。于是我給張總打電話，張總讓我先招待他們。我把他們引到會客室，我們公司都是以茶待客的，但由于我是新手所以泡茶的禮儀不是很懂，但是兩位客人聽說我是新來的后就細心交我該如何泡。呵呵!真太謝謝他們了，又讓我學到了一些知識。但是，在這期間我犯了一個小錯誤：就是在引導客人去會客室時，本應該讓客人走在前面的，而那時我卻走在客人前面，把背影留給客人。今后還應多加注意學習。

　　1、廈門xx貿易有限公司是金屬材料批發業的一家現代化企業，近年來由于產品質量過硬，售后服務體系完善，市場需求旺盛，產品常常供不應求，年銷售收入一直保持在30億元以上，建立起了覆蓋全國各地的銷售網絡。20xx年底，為在20xx年進一步鞏固現有市場，不斷開拓潛在市場，擴大產品市場占有率，公司決定召開一次商務大會，邀請各地經銷商參加，共謀發展大計。會后，公司安排了晚宴，全體經銷商代表在鳳凰賓館共進晚餐。按照公司的相關商務招待制度和領導的要求，我認真協助籌劃了這次宴會。

　　本以為自己安排得挺好，不料，第二天上班，我聽到總經理對辦公室主任大發脾氣：“怎么搞的嘛?這么正式的場合，連個座位名簽都要搞錯!你看，讓人家多難堪!”原來，我在安排晚宴時，為便于來賓對號入座，特意制作了座位名簽，但其中有一個名字打錯了，將“柳”字打成了“劉”字，弄得那個柳姓經銷商找不著自己的座位，而當時又沒有人察覺，以致出現了十分尷尬的場面。無獨有偶，在發請柬時，我還由于粗心大意，漏掉了廣西地區的一名經銷商，此事直到兩天后才發現，對公司造成了很不好的影響。事后，辦公室李主任找到我，對我在工作上的疏忽進行了批評指正，同時也肯定了我做得較好的地方，特別是桌次和座位排定方面，充分體現出了對客人的尊重。

　　(三)解決的方法和途徑

　　1、針對上次來訪客人時我所犯的錯誤，我做了以下補救：在客人教我泡完茶后，我很認真的學著自己做了一次，還向客人再三保證下次歡迎在來，我一定會正確的泡好。客人微笑的點點頭。這可是對我工作的認同啊。

　　2、針對把‘柳’打成‘劉’事件，事后主任找到我，首先向主任道歉承認錯誤，其次請教主任改如何解決。主任說：我已經打電話跟柳經銷傷道歉過了，并說如果對方方便的話，我會登門拜訪，到時候你跟我一起去。另外漏掉的那位經銷商，我們也得去道歉，說明情況。這些問題以后你要多加注意。在聽了主任的教導后，我松了一口氣，以后我會注意的。

　　三、實習收獲與體會

　　(一)、較好的文秘的素質修養，是日常文書檔案管理的重要基礎條件

　　文秘人員必須具備一定的.素質。他除了具備一般工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養方面的要求。知識修養、技能修養好不好，是一個文字秘書稱職不稱職的問題;品德修養、作風修養好不好，是一個文字秘書合格不合格的問題。因此，文字秘書要自覺地、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。

　　(二)、講究秘書工作中的藝術性

　　一名好秘書，不僅僅要明確認識自己所處的位置，找準自己的坐標，要具備廣博的科學知識，還要懂得一系列工作方法和工作藝術。其方法和藝術主要體現在chr(39)三服務chr(39)方面。那么，怎樣表現秘書工作的藝術呢?

　　1、尊重而不奉承吹捧。

　　2、主動而不越位脫軌。

　　3、服從而不盲從附和。

　　總之，秘書工作的藝術性，是要通過在技能與技巧的運用來不斷獲得提高的。

　　(三)、具備必要的專業知識，當好一名合格的辦公室文秘人員

　　1、專與廣。首先要具備作為秘書的一些基本素質，其次要熟悉工業經濟、市場經濟以及從國家到地方相關政策法規、本地區經濟運行狀況等方面的知識。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領導工作可能涉及的領域有所了解。

　　2、前與后。所謂前，就是對與領導有關的工作要超前考慮、提前完成，留有一定的提前量。

　　3、內與外，秘書在公共場合活動時要注意內外有別，把握分寸，對什么該說什么不該說必須心中有數，不能為了嘩眾取寵、一時興趣而口無遮攔什么都往外說。

　　(四)、秘書應當是一位非常出色的公關人員

　　無論在任何部門工作，人際關系都非常重要。秘書每天都要和上司、同事、來賓、下屬等接觸和打交道，因此必須樂業敬群，以優雅的舉止談吐和高素質的涵養創造良好的人際關系，增進公司內部的團結，提高公司外部的形象。從這個意義上說，秘書應當是一位非常出色的公關人員。

　　(五)、調整好心態，坦然面對文秘工作中的挫折

　　人生難免會遇到挫折，沒有經歷過失敗的人生不是完整的人生。我們不妨從調整心態來舒解壓力，面對挫折。古曰“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能。”遇到挫折時應進行冷靜分析，從客觀、主觀、目標、環境、條件等方面，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。樹立一個辯證的挫折觀，經常保持自信和樂觀的態度，要認識到正是挫折和教訓才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。

　　四、致謝

　　在此感謝xx學院社會科學系的老師們，感謝我工作過的廈門xx貿易有限公司，感謝廈門xx貿易有限公司的所有同事，感謝所有幫助過我的人們，我成長的每一步，都離不開他們的關心與扶持，謝謝他們。這段難忘的實習時光，將會永遠銘記在我的心里。成為我一輩子的永恒的記憶。

　　總經理秘書實習報告2

　　為期一個月的畢業實習已經結束，實習期間，我增長了見識，拓展了視野。通過工作實踐，我更深層掌握了本專業知識和技能操作，積累了寶貴的認識和經驗。現將我實習的相關情況報告如下：

　　一、所在實習單位及實習目的：

　　在省廳一行政單位辦公室，主要負責辦公室文秘工作。實習目的：提高辦公自動的實際操作能力，鞏固文秘專業知識，豐富實踐工作和社會經驗，把所學知識運用于實際工作。

　　二、實習主要內容：

　　機要公文的分類、組織會議;編寫信息;檔案管理;接待來訪、聯絡協調等秘書的日常事務與管理。另外，比較注重辦公自動化的運用和操作。

　　1、機要公文的分類是機關溝通信息和更好實現管理目標的基本活動手段，是文秘工作者最為經常的本職任務，也是秘書人員必有的基本能力之一。

　　我實習的第一天就是進入機要室，強化了我對公文分類能力。在單位里，主要有一些會議、事項性通知，通報、會議紀要等常用公文。在這段過程中，我通過對公文的整理分類和閱讀發現，公文的語言都是進行反復的推敲、修改，力求達到篇幅簡短、文筆樸實、內涵明曉、行文通暢的要求。機要室為期兩周的學習使我能夠更熟練地運用公文語言，相信對我公文寫作能力的提高也會有所幫助。

　　2、會議管理。實習階段我參與的主要會議工作是按照領導的安排，在召開的全國林業棚戶區改造專題電視電話辦公會議中，認真做好各項準備工作。做到了合理安排會場、及時通知與會人員、做好會議記錄。也認真學習了領導對重要會議下達會議紀要，使得會議精神和要領能及時傳達到各部門。同時，對下發到各部門的文件進行打印和校對，確保各項工作準確高效進行。

　　3、信息的編寫。在單位實習期間我參與了《閩林信息》的采編和信息專報工作。信息工作是秘書履行職能任務的普遍手段。秘書輔助領導、處理事務等都是在獲取、處理和運用信息。我通過學習、與部門同事融洽溝通等有效途徑，掌握了信息的編寫能力。信息工作要講求效率，我虛心向資深的員工學習如何鑒別和取用有價值的信息，以提高運用職能信息的能力。

　　4、檔案的管理。在檔案室學習的過程中。我發現檔案不再被視為靜態實物，而是動態的虛擬概念;不是人類社會的被動產物，而是人或組織社會活動的積極體現;檔案不是產生于穩定的、垂直的體系當中，而是產生于現代網絡系統中動態的平衡體制。檔案工作也更多的體現為協同合作的工作方式。

　　5、辦公自動化的操作。現今，辦公自動化是辦公室人員必備的素質。我比較注意自己在自動化方面的鍛煉。目前，我能夠熟練操作計算機，用以傳遞信息、檢索資料、編輯文稿等。通過實踐操作，我發現簡單的運用word、excel、outlook、internet及office等辦公軟件，已不能滿足辦公自動化的要求。oa等內部辦公系統的運用，使我們的工作效率得到有效的提高。

　　三、實習期間對本專業工作的認識

　　1、要具備必要的基礎知識、專業知識和其它知識，當一名合格的秘書

　　現代秘書應該是“通用-專用”型人才，其工作的綜合性要求秘書人員兼備各方面的能力和知識。秘書除了要具備語言文字表達、信息處理、會務接待等這些基本素質外，還要對工作所涉及到的經濟、政治、歷史等各領域有所了解。

　　2、講究工作的藝術性，優化秘書群體

　　秘書人員要明確自己的位置，忠于職守，善于合作，懂得工作的方法，理順與領導、同事及群眾的關系，做好“三服務”。對領導要尊重愛戴、盡職盡責，對同事也要互相支持配合、團結友愛。只有團結的群體才能提高工作效率。同時，秘書群體的每個成員都應該不斷提高自己的修養和能力，更新自己的知識，使群體在不斷實踐、不斷學習的過程中不斷優化。

　　3、秘書工作的思想修養和工作作風

　　一名合格的秘書必須有良好的思想修養和工作作風，要對黨對人民負責，密切聯系群眾。要謙虛謹慎、事實求是，工作要踏實細致、敏捷干練，要有創新精神。

　　四、實習體會

　　通過實習，我對文秘工作有了更深層的了解。一個月的實習讓我學會了很多知識。在強化了本專業知識和技能的同時，增加了社會實踐。做為新時期的秘書人員，要不斷提高專業知識和技能，注意各方面能力和素養的培養。認真學習、貫徹黨和國家的各項方針政策，了解和掌握領導工作部署，強化表達、辦事、應變、社交和辦公自動化的操作能力。努力提高自身素質，成為一名合格的文秘人員。

　　畢業實習這段經歷讓我受益匪淺。我在實踐中了解社會，把平日所學知識很好地運用在工作實踐中，鍛煉了自己，也為今后的工作打下了堅實的基礎。同時，感謝給我提供實習崗位的省廳;感謝所有在實習過程中給過我幫助的領導和同事。

　　總經理秘書實習報告3

　　一、實習目的：

　　鞏固文秘專業的主業知識，提高實際操作技能，豐富實際工作和社會經驗，掌握操作技能，將所學知識用于實際工作。

　　二、實習時間：

　　2xx年xx月xx日至xx月xx日

　　三、實習單位：

　　***廠廠長辦公室

　　四、實習主要內容：

　　按照老師的安排，我制定了相應的實習計劃。注重在實習階段對所學的文秘理論知識進行進一步的鞏固和提高，以期達到根據理論知識，指導日常的工作實踐的目的。收到了較好的效果。主要實習情況報告如下：

　　不同的辦公室具有不同的工作和不同的職責范圍。而作為一個企業的廠長辦公室，是一個綜合性的部門，由廠長直接領導，工作范圍大，任務也比較繁雜。在實習階段，我主要的側重點是文秘工作。

　　秘書工作是辦公室的主體工作，領導要做到決策科學化，離不開秘書人員的協助。因為秘書人員一方面處理著大量的日常事務工作，使得領導能集中精力考慮大問題。另外，還能發揮他們了解全面情況，掌握多方面信息的優勢，輔助領導決策，提供合理的建議。秘書工作頭緒多，任務重，但必須抓好以下幾個方面：

　　第一，主動做好領導之間、部門之間的協調工作，幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。并從過去偏重辦文辦事，轉變到既辦文辦事，又出謀劃策。

　　第二、開展調查研究，了解基層群眾的學習、思想、工作、生活情況，及時向領導反映，并提出合理的建議。對一些急需解決的問題，應及時與有關部門協商解決。

　　第三、檢查督促各種行政法規和本單位的各項決議、制度、辦法、規定的執行，驗證決策是否科學合理，是否符合實際。發現問題要及時向領導反映，防止并糾正偏差。

　　第四、組織起草本單位的工作計劃、報告、總結、規劃、決議和規章制度，對需上報、下發的文稿進行政策、文字上的把關。

　　第五、對上級機關的來文和下設部門的報告，要及時轉給有關領導，根據領導的批示，具體落實承辦單位和負責人，并負責催辦，如期上報辦理結果。

　　文秘人員除了需要具備以上工作人員的基本條件外，還應有自己特殊的知識修養、技能修養、品德修養、作風修養。因此，文秘人員要自覺、全面地加強這四個方面的修養，努力把自己造就成為德才兼備，既合格又稱職的工作人員。并注重掌握以下原則。

　　要有充分的政策依據和事實依據。秘書人員辦文辦事，絕大部分都是針對現實狀況的，或是為了解決某個問題，或是指導某項工作。因此，必須以黨和國家的政策和客觀事實為依據，堅持實事求是的原則。實事求是是我黨的思想路線和傳統作風，是秘書部門一切工作的準則，也是秘書人員必須具備的品質。如果有些領導交辦的事不符合黨和國家的方針政策，秘書人員應有勇氣提出意見，請領導重新考慮，以保證正確貫徹上級的指示精神，把工作做好。

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