【推薦】公函的基本知識

　　公函，正式的或官方的書信。公函是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位間商洽和聯(lián)系工作時使用的一種文體。公函的使用范圍很廣，平行機(jī)關(guān)或者不相隸屬機(jī)關(guān)間聯(lián)系工作是可以使用公函，上下級之間的聯(lián)系、詢問、答復(fù)工作時，也可以使用公函。下面是小編為大家收集的【推薦】公函的基本知識，希望對大家有所幫助。

　　(1)公函的構(gòu)成

　　公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)題與正文加以介紹。

　　①標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于xx(事由)酌函》;復(fù)函為《關(guān)于xx(答復(fù)事項(xiàng))的復(fù)函》。

　　②正文一般包括三層：簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答復(fù)酌事項(xiàng)和問題;希望和要求，如“務(wù)希研究承復(fù)“敬請大力支持為盼”等。

　　(2)公函的寫作要求

　　①要一函一事，切忌一函數(shù)事。

　　②要體現(xiàn)平等坦誠精神，主體平等，不卑不亢。請求性函作為商洽性公文在平行或不相隸屬機(jī)關(guān)單位問使用，一個突出的特點(diǎn)是行文單位和受文單位之間在法律、政治、經(jīng)濟(jì)地位方面酌平等關(guān)系，亦即主體平等。這就要求撰擬者將這種平等意識融入請求性函的寫作中，不因“有求于入”而心存卑微，刻意作恭敬語;也不因單位大或執(zhí)摹權(quán)力而凌駕于人、居高臨下。力求做到不卑不亢。

　　③態(tài)度謙和，措辭得體。不卑不亢不等于不講禮貌，請求性函尤其要注意態(tài)度謙和，行文中表現(xiàn)出對受文單位的尊重。尊重他人才會被入尊重，才能創(chuàng)造愉快酌合作氛圍。這里要特別指出酌是態(tài)度謙和不等于故作謙卑，行文講究措辭得體適度，謙遜過度反而有損敬意的表達(dá)。

　　④請求明確，以城相商。請求明確是指要開誠布公地提出問題，確切地說明是什么事，商洽什么，告知什么，請求什么，即請求對方做什么。以誠相商是表現(xiàn)商洽性酌關(guān)鍵所在。要充滿誠意，以誠摯之心去感染入、打動人。可以向?qū)Ψ浇榻B自己，介紹自己的意愿、方案，也可以陳述提出問題的依據(jù)、背景材料;還可以闡述理由，以取得對方的充分理解。當(dāng)然應(yīng)該要言不煩，啰嗦拖沓的文字使入難有好印象，效果肯定不佳。

　　請求性函是程式化較少，寫作相對自由的文種，其寫作的藝術(shù)性較高，特別注重以理服人，以誠動人。把握請求性與商洽性兩大特點(diǎn)并力求二者的有機(jī)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)平衡是請求性函寫作的關(guān)鍵。

　　例文：

各縣(市)、區(qū)、局、廠、礦、公司檔案局、科，市宜各單位：

　　為了促進(jìn)各級檔案館室的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，深人貫徹實(shí)施《檔案法》，推動檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，市局精心選編了《檔案法規(guī)及機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案室升級標(biāo)準(zhǔn)文件匯編》一書。內(nèi)容主要有;(一)修改后的《中華人民共和國檔案法》全文……該書屬于法規(guī)及規(guī)范性文件匯編，是檔案工作、文書工作及辦公部門必備的工具書，無論單位性質(zhì)或大或小都應(yīng)該購買。團(tuán)印數(shù)有限，請各級檔案部門、辦公部門組織有關(guān)人員從速購買。每冊收成本費(fèi)12.00元，可郵局匯款，也可銀行匯款，或來人購買，款到發(fā)書。

　　郵局匯款(略)

　　銀行匯款(略)

　　xx市檔案局(印章)

　　xxxx年x月x日

　　這是一則推銷書籍的請求性函，卻不見半點(diǎn)請求性和商洽性，寫得像指示性通知。本來，為了檔案工作的規(guī)范化，選編相關(guān)法規(guī)成書銷給有關(guān)單位也無不可。但如此行文卻實(shí)在欠妥，這種強(qiáng)如于人的命令語氣應(yīng)該徹底根棄。

　　拓展閱讀：公函的格式

　　一、函的涵義和用途

　　函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的輕武器。具體來說，函的用途主要包括四個方面：

　　1、平級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系，往來。

　　2、向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)。

　　3、業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無上下級隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)的'事項(xiàng)。

　　4、機(jī)關(guān)單位對個人的事務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來信等。

　　二、函的特點(diǎn)

　　1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系。上至國務(wù)院，下至基層組織，企事業(yè)單位，社會團(tuán)體都廣泛地使用函。

　　2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數(shù)函作平行文。

　　3、用語謙敬性。不論什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。

　　三、函的類型

　　1、商洽函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調(diào)，聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)等。

　　2、詢答函。即不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互詢問和答復(fù)有關(guān)具體問題的函。詢答函實(shí)際上又可分出詢問函和答復(fù)函。有些不明確的問題向有關(guān)機(jī)關(guān)和部門詢問，用詢問函。對機(jī)關(guān)和部門所詢問的問題做出解釋答復(fù)，用答復(fù)函。詢答函涉及的多數(shù)是問題而不是具體的工作。

　　3、批請函。即用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的函。批請函實(shí)際上又可以分為請批函和審批函。請批函用于向不相隸屬的主管部門請求審批事項(xiàng)，而審批函則用于主管部門答復(fù)不相隸屬機(jī)關(guān)單位的請批事項(xiàng)。

　　4、告知函。即告知不相隸屬機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)的函。

　　以上是按內(nèi)容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和復(fù)函。

　　四、函的結(jié)構(gòu)和寫法

　　(一)標(biāo)題

　　函的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)，事由和文種構(gòu)成，有時也可以只由事由和文種構(gòu)成。

　　(二)正文

　　1、開頭。寫行文的緣由，背景和依據(jù)。

　　一般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級的有關(guān)指示精神，或簡要敘述本地區(qū)，本單位的實(shí)際需要，疑惑和困難。

　　復(fù)函的開頭引用對方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號，有的復(fù)函還簡述來函的主題，這與批復(fù)的寫法基本相同。繼而，有的復(fù)函以現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下一類文種承啟語引出主體事項(xiàng)，即答復(fù)意見。

　　2、主體。寫需要商洽，詢問，答復(fù)，聯(lián)系，請求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項(xiàng)。函，或去函和復(fù)函的事項(xiàng)一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項(xiàng)比較復(fù)雜，則分條列項(xiàng)書寫。

　　3、結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對方事項(xiàng)而不必對方回復(fù)，則結(jié)語常用特此函告，特此函達(dá)。若是要求對方復(fù)函的，則用盼復(fù)，望函復(fù)，請即復(fù)函等語。請批函多以請批準(zhǔn)，請大力協(xié)助為盼，望能同意，望準(zhǔn)予××是荷等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用特此復(fù)函，特此回復(fù)，此復(fù)等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。

　　五、注意問題

　　1、注意批請函與請示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)請求指示，批準(zhǔn)事項(xiàng)用請示，而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)，則用請批函。主管機(jī)關(guān)答復(fù)請求審批事項(xiàng)，用審批函。

　　2、開門見山，直奔主題。無論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話，套話和發(fā)空泛的議論。

　　3、一文一函，簡潔明了。

　　4、語言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機(jī)關(guān)要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。復(fù)函，則態(tài)度要明朗，語言要準(zhǔn)確，避免含糊籠統(tǒng)，猶豫不定。

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