有太多的技巧告訴我們?nèi)绾芜M(jìn)行時(shí)間管理，可真正運(yùn)用這些技巧，卻發(fā)現(xiàn)效果不佳。并不是計(jì)劃安排的不周密，優(yōu)先級(jí)設(shè)置有問(wèn)題，而是“干擾”總是偷走你的每一天，讓本文來(lái)告訴你如何防止這個(gè)時(shí)間的竊賊，真正有效地管理你的時(shí)間，延長(zhǎng)你的“生命”。
昨天，我打著如意算盤開(kāi)始一天的工作，早上走進(jìn)辦公室，對(duì)當(dāng)天要完成的事情有大致的計(jì)劃。我坐下來(lái)，打開(kāi)電腦，開(kāi)始檢查郵件。2小時(shí)后，處理了幾件緊急的事，幫別人解決了一些問(wèn)題，搞定了一些通過(guò)電腦和電話扔給我處理的事情，我?guī)缀跬宋覄偞蜷_(kāi)電腦時(shí)打算要做什么事情。我很清楚地知道，計(jì)劃又被打亂了。
當(dāng)我講授時(shí)間管理課程時(shí)，我總是以同樣的問(wèn)題開(kāi)始：你們當(dāng)中有多少人有足夠的時(shí)間，但事情卻總是無(wú)法按時(shí)完成。10年間，沒(méi)人舉手說(shuō)是。
這表明我們知道無(wú)法把一天的所有事搞定。因此如何安排我們的時(shí)間成為一個(gè)關(guān)鍵的策略決定。這就是為什么說(shuō)編寫一個(gè)待辦事項(xiàng)和忽略事項(xiàng)列表是個(gè)好辦法。我們最難集中注意。
但即使有這些列表，執(zhí)行總是一個(gè)挑戰(zhàn)。當(dāng)有那么多事情影干擾使得計(jì)劃偏離正軌，你怎么堅(jiān)持執(zhí)行？當(dāng)有那么多事情要求你的關(guān)注，你怎么集中精力在少數(shù)重要的事情上？
我們需要訣竅。健身教練JackLaLanne知道所有的訣竅；他曾經(jīng)銬住雙手拉著裝滿人的大船游了1公里多，并以此聞名。但他不僅僅是個(gè)演出主持人。他還發(fā)明了一些在全世界健身俱樂(lè)部使用的帶滑輪和體重選擇器的健身器械。至于他的演出，是持續(xù)時(shí)間最長(zhǎng)的健身電視節(jié)目，共播放了34年。
但這些都不是真正讓我印象深刻的，我相信他有一個(gè)訣竅是他真正的秘密力量。
固定程序。他在94歲時(shí)仍然把每天最開(kāi)始的2小時(shí)用于鍛煉身體。90分鐘的舉重和30分鐘的游泳或散步。每天早上，他堅(jiān)持這么做以達(dá)到他的目標(biāo)：在95歲生日的時(shí)候，他計(jì)劃從加利福尼亞州海岸游到圣塔卡特萊島，距離20公里。他喜歡說(shuō)的一句話是，“我不能接受死亡，他將破壞我的形象”。
因此他朝著目標(biāo)一貫、認(rèn)真地工作著，日復(fù)一日地做著同樣的事。他關(guān)注自己的健康，把它放在自己的日程安排中。
管理我們的時(shí)間也需要變得象一種固定程序。不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的列表或?qū)δ：膬?yōu)先順序，那是無(wú)法保持一貫和認(rèn)真的。它需要變成一種持續(xù)的過(guò)程，在一整天中，讓我們的精力集中在高優(yōu)先的事情上，不論發(fā)生什么干擾。
我認(rèn)為在8小時(shí)的工作日中可以花不多于18分鐘的時(shí)間，遵循3個(gè)步驟來(lái)達(dá)到這個(gè)目的：
第一步（5分鐘）為一天設(shè)定一個(gè)計(jì)劃：在打開(kāi)電腦前，坐下來(lái)在一張空白紙上寫下什么可以讓你這一天變得非常成功，你可以切實(shí)完成什么，能讓你接近目標(biāo)，并在每天結(jié)束后覺(jué)得非常高效而成功？把他們寫下來(lái)。
現(xiàn)在，更重要的是，把這些事情安排到你日歷和日程的時(shí)間段中，把最難和最重要的事項(xiàng)安排在一天最開(kāi)始的時(shí)候。我是指在一天的開(kāi)始，甚至在你看郵件之前。如果你的完整列表不能全安排到你的日程中，重新排列優(yōu)先順序。這在你決定準(zhǔn)備什么時(shí)候、什么地點(diǎn)來(lái)做這些事非常有效。
在JimLoehr和TonySchwartz所著的《全情投入的力量》這本書中，描述了一次研究，一組30個(gè)婦女同意在為期30天的時(shí)間內(nèi)完成乳房自檢，那些明確她們將在何時(shí)何地做這事的人全部完成了這項(xiàng)活動(dòng)，而其他的人只有53%完成了自檢活動(dòng)。在另一項(xiàng)研究中，戒毒者（你還能發(fā)現(xiàn)更不堪壓力的人嗎？）答應(yīng)在某天下午5點(diǎn)前寫一篇小短文。那些計(jì)劃了準(zhǔn)備哪天在哪兒寫的人中80%完成了，而其他人都沒(méi)有完成。如果你想完成某件事，應(yīng)該明確定下你準(zhǔn)備去執(zhí)行它的時(shí)間和地點(diǎn)。否則，把他從你的列表中去除。
第二步（每小時(shí)1分鐘）重新聚焦：設(shè)置你的手表、電話或電腦每小時(shí)響鈴，當(dāng)鬧鈴響起時(shí)，深呼吸，看著你的列表并問(wèn)你自己前一小時(shí)是否高效，然后看著你的日歷，認(rèn)真地再次承諾你將如何利用下個(gè)小時(shí)。就這樣，一個(gè)小時(shí)接一個(gè)小時(shí)的管理你的一天，不要讓時(shí)間管理你。
第三步（5分鐘）檢查：關(guān)掉你的電腦，檢查你的一天，哪些奏效了？你在哪里集中精力了？在哪里你分心了？你從中學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)幫助你明天更加有效。
固定程序的力量在于它的可預(yù)測(cè)性。你以同樣的方式一次又一次地做同樣的事，因此固定程序的結(jié)果是可預(yù)測(cè)的。如果你認(rèn)真而明智地選擇你最關(guān)注的事情，并且持續(xù)的提醒自己要集中精力，你就會(huì)一直聚焦。就這么簡(jiǎn)單。
這種固定程序也許不能幫你在捆住雙手的情況下拉著巡游船游過(guò)英吉利海峽，但它卻能讓你在離開(kāi)辦公室時(shí)，感覺(jué)高效和成功。
在一天結(jié)束之際，這點(diǎn)豈不非常重要？