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關(guān)于秘書素養(yǎng)的公關(guān)禮儀知識(shí)
職場禮儀，是我們在職場中所應(yīng)當(dāng)遵循的一系列禮儀規(guī)范。 學(xué)會(huì)職場禮儀規(guī)范，將使你的職業(yè)形象大為提高。 會(huì)使你在工作中左右逢源，事業(yè)蒸蒸日上。以下是小編整理的關(guān)于秘書素養(yǎng)的公關(guān)禮儀知識(shí)，希望對大家有所幫助。
秘書的禮儀修養(yǎng)介紹
一、服飾得體
秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的直接輔助者，經(jīng)常要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)接待各方面的來客，工作在經(jīng)常直接與社會(huì)廣泛接觸的外向型崗位上，其良好的個(gè)人形象對于搞好關(guān)系、協(xié)調(diào)工作具有不可忽視的作用。在某種意義上，秘書的形象往往能反映一個(gè)單位的精神面貌和經(jīng)營品質(zhì)，所以，成功的秘書都懂得自己的良好開象推動(dòng)企業(yè)(單位)文化建設(shè)，用禮儀架起信息溝通的橋梁。服飾禮儀展示的是一個(gè)人的外在形象，它在個(gè)人的職業(yè)生涯中起著十分重要的作用。
(一)、秘書服飾對個(gè)人的作用
1、交往中得體的服飾可以讓對方獲得良好的第一印象。根據(jù)心理學(xué)的人際吸引原則，在人際交往過程中“第一印象”往往會(huì)直接影響日后的交往能否順利進(jìn)行。因?yàn)槿藗兂Ｒ缘谝淮谓煌闹X作為判斷對方人品、能力的依據(jù)，并確定是否繼續(xù)交往以及交往的方式、交往的深度。心理學(xué)家的實(shí)驗(yàn)結(jié)果表明，人們對他人的認(rèn)識(shí)和看法，往往只是對第一印象的強(qiáng)化或弱化，因此有“公共活動(dòng)的成敗取決于第一次接觸”的說法。人很難改變自己的容貌，但很容易改變自己的著裝，得體的著裝能給人眼前一亮的感覺。
2、得體的服飾可以增強(qiáng)秘書人員的自信心。學(xué)會(huì)用服飾裝扮自己是秘書人員改善自我形象、增強(qiáng)自信心，在公務(wù)活動(dòng)中被人接受、受人歡迎的重要手段。信心是力量的源泉。秘書人員具備了充分的自信心，就能在公務(wù)活動(dòng)中做到彬彬有禮，熱情大方，自尊而不自負(fù)，坦誠而不魯直，謙虛而不拘謹(jǐn)，老成持重而不圓滑世故。我們自己試試就可以發(fā)現(xiàn)：當(dāng)你穿著整潔的西裝、打著標(biāo)準(zhǔn)的領(lǐng)帶與人交往時(shí)，無論是走姿還是坐姿都要比著休閑裝莊重許多、精神許多。
3、得體的著裝可以展示秘書人員良好的文化修養(yǎng)。良好的文化修養(yǎng)是建立在扎實(shí)的學(xué)識(shí)基礎(chǔ)之上的。秘書人員代表著企業(yè)和個(gè)人的雙重形象，秘書良好的形象反映著企業(yè)奮發(fā)向上的精神面貌。秘書人員維護(hù)個(gè)人形象也就是維護(hù)企業(yè)形象，社會(huì)公眾正是通過感受秘書的親和力而對企業(yè)產(chǎn)生好感的。
(二)、秘書服飾對企業(yè)的作用
1、秘書作為企業(yè)(組織)的一員，其服飾反映著企業(yè)的實(shí)力和經(jīng)營理念。目前，世界經(jīng)濟(jì)形勢正在發(fā)生重大變化，多元化經(jīng)濟(jì)格局和國際市場一體化趨勢要求企業(yè)調(diào)動(dòng)一切積極因素，利用一切有效手段，提高企業(yè)的知名度。“人靠衣裝，佛要金裝。”優(yōu)雅得體的服飾可以顯示企業(yè)的實(shí)力，統(tǒng)一著裝可以顯示企業(yè)的團(tuán)隊(duì)精神，在外觀上給人一種管理科學(xué)、制度嚴(yán)格、訓(xùn)練有素的印象，也可以使員工增強(qiáng)對企業(yè)目標(biāo)的認(rèn)同感和作為企業(yè)一員的使命感、自豪感，產(chǎn)生對企業(yè)的歸屬感，從而形成強(qiáng)大的凝聚力。
2、得體的服飾展示著企業(yè)的獨(dú)特個(gè)性。每個(gè)企業(yè)都有其獨(dú)特的個(gè)性，不同的企業(yè)因經(jīng)營理念的不同而有不同的經(jīng)營管理方法、不同的品位。服飾反映著企業(yè)文化和員工的精神面貌，高雅得體的服飾有助于樹立企業(yè)富有省略的風(fēng)格形象。如海爾集團(tuán)的綠色工裝表明其“綠色家電”的理念，喜來登酒店員工的紅裝體現(xiàn)著朝氣與熱情，空中小姐的藍(lán)色服裝則給乘額以溫馨感、舒適美。這些不同顏色、不同風(fēng)格的著裝充分體現(xiàn)了成熟企業(yè)的品位，突出展示了企業(yè)的文化，對于增強(qiáng)員工凝聚力和向心力具有不可估量的作用。
(三)、秘書著裝的要求
“秘書工作起著信息匯總和傳播作用。建立良好的、相互了解和信任的關(guān)系，樹立組織及秘書本人在各界公眾中的良好形象和信譽(yù)，是秘書公關(guān)的主要內(nèi)
容。”秘書人員的著裝既要體現(xiàn)實(shí)用性，也要體現(xiàn)裝飾性，體現(xiàn)個(gè)體自身的審美素質(zhì)和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會(huì)屬性、情感屬性與秘書公關(guān)活動(dòng)的禮儀屬性結(jié)合起來，盡可能避免因自己著裝不當(dāng)而使企業(yè)的聲譽(yù)蒙受損失。
1、服飾著裝必須體現(xiàn)個(gè)性。人們戲言“鞋合不合適，只有腳知道”，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會(huì)產(chǎn)生不同的效果，這是因?yàn)椴煌娜诵愿駳赓|(zhì)不同造成的。所以，穿什么衣服應(yīng)根據(jù)個(gè)人的特點(diǎn)而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點(diǎn)相適應(yīng)，特別是和自己的性格、氣質(zhì)、個(gè)性特征相吻合才是得體的。如果在著裝上不顧個(gè)人的特點(diǎn)和自身?xiàng)l件，一味地趕時(shí)髦，就不僅不能展示自己的良好氣質(zhì)還會(huì)鬧出東施效顰的笑話來。
2、選擇服飾要揚(yáng)長避短。秘書人員選擇服飾一定要注意揚(yáng)長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調(diào)的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現(xiàn)在各種社交場合。服飾著裝還要體現(xiàn)民族特色。改革開放以來，我國各個(gè)領(lǐng)域的對外交往日益擴(kuò)大，秘書人員在各種對外交往活動(dòng)中與其穿西式服裝，還不如穿民族服裝，這樣既不落谷套又易于引起對方注意。在每年召開的亞太經(jīng)濟(jì)合作組織非正式會(huì)議上，與會(huì)各國領(lǐng)導(dǎo)都穿戴舉辦國的民族服裝，這表明民族服飾是受人歡迎和尊重的。
3、選擇服飾要以簡潔為美。簡潔是當(dāng)今服飾發(fā)展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學(xué)效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會(huì)讓人當(dāng)做“花瓶”“擺設(shè)”看待。而簡潔的服飾則會(huì)給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。
秘書人員是公關(guān)活動(dòng)的主體，如何穿戴、修飾會(huì)直接影響公眾心理，影響公關(guān)活動(dòng)的過程和結(jié)果，對此我們必須有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)。
二、服飾
服飾，是指人的服裝穿著、飾品佩戴、美容化妝幾個(gè)方面的統(tǒng)一，有時(shí)也單指衣著穿戴。
(一)、整體性原則
正確的著裝，能使形體、容貌等形成一個(gè)和諧的整體美。服飾的整體美構(gòu)成因素是多方面的，包括：人的形體和內(nèi)在氣質(zhì)、服裝飾物的款式、色彩、質(zhì)地、加工技巧乃至著裝的環(huán)境等等。著裝的整體美是由服飾的內(nèi)在美與外在美構(gòu)成的。外在美是指人的形體及服飾的外在表現(xiàn);內(nèi)在美指人的內(nèi)在精神、氣質(zhì)、修養(yǎng)及服裝本身所具有的“氣韻”。打扮是外在的，若能不斷充實(shí)自己的內(nèi)涵，培養(yǎng)自己優(yōu)雅的風(fēng)度及高貴的氣質(zhì)，那么著裝上一定是成功的。
(二)、個(gè)性化原則
著裝的個(gè)性原則不單指通常意義上的個(gè)人的性格，它是主要方面，還包括一個(gè)人的年齡、身材、氣質(zhì)、愛好、職業(yè)等因素在外表上的反映所構(gòu)成的個(gè)人特點(diǎn)。在了解服飾自身的特點(diǎn)后，才能選擇與自身個(gè)性和諧一致的服飾。
(三)、符合“社會(huì)角色”的原則
人們在社會(huì)生活是多方面的、多層次的，在不同的社會(huì)場合，扮演不同的社會(huì)角色。在社會(huì)活動(dòng)中，人們的儀表、言行必須符合自身的身份、地位、社會(huì)角色，才能被人所接受。因此，利用得體的著裝，可以滿足他人對自己社會(huì)角色的期待，促成社動(dòng)的成功。
(四)、TPO原則
服飾的基本運(yùn)用原則是時(shí)間(Time)、地點(diǎn)(Place)和場合(Occa-sion)三者兼顧，簡稱T.P.O原則。
“T”原則，即時(shí)間原則，包含三個(gè)意思：一是指一天中時(shí)間的變化;二是指一年的四季的不同;三是指時(shí)代間的差異。日間是工作時(shí)間，著裝要根據(jù)自己的工作性質(zhì)的特點(diǎn)，總體上以莊重大方為原則。如果安排有社交活動(dòng)或公關(guān)活動(dòng)，則應(yīng)以典雅端莊為基本著裝格調(diào)。晚間可能可宴請、聽音樂、看演出、赴舞會(huì)等社交活動(dòng)，由于空間的相對縮小和人們的心理作用，人們往往對晚間活動(dòng)的服飾比白天活動(dòng)時(shí)的服飾給予更多的關(guān)注和重視。因此，晚間著裝要講究一些，禮儀要求也要嚴(yán)格一些。晚間著裝以晚禮服為宜，以形成典雅大方的禮儀形象。西方許多國家都有一條明文規(guī)定：人們?nèi)ジ鑴∽钟^看歌劇一類的演出時(shí)，男士一律著深色晚禮服，女士著裝也要端莊雅致，以裙裝為宜，否則不準(zhǔn)入場，這一規(guī)定旨在強(qiáng)調(diào)社交場合的文明與禮儀，同時(shí)也體現(xiàn)著西方國家所具有的尊重他人、可以營造成好的環(huán)境與氛圍的社會(huì)文化。所謂四季性是指服飾穿戴應(yīng)考慮春、夏、秋、冬四季的氣候環(huán)境。拿服裝來說，夏天應(yīng)著輕軟、涼爽的服裝;冬天應(yīng)穿保暖、大方的服裝;不可冬服夏穿，夏衣冬穿，春秋天的服裝可以自然、隨意一些。所謂時(shí)代性是說，服飾應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的主流和節(jié)奏，不可太超前，也不可大滯后。很難想象，一個(gè)漂亮的小姐穿著漢代的禮服或比基尼出席一個(gè)現(xiàn)代的正式公關(guān)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生什么樣的后果。
“P”原則，即地點(diǎn)原則，主要是指服飾穿戴者將要出現(xiàn)的空間環(huán)境。地點(diǎn)原則要求公關(guān)人員對即將到達(dá)的正式場境有一個(gè)了解或估計(jì)，是辦公室還是碼頭車站?是高級(jí)賓館還是公園、綠地，還是荒郊野外???然后再選擇自己應(yīng)穿的服裝和應(yīng)戴的飾品，盡量做到在種類、質(zhì)地、款式、花色等方面與所要參加的地點(diǎn)相協(xié)調(diào)。例如，女性在辦公室環(huán)境中工作時(shí)，其襯衫或內(nèi)衣的領(lǐng)口就不能過低、過松或過于繁瑣.而應(yīng)該高低適度、簡潔利索。
“O”原則，即場合原則，主要是指衣飾打扮應(yīng)顧及活動(dòng)場所的氣氛、規(guī)格。莊重、嚴(yán)肅的慶典、儀式活動(dòng)應(yīng)盡量正規(guī);輕松、愉快的郊游、遠(yuǎn)足應(yīng)盡量隨便。很難想象，出席一個(gè)嚴(yán)肅的政治活動(dòng)時(shí)穿一身睡衣，著一雙拖鞋，主人會(huì)覺得你是很重視，會(huì)對你表示尊重和感激。相反，如果是參加一個(gè)有親朋好友在一起的體育游藝活動(dòng)或野炊郊游，你西裝革履、濃妝艷抹，大家一定會(huì)覺得你迂腐，俗氣，不合時(shí)宜，甚至于對你敬而遠(yuǎn)之。因此，當(dāng)參加遠(yuǎn)足、郊游一類活動(dòng)時(shí)，應(yīng)穿舒適、便于活動(dòng)的便裝。乘坐汽車、輪船、飛機(jī)等交通工具時(shí)，應(yīng)穿寬松舒適的便裝。
只有認(rèn)真遵循以上所講的T、P、O原則去選擇自己的恰當(dāng)?shù)姆b飾品，才可能在公眾中樹立起自己可親、可敬、可信的形象，也只有按照這個(gè)原則去搞好服飾穿著、美容化妝等各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)的統(tǒng)一、協(xié)調(diào)，才能利用服飾、化妝所形成的整體美在我們的社交活動(dòng)中發(fā)揮合理的效果。
三、服飾的禮儀要求與技巧
(一)、禮服
禮服分為男士禮服和女士禮服，從廣義上講，禮服泛指一切適合于在莊重場合中或舉行儀式時(shí)所穿的服裝。
1.男士禮服
(1)晨禮服，又名常禮服。為日常用之禮服，通常上裝為灰色或黑色，后擺為圓尾形;其上衣長與膝齊，胸前僅有一粒扣。下裝為深灰色黑條褲，一般用
背帶，配白襯衣，灰、黑、駝色領(lǐng)帶均可，穿黑襪子、黑皮鞋，可戴黑禮帽，晨禮服是白天穿的正式禮服，適合參加典禮、婚禮及星期天到教堂做禮拜等活動(dòng)。
(2)小禮服，也稱小晚禮服、晚餐禮服或便禮服。這是晚間集會(huì)最常用的禮服，其上衣與普通西裝相同，通常為全黑或全白，衣領(lǐng)鑲有鍛面，下裝為配有緞帶或絲腰帶的黑褲。系黑領(lǐng)結(jié)，穿黑皮鞋，一般不戴帽子和手套。這種禮服適用于晚上舉行的宴會(huì)、晚會(huì)、音樂會(huì)、觀看歌舞劇等場合。
(3)大禮服，也稱燕尾服，黑色或深藍(lán)色上衣，前擺齊腰剪平，后擺剪成燕尾狀，翻領(lǐng)上鑲有鍛面;下裝為黑或藍(lán)色配有鍛帶、褲腿外側(cè)有黑絲帶的長褲，一般用背帶，系白領(lǐng)結(jié)，可戴大禮帽，配黑皮鞋、黑絲襪，戴白手套。大禮服是一種晚禮服，適合于晚宴、舞會(huì)、招待會(huì)，遞交國書等場合。
(4)中山服。是我國男士的傳統(tǒng)禮服。其前門襟有五粒扣子;帶風(fēng)紀(jì)扣的封閉式領(lǐng)口，上下左右共有四個(gè)貼袋，袋蓋外翻并有蓋扣;著中山裝腔作勢要保持整潔，熨燙要平整，衣領(lǐng)里可稍許露出一道白襯衫領(lǐng)。一般應(yīng)為上下身同色的深色毛料精制。穿著時(shí)，應(yīng)將前門襟、風(fēng)紀(jì)扣。袋蓋扣全部扣好;口袋內(nèi)不宜放置雜物，以保持平整挺括，配擦亮的黑色皮鞋。中山服可用于各種禮儀活動(dòng)，以顯莊重、神氣、穩(wěn)健、大方，富有中國男子氣派。
2.女士禮服
(1)晨禮服，也稱常禮服，通常由質(zhì)料、顏色相同的上衣和裙子搭配而成，民可以是單件連衣裙。一般以長袖為主。可配帶手套和帽子，也可攜帶一只小巧的手包或挎包。晨禮服主要在白天穿，適用于參加在白天舉行的慶典、茶會(huì)、游園會(huì)和婚禮。
(2)小禮服，也稱小晚禮服或便服。通常是指長至腳面而不拖地的露背式單色連衣裙，其衣袖有長有短，著裝時(shí)可根據(jù)衣袖的長短選配長短適當(dāng)?shù)氖痔祝ǔ２淮髅弊踊蛎婕啞Ｐ⊥矶Y服的地位僅次于大禮服，主要適合于參加晚上6點(diǎn)以后舉行的宴會(huì)、音樂會(huì)或觀看歌舞劇時(shí)穿著。
(3)大禮服。大禮服為袒胸露背的單色拖地或不拖地的單色連衣裙式服裝;配戴顏色相同的帽子和長紗手套以及各種飾物。大禮服是一種最正式的禮服，主要使用于在晚間舉行的最正式的各種活動(dòng)，如官方舉行的正式宴會(huì)、酒會(huì)、大型正式的交際舞會(huì)等。
(4)旗袍。旗袍有各種不同的款式和花色。緊扣的高領(lǐng);貼身，衣長過膝;兩旁開衩，斜式開襟，這些是旗袍的特點(diǎn)。在禮儀場合穿著的旗袍，其開衩不宜太高，應(yīng)到膝關(guān)節(jié)上方一到兩寸為最佳，著旗袍可配穿高跟鞋或半高跟皮鞋，或配穿高級(jí)面料、制作考究的布鞋。
除以上各式男女常見禮服外，有時(shí)也可視情況穿著夾克衫、獵裝、各種連衣裙以及其它時(shí)裝參加一些社交活動(dòng)。
參加葬禮和吊唁活動(dòng)，男士應(yīng)穿黑色或其他深色服裝，內(nèi)穿白色或暗色襯衫，系黑領(lǐng)帶;女士著深色服裝，內(nèi)穿白色或暗色襯衫，不用花手帕，不抹口紅，不戴裝飾品。
參加婚禮不一定穿十分新式的服裝，應(yīng)當(dāng)盡量美觀大方一些，女性應(yīng)適當(dāng)化妝打扮。
現(xiàn)在，世界上大多數(shù)國家在穿著方面正趨于簡單化，很少有人穿上述傳統(tǒng)禮服參加涉外社交活動(dòng)，特別是穿燕尾服的人更是越來越少。在比較隆重正式的場合，只要穿著深色、質(zhì)料好的西裝就可以了。
(二)、西裝
西裝是目前世界各地最常見、最標(biāo)準(zhǔn)、男女皆用的禮服。西裝的最大特點(diǎn)是簡便、舒適，它能使穿著者顯得穩(wěn)重高雅、自然瀟灑。
目前，國際流行的西裝在外觀造型上可以分為三大流派——英式、美式、歐式。
英式西裝，肩部與胸部線條平坦、流暢，輪廓清晰明快，最能體現(xiàn)紳士派頭;面料一般采用純毛織物，色彩以深藍(lán)和黑色為主，配以白襯衣和黑領(lǐng)結(jié)。整體效果是威嚴(yán)、莊重、高貴。許多上層人物在正規(guī)場合都喜歡選擇英式西裝，故英式西裝素有正式西裝之稱。
美式西裝，重視服式機(jī)能性，面料較薄，且有一定的伸縮性，也不強(qiáng)調(diào)光澤的強(qiáng)弱，在造型上略收腰身，后背開單衩或雙衩，肩部不用過高的墊肩，胸部也不過分收緊，保持自然形態(tài)。這種西裝不那么刻板，穿著時(shí)比較隨便，反映了美國人自由清新的著裝觀念，美式西裝最適合用做日常的辦公室服穿用。
歐式西裝，剪裁得體，造型優(yōu)雅、規(guī)矩，肩部墊得很高，有時(shí)甚至給人一種雙肩微微聳起的感覺，胸部用上等的襯做得十分挺括，面料多以黑、藍(lán)精紡毛織物為主，質(zhì)地要求細(xì)密厚實(shí)。就整體造型來看，歐式西裝與英式西裝十分相似，但比英式更考究、更優(yōu)雅，腰身緊收，袖管窄瘦，背后開雙衩，褲管呈錐形向下收窄。穿上歐式西裝，人顯得特別自信和挺拔，并略帶一點(diǎn)浪漫情懷。
以上三種風(fēng)格流派的西裝，男士們可以根據(jù)自己的愛叟、身材和具體場合來選用。一般來說，在宴會(huì)、酒會(huì)、慶典、會(huì)見貴賓等高級(jí)社交場合，應(yīng)穿英式西裝;在舞會(huì)上、訪友、參觀、會(huì)議等半正規(guī)場合可穿美式西裝。
西裝與襯衫、領(lǐng)帶、皮鞋、襪子、褲帶等是一個(gè)統(tǒng)一的整體。只有它們彼此間統(tǒng)一、協(xié)調(diào)，才能襯托出西裝挺括、飄逸、光彩奪目的美感。因此，下面我們按穿著時(shí)從內(nèi)到外、從上到下的順序簡述一下西裝的穿著禮儀：
1.襯衫的選擇與穿著
能與西裝相配的襯衫很多，最常見的是白色或其他淺色。領(lǐng)子應(yīng)是有座硬領(lǐng)、衣領(lǐng)的寬度應(yīng)根據(jù)自己的脖子長短來選擇，比如說：脖子較短的人不宜選用寬領(lǐng)襯衫;相反，脖子較長的人也不宜選用窄領(lǐng)襯衫。領(lǐng)口不能太大，也不能太小，以扣上領(lǐng)口扣子以后，自己的食指能上下自由插進(jìn)為比較標(biāo)準(zhǔn)。袖子的長度以長出西裝袖口2厘米左右為標(biāo)準(zhǔn)。
襯衫在穿著時(shí)，長袖或短袖硬領(lǐng)襯衫應(yīng)扎進(jìn)西褲里面，短袖無座軟領(lǐng)襯衫可不扎。如果在乎時(shí)，長袖襯衫不與西裝L裝合穿時(shí)，襯衫領(lǐng)口的扣子可以不扣，讓其敞開，但一般只能敞開一粒扣子，袖口可以挽起，但一般只能按袖口寬度挽兩次，絕對不能挽過肘部。如果與西裝上衣合穿，或者雖不合穿，但要配扎領(lǐng)帶時(shí)，則必須將襯衫的全部扣子都系好，不能挽起衣袖，袖口也應(yīng)扣好。
秘書知識(shí)素養(yǎng)
對于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面:基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)
一、基礎(chǔ)知識(shí)
秘書工作者知識(shí)的第一個(gè)層次，是秘書工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書工作者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。
1、科學(xué)文化知識(shí)
基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。
2、馬列主義理論知識(shí)
哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。
3、政策法規(guī)知識(shí)
這是作為秘書工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識(shí)。
二、專業(yè)知識(shí)
是秘書工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方面。
1、理論知識(shí)，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識(shí)，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，
也是秘書工作的基本理論知識(shí)，秘書指導(dǎo)思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理論。
2、業(yè)務(wù)知識(shí)，秘書工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。
3、行業(yè)知識(shí)，秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。
三、相關(guān)知識(shí)
秘書工作者的輔助知識(shí)，它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。
1、新的學(xué)科知識(shí)，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。
2、管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。
3、社會(huì)交往知識(shí)，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。
4、心理學(xué)知識(shí)
四、社會(huì)知識(shí)
國際知識(shí)，當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。
國內(nèi)知識(shí)，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。
秘書的職業(yè)素養(yǎng)
一、秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)
秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術(shù)三種，我們對這三種能力分作介紹。
(一)辦事的能力
“秘書部門是辦事機(jī)構(gòu)，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”。“辦事能力”是我們習(xí)慣上的說法，其實(shí)，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個(gè)方面。
1.調(diào)查研究的能力。“調(diào)查研究是指人們深入現(xiàn)場進(jìn)行考察,以探求客觀事物的真相、性質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)”。調(diào)查研究是秘書人員重要的業(yè)務(wù)之一，為了當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為了為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作出決策、制定政策提供依據(jù)，為了起草報(bào)告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調(diào)查研究。為此，秘書必須熟練掌握調(diào)查研究的各項(xiàng)程序、調(diào)查研究的方式方法和處理調(diào)查材料的能力。
2.理解和領(lǐng)會(huì)能力。要有較高的理解領(lǐng)會(huì)能力，關(guān)鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評(píng)力。
3.口語表達(dá)能力。這是對秘書的特殊要求。會(huì)說話這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事的成敗的基礎(chǔ)。會(huì)說話最起碼要做到三點(diǎn)：口齒清楚;表達(dá)準(zhǔn)確;懂得說話藝術(shù)。前兩條是基本的，第三條石進(jìn)一步要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。
4.應(yīng)變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和方案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不太相符，甚至大相徑庭;有時(shí)會(huì)突然變化，把原來的計(jì)劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達(dá)到預(yù)期目的。
5.交際能力。處理人際關(guān)系是一門學(xué)問，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素。一個(gè)秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會(huì)比較高。“交際能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要”，所以學(xué)習(xí)交際藝術(shù)，提高交際能力，并非無足輕重。
還有其他一些能力。總之，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。
(二)較強(qiáng)的文字處理能力
文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。
“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實(shí)際是較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識(shí)和現(xiàn)實(shí)資料信息、較強(qiáng)的分析和認(rèn)識(shí)問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”。
秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。只有在寫作實(shí)踐中進(jìn)一步對有關(guān)寫作知識(shí)加以消化，做到心領(lǐng)神會(huì)，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關(guān)鍵是自己多寫多練。
(三)熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備的技能
論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)論秘書應(yīng)具備的素質(zhì)“隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動(dòng)化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動(dòng)化設(shè)備”[⑥]。這些技術(shù)主要包括：微電腦技術(shù)、打字技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、攝影技術(shù)、錄音錄像技術(shù)、速記技術(shù)、書法技術(shù)、編輯技術(shù)、校對技術(shù)。在目前條件下，秘書人員應(yīng)掌握的主要技能有：會(huì)使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時(shí)，學(xué)會(huì)用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅要學(xué)會(huì)硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。一方面秘書隊(duì)伍應(yīng)有一批專業(yè)的技術(shù)能手，另一方面所有人員都應(yīng)掌握自己工作中要用到的技術(shù)手段。
二、智能素質(zhì)
業(yè)務(wù)素質(zhì)決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。因此，秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與他們的智能素質(zhì)密切相關(guān)。
智能素質(zhì)包括五方面：知識(shí)結(jié)構(gòu)，思維能力，臨機(jī)處事能力，記憶能力和自省能力。
(一)完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)
秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎(chǔ)。秘書應(yīng)該具有的這種知識(shí)結(jié)構(gòu)主要包括：國際政治，國內(nèi)政策，歷史，文化，民族知識(shí)，邏輯科學(xué)，領(lǐng)導(dǎo)方法，民主集中制原則，決策科學(xué)等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。這不是要求秘書人員對每一門知識(shí)都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側(cè)重的知識(shí)要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)需要秘書在日常生活中要不斷學(xué)習(xí)積累才能完成。
(二)思維能力
人智能的高低，是有思維能力開發(fā)程度決定的。所以思維能力的開發(fā)尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達(dá)能力，邏輯能力，思辨能力，認(rèn)識(shí)能力，領(lǐng)會(huì)能力等。
1.語言表達(dá)能力。語言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達(dá);詞匯越豐富、語言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。
2.邏輯能力，思維能力，認(rèn)識(shí)能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的現(xiàn)象和本質(zhì)，這樣可以鍛煉一個(gè)人的智能。
3.領(lǐng)會(huì)能力。它包括聽力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。
(三)臨機(jī)處事能力
“臨機(jī)處事能力和應(yīng)變能力很相近，但還不只是應(yīng)變能力，而是在一切情況下表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)制靈活的智能”。它是以知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和思維力做后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書工作內(nèi)容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機(jī)處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發(fā)事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時(shí)準(zhǔn)確向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(四)記憶能力
很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時(shí)勤下功夫多動(dòng)腦子。
(五)自省能力
自省能力又叫反思能力，是指一個(gè)人隨時(shí)回顧自己的言行，總結(jié)自己成功的經(jīng)驗(yàn)和失敗的教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)自己的過失和不足。常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動(dòng)者，多數(shù)情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務(wù)，而他們的工作又是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結(jié)中增長起來。
三、心理素質(zhì)
秘書人員的心理素質(zhì)與做好工作很有關(guān)系。就一般情況說，秘書人員應(yīng)具備的良好心理素質(zhì)包括以下幾方面。
(一)堅(jiān)毅的意志
意志是自覺地確定目的，并支配行動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)預(yù)定目的的心理活動(dòng)。意志有自覺性、堅(jiān)韌性、果斷性和頑強(qiáng)性等積極品質(zhì);也有盲目性、脆弱性、優(yōu)柔性和頑固性等消極品質(zhì)。秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅(jiān)定意志的毅力，在確定目的和接受任務(wù)時(shí)，要加強(qiáng)自覺性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時(shí)，要堅(jiān)忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在復(fù)雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理問題時(shí)，在多出主意，有自信心，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要及時(shí)上報(bào)，做錯(cuò)事及時(shí)改正。
(二)隨和的性格
性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾，對集體不能漠不關(guān)心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨(dú)怪僻，脫離群眾。性格內(nèi)向的，要多看到工作中有利條件，增強(qiáng)自強(qiáng)，自信、自愛，千方百計(jì)的完成工作任務(wù)。一般來說，對秘書人員的性格要求是：豁達(dá)開朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣、友愛合作。
(三)平穩(wěn)的情感
情感是人的喜怒哀樂等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng)，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。
(四)應(yīng)變的興趣
興趣是人們力求認(rèn)識(shí)某種事物或從事某種活動(dòng)的傾向，即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會(huì)實(shí)踐中形成和發(fā)展起來的，也可以在社會(huì)時(shí)間中改變。當(dāng)一個(gè)人對某種事物具有興趣時(shí)，他就把自己的注意力經(jīng)常集中和趨向于某種事物上，同時(shí)對該事物產(chǎn)生一定的情感。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養(yǎng)了良好的興趣，能使之在工作中產(chǎn)生愉快、興奮的積極情緒體驗(yàn)，自覺提高職業(yè)素質(zhì)，高效完成工作任務(wù)。
四、職業(yè)道德素質(zhì)
職業(yè)道德就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
(一)“忠于職守，自覺履行各項(xiàng)職責(zé)各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業(yè)道德的一條主要規(guī)范”。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個(gè)特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作。要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位，不摻雜私念，不瀆職。
(二)兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質(zhì)，決定其工作主要是實(shí)干。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來展開活動(dòng)，要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實(shí)地，密切聯(lián)系實(shí)際和群眾，不計(jì)個(gè)人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。
(三)謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)謙虛謹(jǐn)慎，應(yīng)是秘書人員應(yīng)具有的美德。秘書人員不能因?yàn)樵陬I(lǐng)導(dǎo)身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協(xié)調(diào)矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務(wù)。秘書人員要把為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為本單位各職能部門服務(wù)，為群眾服務(wù)當(dāng)作自己的神圣職責(zé)，要充分認(rèn)識(shí)自己所從事的工作所具有的重要作用。
(四)遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行的重要保證。遵紀(jì)守法指的是秘書人員要遵守職業(yè)紀(jì)律和與職業(yè)活動(dòng)相關(guān)的法律、法規(guī)。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動(dòng)中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動(dòng)中要堅(jiān)持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報(bào)你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價(jià)交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻(xiàn)，不為名利所動(dòng)，以自己的實(shí)際行動(dòng)抵制和反對不正之風(fēng)。
(五)恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時(shí)間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)找秘書人員匯報(bào)工作，秘書人員不準(zhǔn)遲到。秘書人員自己安排的會(huì)議或會(huì)談，自己要事先到場，并做好一切準(zhǔn)備工作。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴(yán)守機(jī)密。“秘書人員一個(gè)顯著的特點(diǎn)，是掌握的機(jī)密較多”，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺加強(qiáng)保密觀念。
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