名片禮儀之社交禮儀基礎(chǔ)
名片是我國古代文明的產(chǎn)物。據(jù)清代學(xué)者趙翼在其著作《該余叢考》中記載：“古人通名，本用削本書字，漢時(shí)謂之謁，漢末謂之剌，漢以后則雖用紙，而仍相沿曰剌”。可見，名片的前身即我國古代所用的“謁”、“剌”。
名片發(fā)展至今，已是現(xiàn)代人交往中一種必不可少的聯(lián)絡(luò)工具，成為具有一定社會性、廣泛性，便于攜帶、使用、保存和查閱的信息載體之一。基層公務(wù)員在各種場合與他人進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)，都離不開名片的使用。而名片的使用是否正確，已成為影響人際交往成功與否的一個(gè)因素。
要正確使用名片，就要對名片的類別、制作、用途和交換等方式予以充分的了解，遵守相應(yīng)的規(guī)范和慣例。
一、名片的類別
根據(jù)名片用途、內(nèi)容及使用場合的不同，基層公務(wù)員在日常生活中使用的名片可以分為社交名片和公務(wù)名片兩類；而根據(jù)名片主人數(shù)量和身份的不同，名片又可分為個(gè)人名片，夫婦聯(lián)名名片以及集體名片三類。基層公務(wù)員在不同的場合，根據(jù)不同的需要，面對不同的交往對象時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用不同的名片。
(一)社交名片
社交名片，亦稱私用名片，指的是基層公務(wù)員在工作之余，以私人身份在社交場合進(jìn)行交際應(yīng)酬時(shí)所使用的名片。一般而言，社交名片為個(gè)人名片。
社交名片的基本內(nèi)容包括兩個(gè)部分：一是本人姓名，以大號字體印在名片正中央。姓名之后無需添加任何公務(wù)性關(guān)銜。二是聯(lián)絡(luò)方式，以較小字體印在名片右下方。具體內(nèi)容包括家庭住址、郵政編碼、住宅電話、互聯(lián)網(wǎng)址等。一般不宜將自己的手機(jī)號留在名片上。
社交名片只用于社交場合，通常與公務(wù)無關(guān)，因此一般不印有工作單位以及行政職務(wù)，以示“公私有別”。
如果本人不喜歡被外界打擾，則可根據(jù)具體情況對自己的聯(lián)絡(luò)方式的內(nèi)容有所刪減，例如可刪去住宅電話一項(xiàng)。必要時(shí)，可以不印任何聯(lián)絡(luò)方式，而僅留姓名一項(xiàng)內(nèi)容。
(二)夫婦名片
在社交場合，基層公務(wù)員往往會攜同其配偶一起參與交際應(yīng)酬。此時(shí)與人交換名片，如果夫婦倆各自為政，先后與人交換顯然較為麻煩；而如果夫婦中只選一個(gè)“代表”與人交換名片，則會失禮于人。在這種情況下，使用夫婦聯(lián)名名片，即夫婦名片是最合適的。
夫婦名片實(shí)質(zhì)是社交名片的一種特例。名片上的基本內(nèi)容同樣只包括姓名和聯(lián)系方式兩項(xiàng)，或只有姓名一項(xiàng)。所不同的是，夫婦名片同時(shí)印有夫婦兩人的姓名。一般而言，兩人姓名印刷成一行，而不宜印成上下兩行
夫婦名片較多地運(yùn)用于兩人聯(lián)名贈送禮品或投寄問候信函的場合。但若以某一方名義使用名片時(shí)，不要因此而涂去另一方姓名，涂抹名片是一種很不得體的做法。此時(shí)最好還是使用個(gè)人名片為好。
（三）公務(wù)名片
公務(wù)名片，即是指基層公務(wù)員正式使用于公務(wù)活動之中的名片。值得注意的是，身邊如果沒有公務(wù)名片，可用社交名片代替。但如果沒有社交名片，則不能用公務(wù)名片代替。可見公務(wù)名片有著很強(qiáng)的公務(wù)性規(guī)范。
一枚標(biāo)準(zhǔn)的公務(wù)名片，按慣例應(yīng)由具體歸屬、本人稱呼、聯(lián)絡(luò)方式等三項(xiàng)基本內(nèi)容構(gòu)成。
一是具體歸屬。它由基層公務(wù)員供職的單位、所在的部門等內(nèi)容組成，二者均應(yīng)采用正式的全稱。但一枚名片上所列的單位或部門不宜多于兩個(gè)。如果確實(shí)有兩個(gè)以上的供職單位和部門，或同時(shí)承擔(dān)著不同的社會職務(wù)，則應(yīng)分別印制不同的名片，并根據(jù)交往對象、交際內(nèi)容的不同分發(fā)不同的名片。
二是本人稱呼。它應(yīng)由本人姓名、行政職務(wù)、技術(shù)職務(wù)、學(xué)術(shù)頭銜等幾個(gè)部分所構(gòu)成。但后面兩項(xiàng)內(nèi)容，尤其學(xué)術(shù)頭銜往往可有可無。名片上所列的行政職務(wù)一般不宜多于兩個(gè)，且應(yīng)與同一名片上的具體歸屬相對應(yīng)。
三是聯(lián)絡(luò)方式。它通常由單位地址、郵政編碼、辦公電話等內(nèi)容構(gòu)成，家庭住址、住宅電話、手機(jī)號碼則不宜列出。至于傳真號碼、尋呼號碼、互聯(lián)網(wǎng)址等內(nèi)容則應(yīng)根據(jù)具體情況決定是否印于其上。單位的聯(lián)絡(luò)方式同樣應(yīng)與同一名片上所列的具體歸屬相對應(yīng)。
上述三項(xiàng)內(nèi)容既要完整無缺，又應(yīng)排列美觀。通常，具體歸屬與聯(lián)絡(luò)方式應(yīng)以大小相似的小號字體分別印于名片的左上角與右下角；本人姓名應(yīng)以大號字體印于名片正中央；職務(wù)頭銜則應(yīng)以較小字體印于姓名的右側(cè)。
（四）集體名片
集體名片，實(shí)際是公務(wù)名片的一個(gè)變種，它通常是指某一政府部門，尤其是那些對外交往較為頻繁的政府部門，其主要成員集體對外使用的名片。
集體名片在基本內(nèi)容構(gòu)成上與其他公務(wù)名片沒有任何區(qū)別，其特殊之處在于在名片上列出某一集體的每一位主要成員的具體稱呼，并按職務(wù)高低自上而下依次排列。
使用集體名片不僅可以節(jié)省費(fèi)用，而且還有助于維護(hù)和宣傳集體。
二、名片的制作
名片的制作是有一定之規(guī)的。名片制作得是否規(guī)范，往往會影響交往對象對自己的看法，進(jìn)而影響雙方的進(jìn)一步交流與合作。一張粗制濫造的名片顯然不會讓人對名片主人產(chǎn)生什么好感和接近之意。基層公務(wù)員在訂制名片時(shí)應(yīng)當(dāng)對下述問題予以關(guān)注。
（一）規(guī)格材料
各國名片的規(guī)格是不盡相同的。目前我國通行的名片規(guī)格為9cm×5.5cm，而在國際上較為流行的名片規(guī)格則為10cm×6cm。在一般情況下，基層公務(wù)員應(yīng)以前一種標(biāo)準(zhǔn)訂制名片。如果參與的公務(wù)活動多為涉外性質(zhì)，則可采用后一種規(guī)格。夫婦名片和集體名片可在原有基礎(chǔ)上再擴(kuò)大一些。若無特殊原因，不必制作過大或過小的名片，更無必要將名片作成折疊式或書本式。
名片通常應(yīng)以耐折、耐磨、美觀、大方、便宜的紙張作為首選材料，如白卡紙、再生紙等。選用布料、塑料、真皮、化纖、木材、鋼材甚至黃金、白金、白銀等材料制作名片是毫無必要的.。將紙質(zhì)名片燙金、鍍邊、壓花、過塑、薰香，也是不合適的。
（二）色彩圖案
基層公務(wù)員所訂制的名片宜選用單一色彩的紙張，并且以米白、米黃、淺藍(lán)、淺灰等莊重樸實(shí)的色彩為佳。切勿選用過多過雜的色彩，讓人眼花繚亂，妨礙信息的接收。也不宜采用紅色、紫色、綠色、黑色、金色、銀色的紙張制作名片。
一般而言，名片上除了文字符號外不宜添加任何沒有實(shí)際效用的圖案。如果本單位有象征性的標(biāo)志圖案，則可將其印于歸屬一項(xiàng)的前面，但不可過大或過于突兀。將照片、漫畫、花卉等內(nèi)容印在名片上，則會給人以華而不實(shí)之感，有損公務(wù)員的質(zhì)樸形象。
（三）文字版式
基層公務(wù)員所使用的名片，在正常情況下應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的漢字簡化字，如無特殊原因，不得使用繁體字。從事民族工作或涉外工作的基層公務(wù)員則可酌情使用少數(shù)民族文字或外語。漢字與少數(shù)民族文字或外語同時(shí)印刷時(shí)，應(yīng)將漢字印于一面，而將少數(shù)民族文字或某種外文印于另一面。不要在同一面上混合使用不同文字，一張名片上不宜使用兩種以上文字。
以漢字印制名片時(shí)，一般采用楷體或仿宋體，盡量不要采用行書、草書、篆書等不易認(rèn)的字體；以外文（主要采用英文）印制名片時(shí)，一般采用黑體字，在涉外交往中使用的名片亦可采用羅馬體，但很少用草體。
不論采用何種字體，文字印刷都要清晰易識，不可模糊難辨，不宜自行手寫名片，不能在印刷的名片上以筆增減、修改內(nèi)容。
名片上文字的排列版式大體有兩種。一是橫式，即文字排列的行序?yàn)樽陨隙拢中驗(yàn)樽宰蠖遥欢秦Q式，即文字排列的行序?yàn)樽杂叶螅中驗(yàn)樽陨隙隆Ｒ话愣裕捎煤喕瘽h字的名片宜用橫式。
同一枚名片上，既可以兩面均印有文字不同而本意相似的內(nèi)容，也可以空出一面，而只在一面印有內(nèi)容。沒有必要在名片的一面印上名言警句。兩面的內(nèi)容相同時(shí)，不可使其一為橫式，一為豎式。
（四）印法、費(fèi)用
基層公務(wù)員所使用的名片最好不要隨意自行制作，也不要采用復(fù)印、影印、油印等方式制作。
基層公務(wù)員使用名片意在便于開展工作，而不是為了炫耀。因此在制作名片時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能地降低其制作成本。值得注意的是，基層公務(wù)員不得假公濟(jì)私，利用公款為本人或者親朋好友制作私用名片。
三、名片的用途
在現(xiàn)實(shí)生活中，名片是一種不可或缺的交往工具。對基層公務(wù)員而言，名片的基本用途共有如下幾種。
(一)常規(guī)用途
1.介紹自己。初次與交往對象見面時(shí)，除了必要的口頭自我介紹外，還可以名片作為輔助的介紹工具。這樣不僅能向?qū)Ψ矫鞔_身份，而且還可以節(jié)省時(shí)間，強(qiáng)化效果。
2.結(jié)交他人。在人際交往中，基層公務(wù)員如欲結(jié)識某人，往往可以本人名片表示結(jié)交之意。因?yàn)橹鬟\(yùn)遞交名片給初識之人，既意味著信任友好，又暗含“可以交個(gè)朋友嗎？”之意。在這種情況下，對方一般會“禮尚往來”，將其名片也遞過來，從而完成雙方結(jié)識的交往的第一步。
3.保持聯(lián)系。大多名片都有一定的聯(lián)絡(luò)方式印在其上。利用他人在名片上提供的聯(lián)絡(luò)方式，即可與對方取得并保持聯(lián)系，促進(jìn)交往。
4.通報(bào)變更。基層公務(wù)員如果變換了單位、調(diào)整了職務(wù)、改動了電話號碼或者喬遷至新居后，都會重新制作自己的名片。向慣常的交往對象遞交新名片，就能把本人的最新情況通報(bào)對方，以一種更簡單的方式避免聯(lián)系上的失誤。
(二)特殊用途
在社交場合，尤其是國際社交場合，人們往往以名片代替一封簡潔的信函使用。此即名片的特殊用途。具體做法是：在社交名片的左下角寫上一行字或一句短語，然后進(jìn)入信封寄交他人。如果是本人親自遞交或托人帶給他人，要用鉛筆書寫；如果采用郵寄方式，則應(yīng)用鋼筆書寫。書寫時(shí)多采用法文縮略語，較常見的法文縮略語及其對應(yīng)含義如下：
n.b. 意為“注意”；
p.c. 意為“謹(jǐn)唁”，憑吊、追悼時(shí)用；
p.f. 意為“祝賀”，慶祝節(jié)日時(shí)用；
p.m. 意為“備忘”，提請對方注意某事時(shí)使用；
p.r. 意為“謹(jǐn)謝”，接受禮物、款待、祝詞之后，或者收到別人慶祝、吊唁之類名片后使用；
p.p. 意為“介紹”，向?qū)Ψ浇榻B某人時(shí)用；
p.p.c. 意為“辭行”，調(diào)離、離任時(shí)，向同事告別時(shí)使用；
p.p.n. 意為“慰問”，問候病人時(shí)用；
p.f.n.a. 意為“新年愉快”。
名片代替信函使用時(shí)，往往有不同的使用方法和注意事項(xiàng)，以下舉例說明。
1.充當(dāng)禮單。以私人身份向他人饋送禮品時(shí)，可將本人的社交名片充當(dāng)禮單，置于禮品包裝之內(nèi)。但最好是將其裝在一個(gè)與名片大小相當(dāng)?shù)男欧饫铮欧馍蠈懯斩Y者姓名，信封可以不封口。名片上可根據(jù)實(shí)際情況簡單留言。
2.介紹相識。基層公務(wù)員如欲向自己相識之人介紹某人，亦可使用名片。具體做法是：在自己名片的左下角寫上“p.p.”，然后在后面附上被介紹人的名片，并由被介紹人交給對方，或直接郵寄給對方。在把名片交給被介紹人之后，基層公務(wù)員應(yīng)當(dāng)先用電話告訴對方：有人將拿著自己的名片去見對方，否則就會使對方有點(diǎn)摸不著頭腦，而被介紹者也會因?yàn)閷Ψ經(jīng)]接到任何通知而感到尷尬。
3.簡短留言。基層公務(wù)員如拜訪某人不遇，或需要向某人傳達(dá)某事而對方不在時(shí)，可留下自己的名片，并在名片上簡單寫上具體事由，然后委托他人轉(zhuǎn)變。
4.拜會他人。基層公務(wù)員在初次前往他人工作單位或私人居所進(jìn)行正式拜訪時(shí)，可先把本人名片交于對方的門衛(wèi)、秘書或家人，然后由其轉(zhuǎn)交給拜訪之人，意即“我是×××，我可以拜訪您嗎？”，對方確認(rèn)了拜訪者的實(shí)際身份后，再決定雙方是否見面。
四、名片的交換
名片的交換是名片禮儀中的核心內(nèi)容。基層公務(wù)員如何交換名片，往往是其個(gè)人修養(yǎng)的一種反映，也是對交往對象尊重與否的直接體現(xiàn)。因此交換名片務(wù)必要遵守一定之規(guī)。
(一)攜帶名片
基層公務(wù)員參加正式的交際活動之前，都應(yīng)隨身攜帶自己的名片，以備交往之用。名片的攜帶應(yīng)注意以下三點(diǎn)。
一是足量適用。基層公務(wù)員攜帶的名片一定要數(shù)量充足，確保夠用。所帶名片要分門別類，根據(jù)不同交往對象使用不同名片。
二是完好無損。名片要保持干凈整潔，切不可出現(xiàn)折皺、破爛、骯臟、污損、涂改的情況。
三是放置到位。名片應(yīng)統(tǒng)一置于名片夾、公文包或上衣口袋之內(nèi)，在辦公室時(shí)還可放于名片架或辦公桌內(nèi)。切不可隨便放在錢包、褲袋之內(nèi)。放置名片的位置要固定，以免需要名片時(shí)東找西尋，顯得毫無準(zhǔn)備。
(二)遞交名片
基層公務(wù)員在遞交名片時(shí)，要注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：
一是觀察意愿。除非自己想主動與人結(jié)識，否則名片務(wù)必要在交往雙方均有結(jié)識對方并欲建立聯(lián)系的意愿的前提下發(fā)送。這種愿望往往會通過“辛?xí)薄ⅰ罢J(rèn)識你很高興”等一類謙語以及表情、體姿等非語言符號體現(xiàn)出來。如果雙方或一方并沒有這種愿望，則無須發(fā)送名片，否則會有故意炫耀、強(qiáng)加于人之嫌。
二是把握時(shí)機(jī)。發(fā)送名片要掌握適宜時(shí)機(jī)，只有在確有必要時(shí)發(fā)送名片，才會令名片發(fā)揮功效。發(fā)送名片一般應(yīng)選擇初識之際或分別之時(shí)，不宜過早或過遲。不要在用餐、戲劇、跳舞之時(shí)發(fā)送名片，也不要在大庭廣眾之下向多位陌生人發(fā)送名片。
三是講究順序。雙方交換名片時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先由位低者向位高者發(fā)送名片，再由后者回復(fù)前者。但在多人之間遞交名片時(shí)，不宜以職務(wù)高低決定發(fā)送順序，切勿跳躍式進(jìn)行發(fā)送，甚至遺漏其中某些人。最佳方法是由近而遠(yuǎn)、按順時(shí)針或逆時(shí)針方向依次發(fā)送。
四是先打招呼。遞上名片前，應(yīng)當(dāng)先向接受名片者打個(gè)招呼，令對方有所準(zhǔn)備。既可先作一下自我介紹，也可以說聲“對不起，請稍候”、“可否交換一下名片”之類的提示語。
五是表現(xiàn)謙恭。對于遞交名片這一過程，應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)得鄭重其事。要起身站立主動走向?qū)Ψ剑婧⑿Γ象w前傾15度左右，以雙手或右手持握名片，舉至胸前，并將名片正面面對對方，同時(shí)說聲：“請多多指教”，歡迎前來拜訪“等禮節(jié)性用語。切勿以左手持握名片。遞交名片的整個(gè)過程應(yīng)當(dāng)謙遜有禮，鄭重大方。
(三)接受名片
接受他人名片時(shí)，主要應(yīng)當(dāng)作好以下幾點(diǎn)：
一是態(tài)度謙和。基層公務(wù)員接受他人名片時(shí)，不論有多忙，都要暫停手中一切事情，并起身站立相迎，面含微笑，雙手接過名片。至少也要用右手，而不得使用左手。
二是認(rèn)真閱讀。接過名片后，先向?qū)Ψ街轮x，然后至少要用一分鐘時(shí)間將其從頭至尾默讀一遍，遇有顯示對方榮耀的職務(wù)、頭銜不妨輕讀出聲，以示尊重和敬佩。若對方名片上的內(nèi)容有所不明，可當(dāng)場請教對方。
三是精心存放。接到他人名片后，切勿將其隨意亂丟亂放、亂揉亂折，而應(yīng)將其謹(jǐn)慎地置于名片夾、公文包、辦公桌或上衣口袋之內(nèi)，且應(yīng)與本人名片區(qū)別放置。
四是有來有往。接受了他人的名片后，一般應(yīng)當(dāng)即刻回給對方一枚自己的名片。沒有名片，名片用完了或者忘了帶名片時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ阶鞒龊侠斫忉尣⒅乱郧敢猓心翢o反應(yīng)。
(四)索要名片
依照慣例，基層公務(wù)員最好不要直接開口向他人索要名片。但若想主動結(jié)識對方或者有其他原因有必要索取對方名片時(shí)，可相機(jī)采取下列辦法：
一是互換法。即以名片換名片。在主動遞上自己的名片后，對方按常理會回給自己一枚他的名片。如果擔(dān)心對方不回送，可在遞上名片時(shí)明言此意：”能否有幸與您交換一下名片？“
二是暗示法。即用含蓄的語言暗示對方。例如，向尊長索要名片時(shí)可說：“請問今后如何向您請教？”向平輩或晚輩表達(dá)此意時(shí)可說：“請問今后怎樣與您聯(lián)絡(luò)？”
面對他人的索取，基層公務(wù)員不應(yīng)直接加以拒絕。如確有必要這么做，則需注意分寸。最好向?qū)Ψ奖硎咀约旱拿瑒傆猛辏蛘f自己忘了帶名片。但若自己手里正拿著名片或剛與他人交換過名片，顯然不說為妙。
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