淺談商務(wù)交接需注意的禮儀
導(dǎo)讀：商務(wù)交接需注意的禮儀商務(wù)活動(dòng)中，如果合作成功，是值得慶幸與慶賀的事。在激烈的環(huán)境，商務(wù)伙伴之間的合作是來(lái)……
商務(wù)交接需注意的禮儀
商務(wù)活動(dòng)中，如果合作成功，是值得慶幸與慶賀的事。在激烈的環(huán)境，商務(wù)伙伴之間的合作是來(lái)之不易，因此，備受各方的高度重視。所以舉行熱烈而隆重的交接儀式，是在商務(wù)活動(dòng)中通常用的以慶賀商務(wù)伙伴之間合作成功的一種常見(jiàn)的商務(wù)活動(dòng)形式。
商務(wù)交接儀式，一般是指施工單位按合同將已經(jīng)建設(shè)完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備，例如廠房、賓館、機(jī)場(chǎng)、碼口、或飛機(jī)、火車、機(jī)械，等等，經(jīng)驗(yàn)收合格后正式移交給使用單位使用的時(shí)候，所專門(mén)舉行的慶祝典禮活動(dòng)。
舉行交接儀式的意義在于，交接既是商務(wù)伙伴們對(duì)于進(jìn)行過(guò)的成功合作的慶賀，是對(duì)給予過(guò)自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會(huì)各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時(shí)機(jī)，為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動(dòng)。
交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時(shí)所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常，它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面的主要內(nèi)容。以下，就分別對(duì)其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式，主要要關(guān)注下列三件事：即來(lái)賓的邀約、現(xiàn)場(chǎng)的布置、物品的預(yù)備等等。
來(lái)賓的邀請(qǐng)，一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來(lái)賓名單時(shí)，施工、安裝單位亦應(yīng)主動(dòng)征求自己的合作伙伴——接收單位的意見(jiàn)。接收單位對(duì)于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過(guò)于挑剔，不過(guò)可以對(duì)此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少，難免會(huì)使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時(shí)，必須兼顧場(chǎng)地條件與接待能力，切忌貪多勿得。
從原則上來(lái)講，交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員、上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)人員，當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員，行業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的有關(guān)人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外，對(duì)于其他所有的人員，均應(yīng)提前送達(dá)或寄達(dá)正式的書(shū)面邀請(qǐng)，以示對(duì)對(duì)方的尊重之意。
邀請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)卣�、行業(yè)組織的有關(guān)人員時(shí)，雖不必勉強(qiáng)對(duì)方，但卻必須努力爭(zhēng)取，并表現(xiàn)得心誠(chéng)意切。因?yàn)槔门e行交接儀式這一良機(jī)，使施工、安裝單位、接收單位，與上級(jí)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)卣�、行業(yè)組織進(jìn)行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績(jī)，而且也有肋于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)相互理解和相互溝通。
若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時(shí)，東道主既要爭(zhēng)取多邀請(qǐng)新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對(duì)于不邀而致的新聞界人士，亦應(yīng)盡量來(lái)者不拒。至于邀請(qǐng)海外的媒體人員參加交接儀式的問(wèn)題，則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)律，事先履行必要的報(bào)批手續(xù)。
舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)，亦稱交接儀式的會(huì)場(chǎng)。在對(duì)其進(jìn)行選擇時(shí)，通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容，以及是否要求對(duì)其進(jìn)行保密等幾個(gè)方面的因素而定。
根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)。有時(shí)，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會(huì)議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場(chǎng)所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)舉行，最大的長(zhǎng)處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對(duì)被交付使用的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來(lái)賓進(jìn)行參觀，則更為方便可行。不過(guò)，若是在現(xiàn)場(chǎng)舉行交接儀式，往往進(jìn)行準(zhǔn)備的工作量較大。在此百?gòu)U待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對(duì)方的首肯，事后還需取得對(duì)方的配合。
將交接儀式安排在東道主單位本部的會(huì)議廳舉行，可免除大量的接待工作，會(huì)場(chǎng)的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備不宜為外人參觀，或者暫時(shí)不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會(huì)議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財(cái)力、物力，全體來(lái)賓對(duì)于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。
如果將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)條件欠佳，或是出于東道主單位的本部不在當(dāng)?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因，經(jīng)施工、安裝單位提議，并經(jīng)接收單位同意之后，交接儀式亦可在其他場(chǎng)所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來(lái)舉行交接儀式。在其他場(chǎng)所舉行交接儀式，盡管開(kāi)支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。
在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應(yīng)由東道主一方提前進(jìn)行準(zhǔn)備。首先，必不可少的，是作為交接象征之物的有關(guān)物品。它們主要有：驗(yàn)收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗(yàn)收文件，此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細(xì)表。鑰匙，則是指用來(lái)開(kāi)啟被交接的建筑物或機(jī)械設(shè)備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象征性意味，故預(yù)備一把即可。
除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，并應(yīng)為來(lái)賓略備一份薄禮。
在交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)，可臨時(shí)搭建一處主席臺(tái)。必要時(shí)，應(yīng)在其上鋪設(shè)一塊紅地毯。至少，也要預(yù)備足量的桌椅。在主席臺(tái)上方，應(yīng)懸掛一條紅色巨型橫幅，上書(shū)交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。
在舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)四周，尤其是在正門(mén)入口之處、干道兩側(cè)、交接物四周，可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環(huán)境。
若來(lái)賓所贈(zèng)送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來(lái)后到”、“
不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席臺(tái)正前方，或是分成兩行擺放在現(xiàn)場(chǎng)入口處門(mén)外的兩側(cè)。在此兩處同時(shí)擺放，也是可以的。不過(guò)，若是來(lái)賓所贈(zèng)的花籃甚少，則不必將其公開(kāi)陳列在外。
在交接儀式上用以贈(zèng)送給來(lái)賓的禮品，應(yīng)突出其紀(jì)念性、宣傳性。被交接的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的微縮模型，或以其為主角的畫(huà)冊(cè)、明信片、紀(jì)念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。
其次，要擬好交接儀式的程序。交接儀式的程序，具體批蝗是交接儀式進(jìn)行的各個(gè)步驟。不同內(nèi)容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時(shí)，必須注意兩個(gè)方面的重要問(wèn)題。其一，必須在大的'方面參照慣例執(zhí)行，盡量不要標(biāo)新立異，另搞一套。其二，必須實(shí)事求是、量力而行，在具體的細(xì)節(jié)方面不必事事貪大求全。從總體上來(lái)講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項(xiàng)基本程序：
第一項(xiàng)，主持人宣布交接儀式正式開(kāi)始。此刻，全體與會(huì)者應(yīng)當(dāng)進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的鼓掌，以熱烈的掌聲來(lái)表達(dá)對(duì)于東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應(yīng)邀請(qǐng)有關(guān)各方人士在主席臺(tái)上就座，并以適當(dāng)?shù)姆绞桨凳救w人員保持安靜。
第二項(xiàng)，奏國(guó)歌。并演奏東道主單位的標(biāo)志性歌曲。此前，全體與會(huì)者必須肅立。該項(xiàng)程序，有時(shí)亦可略去。不過(guò)若能安排這一程序，往往會(huì)使交接儀式顯得更為莊嚴(yán)而隆重。
第三項(xiàng)，由施工、安裝單位與接收單位正式進(jìn)行有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的交接。具體的作法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關(guān)工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的驗(yàn)收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時(shí)，雙方應(yīng)面帶微笑，雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后，還應(yīng)熱烈握手。至此，標(biāo)志著有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項(xiàng)程序進(jìn)行的過(guò)程之中，可在現(xiàn)場(chǎng)演奏或播放節(jié)奏歡快的喜慶性歌曲。
在有些情況下，為了進(jìn)一步營(yíng)造出一種熱烈而隆重的氣氛，這一程序亦可由上級(jí)主管部門(mén)或地方政府的負(fù)責(zé)人為有關(guān)的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備的啟用而剪彩所取代。
第四項(xiàng)，各方代表發(fā)言。按慣例，在交接儀式上，須由有關(guān)各方的代表進(jìn)行發(fā)言。他們依次應(yīng)為：施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來(lái)賓的代表，等等。這些發(fā)言，一般均為禮節(jié)性的，并以喜氣洋洋為主要特征。它們通常宜短忌長(zhǎng)，只需要點(diǎn)到為止的寥寥數(shù)語(yǔ)即可。原則上來(lái)講，每個(gè)人的此類發(fā)言應(yīng)以三分鐘為限。
第五項(xiàng)，宣告交接儀式正式結(jié)束。隨后安排全體來(lái)賓進(jìn)行參觀或觀看文娛表演。此時(shí)此刻，全體與會(huì)者應(yīng)再次進(jìn)行較長(zhǎng)時(shí)間的熱烈鼓掌。
按照儀式禮儀的總體要求，交接儀式同其他儀式一樣，在所耗費(fèi)的時(shí)間上也是貴短不貴長(zhǎng)的。在正常情況下，每一次交接儀式從頭至尾所用的時(shí)間，大體上不應(yīng)當(dāng)超過(guò)一個(gè)小時(shí)。為了作到這一點(diǎn)，就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。正因?yàn)槿绱�，一些原本�?yīng)當(dāng)列入正式程序的內(nèi)容，例如進(jìn)行參觀、觀看文娛表演等等，均被視為正式儀式結(jié)束之后所進(jìn)行的輔助性活動(dòng)而另行安排。
如果方便的話，正式儀式一旦結(jié)束，東道主與接收單位即應(yīng)邀請(qǐng)各方來(lái)賓一道參觀有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備。東道主一方應(yīng)為此專門(mén)安排好富有經(jīng)驗(yàn)的陪同、解說(shuō)人員，使各方來(lái)賓通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)參觀，可以進(jìn)一步地深化對(duì)有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的認(rèn)識(shí)。
若是出于某種主觀原因，不便邀請(qǐng)來(lái)賓進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)參觀，也可以通過(guò)組織其參觀有關(guān)的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式，來(lái)適當(dāng)?shù)貪M足來(lái)賓的好奇之心。不論是布置圖片展覽，還是印制宣傳資料，在不泄密的前提條件下，均應(yīng)盡可能地使之內(nèi)容翔實(shí)，資料充足，圖文并茂。通常，它們應(yīng)當(dāng)包括有關(guān)工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的建設(shè)背景，主要功能，具體規(guī)格，基本數(shù)據(jù)，開(kāi)工與竣工的日期，施工、安裝、設(shè)計(jì)、接收的單位的概況，與國(guó)內(nèi)外同類項(xiàng)目、設(shè)備的比較，等等。為使之更具說(shuō)服力，不妨多采用一些準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行討論，說(shuō)明。
在儀式結(jié)束后，若不安排參觀活動(dòng)，還可為來(lái)賓安排一場(chǎng)綜藝類的文娛表演，以助雅興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請(qǐng)專業(yè)人士。表演的主要內(nèi)容，則應(yīng)為輕松、歡快、娛樂(lè)性強(qiáng)的節(jié)目。
需要說(shuō)明的是，有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的交接，自然是與其完工驗(yàn)收相互銜接的。對(duì)于交付接收單位驗(yàn)收的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備，施工安裝單位理當(dāng)精心設(shè)計(jì)、精心施工、精心安裝、保質(zhì)保量地如期完成任務(wù)。而接收單位也應(yīng)當(dāng)公事公辦，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，切不可為圖一己之私利而手下留情，至使后患無(wú)窮。由于驗(yàn)收工作極其嚴(yán)肅復(fù)雜，而且頗耗時(shí)日，所以不應(yīng)為了趕時(shí)間、走過(guò)場(chǎng)、湊內(nèi)容，而將其列為交接儀式上的一項(xiàng)正式程序。
換而言之，驗(yàn)收工作與交接儀式由于性質(zhì)不同，故應(yīng)有所區(qū)分，分別而論。正式的驗(yàn)收工作應(yīng)當(dāng)安排在交接儀式舉行之前進(jìn)行，而交接儀式則必須安排在驗(yàn)收工作全部過(guò)錯(cuò)成之后舉行。這主要是因?yàn)椋唤觾x式一旦舉行之后，有關(guān)的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備既被正式交付給接收單位。此后它們倘若出現(xiàn)了質(zhì)量問(wèn)題，當(dāng)然就不如在驗(yàn)收過(guò)程之中解決起來(lái)那么容易。
最后，要留意在交接儀式上表現(xiàn)得體。在參加交接儀式時(shí)，不論是東道主一方還是來(lái)賓一方，都存在一個(gè)表現(xiàn)是否得體的問(wèn)題。假如有人在儀式上表現(xiàn)失當(dāng)，往往就會(huì)使之黯然失色。有時(shí)，甚至還會(huì)因此而影響到有關(guān)各方的相互關(guān)系。
對(duì)東道主一方而言，需要注意的主要問(wèn)題有：
一是要注意儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應(yīng)當(dāng)是“精兵強(qiáng)將”、“有功之臣”，而且應(yīng)當(dāng)使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規(guī)范、服飾得體、舉止有方。
二是要注意保持風(fēng)度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發(fā)言者鼓掌時(shí)，不允許厚此薄彼。當(dāng)來(lái)賓為自己道喜時(shí)，喜形于色無(wú)可厚非，但切勿囂張放肆、得意忘形。
三是要注意待人友好。不管自己是否專門(mén)負(fù)責(zé)接待、陪同或解說(shuō)工作，東道主一方的全體人員都應(yīng)當(dāng)自覺(jué)地樹(shù)立起主人翁意識(shí)。一旦來(lái)賓提出問(wèn)題或需要幫助時(shí)，都要鼎力相助。不允許一問(wèn)三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語(yǔ)、大說(shuō)風(fēng)涼話。即使自己力不能及，也要向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因，并且及時(shí)向有關(guān)方面進(jìn)行反映。
對(duì)于來(lái)賓一方而言，在應(yīng)邀出席交接儀式時(shí)，主要應(yīng)當(dāng)重視如下四個(gè)方面的問(wèn)題：
其一，應(yīng)當(dāng)致以祝賀。接
到正式邀請(qǐng)后，被邀請(qǐng)者即應(yīng)盡早以單位或個(gè)人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時(shí)，被邀請(qǐng)者在出席交接儀式時(shí)，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請(qǐng)者在參加儀式時(shí)，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負(fù)責(zé)人一一握手，再次口頭道賀。
其二，應(yīng)當(dāng)略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈(zèng)送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。時(shí)下，以贈(zèng)送花籃最為流行。它一般需要在花店訂制，用各色鮮花插裝而成，并且應(yīng)在其兩側(cè)懸掛特制的紅色緞帶，右書(shū)“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書(shū)本單位的畫(huà)龍點(diǎn)睛式全稱。它可由花店代為先其送達(dá)，亦可由來(lái)賓在抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)面交主人。
其三，應(yīng)當(dāng)預(yù)備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切，則還須提前預(yù)備一份書(shū)面賀詞，供被邀請(qǐng)代表來(lái)賓發(fā)言時(shí)之用。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
其四，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)點(diǎn)到場(chǎng)。若無(wú)特殊原因，接到邀請(qǐng)后，務(wù)必牢記在心，屆時(shí)正點(diǎn)抵達(dá)。為主人捧場(chǎng)。若不能出席，則應(yīng)盡早通知東道主，以防在儀式舉行時(shí)來(lái)賓甚少，使主人因“門(mén)前冷落鞍馬稀”而難堪。
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