秘書的服務禮儀規范

時間：2021-06-10 12:42:17 禮儀常識我要投稿

秘書的服務禮儀規范

　　隨著經濟社會的發展和對外交往的增多，禮儀問題越來越受到黨政機關、企事業單位等各類社會組織的重視。秘書的禮儀修養水平，能使其行為舉止留給人們美好的印象，有助于人們獲得交往活動的成功。因此，對于直接為領導者服務、代表著單位和組織形象的秘書人員來說，增強禮儀觀念、提高禮儀素養顯得尤為重要。

秘書的服務禮儀規范

　　秘書服務禮儀案例討論

　　某大型保健品企業是在一個只有一百多人的鄉鎮企業的基礎上建起來的,經過十幾年的發展,目前在全國保健品市場上已占有很大的份額,在全國各地有一百多個營銷窗口,配備了一萬多名市場營銷人員,產品暢銷全國各大城市及東南亞國家和地區。

　　在一次公司向國外擴大銷售市場的談判中，公司與德方將就今后的合作達成協議，嚴肅的會議室里，談判開始進行。談判開始后,大家發現坐在李總一旁的薛秘書穿著非常休閑:一件胸前印有圖案的 T 恤衫,藍色的牛仔褲,白色的旅游鞋。

　　負責送茶水的助理秘書更是花枝招展,耳環閃閃發光,手鐲晃來晃去,高跟鞋叮叮作響。每當她進來送水,會談不得不停歇片刻。外國客人通過翻譯開了個玩笑:李總,最好讓這位漂亮小姐參加選美去。

　　秘書服飾禮儀要求

　　秘書人員的著裝既要體現實用性，也要體現裝飾性，體現個體自身的審美素質和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關活動的禮儀屬性結合起來，盡可能避免因自己著裝不當而使企業的聲譽蒙受損失。

　　1、服飾要以簡潔為美

　　簡潔是當今服飾發展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會讓人當做花瓶擺設看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。

　　2、揚長避短

　　秘書人員選擇服飾一定要注意揚長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協調的'服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現在各種社交場合。

　　3、體現個性

　　人們戲言鞋合不合適，只有腳知道，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產生不同的效果，這是因為不同的人性格氣質不同造成的。所以，穿什么衣服應根據個人的特點而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應，特別是和自己的性格、氣質、個性特征相吻合才是得體的。

　　秘書日常接待禮儀

　　接待來客是秘書最頻繁的日常事務之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態度如何, 直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關系著業務能否順利進行。所以,秘書應當盡量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節。

　　一、打招呼

　　當客人到來時,秘書應馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規范。秘書說話時聲音應舒緩,咬字吐音要清楚。表達要簡潔流暢。

　　二、招待

　　秘書日常接待的來客大致分事先約好的和沒有預約的兩種。對經過詢問、甄別,沒必要由領導人會見,或經請示后領導人無意會見的來客,秘書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,秘書要走在來客左前方一尺處,并隨時轉頭注意客人,引導方向。

　　1、座次

　　秘書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室后應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發優于單人沙發，沙發椅優于普通椅子，較高的座椅優于較低的座椅，距離門遠的為最佳的座位。

　　2、奉茶

　　上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說您請用茶

　　奉茶的順序：上茶應講究先后順序，一般應為：先客后主;先女后男;先長后幼。

　　奉茶的禁忌：盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續水的時機，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續水。

　　秘書電話禮儀

　　一、接聽電話前

　　1、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。

　　2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

　　3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

　　4、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　二、接聽電話

　　1、三聲之內接起電話;

　　2、主動問候，報部門介紹自己;

　　3、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

　　4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

　　5、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉給誰的。

　　6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時、Who何人、Where何地、What何事、Why為什么、HOW如何進行等。

　　三、打電話禮儀

　　1、確定合適的時間，當需要打電話時，首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話，應該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。

　　2、開頭很重要

　　無論是正式的電話業務還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤的確定打電話人的身份。

　　3、通話盡量簡單

　　在工作電話中一般一個電話最常三分鐘，超過三分鐘應該改成其他的交流方式。

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