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關(guān)于采購(gòu)合同的跟蹤流程
隨著人們法律意識(shí)的建立，越來(lái)越多事情需要用到合同，正常情況下，簽訂合同必須經(jīng)過(guò)規(guī)定的方式。相信大家又在為寫(xiě)合同犯愁了吧，以下是小編整理的關(guān)于采購(gòu)合同的跟蹤流程，歡迎大家分享。
流程：
1、跟蹤工藝文件
①對(duì)任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購(gòu)，訂單人員都應(yīng)對(duì)提供給供應(yīng)商的工藝文件進(jìn)行跟蹤。
②如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒(méi)有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商修改。
③要求供應(yīng)商及時(shí)代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)供貨，則要按照合同條款進(jìn)行賠償。
2、跟蹤供應(yīng)商的原材料
個(gè)別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”，必要時(shí)必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，特別是對(duì)一些信譽(yù)差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。
3、跟蹤加工過(guò)程
對(duì)于一次性/大開(kāi)支的項(xiàng)目采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、建筑采購(gòu)等，為了保證貨期、質(zhì)量、采購(gòu)人員需要對(duì)加工過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，甚至要參加其加工過(guò)程的監(jiān)理工作。
4、跟蹤總裝及測(cè)試
總裝及測(cè)試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購(gòu)人員有較好的專(zhuān)業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。
5、跟蹤包裝入庫(kù)
采購(gòu)人員可以通過(guò)電話(huà)方式了解物料的入庫(kù)信息。對(duì)重要物料，采購(gòu)人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察。
對(duì)一些緊急物料，采購(gòu)人員要進(jìn)行全力跟蹤；對(duì)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。
相關(guān)資料：
一、不規(guī)范現(xiàn)象的描述
由于管理不規(guī)范或不到位，采購(gòu)類(lèi)合同不規(guī)范現(xiàn)象主要包括：
（1）采購(gòu)商頻繁變化；
（2）同一類(lèi)型價(jià)格不統(tǒng)一；
（3）付款后未及時(shí)取得發(fā)票；
（4）沒(méi)有出入庫(kù)管理；
（5）財(cái)務(wù)介入晚或沒(méi)有介入。
二、采購(gòu)類(lèi)合同審核要點(diǎn)
在合同擬定過(guò)程中，往往是業(yè)務(wù)及法務(wù)在牽頭主導(dǎo)合同談判及條款的擬定。在基本定稿后，財(cái)務(wù)此時(shí)介入是可以的。當(dāng)財(cái)務(wù)拿到合同草稿后，需關(guān)注以下幾點(diǎn)：
一是簽約主體，包括對(duì)方簽約主體是否有資質(zhì)及實(shí)力履行合同，我方簽約主體的選擇，因?yàn)闀?huì)因?yàn)楣径ㄎ徊煌蜿P(guān)聯(lián)交易需要或稅務(wù)優(yōu)惠不同等原因，財(cái)務(wù)應(yīng)該在我方簽約主體的選擇方面要發(fā)揮主導(dǎo)作用；
二是看供應(yīng)商是否穩(wěn)定，尤其是在經(jīng)常性采購(gòu)的一般要求供應(yīng)商具有穩(wěn)定性，如果出現(xiàn)供應(yīng)商變更情況，要及時(shí)詢(xún)問(wèn)變更的原因；
三是看價(jià)格變化幅度。采購(gòu)價(jià)格受到很多因素影響，一旦業(yè)務(wù)部門(mén)提及市場(chǎng)變化因素導(dǎo)致價(jià)格變化，這是一個(gè)很好的說(shuō)辭而且也很難查證的。在此情況下，財(cái)務(wù)就應(yīng)該結(jié)合供應(yīng)商是否變化再看價(jià)格變化幅度是否存在異常狀況；
四是付款條件，是一次性付款還是分次付款；相應(yīng)的，供應(yīng)商供貨是否與付款條件相對(duì)應(yīng)；
五是發(fā)票的取得，是在付款前還是在付款后取得發(fā)票。對(duì)于付款后才取得發(fā)票的，一定要做好跟蹤。在實(shí)務(wù)中，看到太多付款后經(jīng)辦人沒(méi)有跟進(jìn)發(fā)票的取得，財(cái)務(wù)也沒(méi)有發(fā)揮提醒或督促的職能；
六是出入庫(kù)管理，在接收到產(chǎn)品后，財(cái)務(wù)一定要做好出入庫(kù)管理與跟蹤，包括數(shù)量是否與合同約定相符？存放地在哪里？是否有出入庫(kù)單據(jù)？是否有及時(shí)盤(pán)庫(kù)？盤(pán)庫(kù)的結(jié)果等等。
七是合同編號(hào)是否連續(xù)，尤其是采用自己規(guī)則進(jìn)行合同編號(hào)的，一旦出現(xiàn)跳號(hào)的，一定要詢(xún)問(wèn)原因并及時(shí)修改。
三、采購(gòu)類(lèi)合同的跟蹤分析
各類(lèi)采購(gòu)?fù)枪镜拇箜?xiàng)支出，管理好與壞直接影響到公司是否可以降低成本。這是財(cái)務(wù)的天然職責(zé)。因此，財(cái)務(wù)在合同審核后，要做好跟蹤分析。如何做好分析呢？就是圍繞上述第二點(diǎn)所列的七要素進(jìn)行對(duì)比分析，可以按照供應(yīng)商維度、產(chǎn)品維度、時(shí)間維度進(jìn)行網(wǎng)格狀分析，是可以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的。
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