檔案規(guī)章制度（通用8篇）
在現(xiàn)實社會中，很多場合都離不了制度，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編為大家收集的檔案規(guī)章制度（通用8篇），僅供參考，大家一起來看看吧。
檔案規(guī)章制度1
為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：
一、檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。
二、檔案的管理部門
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。
三、檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財會檔案。
4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。
5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來文件。
8、聲像檔案。
9、實物檔案。
10、其他檔案。
財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。
2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。
3、存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。
4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。
5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
7、歸檔時間：部門或責任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。
2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應(yīng)填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。
3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應(yīng)注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點：
�。�1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。
�。�2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。
（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
�。�4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
�。�5）借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。
�。�6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。
�。�7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。
2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。
3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。
4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時予以復制；對于已破損的檔案資料應(yīng)及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。
八、檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀。
檔案規(guī)章制度2
一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自存放。
二、檔案的收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關(guān)規(guī)定辦理，嚴禁擅自銷毀或出售檔案。
三、凡是調(diào)閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內(nèi)查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進行。
五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應(yīng)當在調(diào)閱者歸還檔案時進行必要的檢查，確保檔案完好無損。
六、本局全體工作人員必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛(wèi)生，存放檔案要井然有序，排列有系統(tǒng)化，以便調(diào)閱。
八、檔案管理人員因工作調(diào)動，須按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
檔案規(guī)章制度3
為了加強和規(guī)范會計檔案管理，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實際情況，特制定本制度。
第一條會計檔案的歸檔范圍。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、會計年度數(shù)據(jù)備份盤、會計核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
（一）會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
�。ǘ⿻嬞~簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
（三）財務(wù)報告類。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告，報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文說明。
�。ㄋ模┢渌�。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。
第二條會計檔案的整理。
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
（一）會計憑證
�。�1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
�。�2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
�。ǘ⿻嬞~簿：各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
�。�1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”樣，不填其它內(nèi)容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬殼，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：
a、會計賬簿裝訂封面；
b、賬簿啟用表；
c、賬戶目錄；
d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項頁；
e、會計賬簿裝訂封底。
�。�5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
�。�6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
�。�7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
�。�8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
（三）會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第三條會計檔案的歸檔保管。
�。ㄒ唬┊斈甑臅嫏n案在會計年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。
�。ǘ⿻嫏n案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
�。ㄈC構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
（四）磁性介質(zhì)會計資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會計年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復制，且應(yīng)標識清楚，雙份歸檔，異地存放。
第四條會計檔案的保管期限。
會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、xx年、15年、25年5類。詳見附表一。
第五條會計檔案的借閱。
�。ㄒ唬┙嫏n案清冊和借閱登記清冊。
�。ǘ┓残杞钑嫏n案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
（三）借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
�。ㄋ模┙栝啎嫏n案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導批準，需要復制會計檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導批準后方可復制。
第六條會計檔案的銷毀。
保管期滿的會計檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：
（一）會計檔案保管期滿，由檔案管理人員會同財務(wù)人員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
�。ǘ┚址止茴I(lǐng)導要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見、
�。ㄈ╀N毀會計檔案時，應(yīng)由同級檔案機構(gòu)、財政部門和審計部門派人員監(jiān)銷。
�。ㄋ模┍O(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)。
原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會計檔案，保管期限已滿也不得銷毀。
第八條會計檔案的移交。移交會計檔案，雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案時，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱，卷號、冊數(shù)，起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第九條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。
檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重（！）要資料實行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號順序依次排列，自左向右，自上而下地進行排列，環(huán)境保持通風透光。
第十條檔案管理人員做好會計檔案的保密工作，遵守保密制度。
檔案規(guī)章制度4
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準確，完整齊全，文清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽的，應(yīng)在蓋章簽后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。
第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。？
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費。
第十四條對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴密科學地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。
第五章檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條人事檔案應(yīng)通過機要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關(guān)部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學生分配單位有變化時應(yīng)及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報表（包括上報的考察材料），鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會、人代會、政協(xié)會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團組織建設(shè)中形成的入黨志愿書（1—2份系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料；加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復查結(jié)論、調(diào)查報告、批復及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生（學員）登記表、學習成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學位的材料，學歷證明書，學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的'思想品德評定表。
18、畢業(yè)學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
檔案規(guī)章制度5
一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。
二、不得向與工作無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。
三、凡借閱秘密級以上檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導及檔案館長批準，未經(jīng)批準不得借出、復制或摘抄。
四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。
五、密級檔案要經(jīng)常查對，失泄密時要及時上報局主管領(lǐng)導，并對責任者進行追究處量。
六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。
七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。
八、檔案管理人員應(yīng)熟知本局各類檔案的密級劃分，調(diào)密級檔案時，不少于兩名工作人員。
九、檔案在傳遞時應(yīng)以機密件通過機要通信轉(zhuǎn)出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。
檔案規(guī)章制度6
一、非本室工作人員，不得擅自進入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)批準同意，由本室人員陪同方可進入。
二、庫房內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，不準堆放與檔案無關(guān)的東西。
三、做好庫房內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案室衛(wèi)生整潔、安全。
四、案卷查閱完畢要及時歸還原處，出借案卷要經(jīng)過批準，并辦理好借閱登記手續(xù)。
五、對檔案室所藏檔案要進行經(jīng)常性檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。
六、檔案室鑰匙做到專人負責保管不準隨意給他人使用，若發(fā)現(xiàn)遺失應(yīng)予全部調(diào)換。
檔案規(guī)章制度7
檔案保管制度
一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實行科學管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學規(guī)范、查找方便。
三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負責。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后，方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標題，裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷毀制度
一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。
三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷毀。
四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕，降溫。
檔案規(guī)章制度8
1.目的作用
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導和工作實務(wù)指導。
2.2各部門所負責的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導下，其管理的主要職責為：
2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作。
2.3.4總結(jié)經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容
3.1計劃性文件資料
包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。
3.2批示性文件材料
包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術(shù)標準等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件
包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議
包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結(jié)性文件
包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。
3.6憑證性材料
包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7匯報性材料
包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等;公司領(lǐng)導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等.
3.8勞資人事資料
包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
3.9調(diào)研性資料
包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。
3.10聲像制品資料
包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料
包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料
包括上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結(jié)后，由財務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存;各類報表(應(yīng)收帳報表、銷售報表等)報相關(guān)領(lǐng)導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存。
4.1.3業(yè)務(wù)要貨計劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準確。
4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。
4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案得部門領(lǐng)導批準，方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀，酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應(yīng)仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。
5.5必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。
7.2經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
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