淺談秘書信息工作論文
在日常學習、工作和生活中，大家都嘗試過寫書信吧，書信是寫給具體收信人的私人通信。你知道書信要怎么寫才正確嗎？下面是小編為大家整理的淺談秘書信息工作論文，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
淺談秘書信息工作論文 篇1
摘要:信息社會中，秘書的信息工作顯得尤為重要，論文指出了秘書信息工作中存在的一些問題，只有提高秘書的信息素養，發揮個人主觀能動性，注重創新精神，才能夠勝任秘書的信息工作。
關鍵詞：秘書；信息工作；信息素養；創新
二十一世紀的秘書工作將是一個知識和信息高度密集的領域，秘書工作的信息化程度也越來越高。秘書信息工作包括收集，鑒別、儲存、處理、輸出、反饋等各個環節。作為一個秘書工作者，必須做到在信息工作領域內運籌帷幄，為決策者提供有效服務。
一秘書信息工作的重要性
秘書部門的信息工作，主要是指根據上級與主管部門的要求了解情況，掌握動態，發現問題，然后進行篩選處理，綜合分析，提供信息資料給領導參考。
（一）輔助領導科學決策，必須依靠信息
信息是領導進行決策的依據和必要條件，沒有信息，就沒有科學決策。進行預測和確定目標，必須將過去和現在的各種信息進行收集、加工、傳遞和利用；擬定各種可供選擇的決策方案，必須對收集到的各種信息進行歸納、推理、評價，也就是具體地利用信息；決策方案的選擇、實施、修正等等，其客觀依據依然是大量的信息。
（二）起草文件必須依靠信息
秘書人員撰擬公文，是在掌握各種信息的基礎上，根據領導意圖，經過分析、綜合，形成更系統、更準確的新的書面信息。秘書撰擬公文，就是運用信息為機關服務。
（三）信訪咨詢工作需要依靠信息
秘書在接待群眾來訪、處理群眾來信時，必須運用所掌握的政策精神、規章制度、領導意圖、實際情況等信息，經過分析、判斷，去回答來訪，回復來信，或者轉有關部門處理。
（四）做好日常管理工作必須依靠信息
秘書要辦好機關各項公務，不僅靠領導意圖、個人學識，還必須依靠各種信息作依據、作借鑒。信息多了，綜合判斷、處理事務的能力就強。秘書人員必須會運用各種信息，把相關部門聯系、協調起來，明確分工，消除矛盾，同步協作去完成共同的任務。
二秘書信息工作中存在的問題
秘書部門有著比其他部門更多的信息優勢，信息本身所具有的特點和秘書部門所具有的信息優勢，為秘書提供了資本和社會對這種資本的需求。
（一）開設新的信息通道，改變信息的流向
秘書工作者收集、處理信息，有著非常明確的目的性，也就是圍繞領導決策制定和貫徹執行服務。秘書信息的傳遞對象和范圍是具體的。然而社會對信息的需求的范圍很廣，社會上的信息需求者要想獲得信息，就有可能通過“尋租”的方式來獲取信息，有些秘書為謀取一己之私，不惜以身試法，開設新的信息通道，改變信息的流向，泄露信息。
（二）改變信息傳遞的時間
信息具有時效性，信息快速地從信息的來源傳遞到信息的歸宿地，這需要一個快速的過程。信息傳遞的工具和方式是影響信息傳遞時間的重要因素，而秘書操縱著信息傳遞工具和方式的選擇，可以隨間延長或縮短信息從信源到信宿的時間。
（三）設置信息傳遞的障礙
首先是擋駕和截留。為給領導創造一個好的工作環境，使領導能夠擺脫各種事務干擾，集中時間和精力思考和決定重大問題，秘書常常要對領導的來訪、電話和事務等進行擋駕和截留，但秘書也可以根據自己的需要利用它來堵塞信息通道，不讓對自己或自己有關的人不利的信息進入領導的視線。
其次是增加信息傳遞的環節。各個環節對同一信息進行不同角度的信息過濾、加工，使信息內容與本來面目發生變化，甚至面目全非。
再次是制造信息通道阻塞。選擇不當的信息傳遞通道，使過窄的信息通道不能快速傳遞超負荷的信息流量，使信息傳遞減速，從而使信息不能適時地到達信宿。
四、做好秘書信息工作具體措施
（一）從信息角度治理秘書
秘書一方面利用職務之便，培育著自己的信息優勢，另一方面又不斷地制造機會，使自己的信息優勢轉化為個人財富，滿足自己的私欲。而查處秘書也必須以信息為依據，具體說，應從三個方面進行反腐對策的思考：一是加快信息公開的步法，實施陽光行政，杜絕暗箱操作；二是加快信息工作程序化、標準化等制度建設，減少秘書信息工作的主觀化；三是開通信息工作本身的信息反饋的渠道，加強監督檢查，加大查處的機率和懲罰的力度。
（二）提高秘書信息素養
信息素養的培養教育已受到世界各國的高度重視，提高秘書人員的信息素養，關鍵也在于培養教育。
1.制定明確的培養目標
培養目標既是培養現代秘書信息素養的出發點，也是秘書人才信息素養的評價標準。它不僅能規范培訓的內容和方法，而且能引導培訓對象按照標準自覺地去努力和追求。有的秘書部門要求秘書必須“換筆”，學會用計算機進行文字處理等，這些要求對提高信息素養產生了極大推動作用。
2.創建良好的培養環境
領導者應充分認識信息工作和提高秘書人員信息素養的重大意義，帶頭學習信息知識，掌握必需的信息技能。倡導和支持秘書人員學習計算機技術，營造濃厚的提高信息素養氛圍。
信息素養培養離不開一定的軟硬件基本建設。各級領導應統籌規劃，為秘書人員信息素養培養提供必需的物資、器材和場地，逐步改善秘書部門辦公自動化水平。
良好的制度環境是秘書人員信息素養培訓的有效保證。從當前我國秘書隊伍培訓實踐來看，除了繼續搞好在職培訓、堅持自學制度外，還應建立和健網絡使用和管理制度和是信息設備更新制度。
3.突出信息技能的教育和訓練
從現實情況看，信息技能是制約秘書人員信息素養提高的一個關節點。信息技能其發展變化快、知識含量和技術含量比較高，學習掌握起來頗有難度，成為部分秘書人員“頭疼”的問題。因此，在提高秘書人員的信息素養過程中，應突出信息技術的教育和培訓。
4.發揮院校信息教育的職能和作用
院校有充分的信息教育資源，一是院校的圖書情報系統比較完整齊全；二是院校的信息網絡比較發達。因此，依托院校開展教育培訓，能夠使秘書人員在較短時間內比較系統地掌握常用的信息知識和基本技能。
（三）做好信息工作要注重創新精神
1.在思想認識上創新
首先，要把“三個代表”重要思想貫穿于信息工作的全過程，不僅在指導思想上要體現“三個代表”重要思想的要求，而且在信息工作思路，信息內容取向，信息網絡布局，信息活動方式等方面都要體現“三個代表”重要思想；其次，必須強化主體意識。各級領導都要切實加強對秘書信息工作的領導。要進一步健全和落實緊急信息報告責任制。第三、必須強化服務意識。秘書人員應該不斷充實信息內容，提高信息實效，使信息工作符合新時期的要求。
2.在信息內容取向上創新
首先，要多渠道關注熱點信息。各級秘書部門不僅要及時報送本職工作情況的信息，報送有關經濟和社會事業發展的信息，而且要注意報送事關群眾、事關全局的苗頭性、傾向性信息；其次，要剖析難點。要注意扣緊群眾反映強烈、黨委關注的各種矛盾和問題。不僅要善于發現問題和反映問題，而且要深入剖析原因，尤其是對決策實施中遇到的“腸梗阻”、不落實問題，要廣泛聽取各方面意見，從政策、體制、干部作風等方面查找原因，有針對性地提出對策建議。
在秘書的日常工作中，撰寫文稿，輔助決策，會議準備工作以及文書的處理等都與信息密切關聯。對信息的深刻理解，綜合處理以及合理利用就是秘書活動的基本職能，只有在信息領域不斷推陳出新，及時有效的掌握信息，才能在秘書工作中如魚得水，游刃有余。
參考文獻
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淺談秘書信息工作論文 篇2
摘 要：在信息化時代，高校院系秘書信息工作關系到整個學院信息化的建設。高校院系秘書要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,將信息技術運用到實際工作中,才能更好的為學院服務。
關鍵詞：院系秘書 信息工作 提高效率
隨著科技的不斷發展,社會的不斷進步,信息化速度的加快，社會信息化程度越來越高,已經滲透到社會生活各個領域,并發揮著重要的作用。這也推進了高職教育信息化的建設,促進了“數字化校園”的發展。信息工作也成為新時期高校院系秘書的日常工作,為院系秘書工作提出了新的要求。
一、高校院系秘書信息工作的意義
高校院系秘書工作在學院的發展建設中起著重要的作用，它在宣傳貫徹學校工作精神、保證日常工作的正常運轉、各部門之間的協調合作、學院與師生的聯系等工作中都是不可或缺的。其工作任務繁重，頭緒眾多，這不但使院系秘書身心疲憊、工作效率低下，而且嚴重影響學院日常教學工作的正常運轉，有時候甚至會對整個學院的工作帶來不利影響。因此，將信息服務運用到日常管理工作中，不斷提高信息科學知識和網絡技術，實現辦公自動化、現代化才能跟上時代的步伐,才能提高工作效率,更好的為院系服務。高效的、合理的、科學的信息工作是新時期高校院系秘書重要工作之一。
1、方便快捷、提高了工作效率
信息工作以其系統全面、快速便捷、高效準確等優勢，提高了院系秘書的工作效率,優化了服務質量,營造了和諧融洽的工作氛圍，有利于和諧校園工作的開展。信息服務可以更為合理利用現有人力資源，提高服務質量。
2、減少重復、有利于資源共享
信息工作在高校秘書工作中起著橋梁和紐帶的作用,它能迅速將學校各種信息及時有效地傳達給教師和學生，也能將教師和學生的信息及時的匯總給學院相關的部門。利用網絡等手段可以減少信息文件的重復,又可以使多個部門共享一個信息資源,提高信息資源的利用率。信息技術的應用有力地推動了信息資源的共享,開辟了高校秘書工作現代化的新途徑。
3、及時準確、實現科學化管理
信息工作是高校秘書協助領導科學化管理的需要。在高校的改革發展建設中,對教學、科研、師資隊伍建設等制度的制定和相關資料的匯總,都離不開秘書的信息工作。管理的科學性和正確性依靠院系秘書們利用各種信息手段及時、準確、全面地收集各類信息,并經過分析、整理后提供給領導,作為指導工作、進行科學決策的依據。信息技術的提高加快了收集信息和加工信息的過程,提供了更加及時準確的文件資料,是新時期高校院系秘書輔助領導決策的一項重要工作。
二、高校院系秘書信息工作面臨新的挑戰
高校信息工作不僅給秘書們帶來了方便與快捷的工作效率，同時院系秘書的信息工作也面臨著新的挑戰。現今階段信息工作缺少系統化的管理,各職能部門也沒有完全達到資源共享,信息技術有待于繼續完善。網絡信息條件下,高校秘書的信息工作內容、方式及服務手段都發生了變化,如果具備操作、利用與開發網絡信息的能力,不僅可以大大提高工作效率,而且可以獲得準確、及時、全面的信息資料,更好地為二級院系服務。
三、如何做好高校院系秘書的信息工作
信息時代的到來,給高校院系秘書工作帶來了許多的發展空間,如何做好信息工作,具備與時俱進的信息意識和素養，學會利用信息技術開展工作,以提高秘書工作的效率和質量。
1、樹立信息觀念、強化信息意識
作為高校院系秘書要認識到信息工作的重要性，才能保證信息的及時、準確、系統、全面,信息工作不是臨時性的、應付性的工作,而是經常性的、持續性的工作。只有這樣,才能有效地利用信息的價值,才能提供給領導作為決策的依據。積極地去了解、使用網絡,可以大大提高工作效率,減少很多不必要的重復勞動。良好的信息觀念,就要尊重知識,崇尚科學,終身學習,善于接受新生事物。新時期高效院系秘書要增強信息意識,敏銳地感受到社會信息的變化,準確捕捉學院及部門的信息資料。
2、學習信息知識、掌握信息能力
高校院系秘書除了充分利用各種內部信息網絡以外,還應掌握并建立自己的常規信息渠道,善于開發新的秘書工作信息資源,并及時、準確、全面地獲取所需要的信息。秘書人員必須學會準確無誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。學會利用計算機和網絡等信息手段準確地概述、綜合、改造和表達所需要的信息，并掌握一定的計算機應用技術，如數據庫、電子文檔、表格、幻燈片及網頁的處理制作能力,提高個人的信息素養,更好地適應教育管理信息化、現代化的要求。
3、靈活運用、敢于創新
新時期社會發展加快,信息周期大大縮短,高校院系秘書必須具備敏銳的觀察力和創新精神,靈活運用信息知識。在獲取和處理信息的基礎之上,把自己的思想和見解融入其中,并通過恰當的渠道把這些信息傳遞給他人,善于運用已掌握的信息解決日常管理工作中的實際問題,使信息發揮最大的效益。
4、信守職業道德、增強服務意識
隨著信息傳遞速度的越來越快,傳遞過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見,院系秘書的信息工作中要遵守職業道德，做好信息的保密工作,準確的傳達信息。維護好教師和學生的利益,不能在享受信息網絡技術帶來便利的同時,給院系和個人帶來不必要的麻煩。
總之,信息時代的快速發展決定了高校院系秘書信息服務的變化,關系到整個學院信息化的建設。高校院系秘書要認識到信息工作的重要性,不斷提高自身信息素養,才能更好的為學院服務,才能在未來的發展中立于不敗之地。
參考文獻：
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淺談秘書信息工作論文 篇3
摘要：教務秘書，是整個高職院校教務管理系統中的一個重要角色，在日常的教學管理中起著舉足輕重的作用。隨著高職院校信息化水平的不斷提高，教學管理的信息化、現代化是未來的發展趨勢。因此對教學秘書的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務秘書的工作特點。
關鍵詞：教務秘書 信息化 特點
1 教務秘書在教學管理中的位置
設立高等院校的目的是為了社會培養適合并且是優秀的人才，以適應社會主義市場經濟的發展需要，就像企業必須生產出合格的產品滿足市場需要一樣。公司用現代企業管理制度來保證產品的質量，同樣，高校必須用現代化的教學管理手段來保證教學質量。高效的教學管理方法才能生產出優秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學管理是重中之重。
在教學管理的`各級各類管理隊伍中，有一個角色即特別，又重要，這就是教務秘書。在絕大多數實行二級管理的學院中，都設置了教務秘書一職，該職位主要負責本學院的日常教學管理工作，并是學校教務處和二級學院聯系的紐帶。然而本文并不是討論二級學院的教務秘書，而是教務處的教學秘書。不論從工作任務的繁重程度還是在教學管理中所處的位置，教務處的教學秘書要比二級學院的教學秘書起著更大的作用。
首先，在教務處跟各個二級學院之間所有教學工作的連接當中，教務秘書擔當主要作用。教務秘書是教務處對各學院、系部的日常教學工作進行組織、管理的聯絡人，是命令和任務的主要傳達者和具體執行者。教務處下達的各類教務文件和通知．都由教務秘書安排執行，并在過程中進行必要的催促督察。最后，由教務秘書統一匯總和整理，上交到教務處處長。在教務教學的整個具體執行過程中，教務秘書既是命令的下達者，又是執行者和管理者。另外，學校的其他職能部門，如人事處、財務處、保衛處、后勤處、工會等，都跟教務秘書進行經常的工作聯系。
其次，教務秘書作為教務處處長的得力助手，直接參與各項教學管理工作，是高校教學管理隊伍中的精英力量。從課程教學大綱、計劃的制定執行，教師授課計劃表的驗收上交，到每學期的公選課、必修課、體育選項排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學期協助質控部進行期中教學質量檢查等等。在各種形式的教學管理活動中，教務秘書都是直接的參與者。
最后，教務秘書接觸的人群遠遠比二級學院秘書廣泛很多，教務秘書不僅僅要面對二級學院秘書、各個系部的一把手，教務處的各個同仁，還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務處的各項工作，例如學生對任課教師課堂教學效果的收集和處理；選課的組織；專業的分流和學籍移動，四、六級考試；實習材料收交歸檔；畢業生資格審查；畢業生證書發放等各種大小事務，都決定了教務秘書必須面對復雜的人群。
2 教務秘書在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業務能力。教務教學秘書的基本要求是必須懂得教育教學規律，了解和掌握教學管理常規工作，明白教學各個環節的要求和標準。要非常熟悉教務處制定的規章制度，確保教務管理的規范化和制度化，掌握教務工作規范及流程，不斷增強教務管理運作能力、組織能力和協調能力，具備與所從事教務管理相關學科的基本知識。了解全校教學大綱、教學計劃和課程設置，了解各科教學大綱的要求和各門課程之間的聯系，熟悉教學過程和教學規律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實踐經驗來看，計算機和信息化類專業比較適合擔任教務秘書。
2.2 教務秘書必須具有掌握和運用計算機、網絡技術為代表的信息技術的能力，以便于提高工作效率。教務秘書自己必須提高認識，樹立全面的信息化工作觀念，適應教務教學管理的信息化和科學化，必須確立以現代教育理論為指導的信息化工作理念。必須變革傳統的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業信息化管理的有益經驗，探索基于信息化、現代化條件下的高校教務秘書工作新模式。
教務秘書必須能夠熟練的使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理，應用網絡和教學管理系統實現辦公自動化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級教學管理部門提供便捷優質的服務。教務秘書要重視收集教育教學各方面的信息，例如老師對管理工作的意見、對專業設置的感受和人才培養方案的評價。同時，教務秘書要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關專業的設置和調整及教學管理模式。對已經收集到的信息，教務秘書要及時地整理歸納，然后向教務處領導反饋，以便領導能全面的掌握整個學校的教學現狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對積累教學經驗，改進教學質量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學管理規律具有重要的意義。 教務秘書要加強自身信息化能力的培養。隨著現代化教育技術的迅速發展，教務秘書不能僅僅滿足于打印文件、查詢成績等簡單的計算機操作，還應該會運用現代教學管理系統進行日常教學管理，回答教師和學生的管理咨詢，網上辦公等計算機應用技能。隨著網絡技術的普及、教學技術的網絡化已成為必然。因此，為了保障教育教學適應教育現代化的要求，要求教務秘書能嫻熟地運用各種現代化的教育技術裝備，為教師提供一流的教學服務。教務秘書要抽時間參加必要的計算機類應用技能的培訓，加強對網頁制作、圖像處理等基本的多媒體應用技術的學習和使用，以便于對學生的照片等多媒體類資料的存檔和編輯。為了適應管理的需要，保證教學管理系統的暢通，必須充分利用校園網，學習并使用現代化的校園計算機管理信息平臺，熟練操作排課系統、學籍與學歷系統、成績管理系統、教學質量監控系統、命題與考試系統等教學管理系統，提高自動化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達到即時、規范、高效的管理。將教務系統管理員和教務處秘書的職位合二為一，是一種不錯的管理嘗試，在實際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務秘書要有較強的組織管理能力和協調溝通能力。教務秘書應該具備獨立開展工作的能力，在完成上級下達任務的同時，依據實際情況靈活主動的工作，對責任范圍內的工作能得心應手的組織實施。同時應具備駕馭復雜局面的能力，協調好各部門的關系，尤其是教與學的關系，學校和家長的關系，應該積極的避免矛盾的激化，作為學校、希部、教師、學生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭端，創造一個和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協調溝通能力是教務秘書必須具備的主要素質能力之一。具體表現為要做好教務處與二級學院的協調溝通工作，保證教學任務、考試、調停課、計劃和大綱等各項工作的順利開展，做好教務處內部的協調溝通工作，保證開學初課表的發放，教學任務的下達、期中教學檢查、期末考試安排，監考的落實以及聽取教師對教學管理工作的建議，最后是與其它系部的教學秘書保持良好的關系，這樣不僅有利于教務處開展工作，并且可以真實的反饋各個系部的教學信息和存在的問題，必須迅速與相關領導聯系，向有關方面反應，及時的解決問題。由此可見，教務秘書必需具有良好的協調溝通能力，與方方面面都建立起一種穩定默契的關系，才能順利地開展工作。
3 教務秘書工作中的新問題
高校教務秘書承擔繁重的教學任務，在教學管理中具備重要的作用。但是教務秘書工作內容繁雜、不易量化，非常瑣碎，且工作難度和業績不易體現，因此教務秘書往往不被重視。
在工作、學習和生活中遇到困難和阻力時，需求和動機無法得到滿足，由于高校管理體制的原因，對于教務秘書缺乏有效激勵、晉升機制，在政治待遇、利益分配和職稱評定等方面長期處于劣勢地位，高校在教務秘書的出路和未來發展問題上缺乏相關政策。因此，教務秘書在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問題。
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