書(shū)信書(shū)寫(xiě)格式指導(dǎo)

　　書(shū)信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書(shū)信的格式和要求，有助于更好地發(fā)揮書(shū)信的功能。

　　書(shū)信和格式：信文由稱謂、正文、敬語(yǔ)、落款及時(shí)間四部分組成。

　　稱謂：應(yīng)在第一行頂格寫(xiě)，后加冒號(hào)，以示尊敬。稱謂應(yīng)尊循長(zhǎng)幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱呼。

　　正文：正文是信函的主體。可根據(jù)對(duì)象和所述內(nèi)容的不同，靈活地采用不同的文筆和風(fēng)格。

　　1、問(wèn)候語(yǔ)。問(wèn)候語(yǔ)要單獨(dú)成行，以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節(jié)日好”等。

　　2、先詢問(wèn)對(duì)方近況和談與對(duì)方有關(guān)的情況，以表示對(duì)對(duì)方的重視和關(guān)切。

　　3、回答對(duì)方的問(wèn)題或談自己的事情和打算。

　　4、簡(jiǎn)短地寫(xiě)出自己的希望、意愿或再聯(lián)系之事。

　　敬語(yǔ)：寫(xiě)信人在書(shū)信結(jié)束時(shí)身對(duì)方表達(dá)祝愿、勉慰之情的'短語(yǔ)。多用“此致、即頌、順祝”等詞緊接正文末尾。下一行項(xiàng)格處，用“敬禮、x安、安康”等詞與前面呼應(yīng)。

　　落款及時(shí)間：在信文的最后，寫(xiě)上寫(xiě)信人的姓名和寫(xiě)信日期。署名應(yīng)寫(xiě)在敬語(yǔ)后另起一行靠右位置。一般寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)或不太熟悉的人，要署上全名以示莊重、嚴(yán)肅；如果寫(xiě)給親朋好友，可只寫(xiě)名而不寫(xiě)姓；署名后面可酌情加啟稟詞，對(duì)長(zhǎng)輩用“奉、拜上”，對(duì)同輩用“謹(jǐn)啟、上”，對(duì)晚輩用“字、白、諭”等詞。

　　1、信封：

　　信封上應(yīng)依次寫(xiě)上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。

　　郵政編碼要填寫(xiě)在信封左上方的方格內(nèi)，收信人的地址要寫(xiě)得詳細(xì)無(wú)誤，字跡工整清晰。發(fā)給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或單位的信，要先寫(xiě)地址，再寫(xiě)單位名稱。收信人的姓名應(yīng)寫(xiě)在信封的中間，字體要略大一些。在姓名后空二、三字處寫(xiě)上“同志、先生、女士”等稱呼，后加“收、啟、鑒”等字

　　寄信人地址、姓名要寫(xiě)在信封下方靠右的地方，并盡量寫(xiě)得詳細(xì)周全一些。最后填寫(xiě)好寄信人的郵政編碼。

　　（1）給長(zhǎng)輩的信。若是近親，就只寫(xiě)稱謂，不寫(xiě)名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關(guān)系的，就寫(xiě)關(guān)系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對(duì)非近親的長(zhǎng)輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。

　　（2）給平輩的信。夫妻或戀愛(ài)關(guān)系，可直接用對(duì)方名字，愛(ài)稱加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)，如“麗”、“敏華”、“親愛(ài)的”等；同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱或加上“同學(xué)”、“同志”，如“瑞生”、“老紀(jì)”、“小鄒”、“三毛”等。

　　（3）給晚輩的信。一般直接寫(xiě)名字，如“樂(lè)毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。

　　（4）給師長(zhǎng)的信，通常只寫(xiě)其性或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對(duì)于十分熟悉的師長(zhǎng)，也可單稱“老師”、“師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達(dá)夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對(duì)于學(xué)有專長(zhǎng)、德高望重的師長(zhǎng)，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見(jiàn)，也有以職務(wù)相稱的，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。

　　（5）給一個(gè)單位或幾個(gè)人的信，又不指定姓名的，可寫(xiě)“同志們”、“諸位先生”、“xx等同志”等。給機(jī)關(guān)團(tuán)體的信，可直接寫(xiě)機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱。如“xx委員會(huì)”、“xx公司”。致機(jī)關(guān)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱呼，亦可直接在機(jī)關(guān)團(tuán)體稱呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“總經(jīng)理”、“廠長(zhǎng)”等。

　　如果信是同時(shí)寫(xiě)給兩個(gè)人的，兩個(gè)稱呼應(yīng)上下并排在一起，也可一前一后，尊長(zhǎng)者在前。

　　上述五種場(chǎng)合，有時(shí)還可按特殊對(duì)象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛(ài)的”、“親愛(ài)的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當(dāng)然，這要用得適宜，如對(duì)好友稱“尊敬的”，反而顯得見(jiàn)外，對(duì)無(wú)特殊關(guān)系的年輕女性貿(mào)然稱呼“親愛(ài)的”，那就有失檢點(diǎn)了。

　　2．正文

　　正文通常以問(wèn)候語(yǔ)開(kāi)頭。問(wèn)候是一種文明禮貌行為，也是對(duì)收信人的一種禮節(jié)，體現(xiàn)寫(xiě)信人對(duì)收信人的關(guān)心。問(wèn)候語(yǔ)最常見(jiàn)的是“您好！”“近好！”依時(shí)令節(jié)氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節(jié)愉快！”問(wèn)候語(yǔ)寫(xiě)在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。

　　問(wèn)候語(yǔ)之后，常有幾句啟始語(yǔ)。如“久未見(jiàn)面，別來(lái)無(wú)恙。”“近來(lái)一切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問(wèn)候語(yǔ)要注意簡(jiǎn)潔、得體。

　　接下來(lái)便是正文的主要部分——主體文，即寫(xiě)信人要說(shuō)的話。它可以是稟啟、復(fù)答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請(qǐng)托、慰唁，也可以是敘情說(shuō)理、辯駁論證等。這一部分，動(dòng)筆之前，就應(yīng)該成竹在胸，明白寫(xiě)信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時(shí)要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當(dāng)，最好是一件事一段落，不要混為一談。

　　3．結(jié)尾

　　正文寫(xiě)完后，都要寫(xiě)上表示敬意、祝愿或勉勵(lì)的話，作為書(shū)信的結(jié)尾。習(xí)慣上，它被稱做祝頌語(yǔ)或致敬語(yǔ)，這是對(duì)收信人的一種禮貌。祝愿的話可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~，不要亂用。（可參見(jiàn)下節(jié)《常用書(shū)信用語(yǔ)》的“祝頌語(yǔ)”。）

　　結(jié)尾的習(xí)慣寫(xiě)法有兩種：

　　（1）在正文寫(xiě)完之后，緊接著寫(xiě)“此致”，轉(zhuǎn)一行頂格或空兩格寫(xiě)“敬禮”。

　　（2）不寫(xiě)“此致”，只是另起一行空兩格寫(xiě)“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞，一定要另起一行空兩格，不得尾綴在正文之后。也可以在正文結(jié)尾下另起一行寫(xiě)“祝你”、“敬祝”，再空兩格寫(xiě)上“安好”、“健康”等。

　　4．署名和日期

　　在書(shū)信最后一行，署上寫(xiě)信人的姓名。署名應(yīng)寫(xiě)在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。如果是寫(xiě)給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫(xiě)名字，不必寫(xiě)姓。如果是寫(xiě)給組織的信，一定要把姓與名全部寫(xiě)上。而在署名之后，有時(shí)還視情加上“恭呈”、“謹(jǐn)上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。

　　日期一項(xiàng)，用以注明寫(xiě)完信的時(shí)間，寫(xiě)在署名之后或下邊。有時(shí)寫(xiě)信人還加上自己的所在的地點(diǎn)，尤其是在旅途中寫(xiě)的信，更應(yīng)如此。