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如何起草項目建議書
導語：下面為大家介紹如何起草項目建議書，歡迎閱讀。
項目經理可能被要求為客戶提供一些建議書，一般指的是需求建議書(RFP)、報價邀請書(Request For Quotation，RFQ)或信息邀請(Request For Information，RFI)。這通常是個很大的挑戰，主要是因為在建議書的起草過程中沒有足夠的時間和客戶溝通。這就很容易產生很多的假想而影響建議書的質量，進而影響未來項目。而我們的目標是為了起草能夠獲勝的項目建議書，它是項目開始的基礎。成功的建議書應該是認真規劃和書寫的，要和實際情況緊密結合，具有競爭力。
建議書可以是發給內部或外部客戶的。無論其規模大小，任何建議書都離不開領導者和整個團隊的努力。由于團隊具有臨時性的特點，這就要求團隊領導者能迅速集合并推動整個團隊向前。向團隊成員闡述建議書的起草要求及其對于公司的重要性。
建議書能向潛在的客戶展示你是如何實現他們的要求或需要的。要想利用建議書達成簽合同的目的，那就需要在建議書上下工夫。成功的建議書需要紀律。在建議書中最難做到的是恰當地表達完成該項目的承諾。要請來相關領域最好的專家來起草建議書。負責起草建議書的領導要確保所有相關任務都有一個合格人員來撰寫部分建議。要為建議書安排一個時間表，以確保能在規定的時間內完成。這個時間表對于確保建議書能準確送達客戶手中非常重要。根據我們的經驗，大多數時候，建議書起草團隊成員往往會因為時間缺乏而覺得壓力非常大，這就為錯誤和疏忽埋下了隱患。要安排好時間對建議書進行校訂，以找出其中的紕漏。
我們建議采取以下策略來贏得合同。
(1)明白客戶的需要和要求。
(2)了解和分析競爭對手的條件。
(3)分析自己公司所能給出的條件。
(4)作出能讓自己的建議書勝算最大的決策。
建議書的內容
當起草大型且較復雜的建議書時，一步一步慢慢做會更有成效。建議書通常要為客戶闡述以下三個方面的內容。
— 你要做什么?
— 你將如何做到?
— 成本如何?
建議書的要素包括以下幾點。
— 執行摘要。要突出建議書的重點，這就相當于項目目標陳述，闡述你在做什么、為什么這樣做、怎么做以及成本如何。
— 技術。具體描述要完成的工作及所需的程序步驟。
— 管理。管理好項目和有利于增加供貨商可信度的必要信息，這能表明你以前做過類似的項目。
— 報價。提出報價和條款。
根據項目的重要性，這些要素可以放在一個或多個文件里，技術、管理和報價各放在一個文件里，并附上概述和總結。
建議書技術部分
這部分要詳細闡述建議的內容，通常包括以下內容。
— 介紹。
— 問題陳述。
— 技術討論。
— 項目計劃。
— 任務分配。
— 總結。
— 附錄。
建議書管理部分
這部分詳細闡述項目是如何管理的，通常包括以下內容。
— 介紹。
— 項目管理方案。
— 公司歷史。
— 管理信息。
— 過去的經驗。
— 設備。
— 總結。
建議書報價部分
這部分主要涉及項目成本和合同條款，通常包括以下內容。
— 介紹。
— 報價一覽表。
— 支持性細節。
— 條款。
— 估價方法。
— 總結。
待解決問題
建議書最重要的一點是要知道并明白客戶想讓你解決的問題。如何闡述你對問題的理解以及你提出的解決問題的項目，這對于讓客戶相信你已經完全理解了他們的需求并且接受你的建議而言至關重要。因而，你的闡述要基于事實、有說服力并且準確。弄錯了問題或給出了帶有主觀色彩的觀點，都不會讓客戶覺得你的建議是最好的。
問題和解決方案的描述通常包括以下幾點。
— 問題的本質。
— 問題的背景。
— 最優解決方案的特點。
— 備選的解決方案。
— 選定的解決方案。
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