會(huì)議通知樣本「匯總」
企業(yè)有各式各樣的會(huì)議，那么寫一份會(huì)議通知需要注意什么呢?下面是小編給大家整理收集的會(huì)議通知樣本【匯總】，歡迎大家閱讀與收藏。
會(huì)議通知樣本【匯總】
一、要求準(zhǔn)備匯報(bào)材料的會(huì)議通知
有的會(huì)議要求企業(yè)與會(huì)代表準(zhǔn)備匯報(bào)材料。
這樣的會(huì)議通知發(fā)出應(yīng)當(dāng)盡量提前，早出“安民告示”，給與會(huì)代表單位留有充足的準(zhǔn)備時(shí)間，這有利于提高會(huì)議的質(zhì)量。如例1《通知》，成文時(shí)間是xxx年2月10日，距離x月19日開會(huì)，準(zhǔn)備時(shí)間應(yīng)當(dāng)是綽綽有余的。
例1分析。《通知》的正文部分，“通知緣由”：講清了開會(huì)依據(jù)、會(huì)議組織者、開會(huì)時(shí)間、會(huì)議名稱。然后，用承啟語(yǔ)轉(zhuǎn)入“通知事項(xiàng)”：包括通知具體會(huì)議時(shí)間和報(bào)到日期、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參加會(huì)議的人員和名額、會(huì)議接站安排、各單位應(yīng)準(zhǔn)備的匯報(bào)資料內(nèi)容、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和傳真等。其“執(zhí)行要求”：主要是提出參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)時(shí)限、要求機(jī)場(chǎng)、火車站接站信息溝通時(shí)限、要各單位準(zhǔn)備匯報(bào)資料等。
【例1】
××××集團(tuán)公司關(guān)于召開物資工作會(huì)議的通知
各直屬公司、總廠、廠、院：
為了貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神，集團(tuán)公司定于x月中旬召開xxx年度物資工作會(huì)議。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議時(shí)間：xxx年x月19日至21日，會(huì)期3天，x月18日?qǐng)?bào)到。
二、會(huì)議地點(diǎn)：北京××賓館(北京××區(qū)××路×號(hào))。
三、會(huì)議內(nèi)容：
1.貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議、總公司第××次經(jīng)理(廠長(zhǎng))會(huì)議以及固定資產(chǎn)投資工作會(huì)議精神。
2.總結(jié)xxx年物資供應(yīng)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流和表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
3.部署xxx年物資供應(yīng)工作。
四、參加會(huì)議的人員和名額見附表。參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)請(qǐng)于x月8日前報(bào)到××公司經(jīng)理部。
五、x月18日?qǐng)?bào)到當(dāng)天，首都機(jī)場(chǎng)全天接站。火車站憑電報(bào)、傳真或電話接站。會(huì)議代表請(qǐng)于x月15日前將到達(dá)日期及所乘車次、航班告××公司經(jīng)理部。
六、請(qǐng)各單位按會(huì)議內(nèi)容做好以下準(zhǔn)備：
1.本單位貫徹落實(shí)總公司實(shí)行統(tǒng)一組織訂貨的做法、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì);
2.對(duì)進(jìn)一步深化物資流通體制改革的意見和建議;
3.本單位xxx年物資需求計(jì)劃。
七、聯(lián)系人：燕剡仁，伍紫逋
聯(lián)系電話：010-xxxxx8
傳 真：010-xxxx6
(××××集團(tuán)公司印章)
xxx年x月十日
例1《通知》屬于復(fù)雜性會(huì)議通知。標(biāo)題寫明了會(huì)議名稱。正文約400字，在點(diǎn)明會(huì)議目的后，用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”的承啟語(yǔ)導(dǎo)入會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容并告知接站情況;最后對(duì)參加會(huì)議的單位提出三點(diǎn)要求。其文字之簡(jiǎn)練，內(nèi)容之全面，條理之清楚，自不待言。
這里特別提請(qǐng)讀者注意的是，例1《通知》中幾個(gè)時(shí)限的確定，都是有講究的。
xxx年2月10日發(fā)文(距開會(huì)37天)，已如上述，時(shí)間、空間足夠與會(huì)單位作相應(yīng)準(zhǔn)備。要求x月8日前報(bào)來參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)(距發(fā)文17天，距開會(huì)11天)，既是讓與會(huì)單位有足夠時(shí)間研究確定與會(huì)人員名單，又是讓會(huì)議組織者能夠根據(jù)與會(huì)人員級(jí)別和專業(yè)(涉及討論分組以及小組召集人、記錄員的遴選)、性別(涉及住房調(diào)配)、是否少數(shù)民族(涉及是否需要分餐或特殊照顧)等等比較從容地進(jìn)行各項(xiàng)會(huì)務(wù)安排。
要求x月15日前報(bào)來參加會(huì)議的人員到達(dá)日期及所乘車次、航班(距開會(huì)4天)，是因?yàn)楦髋c會(huì)單位情況千差萬別、事情也千變?nèi)f化，如果過早確定出差方式(飛機(jī)、火車)以及航班、車次，不現(xiàn)實(shí)，到頭來還可能生變。但，這時(shí)間也不能再往后推遲，比如推后到緊挨開會(huì)的前夕。因?yàn)椋瑥臅?huì)議通知看，會(huì)議代表來自四面八方，會(huì)議組織者還要調(diào)配足夠數(shù)量的各種車型的車輛、駕駛員、接待員，保證集中到達(dá)的有大客車或面包車接，零星到達(dá)的有小轎車接;接到之后，馬上能送到住地，減少在機(jī)場(chǎng)、火車站或者路途上潴留的時(shí)間，讓代表休息好，保證會(huì)開好。
二、告之參加訂貨會(huì)的會(huì)議通知
【例2】
關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)的通知
各用戶單位：
我公司計(jì)劃于xxx年x月在廣州召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)。為開好會(huì)議，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議時(shí)間：xxx年x月15日至18日，會(huì)期4天。x月14日?qǐng)?bào)到。
二、會(huì)議地點(diǎn)：廣州紫荊苑賓館(廣州天河區(qū)林和東路1518號(hào))。
三、參會(huì)名額：由于會(huì)議場(chǎng)所和住宿條件所限，各與會(huì)單位參加會(huì)議的名額，以每單位不超過2人為限，請(qǐng)勿超員。參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)請(qǐng)于x月5日前通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。
四、接站安排：會(huì)議代表到達(dá)廣州日期及所乘車次、航班請(qǐng)于x月10日前告我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。x月14日?qǐng)?bào)到當(dāng)天，廣州白云機(jī)場(chǎng)全天接站。乘坐其它時(shí)間航班飛機(jī)的以及火車的則憑電子郵件、傳真或電話通知接站。
五、資料準(zhǔn)備：請(qǐng)各單位參加會(huì)議代表提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。如有可能，請(qǐng)?zhí)崆皩①F單位xxx年計(jì)劃需我公司供應(yīng)的產(chǎn)品種類、數(shù)量明細(xì)表，與貴單位參加會(huì)議人員名單回執(zhí)一起通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室，以便我們及早做好產(chǎn)品供應(yīng)平衡工作。
六、聯(lián)系方式：
1. 聯(lián)系人：柴xxx，賀xx。
2. 電 話：(025)xxxxx8。
3. 傳 真：(025)xxxxx9。
4. E-Mail: xxxxxx@yahoo.com.cn
5. 郵 編：2xxxx
6. 地 址：××市××區(qū)興華路888號(hào)××石化供銷公司經(jīng)理辦公室
(××石油化工股份有限公司印章)
xxx年xx月x日
我們已經(jīng)討論過例1《通知》，再來檢視例2《通知》，類似地，其正文部分“通知緣由”、“通知事項(xiàng)”和“執(zhí)行要求”三項(xiàng)一應(yīng)俱全，且擬稿者為會(huì)議、為準(zhǔn)備與會(huì)的用戶考慮甚周，還與時(shí)俱進(jìn)地引用了電子郵件這樣快捷、準(zhǔn)確、方便的聯(lián)系方式，本來是無須多費(fèi)口舌進(jìn)行分析的。但仔細(xì)琢磨之后，問題“暴露”出來了。
國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第一章總則第二條定義，“行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào)，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。”“通知”是法定公文的一種，“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”，自然是“具有法定效力和規(guī)范體式的文書”。而××石油化工股份有限公司與各用戶單位之間并不存在上下級(jí)隸屬關(guān)系，前者無權(quán)對(duì)后者發(fā)送任何類型的通知，只能以“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”的“函”告知(也類似“通知”)有關(guān)事宜。
故而，例2《通知》的標(biāo)題“關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)的通知”宜改為“關(guān)于召開xxx年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)的函”;相應(yīng)地，承啟語(yǔ)“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”則宜改一字而為“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函告如下”。如此，例文中多處使用“請(qǐng)”、“貴單位”等敬辭既符合雙方是不相隸屬的關(guān)系，也符合“函”這一文種的體式的要求。
三、表格式通知
1.格式固定、出手快捷的類表格式會(huì)議通知
我原先所在揚(yáng)子石化公司的年輕同事，善于動(dòng)腦筋，因事因人制宜。他們通過電腦制作公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)會(huì)議通知(見例3《通知》)，非常簡(jiǎn)便。
其中，“學(xué)習(xí)地點(diǎn)”、“主持人”、“參加人員”、“列席人員”一般固定不變;“學(xué)習(xí)時(shí)間”的.年、月、日、時(shí)、分等時(shí)間單位是不會(huì)變的，每次擬寫通知時(shí)只要變動(dòng)月份、日期、星期、上下午和鐘點(diǎn)數(shù)就行了;只有“學(xué)習(xí)內(nèi)容”每次要根據(jù)不同的具體要求鍵入。印好后，只要填上某某某領(lǐng)導(dǎo)同志的名字即可分送。
這樣表格化的會(huì)議通知，擬寫簡(jiǎn)單，填充即成，受文者一目了然，效率高，效果好，減輕了秘書的勞動(dòng)強(qiáng)度，公文格式上也是可行的。這種通知一般宜在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用。
【例3】
公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)通知
xxxx：
定于xxx年2月28日進(jìn)行公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)，具體事項(xiàng)通知如下：
一、學(xué)習(xí)時(shí)間：2月28日(星期六)上午9：00
二、學(xué)習(xí)地點(diǎn)：公司大樓3302會(huì)議室
三、主持人：張大本
四、參加人員：全體公司領(lǐng)導(dǎo)
五、列席人員：組織部、宣傳部、公司紀(jì)委、黨辦負(fù)責(zé)人
六、學(xué)習(xí)內(nèi)容：
1.胡錦濤、吳官正在中央紀(jì)委第三次全體會(huì)議上的講話
2.王作然在集團(tuán)公司紀(jì)檢監(jiān)察工作會(huì)議上的講話
揚(yáng)子石化股份有限公司黨辦
xxx年x月x日
2.邀請(qǐng)函式會(huì)議通知
無獨(dú)有偶，以邀請(qǐng)函形式出現(xiàn)的會(huì)議通知(即實(shí)際是起會(huì)議“通知”作用)也是表格式的(見例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化產(chǎn)品訂貨會(huì)函更簡(jiǎn)單。其標(biāo)題既省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(揚(yáng)子石化供銷公司)，也簡(jiǎn)化了事由或主要內(nèi)容(概括為無所不包的“邀請(qǐng)”二字)，只有文種是明確的(函)。正文則如同填充題，確實(shí)擬寫容易，簡(jiǎn)單明了，使復(fù)雜性的會(huì)議通知或函變?yōu)楹?jiǎn)單性的，給了我們探索某些公文制作模式化的可能性以有益的啟示。
【例4】
邀 請(qǐng) 函
****公司 ：
茲定于****年**月**日起在**市召開****年揚(yáng)子石化**產(chǎn)品用戶座談會(huì)。謹(jǐn)邀貴單位一名代表參加。
具體通知如下：
1.報(bào)到時(shí)間：****年**月**日;
2.會(huì)議地點(diǎn)：**市****;
3.會(huì)務(wù)費(fèi)：****元/人;
請(qǐng)貴單位盡快回復(fù)與會(huì)代表名單，以便預(yù)定飛機(jī)票;
聯(lián)系人：供銷公司經(jīng)理辦***;
聯(lián)系電話：(025)*******。
揚(yáng)子石化供銷公司
****年**月**日
四、模塊式會(huì)議通知
后生可畏。揚(yáng)子石化供銷公司辦公室年輕的秘書們不滿足就此為止。他們又制作了會(huì)議通知單的模塊(或謂“模板”，見例5《通知》)。起先，專門用于接到上級(jí)公司——揚(yáng)子石化公司總經(jīng)理辦公室會(huì)議通知時(shí)，向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并請(qǐng)示處理事宜。
【例5】
從這張會(huì)議通知單上，上級(jí)公司——揚(yáng)子石化公司總經(jīng)理辦公室會(huì)議的主題是什么，在什么時(shí)候開會(huì)，在哪個(gè)會(huì)議室開會(huì)，主持人是哪位總經(jīng)理，要求供銷公司什么樣的人員出席，上級(jí)公司是什么單位、是誰(shuí)打電話來的，聯(lián)系電話號(hào)碼是多少，接電話的秘書是誰(shuí)，一目了然。接到這份通知單的供銷公司領(lǐng)導(dǎo)審視斟酌后，即可作出批示。辦公室隨即按此辦理，或通知有關(guān)人員按時(shí)與會(huì)，或準(zhǔn)備相關(guān)資料敷用。
之后，這張會(huì)議通知單除了用于上行請(qǐng)示的功能，派上了更多用場(chǎng)。比如，用于同級(jí)部門之間溝通信息等等。有時(shí)政府部門有所要求，也可使用這張會(huì)議通知單。現(xiàn)在，揚(yáng)子石化供銷公司所屬各部門均已電腦聯(lián)網(wǎng)，以上來來往往信息傳遞均可網(wǎng)上完成，從而實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。
時(shí)間就是金錢。可見，通知模塊化以后，一紙寫盡天下事，掃一眼瞬間全知曉，符合在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈競(jìng)爭(zhēng)中現(xiàn)代化大工業(yè)對(duì)效率與效益的苛求。
五、非法定會(huì)議通知
從上述例1至例5我們看到，復(fù)雜性會(huì)議通知，要寫明會(huì)議的名稱、目的、議題(或內(nèi)容)、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員以及參加會(huì)議的要求等;而簡(jiǎn)單性會(huì)議通知只要寫會(huì)議名稱(內(nèi)容)、時(shí)間、地點(diǎn)和參加人員就行了。目前，企事業(yè)單位普遍通行的便捷式通知還有：
1.寫在布告欄的通知
我們?cè)诠S車間或班組的黑板或白板上常常可以看到這樣的通知(見例6、例7《通知》)：
【例6】
通 知 (或“會(huì)議通知”)
今天下午4：15在班組活動(dòng)室開班后會(huì)，布置大修任務(wù)，請(qǐng)務(wù)必不要遲到缺席。
加氫裂化車間三班
xxx年x月30日
這個(gè)通知雖然僅只56字，卻寫全了時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議內(nèi)容和要求。有時(shí)甚至可以更簡(jiǎn)化，將會(huì)議內(nèi)容和要求統(tǒng)統(tǒng)省卻，只留39字甚至31字：
【例7】
通 知 (或“會(huì)議通知”)
今天下午4：15在班組活動(dòng)室開班后會(huì).
加氫裂化車間三班
xxx年x月30日
(或更簡(jiǎn)為二字：“即日”)
這里的省略(包括正文中不寫具體月、日，而寫“今天”，甚至于將成文時(shí)間“xxx年x月30日”寫為“即日”等，減為31字)不會(huì)發(fā)生歧義。因?yàn)椋@種通知使用范圍是很局限的，有關(guān)人員都知道這里的“班組活動(dòng)室”是指三班的“班組活動(dòng)室”，不是別的班的“班組活動(dòng)室”，更無須畫蛇添足說明三班的“班組活動(dòng)室”在什么廠的什么車間辦公樓的幾樓幾號(hào)房間。
2.箋函式的通知
即是依據(jù)需要打印有限份數(shù)，直接送達(dá)有關(guān)人員的。例如(見例8《通知》)：
【例8】
公司黨委委員：
x月10日下午3：00在公司大樓3302會(huì)議室召開公司黨委全委會(huì)，討論干部問題。請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。
公司黨委辦公室
xxx年x月8日
抄送：公司黨委組織部。
這種會(huì)議通知就是箋函式，既不設(shè)標(biāo)題(連“通知”二字也免了)，落款也不是規(guī)范的全稱，又無須加蓋印章;主送的不是機(jī)關(guān)，而是個(gè)人，不點(diǎn)名道姓，用的是統(tǒng)稱。把開什么會(huì)、研究什么問題以及開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，都點(diǎn)到了。正文只有41個(gè)字，“通知緣由”(開黨委會(huì)全委會(huì))、“通知事項(xiàng)”(討論干部問題)和“執(zhí)行要求”(請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席)卻都寫清楚了。
綜上所述，無論是法定公文的會(huì)議通知還是非法定公文的會(huì)議通知，無論是復(fù)雜性的會(huì)議通知還是簡(jiǎn)單性的會(huì)議通知，無論是眉首、主體、版記俱全的會(huì)議通知還是無眉首、無標(biāo)題、無印章的會(huì)議通知，“通知緣由”(為什么開會(huì))、“通知事項(xiàng)”(開什么樣會(huì))和“執(zhí)行要求”(怎么開好會(huì))三項(xiàng)都要寫清楚。
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