如何寫(xiě)會(huì)議通知格式

時(shí)間：2024-12-16 17:05:08 曉映會(huì)議通知我要投稿

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如何寫(xiě)會(huì)議通知格式

　　在學(xué)習(xí)、工作生活中，我們需要用到通知的情形越來(lái)越多，通知一般由標(biāo)題、主送單位（受文對(duì)象）、正文、落款四部分組成。相信很多朋友都對(duì)寫(xiě)通知感到非常苦惱吧，以下是小編為大家收集的如何寫(xiě)會(huì)議通知格式，希望對(duì)大家有所幫助。

如何寫(xiě)會(huì)議通知格式

　　你一定接到過(guò)這樣的會(huì)議通知：

　　會(huì)議通知茲訂于1月20日(星期三)下午2：00在201會(huì)議室召開(kāi)銷(xiāo)售會(huì)議，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)參加。

　　xxxx部門(mén)

　　這樣的通知我們經(jīng)常見(jiàn)。沒(méi)有明確的主題、目標(biāo)、成果預(yù)期、參與人，最糟糕的是連結(jié)束時(shí)間都沒(méi)有。拿到這紙會(huì)議通知的人，恐怕真的會(huì)擔(dān)心一個(gè)下午的時(shí)間都在會(huì)議室里耗過(guò)去了。

　　我們經(jīng)常會(huì)忽略會(huì)議邀請(qǐng)這個(gè)環(huán)節(jié)，認(rèn)為無(wú)非就是通知大家來(lái)開(kāi)個(gè)會(huì)，沒(méi)有必要寫(xiě)的那么細(xì)，但其實(shí)會(huì)議邀請(qǐng)起到的不僅僅是通知的作用。一旦會(huì)議邀請(qǐng)發(fā)出，說(shuō)明整個(gè)會(huì)議已經(jīng)進(jìn)入到準(zhǔn)備期了，會(huì)議的內(nèi)容、相關(guān)事宜等都要通過(guò)這個(gè)會(huì)議邀請(qǐng)告知大家，這不僅僅表明組織者對(duì)這次會(huì)議的重視程度，從另一個(gè)側(cè)面也說(shuō)明了會(huì)議主導(dǎo)者對(duì)參會(huì)者的尊重。

　　會(huì)議通知的 7 個(gè)要件

　　在一個(gè)完整的會(huì)議邀請(qǐng)中，至少應(yīng)該包括會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)者、會(huì)議目的、預(yù)期成果、會(huì)議議題、會(huì)議議程、提前準(zhǔn)備的資訊7個(gè)要件：

　　1-會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)

　　會(huì)議通知上，我們只能找到開(kāi)始時(shí)間、看不到會(huì)議的結(jié)束時(shí)間。這就讓被邀請(qǐng)者很郁悶，同時(shí)也會(huì)為后面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標(biāo)注會(huì)議開(kāi)始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間，同時(shí)建議大家能夠提前十分鐘到達(dá)。

　　2-參會(huì)者

　　誰(shuí)會(huì)來(lái)參加這個(gè)會(huì)議?這些人在會(huì)議中的分工是什么?如果可以的話，應(yīng)該在會(huì)議邀請(qǐng)中明確標(biāo)明。如孫繼偉-會(huì)議主持，李二明-負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，趙明洋―項(xiàng)目發(fā)言人等。

　　3-會(huì)議目的

　　在組織中經(jīng)常召開(kāi)的會(huì)議有兩類(lèi)：一類(lèi)是問(wèn)題解決類(lèi)的會(huì)議，另一類(lèi)是決策類(lèi)會(huì)議。其它類(lèi)型的會(huì)議，如信息收集類(lèi)、研討類(lèi)、報(bào)告會(huì)等，也可以采取其它方式進(jìn)行，不一定非要把參與者聚集在一起。

　　會(huì)議的目的不同，所采取的方式、流程、參與者、時(shí)間長(zhǎng)度會(huì)有顯著差別。問(wèn)題解決類(lèi)的會(huì)議，與會(huì)者首先要對(duì)問(wèn)題是什么達(dá)成共識(shí)，才可能探討相應(yīng)的解決方案。同時(shí)，參會(huì)者還要具備解決問(wèn)題的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，才有可能達(dá)成會(huì)議目標(biāo)。為了使參與者從一開(kāi)始就明晰會(huì)議的重點(diǎn)，會(huì)議主題可以以問(wèn)題的方式進(jìn)行設(shè)置，比如：“如何在第三季度完成250萬(wàn)銷(xiāo)售額?”

　　決策類(lèi)的會(huì)議，在會(huì)議初始要對(duì)會(huì)議決策方式達(dá)成共識(shí)：是采取一票否決的方式、少數(shù)服從多數(shù)的方式還是交由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)做決定。這樣的好處在于，每一位參會(huì)者都知道自己的權(quán)利如何，可以最大限度的保障會(huì)議的成功進(jìn)行。

　　4-預(yù)期成果

　　會(huì)議結(jié)束以后，期望的預(yù)期成果是什么?是確定當(dāng)前問(wèn)題的解決思路、還是就行動(dòng)方案達(dá)成團(tuán)隊(duì)共識(shí)?還是建立一個(gè)流程的規(guī)范?

　　5-會(huì)議議題

　　為了使每一個(gè)會(huì)議過(guò)程更為聚焦，需要把大的會(huì)議主題拆分為多個(gè)議題，會(huì)議議題的作用在于引導(dǎo)參會(huì)者對(duì)會(huì)議主題層層深入，以更好的提升會(huì)議的效率。

　　會(huì)議議題根據(jù)會(huì)議目的不同，會(huì)有不同的設(shè)置。一般來(lái)講，會(huì)把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類(lèi)的議題放在最后。在議題設(shè)置過(guò)程中，要圍繞會(huì)議目的，找出具有較高關(guān)聯(lián)度的議題，并且注意議題的先后順序。6-會(huì)議議程很多時(shí)候，參會(huì)者進(jìn)入到會(huì)議室才會(huì)看到會(huì)議議程。尤其是部門(mén)內(nèi)部會(huì)議上，參會(huì)者往往對(duì)會(huì)議要討論的議題數(shù)量、目標(biāo)沒(méi)有太多了解，所以容易造成跑題、焦點(diǎn)問(wèn)題不集中的情況。所以會(huì)議議程是會(huì)議中很重要且不可或缺的內(nèi)容。

　　會(huì)議的時(shí)間、議題都要有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，尤其是在過(guò)程中，各個(gè)環(huán)節(jié)由誰(shuí)來(lái)發(fā)言?目標(biāo)是什么?討論采取哪種形式，如果能夠在會(huì)議前就提供給參會(huì)者，大家也會(huì)有針對(duì)性的進(jìn)行準(zhǔn)備。7-提前準(zhǔn)備的資訊參會(huì)者在會(huì)議前根據(jù)會(huì)議主題進(jìn)行必要的資料收集，會(huì)對(duì)此次會(huì)議目標(biāo)達(dá)成有很大幫助。

　　6-會(huì)議議程

　　很多時(shí)候，參會(huì)者進(jìn)入到會(huì)議室才會(huì)看到會(huì)議議程。尤其是部門(mén)內(nèi)部會(huì)議上，參會(huì)者往往對(duì)會(huì)議要討論的議題數(shù)量、目標(biāo)沒(méi)有太多了解，所以容易造成跑題、焦點(diǎn)問(wèn)題不集中的情況。所以會(huì)議議程是會(huì)議中很重要且不可或缺的內(nèi)容。

　　7-提前準(zhǔn)備的資訊

　　參會(huì)者在會(huì)議前根據(jù)會(huì)議主題進(jìn)行必要的資料收集，會(huì)對(duì)此次會(huì)議目標(biāo)達(dá)成有很大幫助。

　　會(huì)議通知案例分享

　　五月份銷(xiāo)售總結(jié)工作會(huì)

　　20xx年5月31日14:00-16：00(建議大家提前10分鐘到達(dá))

　　總部 201 會(huì)議室

　　會(huì)議目的

　　檢討5月份銷(xiāo)售達(dá)成情況，找出當(dāng)前存在的問(wèn)題，并制訂出解決方案;

　　預(yù)期成果

　　找到影響5月份銷(xiāo)售額達(dá)成的三個(gè)重要問(wèn)題;

　　尋求合理解決方案，制訂行動(dòng)計(jì)劃;

　　會(huì)議議程

　　14：00 會(huì)議開(kāi)始 (5分鐘)

　　14：05 5月份銷(xiāo)售總結(jié)(5分鐘)

　　各片區(qū)通報(bào)情況(20分鐘)

　　14：30 影響銷(xiāo)售達(dá)成的三個(gè)問(wèn)題(20分鐘)

　　意見(jiàn)匯總(10分鐘)

　　確定重要性最高三個(gè)問(wèn)題解決方案(25分鐘)

　　15：25 制訂行動(dòng)計(jì)劃(20分鐘)

　　15：45 確定會(huì)議成果

　　15：55 陳總總結(jié)發(fā)言

　　16：00 會(huì)議結(jié)束

　　參會(huì)人員

　　陳繼偉-會(huì)議主持

　　韓小冰-會(huì)議記錄

　　陳總-總結(jié)發(fā)言

　　蘇宏經(jīng)理-主題發(fā)言

　　各片區(qū)經(jīng)理-每人3分鐘發(fā)言

　　產(chǎn)品經(jīng)理-參與小組討論

　　會(huì)前準(zhǔn)備資料

　　1.各片區(qū)銷(xiāo)售數(shù)據(jù);

　　2.新產(chǎn)品資料;

　　3.去年同期銷(xiāo)售數(shù)據(jù);

　　4.您認(rèn)為當(dāng)前最需要解決的問(wèn)題。

　　好的會(huì)議是策劃出來(lái)的，認(rèn)真準(zhǔn)備每一個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)保障我們的會(huì)議圓滿成功。

　　格式

　　會(huì)議通知是上級(jí)對(duì)下級(jí)、組織對(duì)成員或平行單位之間部署工作、傳達(dá)事情或召開(kāi)會(huì)議等所使用的應(yīng)用文。通知的寫(xiě)法有兩種：

　　一種是以布告形式貼出，把事情通知有關(guān)人員，如學(xué)生、觀眾等，通常不用稱(chēng)呼;另一種是以書(shū)信的形式，發(fā)給有關(guān)人員，次種通知寫(xiě)作形式同普通書(shū)信，只要寫(xiě)明通知的具體內(nèi)容即可。通知要求言簡(jiǎn)意賅、措辭得當(dāng)、時(shí)間及時(shí)。

　　會(huì)議通知標(biāo)題與正文

　　1、標(biāo)題。

　　有完全式和省略式兩種。

　　①完全式包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種。

　　②省略式，例如《關(guān)于××××××的通知》。

　　通知內(nèi)容簡(jiǎn)單的，只寫(xiě)“通知”兩字，這也是省略式的一種。

　　2、正文。

　　有的正文比較簡(jiǎn)單，只講明為什么發(fā)布或批轉(zhuǎn)這一文件，有哪些原則要求，主要的具體內(nèi)容應(yīng)看所附文件。有的正文寫(xiě)多幾句，借題發(fā)揮，補(bǔ)充強(qiáng)調(diào)有關(guān)要求，或作出指示，布置相應(yīng)的工作。也就是要遵照?qǐng)?zhí)行、貫徹落實(shí)的具體內(nèi)容在附件里，而不是在批轉(zhuǎn)的通知中。批轉(zhuǎn)通知只是一個(gè)載體。

　　范文

　　各學(xué)區(qū)、鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）中小學(xué)，縣局直屬各中小學(xué)、單位，局機(jī)關(guān)各科室：

　　為了做好我縣x年中小學(xué)招生各項(xiàng)工作，經(jīng)研究，決定召開(kāi)x年xx縣中小學(xué)招生工作會(huì)議。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、時(shí)間地點(diǎn)

　　1、時(shí)間：x年5月19日（星期五）上午9：00開(kāi)始，會(huì)期半天；

　　2、地點(diǎn)：縣教育局第一會(huì)議室（601室）。

　　二、會(huì)議內(nèi)容

　　1、布置高中招生工作；

　　2、布置義務(wù)教育階段招生工作。

　　三、參加對(duì)象

　　1、局機(jī)關(guān)各科室和直屬各單位負(fù)責(zé)人；

　　2、各學(xué)區(qū)主任、分管副主任、具體經(jīng)辦人員；