一定要知道的各種會(huì)議通知
歡迎來到CN人才網(wǎng)，今天小編給大家介紹的是一定要知道的各種會(huì)議通知，希望對(duì)大家有幫助。
一、要求準(zhǔn)備匯報(bào)材料的會(huì)議通知
有的會(huì)議要求企業(yè)與會(huì)代表準(zhǔn)備匯報(bào)材料。
這樣的會(huì)議通知發(fā)出應(yīng)當(dāng)盡量提前，早出“安民告示”，給與會(huì)代表單位留有充足的準(zhǔn)備時(shí)間，這有利于提高會(huì)議的質(zhì)量。如例1《通知》，成文時(shí)間是xxx4年2月10日，距離3月19日開會(huì)，準(zhǔn)備時(shí)間應(yīng)當(dāng)是綽綽有余的。
例1分析。《通知》的正文部分，“通知緣由”：講清了開會(huì)依據(jù)、會(huì)議組織者、開會(huì)時(shí)間、會(huì)議名稱。然后，用承啟語轉(zhuǎn)入“通知事項(xiàng)”：包括通知具體會(huì)議時(shí)間和報(bào)到日期、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參加會(huì)議的人員和名額、會(huì)議接站安排、各單位應(yīng)準(zhǔn)備的匯報(bào)資料內(nèi)容、聯(lián)系人、聯(lián)系電話和傳真等。其“執(zhí)行要求”：主要是提出參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)時(shí)限、要求機(jī)場、火車站接站信息溝通時(shí)限、要各單位準(zhǔn)備匯報(bào)資料等。
【例1】
××××集團(tuán)公司關(guān)于召開物資工作會(huì)議的通知
各直屬公司、總廠、廠、院：
為了貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神，集團(tuán)公司定于3月中旬召開xxx4年度物資工作會(huì)議。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議時(shí)間：xxx4年3月19日至21日，會(huì)期3天，3月18日?qǐng)?bào)到。
二、會(huì)議地點(diǎn)：北京××賓館(北京××區(qū)××路×號(hào))。
三、會(huì)議內(nèi)容：
1.貫徹中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議、總公司第××次經(jīng)理(廠長)會(huì)議以及固定資產(chǎn)投資工作會(huì)議精神。
2.總結(jié)xxx3年物資供應(yīng)工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流和表彰獎(jiǎng)勵(lì)。
3.部署xxx4年物資供應(yīng)工作。
四、參加會(huì)議的人員和名額見附表。參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)請(qǐng)于3月8日前報(bào)到××公司經(jīng)理部。
五、3月18日?qǐng)?bào)到當(dāng)天，首都機(jī)場全天接站。火車站憑電報(bào)、傳真或電話接站。會(huì)議代表請(qǐng)于3月15日前將到達(dá)日期及所乘車次、航班告××公司經(jīng)理部。
六、請(qǐng)各單位按會(huì)議內(nèi)容做好以下準(zhǔn)備：
1.本單位貫徹落實(shí)總公司實(shí)行統(tǒng)一組織訂貨的做法、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì);
2.對(duì)進(jìn)一步深化物資流通體制改革的意見和建議;
3.本單位xxx4年物資需求計(jì)劃。
七、聯(lián)系人：xxxx
聯(lián)系電話：xxxxxxxxxxxx
傳 真：xxxxxxxxxxx
(××××集團(tuán)公司印章)
xxx年二月十日
例1《通知》屬于復(fù)雜性會(huì)議通知。標(biāo)題寫明了會(huì)議名稱。正文約400字，在點(diǎn)明會(huì)議目的后，用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”的承啟語導(dǎo)入會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容并告知接站情況;最后對(duì)參加會(huì)議的單位提出三點(diǎn)要求。其文字之簡練，內(nèi)容之全面，條理之清楚，自不待言。
這里特別提請(qǐng)讀者注意的是，例1《通知》中幾個(gè)時(shí)限的確定，都是有講究的。
xxx4年2月10日發(fā)文(距開會(huì)37天)，已如上述，時(shí)間、空間足夠與會(huì)單位作相應(yīng)準(zhǔn)備。要求3月8日前報(bào)來參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)(距發(fā)文17天，距開會(huì)11天)，既是讓與會(huì)單位有足夠時(shí)間研究確定與會(huì)人員名單，又是讓會(huì)議組織者能夠根據(jù)與會(huì)人員級(jí)別和專業(yè)(涉及討論分組以及小組召集人、記錄員的遴選)、性別(涉及住房調(diào)配)、是否少數(shù)民族(涉及是否需要分餐或特殊照顧)等等比較從容地進(jìn)行各項(xiàng)會(huì)務(wù)安排。
要求3月15日前報(bào)來參加會(huì)議的人員到達(dá)日期及所乘車次、航班(距開會(huì)4天)，是因?yàn)楦髋c會(huì)單位情況千差萬別、事情也千變?nèi)f化，如果過早確定出差方式(飛機(jī)、火車)以及航班、車次，不現(xiàn)實(shí)，到頭來還可能生變。但，這時(shí)間也不能再往后推遲，比如推后到緊挨開會(huì)的前夕。因?yàn)椋瑥臅?huì)議通知看，會(huì)議代表來自四面八方，會(huì)議組織者還要調(diào)配足夠數(shù)量的各種車型的車輛、駕駛員、接待員，保證集中到達(dá)的有大客車或面包車接，零星到達(dá)的有小轎車接;接到之后，馬上能送到住地，減少在機(jī)場、火車站或者路途上潴留的時(shí)間，讓代表休息好，保證會(huì)開好。
二、告之參加訂貨會(huì)的會(huì)議通知
【例2】
關(guān)于召開xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)的通知
各用戶單位：
我公司計(jì)劃于xxx1年12月在廣州召開xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)。為開好會(huì)議，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一、會(huì)議時(shí)間：xxx4年12月15日至18日，會(huì)期4天。12月14日?qǐng)?bào)到。
二、會(huì)議地點(diǎn)：廣州紫荊苑賓館(廣州天河區(qū)林和東路1518號(hào))。
三、參會(huì)名額：由于會(huì)議場所和住宿條件所限，各與會(huì)單位參加會(huì)議的名額，以每單位不超過2人為限，請(qǐng)勿超員。參加會(huì)議的人員名單回執(zhí)請(qǐng)于12月5日前通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。
四、接站安排：會(huì)議代表到達(dá)廣州日期及所乘車次、航班請(qǐng)于12月10日前告我公司供銷公司經(jīng)理辦公室。12月14日?qǐng)?bào)到當(dāng)天，廣州白云機(jī)場全天接站。乘坐其它時(shí)間航班飛機(jī)的以及火車的則憑電子郵件、傳真或電話通知接站。
五、資料準(zhǔn)備：請(qǐng)各單位參加會(huì)議代表提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。如有可能，請(qǐng)?zhí)崆皩①F單位xxx5年計(jì)劃需我公司供應(yīng)的產(chǎn)品種類、數(shù)量明細(xì)表，與貴單位參加會(huì)議人員名單回執(zhí)一起通過電子郵件或傳真發(fā)至抑或通過普通郵件寄至我公司供銷公司經(jīng)理辦公室，以便我們及早做好產(chǎn)品供應(yīng)平衡工作。
六、聯(lián)系方式：
1. 聯(lián)系人：xxxx。
2. 電 話：xxxxxxxxx。
3. 傳 真：xxxxxxxxx。
4. E-Mail: xxxxxxxxx@yahoo.com.cn
5. 郵 編：xxxxxx
6. 地 址：××市××區(qū)興華路888號(hào)××石化供銷公司經(jīng)理辦公室
(××石油化工股份有限公司印章)
xxx年十一月一日
我們已經(jīng)討論過例1《通知》，再來檢視例2《通知》，類似地，其正文部分“通知緣由”、“通知事項(xiàng)”和“執(zhí)行要求”三項(xiàng)一應(yīng)俱全，且擬稿者為會(huì)議、為準(zhǔn)備與會(huì)的用戶考慮甚周，還與時(shí)俱進(jìn)地引用了電子郵件這樣快捷、準(zhǔn)確、方便的聯(lián)系方式，本來是無須多費(fèi)口舌進(jìn)行分析的。但仔細(xì)琢磨之后，問題“暴露”出來了。
國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第一章總則第二條定義，“行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào)，下同)，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。”“通知”是法定公文的一種，“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”，自然是“具有法定效力和規(guī)范體式的文書”。而××石油化工股份有限公司與各用戶單位之間并不存在上下級(jí)隸屬關(guān)系，前者無權(quán)對(duì)后者發(fā)送任何類型的通知，只能以“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”的“函”告知(也類似“通知”)有關(guān)事宜。
故而，例2《通知》的標(biāo)題“關(guān)于召開xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)的通知”宜改為“關(guān)于召開xxx2年石化產(chǎn)品訂貨會(huì)的函”;相應(yīng)地，承啟語“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”則宜改一字而為“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函告如下”。如此，例文中多處使用“請(qǐng)”、“貴單位”等敬辭既符合雙方是不相隸屬的關(guān)系，也符合“函”這一文種的體式的要求。
三、表格式通知
1.格式固定、出手快捷的類表格式會(huì)議通知
我原先所在xxx石化公司的年輕同事，善于動(dòng)腦筋，因事因人制宜。他們通過電腦制作公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)會(huì)議通知(見例3《通知》)，非常簡便。
其中，“學(xué)習(xí)地點(diǎn)”、“主持人”、“參加人員”、“列席人員”一般固定不變;“學(xué)習(xí)時(shí)間”的年、月、日、時(shí)、分等時(shí)間單位是不會(huì)變的，每次擬寫通知時(shí)只要變動(dòng)月份、日期、星期、上下午和鐘點(diǎn)數(shù)就行了;只有“學(xué)習(xí)內(nèi)容”每次要根據(jù)不同的具體要求鍵入。印好后，只要填上某某某領(lǐng)導(dǎo)同志的名字即可分送。
這樣表格化的會(huì)議通知，擬寫簡單，填充即成，受文者一目了然，效率高，效果好，減輕了秘書的勞動(dòng)強(qiáng)度，公文格式上也是可行的。這種通知一般宜在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)用。
【例3】
公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)通知
：
定于xxx4年2月28日進(jìn)行公司領(lǐng)導(dǎo)班子中心組學(xué)習(xí)，具體事項(xiàng)通知如下：
一、學(xué)習(xí)時(shí)間：2月28日(星期六)上午9：00
二、學(xué)習(xí)地點(diǎn)：公司大樓3302會(huì)議室
三、主持人：xxx
四、參加人員：全體公司領(lǐng)導(dǎo)
五、列席人員：組織部、宣傳部、公司紀(jì)委、黨辦負(fù)責(zé)人
六、學(xué)習(xí)內(nèi)容：
1.吳官正在中央紀(jì)委第三次全體會(huì)議上的講話
2.王作然在集團(tuán)公司紀(jì)檢監(jiān)察工作會(huì)議上的講話
xxx石化有限責(zé)任公司黨辦
xxx石化股份有限公司黨辦
xxx年二月二十六日
2.邀請(qǐng)函式會(huì)議通知
無獨(dú)有偶，以邀請(qǐng)函形式出現(xiàn)的會(huì)議通知(即實(shí)際是起會(huì)議“通知”作用)也是表格式的(見例4《通知》)，比例2《通知》修改成的石化產(chǎn)品訂貨會(huì)函更簡單。其標(biāo)題既省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(xxx石化供銷公司)，也簡化了事由或主要內(nèi)容(概括為無所不包的“邀請(qǐng)”二字)，只有文種是明確的(函)。正文則如同填充題，確實(shí)擬寫容易，簡單明了，使復(fù)雜性的會(huì)議通知或函變?yōu)楹唵涡缘模o了我們探索某些公文制作模式化的可能性以有益的啟示。
【例4】
邀 請(qǐng) 函
****公司 ：
茲定于****年**月**日起在**市召開****年xxx石化**產(chǎn)品用戶座談會(huì)。謹(jǐn)邀貴單位一名代表參加。
具體通知如下：
1.報(bào)到時(shí)間：****年**月**日;
2.會(huì)議地點(diǎn)：**市****;
3.會(huì)務(wù)費(fèi)：****元/人;
請(qǐng)貴單位盡快回復(fù)與會(huì)代表名單，以便預(yù)定飛機(jī)票;
聯(lián)系人：供銷公司經(jīng)理辦***;
聯(lián)系電話：(025)******* 。