淺談如何做好會議記錄

　　在實際工作中，秘書做好會議記錄非常重要。秘書這個崗位讓很多人羨慕，卻又讓很多人望而卻步，因為這個崗位的性質決定了要和領導直接接觸，稍有不慎就可能會受到領導批評。下面是淺談如何做好會議記錄，歡迎參考！

　　領導常說行政辦公室可以算作是領導和下屬之間的橋梁，夾在上下兩級之間，一定要尋求到好的一個平衡點，正確傳達領導的意思表示，不能讓雙方產生不必要的誤會和矛盾。比方說，關于發獎金、出通報批評或通報表揚都要走會議紀要發往全局，全局職工的眼睛都盯著紀要上那幾句來揣摩領導的想法，如果作為秘書人員，在會議記錄上馬虎大意或在會議紀要上表述不準確，就很容易誤傳領導的意思。每年地區局年終檢查，都對會議管理這項工作給予細節指導，使各縣局會議管理工作流程化、規范化。但是，如何進一步提高會議記錄工作的質量和效率，將是辦公室秘書的一項長期的工作任務。這里，對做好會議記錄談點粗淺的看法：

　　一、使用固定的記錄本

　　會議記錄是辦公室工作的一個重要組成部分。會議記錄是會議情況的真實記載，它客觀地反映了會議的內容和進程，是形成會議紀要、簡報的重要素材和督辦事項執行情況的依據，具有重要的保存、利用價值，是重要的文書檔案材料，因此必須選用紙質較好的會議記錄本。并且按照年度根據會議類型分本記錄，中途不得另起一本記錄，以保證記錄的連續性、完整性。

　　二、做好會前各項準備

　　會議記錄是原始憑證，所以貴在準確、齊全，所以事先要了解會議的議程，以便于在記錄過程中注意各有關方面的關系，將一些事宜有機地聯系起來，加快記錄的速度，記準、記全。按會議性質分別記錄并按照會議的時間順序規范、完整的做好會議記錄，按會議性質分別記錄很重要，如果把局長辦公會、局務會、辦公例會記在一個本子上，查找所需材料就費時費力，很不方便。每一篇會議記錄開篇都要注明會議的組織情況，一般在會議開始前,就可以把會議的有關情況寫好，包括①會議名稱。寫清是黨組會議、局長辦公會、局務會，還是稅收分析會等等;②會議時間。要寫明具體的年、月、日，同時還要寫明是上午、下午還是晚上，有的會議還要寫明某時某分;③會議地點要寫明在何處開的會。如:“某某會議室”等;④主持單位(科室)，一般會議像黨組會議、局長辦公會、局務會等一般由行政辦公室主持，各稅務專業會議由各業務科室主持;⑤主持人一般直書姓名，如：徐志廣，不要寫成簡稱徐書記，一般不寫職務;⑥參加人(出席人)，即出席會議的正式成員，按排列順序列出，排列順序可詢問人教科;⑦記錄人，就是負責記錄會議全程的人，一般為兩個人，一個主記一個副記，便于會后整理。⑧會議議題，此次會議要解決的事項，可以寫成“關于…….的議題”，有時候還需加注列席人(即不是會議正式成員，但由于工作需要而參加會議的人，如關于經費的議題，會計要列席;關于征管軟件數據的，網管員要列席)和缺席人(可單獨作為一條，要寫出缺席人的姓名和缺席的原因，也可以寫在出席人、列席人的項目中，在括號內注明某某人因何故缺席)。這樣不但查找起來一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保護。

　　另外，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名，作為會議記錄本的附件保存在檔案室里。

　　三、做好會議發言記錄

　　做了多年秘書，自己感覺秘書一定要多鍛煉聽、說、讀、寫。有的時候，有時幾個小時的會，其他參加會議的人累了，可以發一下呆，如果對某個話題不感興趣，也不是他負責的，就不用專心地聽。可秘書不行，不管什么，都要記下來，回去還要分析，因為那個記錄你是要形成紀要下發給所有同事的，但有些信息是不能隨便公布的，這就考驗秘書的判斷力了。

　　雖然是手寫記錄，沒有word編輯的那么規整，但是作為秘書人員，也要注意記錄本上的字體大小、字間距，我是先拿會議記錄本記錄，再準備幾張稿紙附記，會議結束之后，在最短的時間內，對記錄的內容進行整理，將稿紙內容謄寫到會議記錄本上，謄寫一遍，可以對一些錯字白字進行糾錯，并刪除一些和會議不相干的、牛頭不對馬嘴的話。如果看到你交上來的是一篇字體不一，亂七八糟的記錄，即使你記的再好，你在領導眼里也大打折扣。還有，哪怕字寫的不漂亮，也要保證字跡清晰。

　　會議開始后，記錄人員要保持精力高度集中，特別是在詳細記錄時，一定不能分心，否則記錄將無法進行。一般說，按照會議的議程，與會者一個接一個地發言，這是比較好記的。但實際情況是，經常發生與會者熱烈討論，爭先恐后地發言的場面。你一言，我一語，到底聽誰的?記誰的?縣局經費有限，沒有錄音筆，很容易腦子一塌糊涂。秘書的價值恰恰就是要在這種時候得到體現。畢竟人比機器聰明!通常的經驗是，死死盯著主持人和主要領導。其實說直白點，就是誰的官大聽誰的，同時要注意記錄討論焦點所在。乘短暫的停止講話時間，比如領導點煙、喝口茶的功夫，可以迅速的回看記錄，在旁邊稿紙上迅速補記，會后整理。

　　一般記錄的開頭要寫上“會議記錄(按發言先后順序)”記錄完畢后要寫“會議結束”。

　　以下是一段網摘的關于速記的技巧，大家分享一下：

　　一般說來，速記有四條：一快、二要、三省、四代。

　　一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。

　　二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。

　　三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。

　　四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規范要求辦理。

　　總之，會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應征得發言者的審閱同意。會后會議主持人、參加人要簽字確認同意記錄人所記錄的會議內容。

　　四、會后及時形成紀要

　　會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，會議紀要是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

　　做紀要首先要提醒自己注意會議紀要的特點 。會議紀要如實地反映會議內容，有紀實性。它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求;會議紀要是依據會議情況綜合而成的，有要點性。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。會議紀要一般采用第三人稱寫法，有特殊性。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”、“會議強調”等就是稱謂特殊性的表現。

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