企業(yè)OA系統(tǒng)實施報告范文
企業(yè)OA系統(tǒng)實施報告范文
企業(yè)OA系統(tǒng)實施報告
一、什么是企業(yè)OA系統(tǒng)
OA是Office Automation的縮寫，指辦公室自動化或自動化辦公。可以理解為OA軟件，辦公自動化（OA）是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，自1985年國內(nèi)召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。
二、企業(yè)使用OA系統(tǒng)的意義
1、實現(xiàn)遠程辦公和移動辦公，隨時隨處辦理工作事務(wù)
無論您身處國外、還是國內(nèi)，無論您在機場、酒店、家中……都可以隨時投入到工作中來，方便快捷地掌握組織內(nèi)部的工作進度與狀況，及時處理工作問題。
實現(xiàn)知識管理，使優(yōu)秀員工的思想、經(jīng)驗與技術(shù)獲得積累，并轉(zhuǎn)化成組織中的共享資源通過合強iOA進行知識管理，員工的工作經(jīng)驗和技術(shù)技能，不斷積累，將成為組織中強大的共享資源，通過對知識資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新和提高效率，也避免因人員流動導(dǎo)致工作的脫節(jié)與貽誤。
2、通過工作流轉(zhuǎn)的自動化，實現(xiàn)高效快捷的辦公
通過合強iOA實現(xiàn)各部門、各級之間橫向縱向工作流程處理的自動化，將大大提高辦公效率，保證快捷、準(zhǔn)確地處理工作。這一點在辦公場地較為分散的單位尤為明顯。
3、有效監(jiān)管工作人員的工作情況，實現(xiàn)實時工作任務(wù)的監(jiān)督與催辦
及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。系統(tǒng)將記錄每個工作的全程辦理狀態(tài)信息。
4、明確工作崗位與工作職責(zé)，增強人員的責(zé)任感，減少推托、扯皮等現(xiàn)象
明確賦予各崗位的權(quán)限與職責(zé)，任何人都不可越權(quán)處理工作，使得各自責(zé)任明確，落實到人，查有所依；杜絕工作中出現(xiàn)職權(quán)不明、相互推脫扯皮現(xiàn)象。解決多崗位、多部門的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公。 5、方便領(lǐng)導(dǎo)同各級工作人員的有效溝通
多種途徑、多種方式，使管理者同各級人員保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶 來的羈絆。
三、企業(yè)OA系統(tǒng)涵蓋的部門
總體來說，OA系統(tǒng)包含了：公司管理部、營銷中心部、生產(chǎn)研發(fā)部、門店銷售部四個 大的板塊。
根據(jù)各部門的工作職能分工，具體分解為：
公司管理：辦公室、銷售部、質(zhì)量管理部、財務(wù)部、采購部、工程部、推廣中心、研發(fā)中心、人力資源部、
營銷中心：營運部、企劃部、客戶服務(wù)中心、培訓(xùn)中心、后勤部
生產(chǎn)研發(fā)：研發(fā)部、質(zhì)量管理部、生產(chǎn)部、生產(chǎn)車間
直營店銷售：后勤部、管理部、體驗中心、接待部、咨詢部、營運部、財務(wù)部、
四、OA系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)過程
按照需要設(shè)定工作流程
應(yīng)用流程定制功能可方便地定義出組織中的發(fā)文處理、收文處理、請示報告及各項審批、簽核等工作流程。流程一經(jīng)定制完成，即可反復(fù)應(yīng)用于日常辦公之中。每個流程可設(shè)立管理者，便于對流程內(nèi)所有處于辦理中的文檔進行實時監(jiān)控，方便各級主管及時掌握所管工作的進展情況。
層次化的文件管理模式文件在系統(tǒng)中按：文件庫-文件夾-文件-子文件四個層次進行組織，文件庫可根據(jù)需要進行設(shè)置，文件夾也可根據(jù)需要多級設(shè)置。
提供多重權(quán)限框架，各類組織可根據(jù)自身需要有效地規(guī)劃訪問控制體系：文件庫權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件庫權(quán)限向下遞延到文件夾。文件夾權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件夾權(quán)限向下遞延到下級文件夾。文件的訪問受文件夾權(quán)限控制，管理者還可進行文件級訪問權(quán)限設(shè)定。
五、OA系統(tǒng)項目實施注意的事項
1、 調(diào)研
在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達到了前期功能調(diào)研的目的。
2、 選型
1) 從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護
時將容易實現(xiàn)。
2) 從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆
蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。 3) 從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。
3、 試用
做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，光靠在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。
4、 溝通
運行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了溝通問題。這就需要注意兩點：
1) 內(nèi)部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達成一致意見，然后再去與對方進行溝通。
2) 對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn)，對軟件不
能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。
5、 培訓(xùn)
培訓(xùn)有兩個方面。
1) 系統(tǒng)管理員的培訓(xùn); 2) 是普通用戶的培訓(xùn)。
6、 運行維護
日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果。
OA系統(tǒng)項目實施環(huán)境與前期預(yù)算
硬件環(huán)境：服務(wù)器、容災(zāi)服務(wù)器、防火墻、機架式機柜、UPS、
軟件環(huán)境：操作系統(tǒng)、容災(zāi)備份方案、網(wǎng)絡(luò)安全方案、系統(tǒng)安全方案、數(shù)據(jù)庫軟件
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